"أكل الضفدع" لزيادة إنتاجيتك

قال مارك توين ذات مرة: "أكل ضفدعًا حيًا أول شيء في الصباح ولن يحدث لك شيء أسوأ بقية اليوم."

على الرغم من أن الزمن قد تغير بشكل كبير منذ أن ألقى هذا المؤلف المشهور عالميًا هذه الكلمات الحكيمة ، إلا أن البيان لا يزال صحيحًا. في الوقت الحاضر ، على الرغم من أن احتمالات أكل ضفدع حي حقيقي مخيفة ، يمكننا تفسير هذه "الضفادع" على أنها المهام التي نخشىها.

ابق معنا في منشور المدونة هذا وسنلقي بعض الضوء على الموضوعات التالية:

• المعنى وراء "ضفدع" توين
• تنفيذ بريان تريسي "أكل الضفدع"
• نصائح حول إتقان وتحديد أولويات الوقت في يوم العمل
• مزايا وعيوب استخدام هذه التقنية
• كيفية استخدام وتطبيق تقنية "أكل الضفدع"

ماذا تعني عبارة أكل ذلك الضفدع؟

"أكل ذلك الضفدع" يعني أن عليك القيام بالمهمة التي تخاف منها أولاً ، قبل كل المهام الأخرى. بمجرد أن "تأكل" "ضفدعك" ، يمكنك أن تطمئن إلى أن الأسوأ خلفك ، لذلك من المحتمل أن تتخذ نهجًا إيجابيًا طوال يومك.

بعبارة أخرى ، "الضفدع" هو تمثيل تجريدي للالتزام الذي كنت تؤجله ، على أمل أن يحل نفسه أو ينجز في غضون ذلك - وهي فكرة خاطئة مسبقة التصور تؤدي إلى انخفاض الأداء.

من قال "كل هذا الضفدع"؟

براين تريسي ، مؤلف أحد أفضل الكتب عن الإنتاجية - Eat That Frog! 21 طريقة رائعة لوقف المماطلة وإنجاز المزيد في وقت أقل - كان الشخص الذي صاغ هذا المصطلح ، مستوحى من اقتباس مارك توين المذكور سابقًا.

يدعو تريسي في كتابه إلى أن التركيز على أهم مهامك ، أي "أبشع ضفدع" ، هو أفضل طريقة لاكتساب النجاح والمكانة والاحترام والسعادة في الحياة - ومن هنا جاء الاسم الغريب لتقنية إدارة الوقت ، أي "أكل هذا الضفدع ".

بصرف النظر عن التعرف على المشكلة ، في هذا الكتاب ، تتعمق تريسي أيضًا في عرض بعض أفضل التقنيات للتعامل فعليًا مع "الضفادع" بطريقة يمكن لأي شخص تحقيقها.

من يمكنه استخدام تقنية "أكل ذلك الضفدع"؟

عادةً ما تكون أعلى نسبة من الأشخاص الذين يبحثون في هذا الموضوع هم أشخاص ذوو توجهات تجارية يبحثون عن حلول إبداعية وسريعة لتعزيز مستويات إنتاجيتهم. ومع ذلك ، يمكن تطبيق "أكل ضفادعك" في مجالات مختلفة غير المجالات المهنية.

في جوهرها ، تعتبر هذه التقنية رائعة لمن:

• يوفق بين عدة مشاريع في وقت واحد ،
• تواجه المواعيد النهائية على مدار الأسبوع ،
• لديه مشكلة في التركيز على مهمة معينة ،
• لا يعتاد على الروتين اليومي ، و
• لديه مشاكل في تحديد أولويات المهام.

ما المهام التي يمكن أن تكون "الضفادع"؟

من حيث الجوهر ، يمكن أن تكون أي مهمة "ضفدع" - طالما أنك تماطل بلا نهاية قبل القيام بها.

ومع ذلك ، من المرجح أن يتم تصنيف الأنواع التالية من المهام على أنها "ضفادع":

مهمة صعبة للغاية

هذه مهمة لا تزال تؤجلها للأسباب التالية:

• سيستغرق الكثير من وقتك ،
• من الصعب جدا ، أو
• إنه ببساطة ممل.

على سبيل المثال ، قد يكون "الضفدع" يجري بحثًا مكثفًا لمشروع ما ، أو يملأ الكثير من الأوراق المحاسبية.

مهمة بالغة الأهمية

هذه مهمة تستمر في تأجيلها لأنه من المهم للغاية أن يتم تجاهلها - ولكن يبدو أيضًا أنها تتطلب الكثير من التركيز عليها بشكل كامل لفترة أطول من الوقت.

