„Zjedz żabę”, aby zwiększyć produktywność

Mark Twain powiedział kiedyś: „Zjedz żywą żabę z samego rana, a nic gorszego ci się nie stanie przez resztę dnia”.

Chociaż czasy znacznie się zmieniły, odkąd ten światowej sławy autor wyrzucił te słowa mądrości, stwierdzenie to nadal jest prawdziwe. W dzisiejszych czasach, chociaż perspektywa zjedzenia prawdziwej żywej żaby jest zniechęcająca, możemy interpretować te „żaby” jako zadania, których się boimy.

Pozostań z nami w tym poście na blogu, a rzucimy trochę światła na następujące tematy:

• Znaczenie „żaby” Twaina
• Implementacja Briana Tracy’ego „jedzenia żaby”
• Wskazówki dotyczące opanowania i priorytetyzacji czasu w ciągu dnia pracy
• Zalety i wady stosowania tej techniki
• Jak używać i stosować technikę „zjedz żabę”

Co oznacza wyrażenie „Zjedz tę żabę”?

„Zjedzenie tej żaby” oznacza, że ​​najpierw musisz wykonać zadanie, którego się boisz, przed wszystkimi innymi zadaniami. Kiedy już „zjesz” swoją „żabę”, możesz mieć pewność, że najgorsze już za tobą, więc prawdopodobnie będziesz przyjmował pozytywne podejście przez cały dzień.

Innymi słowy, „żaba” jest abstrakcyjną reprezentacją zobowiązania, które odkładasz, mając nadzieję, że rozwiąże się ono samo lub w międzyczasie — co jest błędnym, z góry przyjętym pomysłem, który prowadzi do obniżenia wydajności.

Kto powiedział „Zjedz tę żabę”?

Brian Tracy, autor jednej z najlepszych książek o produktywności — Eat That Frog! 21 świetnych sposobów, aby przestać zwlekać i zrobić więcej w krótszym czasie — to ten, który ukuł ten termin, zainspirowany cytowanym wcześniej cytatem Marka Twaina.

W swojej książce Tracy twierdzi, że skupienie się na najważniejszym zadaniu, czyli „najbrzydszej żabie”, jest najlepszym sposobem na osiągnięcie sukcesu, statusu, szacunku i szczęścia w życiu – stąd kapryśna nazwa jego techniki zarządzania czasem, czyli „Jedz ta żaba”.

Oprócz rozpoznania problemu, w tej książce Tracy również dogłębnie prezentuje niektóre z najlepszych technik radzenia sobie z „żabami” w sposób, który może osiągnąć każdy.

Kto może zastosować technikę „Zjedz tę żabę”?

Największy odsetek osób, które zajmują się tym tematem, to zazwyczaj ludzie zorientowani na biznes, szukający kreatywnych i szybkich rozwiązań, które poprawią ich poziom produktywności. Jednak „jedzenie żab” można zastosować w innych dziedzinach niż zawodowe.

Zasadniczo ta technika jest świetna dla każdego, kto:

• Żongluje wieloma projektami na raz,
• Stawia czoła terminom przez cały tydzień,
• ma problem ze skupieniem się na konkretnym zadaniu,
• Nie jest przyzwyczajony do codziennej rutyny i
• Ma problemy z ustalaniem priorytetów zadań.

Jakie zadania mogą być „żabami”?

W gruncie rzeczy każde zadanie może być „żabą” — o ile zwlekasz bez końca, zanim to zrobisz.

Jednak następujące rodzaje zadań najprawdopodobniej zostaną zaklasyfikowane jako „żaby”:

Niezwykle trudne zadanie

To zadanie, które odkładasz, ponieważ:

• Zajęłoby to zbyt dużo czasu,
• To zbyt trudne, lub
• To po prostu nudne.

Na przykład twoja „żaba” może przeprowadzać obszerne badania do projektu lub wypełniać wiele dokumentów księgowych.

Niezwykle ważne zadanie

Jest to zadanie, które odkładasz, ponieważ jest zbyt ważne, aby je przemilczać – ale wydaje się również zbyt wymagające, abyś mógł w pełni się na nim skupić przez dłuższy czas.

