“Coma o sapo” para aumentar sua produtividade

Mark Twain disse uma vez: “Coma um sapo vivo logo pela manhã e nada pior acontecerá com você pelo resto do dia”.

Embora os tempos tenham mudado significativamente desde que este autor de renome mundial lançou essas palavras de sabedoria, a afirmação ainda é verdadeira. Hoje em dia, embora as perspectivas de comer um sapo vivo real sejam assustadoras, podemos interpretar esses “sapos” como as tarefas que tememos.

Fique conosco nesta postagem do blog e vamos esclarecer os seguintes tópicos:

• O significado por trás do “sapo” de Twain
• Implementação de Brian Tracy de “comer o sapo”
• Dicas sobre como dominar e priorizar o tempo em um dia de trabalho
• Vantagens e desvantagens de usar esta técnica
• Como usar e aplicar a técnica “coma o sapo”

O que significa a frase “Coma esse sapo”?

“Comer aquele sapo” significa que você tem que fazer a tarefa que teme primeiro , antes de todas as outras tarefas. Depois de ter “comido” seu “sapo”, você pode ter certeza de que o pior já passou, então é provável que você adote uma abordagem positiva ao longo do dia.

Em outras palavras, “o sapo” é uma representação abstrata da obrigação que você está adiando, esperando que ela se resolva ou seja feita nesse meio tempo – o que é uma ideia preconcebida e defeituosa que leva a um desempenho reduzido.

Quem disse “Coma esse sapo”?

Brian Tracy, autor de um dos melhores livros sobre produtividade — Eat That Frog! 21 ótimas maneiras de parar de procrastinar e fazer mais em menos tempo – foi quem cunhou o termo, inspirado na citação de Mark Twain mencionada anteriormente.

Em seu livro, Tracy defende que focar em sua tarefa mais importante, ou seja, “o sapo mais feio”, é a melhor maneira de obter sucesso, status, respeito e felicidade na vida – daí o nome caprichoso de sua técnica de gerenciamento de tempo, ou seja, “Coma aquele sapo”.

Além de reconhecer o problema, neste livro, Tracy também se aprofunda para mostrar algumas das melhores técnicas para realmente lidar com seus “sapos” de uma maneira que pode ser realizada por qualquer pessoa.

Quem pode usar a técnica “Eat that frog”?

A maior porcentagem de pessoas que estão analisando esse tópico geralmente são pessoas orientadas para negócios em busca de soluções criativas e rápidas para aumentar seus níveis de produtividade. No entanto, “comer seus sapos” pode ser aplicado a vários campos além dos profissionais.

Em essência, esta técnica é ótima para quem:

• Faz malabarismos com vários projetos ao mesmo tempo,
• Enfrenta prazos ao longo da semana,
• Tem dificuldade em se concentrar em uma tarefa específica,
• Não está acostumado a uma rotina diária, e
• Tem problemas para priorizar tarefas.

Que tarefas podem ser “sapos”?

Em essência, qualquer tarefa pode ser um “sapo” – contanto que você procrastine sem fim antes de fazê-lo.

No entanto, os seguintes tipos de tarefas são mais prováveis ​​de serem classificados como “rãs”:

Uma tarefa extremamente difícil

Esta é uma tarefa que você continua adiando porque:

• Levaria muito do seu tempo,
• É muito difícil, ou
• É simplesmente chato.

Por exemplo, seu “sapo” pode estar fazendo uma extensa pesquisa para um projeto ou preenchendo muitos papéis contábeis.

Uma tarefa extremamente importante

Esta é uma tarefa que você continua adiando porque é importante demais para ser encoberta – mas também parece ser muito exigente para você se concentrar totalmente nela por um longo período de tempo.

Muitas vezes, o medo de feedback negativo ou resultado indesejado pode afetar muito sua confiança e vontade de fazer uma determinada tarefa. Portanto, você adia até o último minuto e muitas vezes se encontra em uma corrida de tempo.

Por exemplo, pode ser uma ligação para um cliente exigente ou estimativas de custo e tempo que você precisa definir para um projeto indescritível.

Uma tarefa extremamente importante e difícil

Às vezes, se você estiver realmente sem sorte, uma tarefa pode ser chata e crucial para o seu trabalho.

Se você é um estudante, pode se encontrar em uma situação em que precisa terminar um projeto ou uma redação em algumas horas porque procrastinou por muito tempo. Escrever um artigo de 50 páginas já é difícil o suficiente, muito menos com restrições de tempo – especialmente se você estiver trabalhando para passar de ano.