في كثير من الأحيان ، يمكن أن يؤثر الخوف من ردود الفعل السلبية أو النتائج غير المرغوب فيها بشكل كبير على ثقتك بنفسك واستعدادك للقيام بمهمة معينة. لذلك ، فأنت تقوم بتأجيله حتى اللحظة الأخيرة وغالبًا ما تجد نفسك في مأزق زمني.

على سبيل المثال ، يمكن أن تكون مكالمة إلى عميل متطلب ، أو تقديرات التكلفة والوقت التي يتعين عليك تعيينها لمشروع بعيد المنال.

مهمة صعبة للغاية ومهمة

في بعض الأحيان ، إذا لم يحالفك الحظ حقًا ، فقد تكون المهمة مملة وحاسمة في نفس الوقت لعملك.

إذا كنت طالبًا ، فقد تجد نفسك في موقف يتعين عليك فيه إنهاء مشروع أو مقال في غضون ساعتين لأنك تماطل لفترة طويلة. تعد كتابة ورقة مكونة من 50 صفحة صعبة بما يكفي ، ناهيك عن قيود الوقت - خاصة إذا كنت تعمل على الحصول على درجة النجاح.

كيف "تأكل هذا الضفدع"؟

إن جوهر أسلوب إدارة الوقت "أكل ذلك الضفدع" بسيط:

1. ضع علامة على مهامك لتحديد "ضفدعك"
2. اعمل على "ضفدعك" أول شيء في الصباح
3. بمجرد الانتهاء من "الضفدع" ، حوّل تركيزك إلى مهام أقل أهمية في جدولك

من أجل تصنيف مهامك بشكل صحيح وتحديد الضفادع ، ستحتاج إلى تحديد الأولويات - باستخدام تقنية Eisenhower Matrix لإدارة الوقت.

بالوكالة ، تصنف Eisenhower Matrix المهام وفقًا لمستوى أهميتها وإلحاحها - لكن النظام يعمل أيضًا مع "الضفادع".

أولاً ، ستحتاج إلى إنشاء قائمة بالمهام التي عليك القيام بها في اليوم التالي. بعد ذلك ، قسّم عناصر المهام إلى 4 أرباع ، مع وصف مقدار ما تريد وما تحتاجه للقيام بمهمة:

• الربع 1 - المهام التي لا تريد القيام بها ، ولكن عليك القيام بها
• الربع 2 - المهام التي تريد القيام بها وتحتاج أيضًا إلى القيام بها
• الربع 3 - المهام التي تريد القيام بها ، ولكن ليس عليك القيام بها
• الربع 4 - المهام التي لا تريد القيام بها ، ولا تحتاج أيضًا إلى القيام بها

دائمًا ما تكون "الضفادع" هي المهام التي تضعها في الربع 1 - أي المهام اليومية التي لا تريد القيام بها ، ولكن لا يزال يتعين عليك القيام بها. في بداية كل يوم عمل ، اعمل ببساطة على المهمة من الربع 1 - بمجرد الانتهاء من هذه المهمة ، يجب أن تنتقل إلى المهام من الأرباع الأخرى.

قد يبدو من السهل نسبيًا تحقيقه ، لكن الجوهر ليس بالترتيب الذي تؤدي به المهام - إنه يحدد سابقة أنه يجب ألا تنتقل إلى الربع التالي حتى تنتهي من المهام السابقة.

بمجرد أن تعتاد على روتين القفز من خلال الأرباع ، يجب أن تلاحظ ارتفاعًا مفاجئًا في أدائك العام. لذلك ، فإن تطبيق طريقة Eisenhower Matrix يمكن أن يكون خطوتك الأولى نحو تعلم كيفية "أكل الضفدع".

ماذا لو كان لديك 2 "ضفادع"؟

لا توجد ضفدعتان قبيحتان قبيحتان على حد سواء ، ولا توجد مهمتان إشكاليتان على حد سواء.

ولكن عند الشك حول العديد من "الضفادع" المحتملة ، تنصحك تريسي باستخدام تقنية ABCDE لتحديد المهمة التي يجب عليك القيام بها أولاً.

