Gerenciamento de projetos: 31 melhores técnicas, práticas e ferramentas

What is Extreme Project Management (XPM) best for?

• Projects with a low possibility for failure
• Projects with short deadlines
• Projects that aim for innovation
• Projects with factors that are difficult to control
• Projects characterized by sudden, spontaneous changes

Visual representation of Extreme Project Management (XPM)

From this visual representation, you can get a better insight into XPM's flexibility and freedom when it comes to making decisions about the approach, cost, timeframe, and scope. Do not adapt the project to a fixed set of rules and approaches, adapt the rules and approaches to the project itself until you achieve the desired result.

4. Projects IN Controlled Environments (PRINCE2)

Up next is one of the world's most practiced techniques for project management due to its scalability, flexibility, and practicability. As opposed to XP, managing projects in PRINCE2 is clearly planned and organized in each stage of the process.

What is PRINCE2?

Projects IN Controlled Environments (PRINCE2) is a structured project management technique that provides a framework to help divide the project into stages. It is a methodology that consists of 7 principles, 7 themes, and 7 phases each project needs to go through.

PRINCE2 Principles  

They represent underlying rules that every project needs to stick to — according to the 2017's edition of PRINCE2:

1. Continued Business Justification — The business case is regularly updated to make sure that the project is still usable.
2. Learning from experience — Each project has a lesson log you can refer to to avoid remaking already established workflows from scratch.
3. Defining roles and responsibilities — Team members may have several roles in a project, or share their roles with other team members. Roles are structured into 4 different levels:

• The corporate management/program management level
• The project board level
• The project manager level
• The team level

1. Managing by stages — You manage each stage of project development differently, by updating the business case, risks, and project plan.
2. Managing by exception — When a specific project element (such as the project scope or project costs) changes, the question of how to continue moves to a higher level of management.
3. Product focus — Focus is placed on the quality end delivery of the developing product.
4. Tailoring to suit the project environment — This technique is meant to fit the project environment, ie the size, complexity, risk estimation, and overall importance of the developing project.

PRINCE2 Themes

Themes tell you how to manage a project using PRINCE2 principles. Projects need to address these themes all the way through.

1. Business Case — Gives justification, ie reason for undertaking a project. It answers the question of why .
2. Organization — Defines roles and responsibilities within the project. It answers the question of who.
3. Quality — Ensures that the project's deliverables meet business expectations. It answers the question what.
4. Plans — Describes the techniques and steps that you need to take to develop plans. It answers the questions of how and when .
5. Risk — Identifies and assesses uncertainties. It answers the question What if .
6. Change — Handles change requests and finds the way to successfully manage them. It answers the question of what's the impact .
7. Progress — Tracks, checks, and monitors the project. It answers the questions where are we now, where are we going, should we carry on.

How to use PRINCE2?

If you want to manage a project using PRINCE2, you need to be aware of the 7 phases each project needs to go through:

1. Starting up a project

You start your project with a project mandate which is an initial document provided by the customer and it is required to start the project (it outlines the basic information that is available at the starting point). To make sure the project is viable, a project brief is produced and carefully reviewed by the project board to decide on whether to initiate the project. Within this phase, several activities must be completed such as appointing the project manager together with other stakeholders, preparing the business case, choosing an approach, and assembling the project brief.

2. Directing a project

This is the time when the project board makes key decisions about the project, whether it is worthwhile initiating, and delegates the project to the project manager when authorized. Activities within this stage include reviewing the project brief, formally confirming the approach with the rest of the stakeholders, and thinking about the risk and resource requirements.

3. Initiating a project

In this stage, reasons for doing a project must be stated together with the scope of work, cost, responsible stakeholders, how risks or changes should be managed. The project manager needs to assemble the Project Initiation Document — a formal document (or collection of several documents) where all questions such as what, who, why, where, how, when, and how much must be clearly stated.

4. Controlling a stage

The whole process must be carefully controlled and monitored at all times to avoid issues and loss of focus. The project manager must give authorization for any activity to be commenced or continued. That's why the project manager breaks down the project into smaller chunks — work packages to avoid chaos. Each work package must go through control after completion or change. In a nutshell, everything must work smoothly which is the project manager's responsibility.

5. Managing product delivery

The purpose of this stage is to ensure that all stakeholders agree on what is to be produced, its cost, and timescales together with meeting the quality criteria. Later, they can approve them or demand changes to be done.