Dość często strach przed negatywną informacją zwrotną lub niepożądanym rezultatem może znacznie wpłynąć na twoją pewność siebie i chęć wykonania określonego zadania. Dlatego odkładasz to na ostatnią chwilę i często znajdujesz się w chaosie czasu.

Na przykład może to być telefon do wymagającego klienta lub kosztorys i kosztorys, który musisz ustalić dla nieuchwytnego projektu.

Niezwykle ważne i trudne zadanie

Czasami, jeśli naprawdę nie masz szczęścia, zadanie może być zarówno nudne, jak i kluczowe dla Twojej pracy.

Jeśli jesteś studentem, możesz znaleźć się w sytuacji, w której będziesz musiał ukończyć projekt lub esej w ciągu kilku godzin, ponieważ zbyt długo zwlekałeś. Pisanie 50-stronicowego artykułu jest wystarczająco trudne, nie mówiąc już o ograniczeniach czasowych — zwłaszcza jeśli pracujesz nad pozytywną oceną.

Jak „zjeść tę żabę”?

Istota techniki zarządzania czasem „Zjedz tę żabę” jest prosta:

1. Oznacz swoje zadania, aby zidentyfikować swoją „żabę”
2. Pracuj nad swoją „żabą” z samego rana
3. Gdy skończysz z „żabą”, skup się na mniej ważnych zadaniach w swoim harmonogramie

Aby właściwie oznaczyć swoje zadania i zidentyfikować żaby, musisz ustalić priorytety — korzystając z techniki zarządzania czasem Eisenhower Matrix .

Przez pełnomocnictwo macierz Eisenhowera oznacza zadania zgodnie z ich poziomem ważności i pilności — ale system działa równie dobrze z „żabami”.

Najpierw musisz stworzyć listę zadań do wykonania następnego dnia. Następnie podziel swoje rzeczy do zrobienia na 4 ćwiartki, opisując, ile chcesz i potrzebujesz do wykonania zadania:

• Kwadrant 1 — zadania, których nie chcesz robić, ale musisz zrobić
• Kwadrant 2 — zadania, które chcesz wykonać, a także musisz wykonać
• Kwadrant 3 — zadania, które chcesz wykonać, ale nie musisz
• Kwadrant 4 — zadania, których nie chcesz robić, a także nie musisz

Twoje „żaby” to zawsze zadania, które umieszczasz w kwadrancie 1 — tj. codzienne zadania, których nie chcesz robić, ale nadal musisz. Na początku każdego dnia roboczego po prostu pracuj nad zadaniem z kwadrantu 1 — dopiero po zakończeniu tego zadania możesz przejść do zadań z innych kwadrantów.

Może się wydawać, że jest to stosunkowo łatwe do wykonania, ale sedno sprawy nie leży w kolejności wykonywania zadań — jest to precedens, że nie możesz przejść do następnego kwadrantu, dopóki nie wykonasz zadań z poprzedniego.

Kiedy już przyzwyczaisz się do rutyny przeskakiwania przez kwadranty, powinieneś zauważyć skok w ogólnej wydajności. Dlatego zastosowanie metody Matrycy Eisenhowera może być pierwszym krokiem w nauce „jedzenia żaby”.

A jeśli masz 2 „żaby”?

Żadne dwie brzydkie żaby nie są równie brzydkie i żadne dwa zadania nie są równie problematyczne.

Ale jeśli masz wątpliwości co do kilku potencjalnych „żab”, Tracy radzi ci użyć techniki ABCDE, aby zidentyfikować zadanie, które powinieneś najpierw rozwiązać.

Po raz kolejny powinieneś stworzyć listę zadań do wykonania następnego dnia. Następnie oznacz je literami:

• „A” — twoje najważniejsze zadanie , które najprawdopodobniej będzie miało poważne konsekwencje, jeśli go nie wykonasz.
• „B” — kolejne najważniejsze zadanie , nie tak poważne w skutkach, ale nadal ważne.
• „C” — zadanie, które możesz wykonać , ale nie miałoby to żadnych realnych konsekwencji, gdybyś tego nie zrobił.
• „D” — zadanie, które możesz komuś delegować , aby mieć więcej czasu na wykonanie zadania „A”.
• „E” — zadanie, którego tak naprawdę nie musisz robić, więc możesz je wyeliminować .

