"Makan katak" untuk meningkatkan produktivitas Anda

Mark Twain pernah berkata: "Makan katak hidup pertama di pagi hari dan tidak ada yang lebih buruk yang akan terjadi padamu sepanjang hari."

Meskipun waktu telah berubah secara signifikan sejak penulis terkenal di dunia ini mengeluarkan kata-kata bijak ini, pernyataan itu masih berlaku. Saat ini, meskipun prospek memakan katak hidup sebenarnya menakutkan, kita dapat menafsirkan "katak" ini sebagai tugas yang kita takuti.

Tetap bersama kami di posting blog ini dan kami akan menjelaskan beberapa topik berikut:

• Arti di balik "katak" Twain
• Implementasi Brian Tracy tentang "makan katak"
• Tips menguasai dan memprioritaskan waktu dalam satu hari kerja
• Keuntungan dan kerugian menggunakan teknik ini
• Cara menggunakan dan menerapkan teknik "makan katak"

Apa arti ungkapan "Makan katak itu"?

"Memakan katak itu" berarti Anda harus melakukan tugas yang Anda takuti terlebih dahulu , sebelum semua tugas lainnya. Setelah Anda "memakan" "katak" Anda, Anda dapat yakin bahwa yang terburuk ada di belakang Anda, jadi Anda cenderung mengambil pendekatan positif sepanjang hari Anda.

Dengan kata lain, "katak" adalah representasi abstrak dari kewajiban yang telah Anda tunda, berharap itu akan menyelesaikan sendiri atau menyelesaikan sementara itu — yang merupakan ide yang salah dan terbentuk sebelumnya yang mengarah pada penurunan kinerja.

Siapa bilang "Makan katak itu"?

Brian Tracy, penulis salah satu buku terbaik tentang produktivitas — Eat That Frog! 21 Cara Hebat untuk Berhenti Menunda dan Menyelesaikan Lebih Banyak Dalam Waktu Lebih Sedikit — adalah orang yang menciptakan istilah tersebut, terinspirasi oleh kutipan Mark Twain yang disebutkan sebelumnya.

Dalam bukunya, Tracy menganjurkan bahwa berfokus pada tugas terpenting Anda, yaitu "katak paling jelek", adalah cara terbaik untuk mendapatkan kesuksesan, status, rasa hormat, dan kebahagiaan dalam hidup — oleh karena itu nama aneh dari teknik manajemen waktunya, yaitu "Makan katak itu”.

Selain mengenali masalahnya, dalam buku ini, Tracy juga membahas secara mendalam beberapa teknik terbaik untuk benar-benar menangani "katak" Anda dengan cara yang dapat dilakukan oleh siapa saja.

Siapa yang bisa menggunakan teknik "Makan katak itu"?

Persentase tertinggi orang yang melihat topik ini biasanya adalah orang yang berorientasi bisnis yang mencari solusi kreatif dan cepat untuk meningkatkan tingkat produktivitas mereka. Namun, "makan katak Anda" dapat diterapkan ke berbagai bidang selain profesional.

Intinya, teknik ini sangat bagus untuk siapa saja yang:

• Menyulap beberapa proyek sekaligus,
• Menghadapi tenggat waktu sepanjang minggu,
• Memiliki kesulitan fokus pada tugas tertentu,
• Tidak terbiasa dengan rutinitas sehari-hari, dan
• Memiliki masalah memprioritaskan tugas.

Tugas apa yang bisa menjadi "katak"?

Intinya, tugas apa pun bisa menjadi "katak" — selama Anda menunda-nunda tanpa akhir sebelum melakukannya.

Namun, jenis tugas berikut kemungkinan besar diklasifikasikan sebagai "katak":

Tugas yang sangat sulit

Ini adalah tugas yang terus Anda tunda karena:

• Itu akan menghabiskan terlalu banyak waktu Anda,
• Ini terlalu sulit, atau
• Ini hanya membosankan.

Misalnya, "katak" Anda mungkin melakukan penelitian ekstensif untuk sebuah proyek, atau mengisi banyak dokumen akuntansi.

Tugas yang sangat penting

Ini adalah tugas yang terus Anda tunda karena terlalu penting untuk diabaikan — tetapi, ini juga tampaknya terlalu menuntut Anda untuk sepenuhnya fokus pada itu untuk jangka waktu yang lebih lama.