Como “comer aquele sapo”?

A essência da técnica de gerenciamento de tempo “Eat that frog” é simples:

1. Rotule suas tarefas para identificar seu “sapo”
2. Trabalhe no seu “sapo” logo pela manhã
3. Uma vez feito com o “sapo”, mude seu foco para tarefas menos cruciais em sua agenda

Para rotular corretamente suas tarefas e identificar sapos, você precisará priorizar - usando a técnica de gerenciamento de tempo Eisenhower Matrix .

Por proxy, a Matriz de Eisenhower rotula as tarefas de acordo com seu nível de importância e urgência – mas o sistema funciona tão bem com “sapos”.

Primeiro, você precisará criar uma lista de tarefas que precisa fazer no dia seguinte. Em seguida, divida suas tarefas em 4 quadrantes, descrevendo o quanto você quer e precisa fazer uma tarefa:

• Quadrante 1 — tarefas que você não quer fazer, mas precisa fazer
• Quadrante 2 — tarefas que você quer fazer e também precisa fazer
• Quadrante 3 — tarefas que você quer fazer, mas não precisa fazer
• Quadrante 4 — tarefas que você não quer fazer e também não precisa fazer

Seus “sapos” são sempre as tarefas que você coloca no Quadrante 1 — ou seja, as tarefas diárias que você não quer fazer, mas ainda precisa fazer. No início de cada dia de trabalho, simplesmente trabalhe na tarefa do Quadrante 1 – somente quando terminar esta tarefa, você deve passar para as tarefas dos outros quadrantes.

Pode parecer relativamente fácil de realizar, mas a essência não está na ordem em que você executa as tarefas - está estabelecendo o precedente de que você não deve passar para o próximo quadrante até concluir as tarefas do anterior.

Depois de se acostumar com a rotina de saltar pelos quadrantes, você notará um aumento no seu desempenho geral. Portanto, aplicar o método Eisenhower Matrix pode ser seu primeiro passo para aprender a “Comer o sapo”.

E se você tiver 2 “rãs”?

Não há dois sapos feios igualmente feios, e não há duas tarefas igualmente problemáticas.

Mas, quando estiver em dúvida sobre vários “sapos” em potencial, Tracy aconselha você a usar a técnica ABCDE para identificar a tarefa que você deve realizar primeiro.

Mais uma vez, você deve criar uma lista de tarefas que você tem que fazer no dia seguinte. Em seguida, rotule-os com letras:

• “A” — sua tarefa mais importante , aquela com maior probabilidade de ter sérias consequências se você não a terminar.
• “B” — a próxima tarefa mais importante , aquela não tão séria em termos de consequências, mas ainda importante.
• “C” — a tarefa que você poderia fazer , mas não teria nenhuma consequência real se você não a fizesse.
• “D” — a tarefa que você pode delegar a alguém, para liberar mais tempo para fazer a tarefa “A”.
• “E” — a tarefa que você realmente não precisa fazer, então você pode eliminá-la .

O importante é que você não passe para a tarefa “B”, ou qualquer outra tarefa, até terminar a tarefa “A”.

Diferenciar entre tarefas e determinar qual é mais importante que a outra pode ser problemático. Então, a melhor forma de organizar seu tempo é fazer uma lista de tarefas e juntar todas elas.

Leve em consideração os fatores que são universais, ou seja — prazos, tempo de execução, nível de pesquisa e dificuldade — e você terá uma visão mais clara da distribuição das tarefas para cada rótulo ( ABCDE ).

“Comer aquele sapo” com um aplicativo

Existem vários aplicativos projetados para ajudá-lo a “comer seu sapo” – vamos ver como você pode aplicar essa técnica de gerenciamento de tempo com o rastreador de tempo gratuito Clockify:

1. Primeiro, crie um projeto onde você irá gerenciar suas tarefas regulares e “rãs”.

2. Adicione tarefas a este projeto - ao nomear as tarefas, implemente a técnica ABCDE para marcá-las em ordem de importância

3. Uma vez que você tenha uma lista clara de suas tarefas para aquele dia, você pode selecionar a “TASK A” no rastreador de tempo e começar a trabalhar nela, antes de começar a trabalhar na “TASK B”.

4. Você pode deixar “TASK C” para depois, delegar ou atribuir a “TASK D” a outros membros de sua equipe na aba Task do projeto, e simplesmente excluir a tarefa “E” de sua agenda.