مرة أخرى ، يجب عليك إنشاء قائمة بالمهام التي عليك القيام بها في اليوم التالي. ثم قم بتسميتها بالأحرف:

• "أ" - مهمتك الأكثر أهمية ، المهمة التي من المرجح أن يكون لها عواقب وخيمة إذا لم تكملها.
• "ب" - المهمة التالية الأكثر أهمية ، المهمة ليست بنفس الجدية من حيث العواقب ، ولكنها لا تزال مهمة.
• "C" - المهمة التي يمكنك القيام بها ، ولكن لن يكون لها أي عواقب حقيقية إذا لم تقم بها.
• "D" - المهمة التي يمكنك تفويضها لشخص ما ، لتوفير مزيد من الوقت للقيام بالمهمة "أ".
• "E" - المهمة التي لا يتعين عليك فعلها ، حتى تتمكن من التخلص منها .

الشيء المهم هو أنك لا تنتقل إلى المهمة "ب" ، أو أي مهمة أخرى ، حتى تنتهي من المهمة "أ".

قد يكون التفريق بين المهام وتحديد أيهما أكثر أهمية من الآخر مشكلة. لذا ، فإن أفضل طريقة لتنظيم وقتك هي إعداد قائمة بالمهام ووضعها معًا.

ضع في الاعتبار العوامل العامة ، أي - المواعيد النهائية ، والوقت المستغرق لإكمالها ، ومستوى البحث ، والصعوبة - وستكون لديك صورة أوضح فيما يتعلق بتوزيع المهام على كل تسمية ( ABCDE ).

تطبيق "أكل هذا الضفدع"

هناك العديد من التطبيقات المصممة لمساعدتك على "أكل ضفدعك" - دعنا نرى كيف يمكنك تطبيق تقنية إدارة الوقت هذه باستخدام متتبع وقت الفراغ Clockify:

1. أولاً ، قم بإنشاء مشروع حيث ستدير مهامك العادية و "الضفادع".

2. إضافة مهام إلى هذا المشروع - عند تسمية المهام ، قم بتنفيذ تقنية ABCDE لتمييزها حسب الأهمية

3. بمجرد حصولك على قائمة واضحة بمهامك لذلك اليوم ، يمكنك تحديد "TASK A" في متتبع الوقت والبدء في العمل عليها ، قبل بدء العمل على "TASK B".

4. يمكنك ترك "TASK C" لاحقًا ، أو تفويضها ، أو تعيين "TASK D" لأعضاء آخرين من فريقك في علامة تبويب مهمة المشروع ، وحذف المهمة "E" من جدولك.

النظريات التي تدعم "أكل ذلك الضفدع"

تدعم نظريتان فرضية أنه يجب عليك القيام بالمهمة الأكثر أهمية أولاً ، كما هو موصى به في تقنية "أكل ذلك الضفدع".

وفقًا لتأثير الوضع التسلسلي ، عندما يتعين على الأشخاص تذكر العناصر الموجودة في قائمة ، فمن المرجح أن يتذكروا العناصر الأولى والأخيرة بشكل أفضل من العناصر الوسطى.

أيضًا ، وفقًا لفرضية إنقاص الانتباه ، من المرجح أن ينتبه الأشخاص إلى المعلومات التي يسمعونها أولاً ، بدلاً من المعلومات التالية.

يدعم هذا التأثير والفرضية فكرة أنه يجب عليك القيام بالمهمة الأكثر أهمية أو الأكثر صعوبة أولاً ، لأنه من المرجح أن تكون قادرًا على التركيز عليها في بداية اليوم.

مزايا "أكل ذلك الضفدع"

قد يبدو الأمر مخيفًا ، لكن التعامل مع الضفدع غالبًا ما يفوق الانزعاج والسلبيات التي تصاحب تأجيله.

إليكم السبب.

"أكل ذلك الضفدع" يطور إدمان إيجابي

يشير تريسي في كتابه أيضًا إلى تطوير نوع من "الإدمان الإيجابي" الذي ينبع من الإحساس بالإنجاز الذي تحصل عليه عندما تنتهي من مهمة معقدة. يرتبط إطلاق الإندورفين - الناقلات العصبية التي تزيد من مستويات المتعة في عقلك - بعملك وإكمال المهام بانتظام ، والذي بدوره يتطور إلى إدمان إيجابي.

ويشير أيضًا إلى أن الأفراد الذين يطورون هذا النوع من "التبعية" غالبًا ما يواجهون مستويات عالية من الوضوح والثقة ، حتى خارج مجالات الحياة المهنية.

"أكل ذلك الضفدع" هو أسلوب يحركها التأثير

إن القيام بأصعب مهمة أو أهمها أول شيء في الصباح سيكون له تأثير إيجابي كبير على بقية يومك.

سيساعدك هذا الإنجاز الصغير على تنشيطك وتحفيزك ، وستتخطى بقية اليوم لأنك ستعرف أن جميع المهام الأخرى التي تنتظرك أسهل.