Cukup sering, rasa takut akan umpan balik negatif atau hasil yang tidak diinginkan dapat sangat memengaruhi kepercayaan diri dan kemauan Anda untuk melakukan tugas tertentu. Karena itu, Anda menundanya hingga menit terakhir dan sering kali menemukan diri Anda dalam perebutan waktu.

Misalnya, itu bisa berupa panggilan ke klien yang menuntut, atau perkiraan biaya dan waktu yang harus Anda tetapkan untuk proyek yang sulit dipahami.

Tugas yang sangat penting dan sulit

Terkadang, jika Anda benar- benar kurang beruntung, sebuah tugas bisa menjadi membosankan sekaligus krusial bagi pekerjaan Anda.

Jika Anda seorang pelajar, Anda mungkin menemukan diri Anda dalam situasi di mana Anda harus menyelesaikan sebuah proyek atau esai dalam beberapa jam karena Anda telah menunda-nunda terlalu lama. Menulis makalah setebal 50 halaman sudah cukup sulit, apalagi dengan keterbatasan waktu — terutama jika Anda sedang berusaha mencapai nilai kelulusan.

Bagaimana cara "Makan katak itu"?

Inti dari teknik manajemen waktu "Makan katak itu" sederhana:

1. Beri label tugas Anda untuk mengidentifikasi "katak" Anda
2. Kerjakan "katak" Anda di pagi hari
3. Setelah selesai dengan "katak", alihkan fokus Anda ke tugas yang kurang penting dalam jadwal Anda

Untuk memberi label tugas dan mengidentifikasi katak dengan benar, Anda harus memprioritaskan — dengan menggunakan teknik manajemen waktu Matriks Eisenhower .

Dengan proxy, Matriks Eisenhower memberi label tugas sesuai dengan tingkat kepentingan dan urgensinya — tetapi sistem bekerja dengan baik dengan "katak".

Pertama, Anda harus membuat daftar tugas yang harus Anda lakukan pada hari berikutnya. Kemudian, bagi item yang harus dilakukan menjadi 4 kuadran, yang menjelaskan seberapa banyak yang Anda inginkan dan perlukan untuk melakukan suatu tugas:

• Kuadran 1 — tugas yang tidak ingin Anda lakukan, tetapi perlu dilakukan
• Kuadran 2 — tugas yang ingin Anda lakukan, dan juga perlu dilakukan
• Kuadran 3 — tugas yang ingin Anda lakukan, tetapi tidak perlu dilakukan
• Kuadran 4 — tugas yang tidak ingin Anda lakukan, dan juga tidak perlu dilakukan

"Katak" Anda selalu merupakan tugas yang Anda tempatkan di Kuadran 1 — yaitu tugas harian yang tidak ingin Anda lakukan, tetapi masih perlu dilakukan. Di awal setiap hari kerja, cukup kerjakan tugas dari Kuadran 1 — hanya setelah Anda menyelesaikan tugas ini, Anda harus melanjutkan ke tugas dari kuadran lain.

Ini mungkin tampak relatif mudah untuk dicapai, tetapi intinya bukan dalam urutan di mana Anda melakukan tugas — ini menetapkan preseden bahwa Anda tidak boleh pindah ke kuadran berikutnya sampai Anda menyelesaikan tugas dari kuadran sebelumnya.

Setelah Anda terbiasa dengan rutinitas melompati kuadran, Anda akan melihat peningkatan kinerja Anda secara keseluruhan. Oleh karena itu, menerapkan metode Matriks Eisenhower dapat menjadi langkah pertama Anda untuk mempelajari cara “Memakan katak”.

Bagaimana jika Anda memiliki 2 "katak"?

Tidak ada dua katak jelek yang sama jeleknya, dan tidak ada dua tugas yang sama-sama bermasalah.

Namun, jika ragu tentang beberapa "katak" potensial, Tracy menyarankan Anda menggunakan teknik ABCDE untuk mengidentifikasi tugas yang harus Anda tangani terlebih dahulu.