Ważne jest, abyś nie przechodził do zadania „B” ani żadnego innego zadania, dopóki nie skończysz z zadaniem „A”.

Rozróżnianie zadań i określanie, które z nich jest ważniejsze od drugiego, może być problematyczne. Tak więc najlepszym sposobem na zorganizowanie czasu jest sporządzenie listy zadań i zebranie ich wszystkich razem.

Weź pod uwagę czynniki, które są uniwersalne, tj. — terminy, czas ich wykonania, poziom badań i trudność — a uzyskasz jaśniejszy obraz podziału zadań na każdą etykietę ( ABCDE ).

„Jeść tę żabę” z aplikacją

Istnieje kilka aplikacji, które mają pomóc Ci „Zjeść żabę” — zobaczmy, jak możesz zastosować tę technikę zarządzania czasem za pomocą narzędzia do śledzenia czasu wolnego Clockify:

1. Najpierw utwórz projekt, w którym będziesz zarządzać swoimi zwykłymi zadaniami i „żabami”.

2. Dodaj zadania do tego projektu – nazywając zadania, zastosuj technikę ABCDE, aby zaznaczyć je w kolejności ważności

3. Gdy masz już przejrzystą listę zadań na dany dzień, możesz wybrać „ZADANIE A” w liczniku czasu i rozpocząć pracę nad nim, zanim rozpoczniesz pracę nad „ZADANIEM B”.

4. Możesz zostawić „ZADANIE C” na później, delegować lub przypisać „ZADANIE D” innym członkom zespołu w zakładce Zadanie projektu i po prostu usunąć zadanie „E” z harmonogramu.

Teorie wspierające „Zjedzenie tej żaby”

Kilka teorii potwierdza założenie, że najpierw należy wykonać najważniejsze zadanie, jak zaleca technika „Zjedz tę żabę”.

Zgodnie z efektem pozycji szeregowej, gdy ludzie muszą zapamiętać pozycje na liście, są bardziej skłonni zapamiętać pierwszą i ostatnią pozycję lepiej niż środkowe.

Ponadto, zgodnie z hipotezą spadku uwagi, ludzie częściej zwracają uwagę na informacje, które słyszą jako pierwsze, niż na informacje, które następują po nich.

Ten efekt i hipoteza wspierają ideę, że powinieneś najpierw wykonać najważniejsze lub najtrudniejsze zadanie, ponieważ jest bardziej prawdopodobne, że będziesz w stanie skupić się na nim na początku dnia.

Zalety „Zjedzenia tej żaby”

Może się to wydawać przerażające, ale radzenie sobie z żabą często przewyższa dyskomfort i wady związane z odkładaniem tego.

Dlatego.

„Zjedzenie tej żaby” rozwija pozytywne uzależnienie

W swojej książce Tracy odnosi się również do rozwijania pewnego rodzaju „pozytywnego uzależnienia”, które wynika z poczucia spełnienia, które pojawia się po zakończeniu złożonego zadania. Uwalnianie endorfin — neuroprzekaźników, które zwiększają poziom przyjemności w mózgu — wiąże się z pracą i regularnym wykonywaniem zadań, co z kolei przeradza się w pozytywne uzależnienie.

Zauważa również, że osoby, które rozwijają ten rodzaj „zależności”, często doświadczają wysokiego poziomu jasności i pewności siebie, nawet poza zawodowymi sferami życia.

„Zjedzenie tej żaby” to technika oparta na uderzeniach

Wykonanie najtrudniejszego lub najważniejszego zadania z samego rana będzie miało ogromny pozytywny wpływ na resztę dnia.

To małe osiągnięcie doda Ci energii i zmotywuje Cię, a Ty będziesz szybować przez resztę dnia, ponieważ będziesz wiedział, że wszystkie inne zadania, które Cię czekają, są łatwiejsze.