"أكل ذلك الضفدع" يجعل ترتيب الأولويات أسهل

عندما تبدأ في التفكير في مهامك من أجل العثور على "الضفادع" ، ستحصل على منظور رائع حول عبء عملك اليومي.

من المرجح أن تتعرف على المهام غير المهمة ، والمهام التي يمكنك تجاهلها تمامًا والمهام التي يجب أن تركز عليها حقًا.

في المقابل ، إذا لم تحدد أولويات مهامك ، وقمت بعملك بترتيب عشوائي ، فقد تقضي الكثير من الوقت في مهام تافهة ، ولا يتبقى لديك وقت لأهم مهامك.

يتيح لك "أكل ذلك الضفدع" مزيدًا من الوقت للقيام بمهام ممتعة

كل شخص لديه نوع معين من المهام لا يستمتع به.

لا يحب البعض إنشاء تقديرات للمشروع ، والبعض الآخر لا يحب كتابة التقارير ، والبعض الآخر لا يحب إجراء مكالمات هاتفية أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني.

على أي حال ، إذا كنت تقوم بهذه المهام "المروعة" أول شيء في الصباح ، فسوف تشعر أن لديك المزيد من الوقت للمهام التي تستمتع بها بالفعل.

مساوئ "أكل ذلك الضفدع"

تأتي تقنية إدارة الوقت هذه أيضًا مع بعض العيوب - على الأقل لبعض الأشخاص ، وفي بعض المواقف.

إليكم السبب في أن "أكل ذلك الضفدع" قد يمثل تحديًا لك.

"أكل ذلك الضفدع" يجعل بداية اليوم صعبة

قد يكون التركيز على "ضفدع" جديد كل يوم أمرًا صعبًا ، لأننا في الأساس نصنف بداية يوم عملنا على أنه وقت أسوأ غيلاننا ، والذي قد يكون محبطًا من تلقاء نفسه.

ولكن ، يمكن أن يساعدك الانضباط والممارسة في إنهاء هذه المهام الأسوأ بشكل أسرع.

من أجل إنهاء هذه "الضفادع" بشكل أسرع ، يمكنك ممارسة "قدرتك على التركيز دون تشتيت الانتباه في مهمة تتطلب المعرفة" ، أو "العمل العميق" ، كما يسميه كال نيوبورت.

عندما تبدأ هذه المهمة الصعبة ، لا تحول تركيزك على أي شيء آخر حتى تنتهي منه ؛ يمكنك أن تأخذ فترات راحة ، ولكن عندما تعمل ، تجنب الإلهاءات.

من خلال ممارسة قدرتك على أداء "العمل العميق" ، ستنهي هذه المهام المهمة بشكل أسرع ، وتنتقل إلى المهام "العادية" بشكل أسرع ، وحتى تنهي عبء العمل اليومي في وقت مبكر من اليوم.

ستتمتع بإحساس كبير بالتقدم ، مما سيساعدك على الشعور بمزيد من التحفيز ، وستزداد مستويات إنتاجيتك.

قد يكون "أكل ذلك الضفدع" جامدًا جدًا وغير عملي في بعض الأحيان

تنص قواعد تقنية "أكل ذلك الضفدع" على أنه يجب عليك معالجة المهمة الأكثر أهمية / صعوبة أولاً ، والتي يمكن أن تكون قاعدة صارمة.

ماذا لو تغيرت أهم مهامك خلال اليوم ، وكان عليك التركيز على شيء آخر؟

في مثل هذه الحالات ، من الأفضل أن تتصرف وفقًا لأولوياتك الجديدة. على سبيل المثال ، يمكنك إضافة المهمة الجديدة إلى قائمة ABCDE الخاصة بك وتسميتها "أ" ، مع وضع علامة على جميع المهام الأخرى على أنها أقل إلحاحًا.

في النهاية ، أفضل ما يمكنك فعله لإحباط العيوب والاستفادة القصوى من مزايا هذه التقنية ، استخدم قواعد "أكل ذلك الضفدع" كنقطة بداية - وقم بتعديلها لتناسب احتياجاتك.

قد لا يكون "أكل ذلك الضفدع" ديناميكيًا بما يكفي للجميع

يعد اتباع روتين في مكان العمل أمرًا جيدًا عندما تحتاج إلى إنهاء الكثير من المهام كل يوم. ولكن ، يمكن أن تكون أيضًا ساحقة مع مرور كل يوم. يؤدي هذا إلى انخفاض الإنتاجية بسبب نقص الحافز ، مما يؤدي بدوره إلى فك ارتباط الموظف.

