“吃青蛙”來提高你的生產力

馬克吐溫曾經說過： “早上第一件事就是吃一隻活青蛙，剩下的時間不會有更糟糕的事情發生在你身上。”

儘管自從這位世界知名作家發表了這些智慧之言以來，時代已經發生了巨大變化，但這種說法仍然成立。 如今，雖然吃真正的活青蛙的前景令人生畏，但我們可以將這些“青蛙”解釋為我們害怕的任務。

在這篇博文中繼續關注我們，我們將對以下主題有所了解：

• 吐溫的“青蛙”背後的含義
• Brian Tracy 的“吃青蛙”的實現
• 在工作日中掌握和優先安排時間的技巧
• 使用這種技術的優點和缺點
• 如何使用和應用“吃青蛙”技術

“吃掉那隻青蛙”這句話是什麼意思？

“吃掉那隻青蛙”意味著你必須先完成你害怕的任務，然後才是所有其他任務。 一旦你“吃掉”了你的“青蛙”，你就可以放心，最壞的情況已經過去了，所以你可能會在一天中採取積極的態度。

換句話說，“青蛙”是你一直拖延的義務的抽象表示，希望它能夠自行解決或在此期間完成——這是一個錯誤的、先入為主的想法，會導致績效下降。

誰說“吃掉那隻青蛙”？

Brian Tracy，關於生產力的最佳書籍之一的作者——吃掉那隻青蛙！ 21 種停止拖延並在更短的時間內完成更多工作的好方法——是創造這個詞的人，靈感來自前面提到的馬克吐溫的名言。

在他的書中，Tracy 主張專注於你最重要的任務，即“最醜的青蛙”，是在生活中獲得成功、地位、尊重和幸福的最佳方式——因此他的時間管理技術異想天開，即“吃”那隻青蛙”。

除了認識到這個問題之外，在本書中，Tracy 還深入展示了一些以任何人都可以完成的方式實際處理你的“青蛙”的最佳技術。

誰能使用“吃掉那隻青蛙”的技巧？

研究此主題的人中比例最高的通常是面向業務的人，他們正在尋找創造性和快速的解決方案以提高他們的生產力水平。 但是，“吃你的青蛙”可以應用於專業以外的各個領域。

從本質上講，這種技術非常適合以下人士：

• 一次處理多個項目，
• 整個星期都面臨最後期限，
• 難以專注於特定任務，
• 不習慣日常生活，而且
• 有問題優先任務。

哪些任務可以成為“青蛙”？

從本質上講，任何任務都可以是“青蛙”——只要你在做之前拖延到無止境。

但是，以下類型的任務最有可能被歸類為“青蛙”：

一項極其艱鉅的任務

這是您一直推遲的任務，因為：

• 會佔用你太多時間
• 太難了，或者
• 這很無聊。

例如，你的“青蛙”可能正在為一個項目進行廣泛的研究，或者填寫大量的會計文書工作。

一項極其重要的任務

這是一項你一直拖延的任務，因為它太重要了，不能被掩蓋——但是，它似乎對你來說也太苛刻了，不能長時間完全專注於它。

很多時候，對負面反饋或不良結果的恐懼會極大地影響您完成某項任務的信心和意願。 因此，您將其推遲到最後一分鐘，並且經常發現自己處於時間爭奪之中。

例如，它可以是一個要求苛刻的客戶的電話，或者您必須為一個難以捉摸的項目設置的成本和時間估算。

一項極其重要和艱鉅的任務

有時，如果你真的不走運，一項任務可能既無聊又對你的工作至關重要。

如果你是一名學生，你可能會發現自己不得不在幾個小時內完成一個項目或一篇論文，因為你拖延了太久。 寫一篇 50 頁的論文已經夠難了，更不用說時間限制了——尤其是如果你正在努力爭取及格的成績。

如何“吃掉那隻青蛙”？

“吃掉那隻青蛙”時間管理技術的要點很簡單：

1. 標記您的任務以識別您的“青蛙”
2. 早上第一件事就是做你的“青蛙”
3. 完成“青蛙”後，將注意力轉移到日程安排中不太重要的任務上

為了正確標記您的任務並識別青蛙，您需要通過使用艾森豪威爾矩陣時間管理技術來確定優先級。

通過代理，艾森豪威爾矩陣根據任務的重要性和緊迫性級別來標記任務——但該系統與“青蛙”同樣適用。

首先，您需要創建一個第二天必須完成的任務列表。 然後，將您的待辦事項分為 4 個像限，描述您想要和需要完成一項任務的程度：

• 象限 1——你不想做但需要做的任務
• 象限 2——你想做的，也需要做的任務
• 象限 3——你想做但沒必要做的任務
• 象限 4——你不想做，也不需要做的任務

