"Mangia la rana" per aumentare la tua produttività

Mark Twain una volta disse: "Mangia una rana viva per prima cosa al mattino e non ti succederà niente di peggio per il resto della giornata".

Anche se i tempi sono cambiati in modo significativo da quando questo autore di fama mondiale ha sparso queste parole di saggezza, l'affermazione è ancora vera. Al giorno d'oggi, sebbene le prospettive di mangiare una vera rana viva siano scoraggianti, possiamo interpretare queste "rane" come i compiti che temiamo.

Resta con noi in questo post del blog e faremo luce sui seguenti argomenti:

• Il significato dietro la "rana" di Twain
• L'implementazione di Brian Tracy di "mangiare la rana"
• Suggerimenti per padroneggiare e dare priorità al proprio tempo in una giornata lavorativa
• Vantaggi e svantaggi dell'utilizzo di questa tecnica
• Come utilizzare e applicare la tecnica “mangia la rana”.

Cosa significa la frase "Mangia quella rana"?

"Mangiare quella rana" significa che devi prima svolgere il compito che temi, prima di tutti gli altri compiti. Una volta che hai "mangiato" la tua "rana", puoi essere certo che il peggio è alle tue spalle, quindi è probabile che tu adotti un approccio positivo durante la giornata.

In altre parole, "la rana" è una rappresentazione astratta dell'obbligo che hai rimandato, sperando che si risolva da solo o venga adempiuto nel frattempo, il che è un'idea difettosa e preconcetta che porta a una riduzione delle prestazioni.

Chi ha detto "Mangia quella rana"?

Brian Tracy, autore di uno dei migliori libri sulla produttività: Eat That Frog! 21 ottimi modi per smettere di procrastinare e ottenere di più in meno tempo — è stato colui che ha coniato il termine, ispirato dalla citazione di Mark Twain precedentemente menzionata.

Nel suo libro, Tracy sostiene che concentrarsi sul tuo compito più importante, cioè "la rana più brutta", è il modo migliore per ottenere successo, status, rispetto e felicità nella vita - da qui il nome stravagante della sua tecnica di gestione del tempo, cioè "Mangia quella rana”.

Oltre a riconoscere il problema, in questo libro Tracy approfondisce anche alcune delle migliori tecniche per affrontare effettivamente le tue "rane" in un modo che può essere realizzato da chiunque.

Chi può usare la tecnica "Mangia quella rana"?

La percentuale più alta di persone che stanno esaminando questo argomento sono solitamente persone orientate al business che cercano soluzioni creative e rapide per aumentare i propri livelli di produttività. Tuttavia, "mangiare le tue rane" può essere applicato a vari campi diversi da quelli professionali.

In sostanza, questa tecnica è ottima per chiunque:

• Gestisce più progetti alla volta,
• Affronta le scadenze per tutta la settimana,
• Ha difficoltà a concentrarsi su un compito specifico,
• Non è abituato a una routine quotidiana, e
• Ha problemi a dare priorità alle attività.

Quali compiti possono essere "rane"?

In sostanza, qualsiasi attività può essere una "rana", purché tu procrastini a non finire prima di farlo.

Tuttavia, è più probabile che i seguenti tipi di attività vengano classificati come "rane":

Un compito estremamente difficile

Questo è un compito che continui a rimandare perché:

• Ci vorrebbe troppo del tuo tempo,
• È troppo difficile, o
• È semplicemente noioso.

Ad esempio, la tua "rana" potrebbe fare una ricerca approfondita per un progetto o compilare molti documenti contabili.

Un compito estremamente importante

Questo è un compito che continui a rimandare perché è troppo importante per essere ignorato, ma sembra anche troppo impegnativo per te concentrarti completamente su di esso per un periodo di tempo più lungo.

Abbastanza spesso, la paura di un feedback negativo o di un risultato indesiderato può influenzare notevolmente la tua fiducia e disponibilità a svolgere un determinato compito. Pertanto, lo rimandi all'ultimo minuto e spesso ti ritrovi in ​​una corsa al tempo.

Ad esempio, può essere una chiamata a un cliente esigente o stime di costi e tempi che devi impostare per un progetto sfuggente.

Un compito estremamente importante e difficile

A volte, se sei davvero sfortunato, un compito può essere sia noioso che cruciale per il tuo lavoro.

Se sei uno studente, potresti trovarti in una situazione in cui devi finire un progetto o un saggio in un paio d'ore perché hai rimandato troppo a lungo. Scrivere un documento di 50 pagine è già abbastanza difficile così com'è, per non parlare dei vincoli di tempo, specialmente se stai lavorando per un voto positivo.