Teorias que apoiam “Comer aquele sapo”

Algumas teorias apoiam a premissa de que você deve fazer a tarefa mais importante primeiro, como é recomendado na técnica “Coma aquele sapo”.

De acordo com o efeito Serial-position, quando as pessoas precisam lembrar de itens em uma lista, elas são mais propensas a lembrar melhor o primeiro e o último item do que os do meio.

Além disso, de acordo com a hipótese de diminuição da atenção, as pessoas são mais propensas a prestar atenção às informações que ouvem primeiro do que às informações que seguem.

Esse efeito e essa hipótese apoiam a ideia de que você deve fazer a tarefa mais importante ou mais difícil primeiro, porque é mais provável que você consiga se concentrar nela no início do dia.

Vantagens de “Comer aquele sapo”

Pode parecer assustador, mas lidar com seu sapo geralmente supera o desconforto e os contras que surgem ao adiá-lo.

Aqui está o porquê.

“Comer aquele sapo” desenvolve um vício positivo

Em seu livro, Tracy também se refere ao desenvolvimento de um tipo de “vício positivo” que decorre da sensação de realização que você obtém quando termina uma tarefa complexa. A liberação de endorfinas – neurotransmissores que aumentam os níveis de prazer em seu cérebro – torna-se associada ao seu trabalho e à realização regular de tarefas, o que, por sua vez, se transforma em um vício positivo.

Ele também observa que os indivíduos que desenvolvem esse tipo de “dependência” geralmente experimentam altos níveis de clareza e confiança, mesmo fora das esferas profissionais da vida.

“Comer aquele sapo” é uma técnica de impacto

Fazer a tarefa mais difícil ou mais importante logo pela manhã terá um grande impacto positivo no resto do dia.

Essa pequena conquista ajudará a energizá-lo e motivá-lo, e você vai deslizar pelo resto do dia porque saberá que todas as outras tarefas que o aguardam são mais fáceis.

“Comer aquele sapo” facilita a priorização

Quando você começa a pensar em suas tarefas para encontrar “sapos”, você ganha uma ótima perspectiva sobre sua carga de trabalho diária.

Você estará mais propenso a reconhecer quais tarefas não são importantes, quais tarefas você pode descartar completamente e quais tarefas você realmente deve focar.

Por outro lado, se você não priorizar suas tarefas e fizer seu trabalho em ordem aleatória, poderá gastar muito tempo em tarefas triviais e não sobrar tempo para suas tarefas mais importantes.

“Comer aquele sapo” deixa você com mais tempo para tarefas agradáveis

Todo mundo tem um certo tipo de tarefa que não gosta.

Alguns não gostam de criar estimativas de projeto, alguns não gostam de escrever relatórios e alguns não gostam de fazer telefonemas ou responder e-mails.

De qualquer forma, se você fizer essas tarefas “terríveis” logo pela manhã, sentirá que tem mais tempo para as tarefas que realmente gosta.

Desvantagens de “Comer aquele sapo”

Essa técnica de gerenciamento de tempo também traz algumas desvantagens – pelo menos para algumas pessoas e em algumas situações.

Eis por que “Comer aquele sapo” pode ser um desafio para você.

“Comer aquele sapo” dificulta o início do dia

Concentrar-se em um novo “sapo” a cada dia pode ser difícil, porque estamos essencialmente rotulando o início de nosso dia de trabalho como o momento para nossos piores carniçais, o que pode ser desmoralizante por si só.

Mas, disciplina e prática podem ajudá-lo a terminar essas piores tarefas mais rapidamente.

Para acabar com esses “sapos” mais rápido, você pode praticar sua “capacidade de se concentrar sem distração em uma tarefa cognitivamente exigente”, ou “trabalho profundo” , como Cal Newport o chama.

Ao iniciar essa tarefa exigente, não mude seu foco para mais nada até terminá-la; você pode fazer pausas, mas quando estiver trabalhando, evite distrações.

Ao praticar sua capacidade de realizar “trabalho profundo”, você terminará essas tarefas importantes mais rapidamente, passará para tarefas “normais” mais rapidamente e até terminará sua carga de trabalho diária mais cedo.

Você terá uma grande sensação de progresso, o que o ajudará a se sentir mais motivado e seus níveis de produtividade estarão em alta.

“Comer aquele sapo” pode ser muito rígido e impraticável às vezes

As regras da técnica “Eat that frog” afirmam que você deve enfrentar a tarefa mais importante/difícil primeiro, o que pode ser uma regra estrita.