6. Managing a stage boundary

Each stage must be carefully reviewed and approved to be able to move forward. The Project Board must be informed at strategic points of the project, and they are the ones who make a final decision on whether to stop or continue to the next stage.

7. Closing a project

This is the final stage of managing a project where acceptance of the product is being confirmed and whether PID's objectives are achieved. A project is successful if it has a clear end.

Uma breve história do PRINCE2

O PRINCE 2 é uma variação de um método anterior chamado PROMPT II — em 1989, o governo do Reino Unido adotou essa variação do PROMPT II como padrão para gerenciamento de projetos no setor de TI. Hoje, é a metodologia oficial de gerenciamento de projetos para todos os projetos do governo do Reino Unido.

Para que serve o PRINCE2?

• Projetos complexos que possuem um conjunto fixo de requisitos e um ambiente complexo.

Representação visual do PRINCE2

A partir da representação visual abaixo, você pode ver que o PRINCE2 é construído sobre seus princípios, ou seja, guias e regras que você precisa seguir para realizar um projeto com sucesso. Em seguida, os temas do PRINCE2 mostram como gerenciar o projeto, ou seja, como colocar os princípios em prática.

Melhores técnicas de gerenciamento de projetos para engenharia de software

Um projeto típico de engenharia de software envolve reunir requisitos, desenvolver e testar o software e realizar manutenção regular no produto de software.

As melhores técnicas de gerenciamento de projetos para usar com projetos de engenharia de software são:

1. Rational Unified Process (RUP)
2. Gerenciamento Ágil de Projetos
3. Metodologia Scrum
4. Programação Extrema (XP)

1. Processo Unificado Racional (RUP)

Essa técnica de gerenciamento de projetos é repetitiva e ágil ao mesmo tempo. É repetitivo porque as atividades se repetem durante o projeto e ágil, pois podem ser ajustadas para atender aos requisitos do software.

O que é o Rational Unified Process (RUP)?

O Rational Unified Process (RUP) é uma estrutura de gerenciamento ágil para equipes de desenvolvimento de software que faz um projeto se desdobrar ao longo do tempo em 4 fases distintas — Inception, Elaboration, Construction e Transition. Cada uma das 4 fases tem um objetivo principal e envolve 6 disciplinas de desenvolvimento – Modelagem de Negócios, Requisitos, Análise e Design, Implementação, Teste e Implantação. A menos que você alcance com sucesso o objetivo principal do estágio anterior, você não poderá passar para o próximo estágio.

Algumas disciplinas de desenvolvimento são mais importantes do que outras, por isso ocupam mais tempo do que outras.

Como usar o Rational Unified Process (RUP)?

Como mencionamos anteriormente, para utilizar a técnica RUP de forma eficiente, o software deve passar por 4 fases de desenvolvimento:

1. Iniciação — Como esta é uma etapa do itinerário do processo, você deve criar um caso de negócios que inclua um plano de projeto com sua descrição, avaliações de gerenciamento de risco, ambiente de negócios e fatores de sucesso. Tendo tudo em mente, as partes interessadas decidem se continuam com o projeto ou não. O estágio inicial também é o primeiro marco no projeto. Caso o projeto não passe nessa etapa, ele poderá ser cancelado ou redesenhado.
2. Elaboração — Nesta etapa, você deve considerar os riscos técnicos do projeto, ou seja, se você é capaz de construir um sistema viável. Este é o segundo marco no processo e é crítico porque contém altos riscos e é difícil induzir mudanças mais tarde.
3. Construção — É aqui que os principais componentes e recursos são desenvolvidos junto com a codificação e os testes. Essa etapa resulta em manuais do usuário e uma versão beta do sistema que precisa ser avaliada. Se o produto falhar no teste, o próximo estágio – o estágio de Transição – precisa ser adiado.
4. Transição — O principal objetivo desta etapa é lançar um produto com sucesso, e este é o último marco deste processo.

Uma breve história do Rational Unified Process (RUP)

O Rational Unified Process foi estabelecido pela Rational Software Corporation em 2003.

Para que serve o Rational Unified Process (RUP)?

• Projetos de desenvolvimento de software com prazo previsível para conclusão e orçamento final previsível.

Representação visual do Rational Unified Process (RUP)

Na representação visual abaixo, você pode ver todas as quatro fases do desenvolvimento do projeto no RUP. Você também pode notar que algumas fases (Elaboração, Construção e Transição) têm mais iterações que se concentram na produção de entregas técnicas para atingir cada meta de fase.