Come "mangiare quella rana"?

L'essenza della tecnica di gestione del tempo "Mangia quella rana" è semplice:

1. Etichetta i tuoi compiti per identificare la tua "rana"
2. Lavora sulla tua "rana" come prima cosa al mattino
3. Una volta terminato con la "rana", sposta la tua attenzione su attività meno cruciali nel tuo programma

Per etichettare correttamente i tuoi compiti e identificare le rane, dovrai dare la priorità usando la tecnica di gestione del tempo di Eisenhower Matrix .

Per procura, Eisenhower Matrix etichetta le attività in base al loro livello di importanza e urgenza, ma il sistema funziona altrettanto bene con le "rane".

Innanzitutto, dovrai creare un elenco di attività che devi svolgere il giorno successivo. Quindi, dividi le tue cose da fare in 4 quadranti, descrivendo quanto vuoi e quanto devi svolgere un'attività:

• Quadrante 1 : attività che non vuoi svolgere, ma che devi svolgere
• Quadrante 2 : attività che vuoi svolgere e che devi anche svolgere
• Quadrante 3 : attività che desideri svolgere, ma non è necessario
• Quadrante 4 : attività che non si desidera svolgere e che non è necessario svolgere

Le tue "rane" sono sempre le attività che metti nel quadrante 1 , ovvero le attività quotidiane che non vuoi svolgere, ma che devi comunque svolgere. All'inizio di ogni giornata lavorativa, lavora semplicemente sull'attività del quadrante 1 — solo una volta terminata questa attività, dovresti passare alle attività degli altri quadranti.

Può sembrare relativamente facile da realizzare, ma l'essenza non è nell'ordine in cui esegui i compiti: sta creando il precedente che non devi spostarti sul quadrante successivo finché non hai completato i compiti del precedente.

Una volta che ti sarai abituato alla routine di saltare attraverso i quadranti, dovresti notare un picco nelle tue prestazioni complessive. Pertanto, l'applicazione del metodo Eisenhower Matrix può essere il tuo primo passo per imparare a "mangiare la rana".

E se avessi 2 "rane"?

Non esistono due brutte rane ugualmente brutte e non esistono due compiti ugualmente problematici.

Ma, in caso di dubbio su diverse potenziali "rane", Tracy ti consiglia di utilizzare la tecnica ABCDE per identificare il compito che dovresti affrontare per primo.

Ancora una volta, dovresti creare un elenco di attività che devi svolgere il giorno successivo. Quindi, etichettali con le lettere:

• "A" — il tuo compito più importante , quello che più probabilmente avrà gravi conseguenze se non lo finisci.
• "B" —il prossimo compito più importante , quello non così grave in termini di conseguenze, ma comunque importante.
• "C" — il compito che potresti svolgere , ma non avrebbe conseguenze reali se non lo facessi.
• "D" — il compito che puoi delegare a qualcuno, per liberare più tempo per svolgere il compito "A".
• “E” — il compito che in realtà non devi svolgere, quindi puoi eliminarlo .

L'importante è non passare all'attività "B", oa qualsiasi altra attività, finché non hai finito con l'attività "A".

Differenziare tra compiti e determinare quale è più importante dell'altro potrebbe essere problematico. Quindi, il modo migliore per organizzare il tuo tempo è fare un elenco di attività e metterle tutte insieme.

Prendi in considerazione i fattori che sono universali, cioè — scadenze, tempo necessario per completarli, livello di ricerca e difficoltà — e avrai un quadro più chiaro riguardo alla distribuzione dei compiti a ciascuna etichetta ( ABCDE ).

"Mangiare quella rana" con un'app

Esistono diverse app progettate per aiutarti a "Mangia la tua rana": vediamo come puoi applicare questa tecnica di gestione del tempo con il tracker del tempo libero Clockify:

1. Per prima cosa, crea un progetto in cui gestirai le tue normali attività e le "rane".

2. Aggiungi attività a questo progetto: quando assegni un nome alle attività, implementa la tecnica ABCDE per contrassegnarle in ordine di importanza

3. Una volta che hai un elenco chiaro delle tue attività per quel giorno, puoi selezionare "TASK A" nel time tracker e iniziare a lavorarci, prima di iniziare a lavorare su "TASK B".

4. Puoi lasciare "TASK C" per dopo, delegare o assegnare "TASK D" ad altri membri del tuo team nella scheda Task del progetto e semplicemente eliminare l'attività "E" dalla tua pianificazione.

Teorie che supportano "Mangiare quella rana"

Un paio di teorie supportano la premessa che dovresti prima svolgere il compito più importante, come consigliato nella tecnica "Mangia quella rana".