فيما يتعلق بموضوعنا ، فإن تقنية ABCDE جنبًا إلى جنب مع "الضفدع" يمكن أن تغذي الافتقار إلى الإبداع ، مما قد ينعكس بشكل سيء على أدائك. لذلك ، من المهم أن تتعلم كيف تتعرف على متى تكون هذه التقنية مفيدة ومتى يجب عليك "الخروج من الكتب".

نصائح لأكل هذا الضفدع أسهل

لقد قمت بذلك هنا ، واقرأ كل شيء ، وما زلت مرتبكًا بشأن كيفية حل مشكلة القيام بأسوأ مهمة أولاً. حسنًا ، إليك بعض النصائح حول أكل الضفادع والتي ستفيدك بالتأكيد.

تخطيط الممارسة

تتمحور تقنية "أكل ذلك الضفدع" حول التخطيط ، حيث تقوم بما يلي:

• فكر في مهامك
• اكتب أفكارك
• ضع أولويات
• حدد أهدافك
• اتخذ الإجراءات اللازمة

قد يبدو أن تدوين جميع مهامك كل يوم يستغرق وقتًا طويلاً ، ولكن هذا في الواقع يوفر لك الوقت. وفقًا لـ Tracy ، قد توفر لك دقيقة واحدة من التخطيط ما يصل إلى 5-10 دقائق أثناء التنفيذ ، إذا تم التخطيط بشكل صحيح.

مع مرور الوقت ، سيصبح إنشاء هذه القوائم وتحديد أولويات المهام على الورق عادة ، وستتعلم القيام بذلك بشكل أسرع ، مما سيوفر لك المزيد من الوقت.

كوِّن إحساسًا بالزخم

بمجرد الانتهاء من وضع خطتك ، لا تتردد ، فقط تعمق في عملك مباشرة. ركز على ما تفعله وركز على أهدافك وغاياتك.

ستلاحظ أنه من الصعب البدء في العمل على مهمة بدلاً من مواصلة العمل عليها. يُعرف هذا ببناء الزخم الخاص بك - بمجرد أن نبدأ ، سنواصل المضي قدمًا حتى نصل إلى شعور بالإنجاز.

لذا ، إذا شعرت بالإحباط عند التفكير في القيام بالمهام الأكثر تطلبًا في أول شيء في الصباح ، فتذكر أن الخطوة الأولى دائمًا هي الأصعب. سيكون الأمر أسهل بمجرد اكتساب الزخم والتركيز حقًا على المهمة.

قسّم المهام إلى أجزاء أصغر

عند العمل ، يحب الناس الشعور بالوصول إلى أهدافهم ، لأنهم يحبون الشعور بالإنجاز.

ولكن ، قد يبدو الوصول إلى الهدف النهائي للمشروع بعيد المنال ، خاصة عندما تبدأ للتو.

من أجل الحصول على هذا الإحساس بالإنجاز على فترات متساوية في المشروع ، وليس فقط في نهايته ، يجب عليك تحليل مشروعك إلى مهام أصغر - وهذا سيجعل أهدافك تبدو أكثر قابلية للإدارة ، لأنك ستسعى جاهدًا لتحقيق جزء واحد من هذا الهدف في وقت واحد.

على سبيل المثال ، "الضفدع" الخاص بك هو مشروع عليك إكماله في غضون ساعتين.

لذلك ، تضع هذا المشروع على الورق ، وتلاحظ أنه يمكنك تحليله إلى 3 مهام - هذه المهام هي أجزاء من هدف أكبر ، ويمكنك التعامل معها كأهداف صغيرة عليك إكمالها.

بمجرد إكمال كل هدف من الأهداف المصغرة الثلاثة ، يجب أن تأخذ استراحة قصيرة وتكافئ نفسك على جهودك حتى الآن.

ستشعر بإحساس الإنجاز ، وستأتي نهاية المشروع بشكل أسرع من المتوقع ، على الأقل من وجهة نظر نفسية.

الكلمات الأخيرة

إن تناول ضفدعك ، أي التعامل مع المهمة الأكثر تطلبًا في الصباح ، هو مثل الريح تحت أجنحتك عندما يتعلق الأمر بجدول عملك - لأن إنهاء مهمة واحدة حاسمة سيجلب لك دائمًا نتائج أسرع وأكثر كفاءة ، وتعب أقل ، و شعور أقوى بالإنجاز من إنهاء 5 من أصل 6 مهام عادية.

ولهذا السبب يجب أن تسعى دائمًا لتحقيق ذلك.