您的“青蛙”始終是您放在第一象限中的任務——即您不想做但仍需要做的日常任務。 在每個工作日開始時，只需完成第1 象限中的任務——只有在完成此任務後，才能繼續執行其他像限中的任務。

這似乎相對容易完成，但要點並不在於您執行任務的順序——它開創了一個先例，即在您完成前一個像限的任務之前，您不得進入下一個像限。

一旦您習慣了跳過象限的常規，您應該會注意到整體表現的飆升。 因此，應用艾森豪威爾矩陣法可能是您學習如何“吃掉青蛙”的第一步。

如果你有 2 只“青蛙”怎麼辦？

沒有兩隻醜陋的青蛙同樣醜陋，也沒有兩種任務同樣成問題。

但是，當對幾個潛在的“青蛙”有疑問時，Tracy 建議您使用ABCDE 技術來確定您應該首先解決的任務。

再一次，您應該創建一個第二天必須完成的任務列表。 然後，用字母標記它們：

• “A” ——你最重要的任務，如果你不完成它最有可能產生嚴重後果的任務。
• “B” ——下一個最重要的任務，在後果方面沒有那麼嚴重，但仍然很重要。
• “C” ——你可以做的任務，但如果你不做它不會有任何實際後果。
• “D” ——你可以委派給某人的任務，以騰出更多時間來完成“A”任務。
• “E” ——你真的不需要做的任務，所以你可以消除它。

重要的是，在完成“A”任務之前，不要繼續執行“B”任務或任何其他任務。

區分任務並確定哪一項比另一項更重要可能是有問題的。 因此，安排時間的最佳方式是列出任務並將它們放在一起。

考慮到普遍的因素，即截止日期、完成它們所需的時間、研究水平和難度——您將更清楚地了解每個標籤的任務分配 ( ABCDE )。

用應用程序“吃掉那隻青蛙”

有幾個應用程序旨在幫助您“吃掉你的青蛙”——讓我們看看如何通過空閒時間跟踪器 Clockify 應用這種時間管理技術：

1. 首先，創建一個項目，您將在其中管理您的常規任務和“青蛙”。

2. 向該項目添加任務——命名任務時，使用ABCDE 技術按重要性順序標記它們

3. 清楚地列出當天的任務後，您可以在時間跟踪器中選擇“TASK A”並開始處理它，然後再開始“TASK B”的工作。

4. 您可以在項目的“任務”選項卡中將“任務 C”留待以後、委派或分配給團隊的其他成員，然後從您的日程表中刪除“E”任務。

支持“吃掉那隻青蛙”的理論

一些理論支持這樣一個前提，即您應該首先完成最重要的任務，正如“吃掉那隻青蛙”技術中所建議的那樣。

根據序列位置效應，當人們必須記住列表中的項目時，他們更有可能記住第一個和最後一個項目而不是中間的項目。

此外，根據注意力減少假設，人們更有可能關注他們首先聽到的信息，而不是隨後的信息。

這種效應和假設支持您應該首先完成最重要或最困難的任務的想法，因為您更有可能在一天開始時專注於它。

“吃掉那隻青蛙”的好處

這可能看起來很可怕，但與你的青蛙打交道往往超過了推遲它帶來的不適和缺點。

這就是為什麼。

“吃那隻青蛙”會產生積極的上癮

在他的書中，特雷西還提到了發展一種“積極上癮”，這種上癮源於你在完成一項複雜任務時獲得的成就感。 內啡肽的釋放——增加大腦愉悅水平的神經遞質——與你的工作和定期完成任務有關，這反過來會發展成一種積極的成癮。