Secondo l'effetto Posizione seriale, quando le persone devono ricordare gli elementi di un elenco, è più probabile che ricordino il primo e l'ultimo elemento meglio di quelli centrali.

Inoltre, secondo l'ipotesi del decremento dell'attenzione, è più probabile che le persone prestino attenzione alle informazioni che ascoltano per prime, rispetto alle informazioni che seguono.

Questo effetto e questa ipotesi supportano l'idea che dovresti prima svolgere il compito più importante o più difficile, perché è più probabile che tu sia in grado di concentrarti su di esso all'inizio della giornata.

Vantaggi di "Mangiare quella rana"

Potrebbe sembrare spaventoso, ma avere a che fare con la tua rana spesso supera il disagio e i contro che derivano dal rimandarlo.

Ecco perché.

"Mangiare quella rana" sviluppa una dipendenza positiva

Nel suo libro, Tracy si riferisce anche allo sviluppo di un tipo di "dipendenza positiva" che deriva dal senso di realizzazione che si ottiene quando si finisce un compito complesso. Il rilascio di endorfine , neurotrasmettitori che aumentano i livelli di piacere nel cervello, viene associato al lavoro e al completamento regolare dei compiti, che a sua volta si trasforma in una dipendenza positiva.

Osserva inoltre che le persone che sviluppano questo tipo di "dipendenza" spesso sperimentano alti livelli di chiarezza e fiducia, anche al di fuori della sfera professionale della vita.

"Mangiare quella rana" è una tecnica basata sull'impatto

Svolgere per prima cosa il compito più difficile o più importante al mattino avrà un grande impatto positivo sul resto della giornata.

Questo piccolo risultato ti aiuterà a energizzare e motivarti, e scivolerai per il resto della giornata perché saprai che tutti gli altri compiti che ti aspettano sono più facili.

"Mangiare quella rana" semplifica la definizione delle priorità

Quando inizi a pensare ai tuoi compiti per trovare le "rane", acquisirai un'ottima prospettiva sul tuo carico di lavoro quotidiano.

Sarai più propenso a riconoscere quali attività non sono importanti, quali attività puoi scartare del tutto e su quali attività dovresti davvero concentrarti.

Al contrario, se non dai priorità ai tuoi compiti e svolgi il tuo lavoro in ordine casuale, potresti dedicare troppo tempo a compiti banali e non avere tempo per i tuoi compiti più importanti.

"Mangiare quella rana" ti lascia più tempo per compiti divertenti

Ognuno ha un certo tipo di compito che non gli piace.

Ad alcuni non piace creare stime di progetto, ad altri non piace scrivere rapporti e ad altri non piace fare telefonate o rispondere alle e-mail.

In ogni caso, se svolgi queste attività "terribili" per prima cosa al mattino, ti sentirai come se avessi più tempo per le attività che ti piacciono davvero.

Svantaggi di "Mangiare quella rana"

Questa tecnica di gestione del tempo presenta anche alcuni svantaggi, almeno per alcune persone e in alcune situazioni.

Ecco perché "Mangiare quella rana" potrebbe essere una sfida per te.

"Mangiare quella rana" rende difficile l'inizio della giornata

Concentrarsi su una nuova "rana" ogni giorno può essere difficile, perché stiamo essenzialmente etichettando l'inizio della nostra giornata lavorativa come il momento per i nostri peggiori ghoul, che potrebbero essere demoralizzanti di per sé.

Ma la disciplina e la pratica possono aiutarti a finire questi compiti peggiori più velocemente.

Per finire queste "rane" più velocemente, puoi esercitare la tua "capacità di concentrarti senza distrazioni su un compito cognitivamente impegnativo" o "lavoro profondo" , come lo chiama Cal Newport.

Quando inizi questo compito impegnativo, non spostare la tua attenzione su nient'altro finché non l'hai finito; puoi fare delle pause, ma quando lavori evita le distrazioni.

Esercitandoti nella tua capacità di eseguire il "lavoro profondo", completerai questi compiti importanti più velocemente, passerai più velocemente alle attività "normali" e finirai persino il tuo carico di lavoro quotidiano all'inizio della giornata.

Avrai un grande senso del progresso, che ti aiuterà a sentirti più motivato, e i tuoi livelli di produttività aumenteranno.

"Mangiare quella rana" a volte può essere troppo rigido e poco pratico

Le regole della tecnica "Mangia quella rana" affermano che devi prima affrontare il compito più importante/difficile, che può essere una regola rigida.

E se il tuo compito più importante cambia nel corso della giornata e devi concentrarti su qualcos'altro?