Sekali lagi, Anda harus membuat daftar tugas yang harus Anda lakukan pada hari berikutnya. Kemudian, beri label dengan huruf:

• "A" — tugas terpenting Anda , yang paling mungkin memiliki konsekuensi serius jika Anda tidak menyelesaikannya.
• "B" —tugas terpenting berikutnya , yang tidak seserius konsekuensinya, tetapi tetap penting.
• "C" —tugas yang dapat Anda lakukan , tetapi tidak akan memiliki konsekuensi nyata jika Anda tidak melakukannya.
• "D" — tugas yang dapat Anda delegasikan kepada seseorang, untuk membebaskan lebih banyak waktu untuk melakukan tugas "A".
• “E” — tugas yang sebenarnya tidak perlu Anda lakukan, sehingga Anda dapat menghilangkannya .

Yang penting adalah Anda tidak melanjutkan ke tugas "B", atau tugas lainnya, sampai Anda selesai dengan tugas "A".

Membedakan antara tugas dan menentukan mana yang lebih penting daripada yang lain bisa menjadi masalah. Jadi, cara terbaik untuk mengatur waktu Anda adalah dengan membuat daftar tugas dan menggabungkan semuanya.

Mempertimbangkan faktor-faktor yang bersifat universal, yaitu — tenggat waktu, waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya, tingkat penelitian, dan kesulitan — dan Anda akan memiliki gambaran yang lebih jelas mengenai pembagian tugas ke setiap label ( ABCDE ).

"Makan katak itu" dengan aplikasi

Ada beberapa aplikasi yang dirancang untuk membantu Anda "Makan katak Anda" — mari kita lihat bagaimana Anda dapat menerapkan teknik manajemen waktu ini dengan pelacak waktu luang Clockify:

1. Pertama, buat proyek tempat Anda akan mengelola tugas rutin dan "katak".

2. Tambahkan tugas ke proyek ini – saat memberi nama tugas, terapkan teknik ABCDE untuk menandainya dalam urutan kepentingan

3. Setelah Anda memiliki daftar tugas yang jelas untuk hari itu, Anda dapat memilih "TUGAS A" di pelacak waktu dan mulai mengerjakannya, sebelum mulai mengerjakan "TUGAS B".

4. Anda dapat meninggalkan "TUGAS C" untuk nanti, mendelegasikan, atau menetapkan "TUGAS D" ke anggota lain dari tim Anda di tab Tugas proyek, dan cukup hapus tugas "E" dari jadwal Anda.

Teori yang mendukung "Memakan katak itu"

Beberapa teori mendukung premis bahwa Anda harus melakukan tugas yang paling penting terlebih dahulu, seperti yang disarankan dalam teknik "Makan katak itu".

Menurut efek posisi Serial, ketika orang harus mengingat item dalam daftar, mereka cenderung mengingat item pertama dan terakhir lebih baik daripada yang di tengah.

Juga, menurut hipotesis pengurangan perhatian, orang lebih cenderung memperhatikan informasi yang mereka dengar terlebih dahulu, daripada informasi yang mengikutinya.

Efek dan hipotesis ini mendukung gagasan bahwa Anda harus melakukan tugas yang paling penting atau paling sulit terlebih dahulu, karena Anda lebih mungkin untuk dapat fokus pada hal itu di awal hari.

Keuntungan dari “Memakan katak itu”

Ini mungkin tampak menakutkan, tetapi berurusan dengan katak Anda sering kali lebih besar daripada ketidaknyamanan dan kontra yang datang dengan menundanya.

Inilah alasannya.

“Memakan katak itu” mengembangkan kecanduan positif

Dalam bukunya, Tracy juga mengacu pada pengembangan jenis "kecanduan positif" yang berasal dari rasa pencapaian yang Anda dapatkan ketika Anda menyelesaikan tugas yang kompleks. Pelepasan endorfin - neurotransmitter yang meningkatkan tingkat kesenangan di otak Anda - menjadi terkait dengan pekerjaan Anda dan penyelesaian tugas secara teratur, yang pada gilirannya berkembang menjadi kecanduan positif.

Dia juga mencatat bahwa individu yang mengembangkan jenis "ketergantungan" ini sering mengalami tingkat kejelasan dan kepercayaan diri yang tinggi, bahkan di luar bidang kehidupan profesional.

“Memakan katak itu” adalah teknik yang digerakkan oleh dampak

Melakukan tugas yang paling sulit atau paling penting hal pertama di pagi hari akan memiliki dampak positif yang besar pada sisa hari Anda.

Pencapaian kecil ini akan membantu memberi energi dan memotivasi Anda, dan Anda akan melewati sisa hari itu karena Anda akan tahu bahwa semua tugas lain yang menanti Anda lebih mudah.