E se sua tarefa mais importante mudar durante o dia e você precisar se concentrar em outra coisa?

Nesses casos, é melhor agir de acordo com suas novas prioridades. Por exemplo, você pode adicionar a nova tarefa em sua lista ABCDE e rotulá-la como “A”, marcando todas as outras tarefas como menos urgentes.

No final, o melhor que você pode fazer para frustrar as desvantagens e aproveitar ao máximo as vantagens dessa técnica, use as regras “Coma aquele sapo” como ponto de partida – e ajuste-as para atender às suas necessidades.

“Comer aquele sapo” pode não ser dinâmico o suficiente para todos

Ter uma rotina no local de trabalho é uma coisa boa quando você precisa terminar muitas tarefas todos os dias. Mas, também pode ser esmagadora a cada dia que passa. Isso resulta em diminuição da produtividade devido à falta de motivação, o que, por sua vez, resulta em desengajamento dos funcionários.

Em relação ao nosso tema, a técnica ABCDE combinada com “o sapo” pode nutrir uma falta de criatividade, o que pode refletir mal no seu desempenho. Portanto, é importante que você aprenda a reconhecer quando essa técnica é útil e quando você deve “sair dos livros”.

Dicas para “comer aquele sapo” mais fácil

Você chegou aqui, leu tudo e ainda está confuso sobre como resolver o problema de fazer sua pior tarefa primeiro. Bem, aqui estão algumas dicas sobre como comer rãs que certamente serão benéficas para você.

Planejamento de prática

A técnica “Coma aquele sapo” tem tudo a ver com planejamento, pois você:

• Pense nas suas tarefas
• Anote suas ideias
• Faça prioridades
• Identifique seus objetivos
• Tome as ações necessárias

Pode parecer demorado anotar todas as suas tarefas todos os dias, mas isso na verdade economiza seu tempo. De acordo com Tracy, 1 minuto de planejamento pode economizar de 5 a 10 minutos durante a execução, se planejado corretamente.

Com o passar do tempo, criar essas listas e priorizar tarefas no papel se tornará um hábito, e você aprenderá a fazer isso mais rápido, o que economizará ainda mais tempo.

Construa uma sensação de impulso

Depois de ter feito seu plano, não hesite, apenas mergulhe direto no seu trabalho. Concentre-se no que você está fazendo e concentre-se em suas metas e objetivos.

Você notará que é muito mais difícil começar a trabalhar em uma tarefa do que continuar trabalhando nela. Isso é conhecido como construir seu impulso – assim que começarmos, continuaremos até chegarmos a um sentimento de realização.

Portanto, se você se sentir desmoralizado ao pensar em fazer suas tarefas mais exigentes logo pela manhã, lembre-se de que o primeiro passo é sempre o mais difícil. Será mais fácil quando você ganhar impulso e realmente se concentrar na tarefa.

Analise as tarefas em pedaços menores

Ao trabalhar, as pessoas adoram a sensação de alcançar seus objetivos, porque amam a sensação de conclusão.

Mas, atingir o objetivo final de um projeto pode parecer longe de ser alcançado, especialmente quando você está apenas começando.

Para obter essa sensação de conclusão em intervalos iguais no projeto, e não apenas no final, você deve analisar seu projeto em tarefas menores - isso fará com que seus objetivos pareçam mais gerenciáveis, porque você estará se esforçando por uma parte do projeto. esse objetivo de cada vez.

Por exemplo, seu “sapo” é um projeto que você precisa concluir em 2 horas.

Então, você coloca este projeto no papel e percebe que pode analisá-lo em 3 tarefas – essas tarefas são partes de um objetivo maior e você pode tratá-las como mini-metas que você precisa concluir.

Depois de concluir cada um dos três mini-objetivos, você deve fazer uma pequena pausa e se recompensar por seus esforços até agora.

Você sentirá uma sensação de conclusão e o fim do projeto chegará mais rápido do que o esperado, pelo menos do ponto de vista psicológico.

Palavras finais

Comer seu sapo, ou seja, lidar com sua tarefa mais exigente logo de manhã é como o vento sob suas asas quando se trata de seu horário de trabalho - porque terminar 1 tarefa crucial sempre trará resultados mais rápidos e eficientes, menos fadiga e uma sensação mais forte de realização do que terminar 5 de 6 tarefas mundanas.

E é por isso que você deve sempre apontar para isso.