2. Gerenciamento Ágil de Projetos

Esta técnica de gerenciamento de projetos propõe flexibilidade e adaptabilidade para se ajustar facilmente às mudanças dentro do ciclo de vida do projeto. A própria palavra “ágil” significa ser capaz de mudar, ou seja, adaptar-se.

O que é Gerenciamento Ágil de Projetos?

Agile Project Management é uma metodologia para desenvolvimento de software que enfatiza a auto-organização e a multifuncionalidade em uma equipe, além de alcançar a satisfação do cliente.

Como usar a Gestão Ágil?

Existem vários princípios que você precisa seguir para usar com sucesso o Agile Management em seus projetos:

• Em vez de implementar processos e ferramentas específicos, essa técnica enfatiza as interações entre os indivíduos de uma equipe.
• Em vez de compilar documentação abrangente para o produto, essa técnica enfatiza a criação de um software totalmente funcional.
• Em vez de se concentrar nas negociações do contrato, essa técnica enfatiza a utilização da colaboração do cliente para facilitar o procedimento de desenvolvimento.
• Em vez de seguir um plano de projeto rigoroso, essa técnica enfatiza as melhores maneiras de a equipe responder às mudanças no projeto.

Para melhor compreensão, siga os passos:

1. Primeiro, você divide os projetos em sprints curtos
2. Você adapta seus planos de projeto à medida que trabalha e visa a melhoria constante
3. O gerente de projeto incentiva a equipe a ser auto-organizada
4. Você visa produzir o máximo de valor e funcionalidade do serviço/produto que deseja oferecer

Uma breve história do gerenciamento ágil de projetos

O gerenciamento ágil de projetos foi desenvolvido oficialmente em 2001 como parte do Manifesto Ágil.

Para que é melhor o Gerenciamento Ágil de Projetos?

• Projetos que não têm prazos rígidos, mas têm uma ideia geral do resultado/produto final
• Projetos que implicam mudanças inesperadas
• Projetos que dependem da colaboração eficiente da equipe em vez de um planejamento de projeto eficiente

Representação visual da Gestão Ágil

Como você pode ver, o Agile Management é um processo iterativo cujo objetivo final é responder às mudanças.

3. Metodologia Scrum

Essa é outra técnica flexível de gerenciamento de projetos baseada em processos iterativos, ajustes e aprendizado contínuo.

O que é a Metodologia Scrum?

Assim como o Kanban, o Scrum é outro subtipo popular da metodologia ágil de gerenciamento de projetos – seu objetivo é ajudar as equipes de desenvolvimento de software a entregar software funcional com mais frequência , com a ajuda de práticas incrementais e iterativas.

O progresso do projeto é medido seguindo a sequência de períodos curtos e com prazos denominados sprints – o final de cada sprint deve significar a conclusão de uma quantidade de trabalho programada.

Como usar a Metodologia Scrum?

Aqui estão 6 passos para executar um projeto usando a Metodologia Scrum:

1. Atribua sua equipe — Antes de tudo, você precisa atribuir pessoas que desenvolverão, produzirão ou executarão quaisquer outras responsabilidades para criar um produto final (um Scrum master, um proprietário do produto etc.)
2. Crie um backlog do produto — Este é o local onde você faz uma lista do trabalho que precisa ser feito, também conhecido como Criar sprints — Um sprint é um curto período de tempo em que o trabalho é dividido em componentes mais gerenciáveis. Adicione histórias do backlog aqui.
3. Organize uma reunião – Esta é uma reunião diária curta chamada de “scrum diário” ou reunião “stand up”. Toda a equipe fala sobre o progresso e aborda os problemas, se houver.
4. Organize uma reunião de revisão do sprint — Essa reunião ocorre no final de um sprint. Todas as partes interessadas críticas precisam estar presentes para discutir resultados, coletar dados e fazer planos para melhorias ou mudanças.
5. Repetir — Você precisa repetir as duas etapas anteriores até concluir o sprint final e criar as entregas.

Uma breve história da Metodologia Scrum

Como mencionado anteriormente, o Scrum agora se enquadra oficialmente no termo “Agile” – ainda assim, foi o primeiro com esse nome introduzido por Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka em 1986, em seu artigo The New Product Development Game .

Para que serve a Metodologia Scrum?

• Projetos complexos e ambíguos – tradicionalmente, são projetos de desenvolvimento de software, mas o Scrum também pode ser uma abordagem eficiente para projetos de marketing e equipes de liderança.