In questi casi, è meglio agire secondo le tue nuove priorità. Ad esempio, puoi aggiungere la nuova attività all'elenco ABCDE ed etichettarla come "A", contrassegnando tutte le altre attività come meno urgenti.

Alla fine, il meglio che puoi fare per contrastare gli svantaggi e sfruttare al meglio i vantaggi di questa tecnica, usa le regole "Mangia quella rana" come punto di partenza e modificale per adattarle alle tue esigenze.

"Mangiare quella rana" potrebbe non essere abbastanza dinamico per tutti

Avere una routine sul posto di lavoro è una buona cosa quando devi finire molte attività ogni giorno. Ma può anche essere travolgente ogni giorno che passa. Ciò si traduce in una diminuzione della produttività a causa della mancanza di motivazione, che a sua volta si traduce nel disimpegno dei dipendenti.

In relazione al nostro argomento, la tecnica ABCDE combinata con "la rana" può alimentare una mancanza di creatività, che potrebbe riflettersi male sulla tua performance. Pertanto, è importante che impari a riconoscere quando questa tecnica è utile e quando dovresti andare "fuori dai libri".

Suggerimenti per "Mangiare quella rana" più facile

Sei arrivato qui, hai letto tutto e sei ancora confuso su come risolvere il problema di svolgere prima il tuo compito peggiore. Bene, ecco alcuni suggerimenti per mangiare le rane che ti saranno sicuramente di beneficio.

Esercitati nella pianificazione

La tecnica "Mangia quella rana" riguarda la pianificazione, poiché tu:

• Pensa ai tuoi compiti
• Scrivi le tue idee
• Stabilisci delle priorità
• Identifica i tuoi obiettivi
• Intraprendi le azioni necessarie

Può sembrare dispendioso in termini di tempo annotare tutti i tuoi compiti ogni giorno, ma questo in realtà ti fa risparmiare tempo. Secondo Tracy, 1 minuto di pianificazione può farti risparmiare fino a 5-10 minuti durante l'esecuzione, se pianificato correttamente.

Con il passare del tempo, creare questi elenchi e assegnare priorità alle attività su carta diventerà un'abitudine e imparerai a farlo più velocemente, il che ti farà risparmiare ancora più tempo.

Costruisci un senso di slancio

Una volta che hai fatto il tuo piano, non esitare, tuffati subito nel tuo lavoro. Concentrati su ciò che stai facendo e concentrati sui tuoi obiettivi e obiettivi.

Noterai che è molto più difficile iniziare a lavorare su un'attività piuttosto che continuare a lavorarci. Questo è noto come costruire il tuo slancio: una volta iniziato, andremo avanti fino a raggiungere un senso di realizzazione.

Quindi, se ti senti demoralizzato al pensiero di svolgere i tuoi compiti più impegnativi per prima cosa al mattino, ricorda che il primo passo è sempre il più difficile. Sarà più facile una volta che avrai guadagnato slancio e ti concentrerai davvero sul compito.

Analizza le attività in blocchi più piccoli

Quando si lavora, le persone amano la sensazione di raggiungere i propri obiettivi, perché amano il senso di completamento.

Tuttavia, il raggiungimento dell'obiettivo finale di un progetto può sembrare lontano dalla portata, soprattutto quando si è appena agli inizi.

Per ottenere quel senso di completamento a intervalli uguali nel progetto, e non solo alla fine, dovresti analizzare il tuo progetto in compiti più piccoli: questo farà sembrare i tuoi obiettivi più gestibili, perché ti impegnerai per una parte di quell'obiettivo alla volta.

Ad esempio, la tua "rana" è un progetto che devi completare in 2 ore.

Quindi, metti questo progetto su carta e noti che puoi analizzarlo in 3 attività: queste attività fanno parte di un obiettivo più ampio e puoi trattarle come mini-obiettivi che devi completare.

Dopo aver completato ciascuno dei tre mini-obiettivi, dovresti fare una breve pausa e premiarti per i tuoi sforzi fino ad ora.

Sentirai un senso di completamento e la fine del progetto arriverà prima del previsto, almeno dal punto di vista psicologico.

Parole finali

Mangiare la tua rana, cioè affrontare il tuo compito più impegnativo per prima cosa al mattino è come il vento sotto le ali quando si tratta del tuo programma di lavoro, perché finire 1 compito cruciale porterà sempre risultati più rapidi ed efficienti, meno affaticamento e un più forte senso di realizzazione rispetto al completamento di 5 su 6 compiti banali.

Ed è per questo che dovresti sempre puntare a questo.