„Zjedzenie tej żaby” ułatwia ustalanie priorytetów

Kiedy zaczniesz myśleć o swoich zadaniach, aby znaleźć „żaby”, zyskasz doskonałą perspektywę na codzienne obciążenie pracą.

Będziesz bardziej skłonny rozpoznać, które zadania nie są ważne, które zadania możesz całkowicie odrzucić i na których zadaniach naprawdę powinieneś się skupić.

W przeciwieństwie do tego, jeśli nie ustalasz priorytetów swoich zadań i wykonujesz swoją pracę w przypadkowej kolejności, możesz spędzać zbyt dużo czasu na trywialnych zadaniach i nie masz czasu na najważniejsze zadania.

„Zjedzenie tej żaby” daje Ci więcej czasu na przyjemne zadania

Każdy ma pewien rodzaj zadania, którego nie lubi.

Niektórzy nie lubią tworzyć szacunków projektów, inni nie lubią pisać raportów, a niektórzy nie lubią dzwonić lub odpowiadać na e-maile.

W każdym razie, jeśli wykonasz te „straszne” zadania z samego rana, poczujesz, że masz więcej czasu na zadania, które naprawdę lubisz.

Wady „jedzenia tej żaby”

Ta technika zarządzania czasem ma również pewne wady — przynajmniej dla niektórych osób iw niektórych sytuacjach.

Oto dlaczego „Zjedzenie tej żaby” może być dla ciebie wyzwaniem.

„Zjedzenie tej żaby” utrudnia rozpoczęcie dnia

Skupianie się każdego dnia na nowej „żabie” może być trudne, ponieważ zasadniczo oznaczamy początek naszego dnia pracy jako czas dla naszych najgorszych upiorów, co samo w sobie może być demoralizujące.

Jednak dyscyplina i praktyka mogą pomóc w szybszym wykonaniu tych najgorszych zadań.

Aby szybciej skończyć te „żaby”, możesz ćwiczyć „zdolność skupiania się bez rozpraszania się na wymagającym poznawczo zadaniu” lub „głęboką pracę” , jak nazywa to Cal Newport.

Kiedy zaczynasz to wymagające zadanie, nie przestawaj się skupiać na niczym innym, dopóki go nie skończysz; możesz robić przerwy, ale kiedy pracujesz, unikaj rozpraszania się.

Ćwicząc umiejętność wykonywania „głębokiej pracy”, szybciej zakończysz te ważne zadania, szybciej przejdziesz do „zwykłych” zadań, a nawet zakończysz codzienną pracę wcześniej w ciągu dnia.

Będziesz miał świetne poczucie postępu, co pomoże Ci poczuć się bardziej zmotywowanym, a Twój poziom produktywności będzie rósł.

„Zjedzenie tej żaby” może być czasami zbyt sztywne i niepraktyczne

Zasady techniki „Zjedz tę żabę” mówią, że najpierw musisz zająć się najważniejszym/trudnym zadaniem, co może być ścisłą zasadą.

Co się stanie, jeśli Twoje najważniejsze zadanie zmieni się w ciągu dnia i będziesz musiał skupić się na czymś innym?

W takich przypadkach najlepiej działać zgodnie ze swoimi nowymi priorytetami. Na przykład, możesz dodać nowe zadanie do swojej listy ABCDE i oznaczyć je jako „A”, oznaczając wszystkie inne zadania jako mniej pilne.

Ostatecznie najlepiej, jak możesz zrobić, aby zniwelować wady i jak najlepiej wykorzystać zalety tej techniki, użyj zasad „Zjedz tę żabę” jako punktu wyjścia — i dostosuj je do swoich potrzeb.

„Zjedzenie tej żaby” może nie być wystarczająco dynamiczne dla wszystkich

Rutynowa rutyna w miejscu pracy to dobra rzecz, gdy każdego dnia musisz wykonać wiele zadań. Ale może też być przytłaczający z każdym mijającym dniem. Skutkuje to zmniejszoną produktywnością z powodu braku motywacji, co z kolei skutkuje brakiem zaangażowania pracowników.