Representação visual da Metodologia Scrum

As etapas para executar um projeto Scrum bem-sucedido são apresentadas na imagem a seguir, juntamente com outras atividades necessárias para concluir o projeto.

4. Programação Extrema (XP)

Extreme Programming (XP) é uma técnica colaborativa que incentiva o trabalho em equipe e propõe a decomposição de projetos complexos em várias versões menores e mais gerenciáveis.

O que é Extreme Programming (XP)?

Extreme Programming (XP) é uma estrutura de desenvolvimento de software ágil específica cujo objetivo principal é ajudar a equipe a produzir software de alta qualidade usando menos tempo para gerenciar lançamentos de projetos e satisfazer as necessidades dos clientes.

A Programação Extrema exige as seguintes atividades e princípios relacionados ao projeto:

• Mantenha uma comunicação constante – com ênfase em discussões cara a cara, juntamente com o desenho do quadro branco.
• Faça a coisa mais simples que funciona — com ênfase em fazer apenas o que é necessário e atender apenas aos requisitos atuais do projeto.
• Forneça feedback regular – com ênfase no ciclo de trabalho “construir-coletar-ajustar”. A equipe cria um recurso, coleta comentários sobre o recurso e, em seguida, ajusta o recurso com base no feedback.
• Aja com coragem – com ênfase em aceitar as dificuldades, agir de acordo com o feedback, reagir rapidamente e fazer perguntas controversas quando necessário.
• Promova o respeito – com ênfase em fornecer feedback aos outros, aceitar feedback dos outros e tudo isso com respeito.

Como usar Extreme Programming (XP)?

Siga os passos:

1. Planejar — A etapa inicial é onde o planejamento é feito, ou seja, onde um cliente escreve histórias de usuários — uma breve explicação dos requisitos do cliente para recursos específicos.
2. Comunique -se — Como o gerenciamento de projetos é 90% comunicação, o próximo passo é onde o gerente de projetos precisa construir uma equipe que funcione sem problemas.
3. Reestruturar — Comece do projeto mais fácil primeiro e passe para os mais complexos. Você deve criar componentes menores e mais gerenciáveis ​​para manter seu código breve, mas abrangente. Não se esqueça de criar soluções de pico — pequenos experimentos que podem ajudá-lo a encontrar respostas para problemas difíceis de design.
4. Código — Agora é a hora de implementar o código. Como o XP usa o modelo de Propriedade Coletiva, ele não depende de desenvolvedores individuais e o código é de propriedade coletiva — qualquer membro da equipe que perceber um problema no código deve resolver a tarefa rapidamente.
5. Revisão e teste — Finalmente, cada etapa do processo deve passar por testes completos e repetitivos, antes do lançamento do código.

Uma breve história da Extreme Programming (XP)

Extreme Programming (XP) foi estabelecido pela primeira vez na década de 1990 por Kent Beck, que implementou essa técnica no trabalho do projeto de folha de pagamento C3.

Para que serve Extreme Programming (XP)?

• Projetos de desenvolvimento de software dinâmicos e em constante mudança
• Equipes de desenvolvimento co-localizadas
• Projetos arriscados com prazos fixos

Representação visual de Extreme Programming (XP)

Você pode ver as etapas explicadas abaixo nesta representação visual que, além disso, inclui a última etapa - programação em pares. Já dissemos que o XP suporta trabalho em equipe e colaboração, portanto, a programação em pares é feita para que os membros da equipe possam trabalhar em pares em um único computador. Isso fortalece a propriedade coletiva e, além disso, ambos os membros da equipe aprendem um com o outro.

Técnicas e ferramentas de gerenciamento de projetos

Independentemente da técnica específica de gerenciamento de projetos que você está usando e do tipo de projeto em que está trabalhando, você ainda precisará enfrentar e executar certas tarefas e processos gerais - ou seja, você precisará:

1. Organizar e planejar o fluxo de trabalho do projeto
2. Agende o projeto em alguma capacidade
3. Gerencie seu tempo corretamente
4. Comunique-se com sua equipe
5. Colabore com sua equipe
6. Lidar com o aspecto contábil e financeiro do projeto

Agora, a melhor maneira de fazer tudo isso é usar ferramentas de gerenciamento de projetos .