"Memakan katak itu" membuat prioritas lebih mudah

Ketika Anda mulai memikirkan tugas Anda untuk menemukan "katak", Anda akan mendapatkan perspektif yang bagus tentang beban kerja harian Anda.

Anda akan lebih mungkin untuk mengenali tugas apa yang tidak penting, tugas apa yang dapat Anda buang seluruhnya, dan tugas apa yang harus Anda fokuskan.

Sebaliknya, jika Anda tidak memprioritaskan tugas Anda, dan melakukan pekerjaan Anda secara acak, Anda mungkin menghabiskan terlalu banyak waktu untuk tugas-tugas sepele, dan tidak punya waktu tersisa untuk tugas terpenting Anda.

"Memakan katak itu" memberi Anda lebih banyak waktu untuk tugas-tugas yang menyenangkan

Setiap orang memiliki jenis tugas tertentu yang tidak mereka sukai.

Beberapa tidak suka membuat perkiraan proyek, beberapa tidak suka menulis laporan, dan beberapa tidak suka membuat panggilan telepon atau menjawab email.

Bagaimanapun, jika Anda melakukan tugas-tugas "mengerikan" ini di pagi hari, Anda akan merasa memiliki lebih banyak waktu untuk tugas-tugas yang benar-benar Anda nikmati.

Kerugian dari "Memakan katak itu"

Teknik manajemen waktu ini juga memiliki beberapa kelemahan — setidaknya bagi sebagian orang, dan dalam beberapa situasi.

Inilah mengapa “Memakan katak itu” mungkin menjadi tantangan bagi Anda.

“Memakan katak itu” membuat awal hari menjadi sulit

Berfokus pada "katak" baru setiap hari bisa jadi sulit, karena pada dasarnya kita menyebut awal hari kerja kita sebagai waktu untuk hantu terburuk kita, yang mungkin membuat demoralisasi dengan sendirinya.

Tetapi, disiplin dan latihan dapat membantu Anda menyelesaikan tugas-tugas terburuk ini lebih cepat.

Untuk menyelesaikan "katak" ini lebih cepat, Anda dapat melatih "kemampuan untuk fokus tanpa gangguan pada tugas yang menuntut kognitif", atau "pekerjaan mendalam" , seperti yang disebut Cal Newport.

Saat Anda memulai tugas yang menuntut ini, jangan mengalihkan fokus Anda pada hal lain sampai Anda menyelesaikannya; Anda dapat beristirahat, tetapi ketika Anda sedang bekerja, hindari gangguan.

Dengan melatih kemampuan Anda untuk melakukan "pekerjaan dalam", Anda akan menyelesaikan tugas-tugas penting ini lebih cepat, beralih ke tugas "biasa" lebih cepat, dan bahkan menyelesaikan beban kerja harian Anda lebih awal.

Anda akan merasakan kemajuan yang luar biasa, yang akan membantu Anda merasa lebih termotivasi, dan tingkat produktivitas Anda akan meningkat.

“Memakan katak itu” terkadang terlalu kaku dan tidak praktis

Aturan teknik "Makan katak itu" menyatakan bahwa Anda harus menangani tugas yang paling penting/sulit terlebih dahulu, yang bisa menjadi aturan yang ketat.

Bagaimana jika tugas terpenting Anda berubah sepanjang hari, dan Anda harus fokus pada hal lain?

Dalam kasus seperti itu, sebaiknya Anda bertindak sesuai dengan prioritas baru Anda. Misalnya, Anda dapat menambahkan tugas baru pada daftar ABCDE Anda dan melabelinya sebagai "A", menandai semua tugas lain sebagai kurang mendesak.

Pada akhirnya, hal terbaik yang dapat Anda lakukan untuk mengatasi kerugian dan memanfaatkan keuntungan dari teknik ini, gunakan aturan “Makan katak itu” sebagai titik awal — dan sesuaikan dengan kebutuhan Anda.

“Memakan katak itu” mungkin tidak cukup dinamis untuk semua orang

Memiliki rutinitas di tempat kerja adalah hal yang baik ketika Anda harus menyelesaikan banyak tugas setiap hari. Tapi, itu juga bisa sangat melelahkan setiap hari. Hal ini mengakibatkan produktivitas menurun karena kurangnya motivasi, yang pada gilirannya mengakibatkan pelepasan karyawan.