他還指出，即使在生活的專業領域之外，發展出這種“依賴”的人通常也會體驗到高度的清晰和自信。

“吃掉那隻青蛙”是一種影響力驅動的技術

早上第一件事做最困難或最重要的任務將對你一天的剩餘時間產生巨大的積極影響。

這個小小的成就將有助於激發和激勵你，並且你會在一天的剩餘時間裡滑行，因為你會知道等待你的所有其他任務都更容易。

“吃掉那隻青蛙”讓優先排序更容易

當您開始考慮您的任務以尋找“青蛙”時，您將對您的日常工作量有一個很好的了解。

您將更有可能認識到哪些任務不重要，哪些任務您可以完全放棄，哪些任務您應該真正關注。

相反，如果你沒有優先考慮你的任務，並且按照隨機順序完成你的工作，你可能會在瑣碎的任務上花費太多時間，而沒有時間去做最重要的任務。

“吃掉那隻青蛙”讓您有更多時間完成有趣的任務

每個人都有自己不喜歡的特定類型的任務。

有些人不喜歡創建項目估算，有些人不喜歡寫報告，有些人不喜歡打電話或回復電子郵件。

無論如何，如果你早上第一件事就是做這些“可怕”的任務，你會覺得你有更多的時間去做你真正喜歡的任務。

“吃掉那隻青蛙”的壞處

這種時間管理技術也有一些缺點——至少對某些人來說，在某些情況下是這樣。

這就是為什麼“吃那隻青蛙”對你來說可能是一個挑戰。

“吃掉那隻青蛙”讓一天的開始變得艱難

每天專注於一隻新的“青蛙”可能很困難，因為我們基本上將工作日的開始標記為我們最糟糕的食屍鬼的時間，這本身可能會令人沮喪。

但是，紀律和練習可以幫助你更快地完成這些最糟糕的任務。

為了更快地完成這些“青蛙”，你可以練習你的“專注於認知要求高的任務而不會分心的能力”，或者正如 Cal Newport 所說的“深度工作” 。

當您開始這項艱鉅的任務時，在完成之前不要將注意力轉移到其他任何事情上； 您可以休息一下，但在工作時，請避免分心。

通過練習執行“深度工作”的能力，您將更快地完成這些重要任務，更快地進入“常規”任務，甚至可以在當天早些時候完成您的日常工作量。

你會有很大的進步感，這會幫助你更有動力，你的工作效率也會提高。

“吃掉那隻青蛙”有時可能過於死板和不切實際

“吃掉那隻青蛙”技術的規則規定，您必須首先解決最重要/最困難的任務，這可能是一個嚴格的規則。

如果您最重要的任務在一天中發生變化，而您必須專注於其他事情怎麼辦？

在這種情況下，最好根據新的優先事項行事。 例如，您可以在 ABCDE 列表中添加新任務並將其標記為“A”，將所有其他任務標記為不太緊急。

最後，您可以盡最大努力消除缺點並充分利用這種技術的優勢，以“吃掉那隻青蛙”規則為起點——並根據您的需要對其進行調整。

“吃那隻青蛙”可能對每個人來說都不夠動態

當您每天需要完成大量任務時，制定工作流程是一件好事。 但是，它也可能隨著時間的推移而變得不堪重負。 由於缺乏動力，這會導致生產力下降，進而導致員工脫離敬業度。

就我們的主題而言，ABCDE 技術與“青蛙”相結合會導致缺乏創造力，這可能會影響你的表現。 因此，重要的是要學會識別這種技術什麼時候有用，什麼時候應該“脫離書本”。

“吃掉那隻青蛙”的小貼士更容易

您已經成功了，閱讀了所有內容，但您仍然對如何解決首先完成最糟糕任務的問題感到困惑。 好吧，這裡有一些吃青蛙的小竅門，肯定會對你有所幫助。

實踐規劃

“吃掉那隻青蛙”技術是關於計劃的，因為你：

• 想想你的任務
• 寫下你的想法
• 優先考慮
• 確定你的目標
• 採取必要的行動

每天寫下所有任務聽起來可能很耗時，但這實際上可以節省您的時間。 根據 Tracy 的說法，如果計劃得當，1 分鐘的計劃可能會在執行過程中為您節省多達 5 到 10 分鐘的時間。

隨著時間的推移，在紙上創建這些列表並確定任務的優先級將成為一種習慣，並且您將學會更快地做到這一點，這將為您節省更多時間。

建立動力感

一旦你制定了計劃，不要猶豫，直接投入到你的工作中。 專注於您正在做的事情，並專注於您的目標和目標。

您會注意到，開始處理一項任務比繼續處理它要困難得多。 這被稱為建立你的動力——一旦我們開始前進，我們將繼續前進，直到我們獲得成就感。

因此，如果您一想到早上第一件事就是完成最艱鉅的任務而感到士氣低落，請記住，第一步總是最難的。 一旦你獲得動力並真正專注於任務，它會變得更容易。

將任務解析為更小的塊

工作時，人們喜歡實現目標的感覺，因為他們喜歡完成感。

但是，實現項目的最終目標似乎遙不可及，尤其是在您剛剛開始的時候。

為了在項目中以相同的時間間隔獲得這種完成感，而不僅僅是在項目結束時，您應該將您的項目分解為更小的任務——這將使您的目標看起來更易於管理，因為您將努力爭取其中的一部分一次達到那個目標。

例如，您的“青蛙”是您必須在 2 小時內完成的項目。

因此，您將這個項目寫在紙上，並註意到您可以將其解析為 3 個任務——這些任務是更大目標的一部分，您可以將它們視為您必須完成的小目標。

一旦你完成了三個小目標中的每一個，你應該休息一下，獎勵自己迄今為止的努力。

你會感到一種完成感，並且項目的結束會比預期的來得更快，至少從心理學的角度來看是這樣。

最後的話

吃掉你的青蛙，即早上第一件事就是處理你最艱鉅的任務，就像你工作日程中的風一樣 - 因為完成一項關鍵任務總是會給你帶來更快，更有效的結果，更少的疲勞，和比完成 6 項平凡任務中的 5 項更有成就感。

這就是為什麼你應該始終以它為目標。