Mas, não é qualquer ferramenta de gerenciamento de projetos – de acordo com pesquisas que investigaram a demanda popular em termos de recursos de PM, o conjunto de ferramentas que você usa para gerenciamento de projetos deve oferecer as seguintes funcionalidades:

Como você pode ver, os recursos de Compartilhamento de Arquivos, Controle de Tempo, Integração de Email, Gráficos de Gantt, Relatórios Personalizados e Faturamento lideram com os compartilhamentos mais altos (de 51% a 43%) - enquanto as Integrações de Armazenamento em Nuvem, Recursos específicos do setor, API , recursos específicos do método PM, bate-papo em tempo real, acesso móvel, integrações de mídia social e bate-papos por vídeo seguem de perto (de 42% a 28%).

Com isso em mente, aqui está uma lista das melhores ferramentas de gestão de projetos com as referidas funcionalidades, para cada tipo de tarefas e processos associados ao trabalho em projetos:

Ferramentas de PM para organizar e planejar o fluxo de trabalho do projeto

As ferramentas a seguir podem ajudá-lo a se conectar com sua equipe de maneira organizada enquanto faz um planejamento detalhado do projeto, concentrando-se em tarefas importantes e sequenciando-as adequadamente.

Trello

Para organizar e planejar seu fluxo de trabalho, você pode usar o Trello , uma ferramenta tradicional de gerenciamento de projetos baseada em Kanban.

Essa ferramenta permite que você organize e planeje suas tarefas e, em seguida, acompanhe seu progresso em colunas devidamente nomeadas.

Você pode ver quem está trabalhando no quê, quais coisas estão em andamento e onde estão no processo. Ele mantém você conectado com sua equipe e todos são informados sobre o status das tarefas:

• Façam
• Fazendo
• Análise
• Pronto para publicar

O incrível do Trello é que ele pode ser aplicado a vários setores e você pode criar colunas personalizadas que se adequam aos seus projetos.

nTask

O nTask é um software de gerenciamento de projetos que mantém sua equipe organizada e gerencia efetivamente o trabalho em toda a sua equipe. Faça mais com o nTask priorizando – esqueça a multitarefa, que provou ser contraproducente várias vezes. Com o nTask , você pode distribuir e gerenciar estrategicamente uma carga de trabalho pesada, mesmo em movimento.

A nTask fornece a seus usuários vários recursos e acreditamos que há algo para todos:

Colaboração em equipe

Com nTask — o trabalho em equipe faz o sonho funcionar. Este aplicativo incrível oferece:

• Colaboração eficaz em equipe
• Espaços de trabalho dedicados e bate-papo em equipe
• Formando equipes e definindo seus papéis
• Atribuir tarefas aos membros da equipe e acompanhar seu progresso

Planejamento do projeto

Não deixe seu projeto perder a data de conclusão por falta de planejamento e com nTask :

• Criar planos completos do que precisa ser feito, quando e onde
• Aloque recursos de forma eficaz
• Definir métodos de faturamento
• Visualize o status e o progresso do projeto

Gerenciamento de tarefas

Realize mais tarefas com nTask :

• Organize e acompanhe o fluxo de trabalho da sua equipe nos Quadros Kanban
• Organize suas tarefas no modo de exibição de lista, modo de exibição de grade ou modo de exibição de calendário
• Defina lembretes e tarefas de cores para suas tarefas
• Os gráficos de Gantt fornecem uma representação visual de um cronograma de projeto, mostram dependências de tarefas e tarefas vinculadas

Gerenciamento de reuniões

Mantenha todos informados:

• Convide pessoas para suas reuniões por meio de convites personalizados por e-mail  
• Organize e acompanhe suas reuniões
• Desenvolva uma agenda de reunião clara
• Configurar reuniões recorrentes  

Quadros de horários

Registrar horas nos quadros de horários do nTask :

• Acompanhe o tempo de seus funcionários
• Crie várias planilhas de horas
• Aprovar e acompanhar planilhas de horas anteriores

Outros aplicativos eficientes que você pode usar para organizar e planejar seu projeto e tarefas relacionadas ao projeto incluem ClickUp, Taiga e Asana.

Ferramentas de PM para Agendamento de Projetos

Executar vários projetos e tarefas simultaneamente não é um passeio no parque. Perder os prazos custa dinheiro e tempo. Considere criar um cronograma de projeto em vez disso. Um cronograma de projeto serve como um roteiro que inclui um plano necessário para atingir a meta e informa quanto tempo levará para concluí-la. Pensando nisso, selecionamos algumas ferramentas de agendamento de projetos para você.

calendário do Google

Para agendar seu fluxo de trabalho, você pode usar o Google Agenda , um calendário de agendamento simples que pode ser usado por meio de sua conta do Gmail.