Sehubungan dengan topik kita, teknik ABCDE yang dikombinasikan dengan "katak" dapat menumbuhkan kurangnya kreativitas, yang mungkin berdampak buruk pada kinerja Anda. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk belajar mengenali kapan teknik ini berguna dan kapan Anda harus "tidak tahu buku".

Kiat untuk "Memakan katak itu" lebih mudah

Anda telah berhasil di sini, membaca semuanya, dan Anda masih bingung bagaimana menyelesaikan masalah melakukan tugas terburuk Anda terlebih dahulu. Nah, inilah beberapa tips makan kodok yang pasti bermanfaat untuk Anda.

Praktek perencanaan

Teknik "Makan katak itu" adalah tentang perencanaan, karena Anda:

• Pikirkan tentang tugas Anda
• Tuliskan ide-ide Anda
• Buat prioritas
• Identifikasi tujuan Anda
• Ambil tindakan yang diperlukan

Mungkin terdengar memakan waktu untuk menuliskan semua tugas Anda setiap hari, tetapi ini sebenarnya menghemat waktu Anda. Menurut Tracy, 1 menit perencanaan dapat menghemat sebanyak 5-10 menit selama pelaksanaan, jika direncanakan dengan benar.

Seiring berjalannya waktu, membuat daftar ini dan memprioritaskan tugas di atas kertas akan menjadi kebiasaan, dan Anda akan belajar melakukannya lebih cepat, yang akan menghemat lebih banyak waktu.

Bangun rasa momentum

Setelah Anda membuat rencana, jangan ragu, langsung saja terjun ke pekerjaan Anda. Fokus pada apa yang Anda lakukan, dan fokus pada tujuan dan sasaran Anda.

Anda akan melihat bahwa jauh lebih sulit untuk mulai mengerjakan suatu tugas daripada terus mengerjakannya. Ini dikenal sebagai membangun momentum Anda — begitu kita mulai melangkah, kita akan terus berjalan sampai kita mencapai rasa pencapaian.

Jadi, jika Anda merasa kehilangan semangat memikirkan melakukan tugas yang paling menuntut di pagi hari, ingatlah bahwa langkah pertama selalu yang paling sulit. Ini akan lebih mudah setelah Anda mendapatkan momentum dan benar-benar fokus pada tugas.

Parsing tugas menjadi potongan yang lebih kecil

Saat bekerja, orang menyukai perasaan mencapai tujuan mereka, karena mereka menyukai rasa penyelesaian.

Namun, mencapai tujuan akhir sebuah proyek mungkin tampak jauh dari jangkauan, terutama ketika Anda baru memulai.

Untuk mendapatkan rasa penyelesaian pada interval yang sama dalam proyek, dan tidak hanya pada akhirnya, Anda harus mengurai proyek Anda menjadi tugas-tugas yang lebih kecil — ini akan membuat tujuan Anda tampak lebih mudah dikelola, karena Anda akan berjuang untuk satu bagian dari tujuan itu pada suatu waktu.

Misalnya, "katak" Anda adalah proyek yang harus Anda selesaikan dalam 2 jam.

Jadi, Anda meletakkan proyek ini di atas kertas, dan perhatikan bahwa Anda dapat menguraikannya menjadi 3 tugas — tugas-tugas ini adalah bagian dari tujuan yang lebih besar, dan Anda dapat memperlakukannya seperti tujuan mini yang harus Anda selesaikan.

Setelah Anda menyelesaikan masing-masing dari tiga mini-gol, Anda harus beristirahat sejenak dan menghargai diri sendiri atas upaya Anda sejauh ini.

Anda akan merasakan penyelesaian, dan akhir proyek akan datang lebih cepat dari yang diharapkan, setidaknya dari sudut pandang psikologis.

Kata-kata terakhir

Makan katak Anda, yaitu menangani tugas Anda yang paling menuntut hal pertama di pagi hari adalah seperti angin di bawah sayap Anda ketika datang ke jadwal kerja Anda — karena menyelesaikan 1 tugas penting akan selalu membawa hasil Anda lebih cepat, lebih efisien, lebih sedikit kelelahan, dan rasa pencapaian yang lebih kuat daripada menyelesaikan 5 dari 6 tugas biasa.

Dan itulah mengapa Anda harus selalu membidiknya.