W związku z naszym tematem, technika ABCDE w połączeniu z „żabą” może wywoływać brak kreatywności, co może źle odbijać się na twoim występie. Dlatego ważne jest, abyś nauczył się rozpoznawać, kiedy ta technika jest przydatna, a kiedy powinieneś „wycofać się z ksiąg”.

Wskazówki ułatwiające „zjedzenie tej żaby”

Dotarłeś tutaj, przeczytałeś wszystko i nadal nie wiesz, jak rozwiązać problem polegający na wykonaniu najpierw najgorszego zadania. Cóż, oto kilka wskazówek dotyczących jedzenia żab, które z pewnością przydadzą ci się.

Ćwicz planowanie

Technika „Zjedz tę żabę” polega na planowaniu, ponieważ:

• Pomyśl o swoich zadaniach
• Zapisz swoje pomysły
• Ustal priorytety
• Określ swoje cele
• Podejmij niezbędne działania

Zapisywanie wszystkich zadań każdego dnia może wydawać się czasochłonne, ale w rzeczywistości pozwala to zaoszczędzić czas. Według Tracy, 1 minuta planowania może zaoszczędzić nawet 5-10 minut podczas wykonywania, jeśli zostanie dobrze zaplanowana.

Z biegiem czasu tworzenie takich list i ustalanie priorytetów zadań na papierze stanie się nawykiem, a nauczysz się robić to szybciej, co zaoszczędzi Ci jeszcze więcej czasu.

Zbuduj poczucie rozpędu

Po przygotowaniu planu nie wahaj się, po prostu zajmij się pracą. Skoncentruj się na tym, co robisz, i skup się na swoich celach i zadaniach.

Zauważysz, że dużo trudniej jest rozpocząć pracę nad zadaniem niż kontynuować. Nazywa się to budowaniem tempa — kiedy już zaczniemy działać, będziemy kontynuować, dopóki nie osiągniemy poczucia spełnienia.

Jeśli więc czujesz się zdemoralizowany na myśl o wykonaniu najbardziej wymagających zadań z samego rana, pamiętaj, że pierwszy krok jest zawsze najtrudniejszy. Będzie łatwiej, gdy nabierzesz rozpędu i naprawdę skupisz się na zadaniu.

Podziel zadania na mniejsze porcje

Podczas pracy ludzie kochają poczucie osiągania swoich celów, ponieważ kochają poczucie spełnienia.

Ale osiągnięcie końcowego celu projektu może wydawać się dalekie od osiągnięcia, zwłaszcza gdy dopiero zaczynasz.

Aby uzyskać poczucie ukończenia w równych odstępach czasu w projekcie, a nie tylko na jego końcu, powinieneś podzielić swój projekt na mniejsze zadania — dzięki temu Twoje cele będą wydawały się łatwiejsze do opanowania, ponieważ będziesz dążyć do jednej części ten cel na raz.

Na przykład twoja „żaba” to projekt, który musisz ukończyć w 2 godziny.

Więc umieszczasz ten projekt na papierze i zauważasz, że możesz podzielić go na 3 zadania — te zadania są częścią większego celu i możesz je traktować jak mini-cele, które musisz zrealizować.

Po zrealizowaniu każdego z trzech mini-celów powinieneś zrobić sobie krótką przerwę i nagrodzić się za dotychczasowe wysiłki.

Poczujesz poczucie zakończenia, a koniec projektu nadejdzie szybciej niż oczekiwano, przynajmniej z psychologicznego punktu widzenia.

Ostatnie słowa

Zjedzenie żaby, czyli poradzenie sobie z najbardziej wymagającym zadaniem z samego rana, jest jak wiatr pod skrzydłami, jeśli chodzi o harmonogram pracy — ponieważ ukończenie 1 kluczowego zadania zawsze przyniesie szybsze, bardziej efektywne rezultaty, mniej zmęczenia i silniejsze poczucie spełnienia niż ukończenie 5 z 6 przyziemnych zadań.

I dlatego zawsze powinieneś do niego dążyć.