Esta ferramenta permite agendar reuniões e consultas com sua equipe em slots de calendário simples. Com o Google Agenda , você nunca pode perder um compromisso, pois recebe lembretes sobre as próximas atividades.

No Google Agenda , você pode criar listas de tarefas, personalizar sua agenda com complementos, personalizar seus eventos ao seu gosto e muito mais.

Outros aplicativos eficientes que você pode usar para lidar com tarefas e agendamento de projetos incluem Doodle, Calendly e Any.do.

Ferramentas de PM para Agendamento de Projetos

Uma ferramenta de gerenciamento de tempo de projeto de qualidade precisa gerenciar o tempo e as tarefas com eficiência, incluir rastreamento de tempo, cobrança, relatórios e fazer com que você se sinta seguro ao usá-lo. Dito isto, considere usar os seguintes aplicativos:

Clockify

Para gerenciar seu tempo enquanto trabalha no projeto corretamente, você pode usar o Clockify , o principal rastreador de tempo do mercado. Clockify é um aplicativo de rastreamento de tempo que oferece recursos básicos de rastreamento de tempo para usuários e projetos ilimitados, gratuitamente.

Com Clockify , você pode gerenciar e acompanhar projetos de maneira muito conveniente, transparente e fácil de usar. Além disso, você poderá acompanhar o tempo e o progresso de sua equipe, definir o orçamento e fazer estimativas precisas de tempo para seus projetos.

Essa ferramenta permite que sua equipe rastreie o tempo que você gasta em tarefas relacionadas ao projeto enquanto trabalha (ou depois de terminar de trabalhar), gere relatórios de seu uso de tempo e use-os para identificar onde você pode fazer melhorias em seu fluxo de trabalho.

Além de usar o Clockify, você também pode usar o Rescue Time ou WakaTime para ter o tempo gasto em aplicativos específicos rastreados automaticamente.

Ferramentas de PM para comunicação de projetos

As ferramentas de colaboração em equipe são de extrema importância, pois ajudam a abrir portas de comunicação dentro de uma equipe e aprimoram o trabalho remoto de qualquer lugar do mundo.

Selecionamos algumas ferramentas de colaboração de projetos para você:

Pumble

O Pumble é uma ferramenta eficiente de colaboração em equipe disponível gratuitamente, para um número ilimitado de usuários e com histórico de mensagens gratuito. Este aplicativo incrível permite que você tenha conversas individuais com os membros de sua equipe usando canais privados, bate-papos em grupo ou conversas públicas. Basta criar um canal, adicionar membros e personalizá-lo ao seu gosto.

Com o Pumble , você pode centralizar toda a comunicação com sua equipe em um só lugar - e consultar facilmente conversas, links, arquivos anteriores, filtrar por canal ou pessoa.

Ferramentas de PM para colaboração de projetos

Além da comunicação em equipe, a colaboração do projeto também é crucial, pois permite criar e colaborar em tempo real. Claro, você precisará de um aplicativo confiável para esse fim:

Planilhas Google

Colaboração em equipe é um termo amplo. Por exemplo, para colaborar com sua equipe na entrada de dados e na análise estatística, você pode usar o Planilhas Google , uma planilha online.

Essa ferramenta permite adicionar e calcular dados, criar gráficos e analisar estatísticas do projeto — vários membros de sua equipe podem manipular dados ao mesmo tempo e todas as suas alterações são salvas instantânea e automaticamente.

Outros aplicativos eficientes que você pode usar para lidar com várias tarefas de colaboração incluem Dropbox (para compartilhamento de arquivos online), Visme (para sessões de brainstorming em equipe) e Jira (para gerenciamento ágil de projetos).

Jira

O Jira é um software ágil usado para gerenciamento de projetos e rastreamento de problemas. Seus recursos avançados incluem rastreamento de bugs, gerenciamento de tarefas de desenvolvimento de software e gerenciamento de produtos.

O Jira provou ser perfeito para rastrear bugs, gerenciar recursos, acompanhar o desempenho e a velocidade de sua equipe.

O Jira oferece aos usuários painéis personalizáveis, uma interface amigável para rastrear tarefas e criar relatórios.

Outros aplicativos eficientes que você pode usar para lidar com várias tarefas de colaboração incluem Dropbox (para compartilhamento de arquivos online), Visme (para sessões de brainstorming em equipe).

Ferramentas PM para Project Finance e Contabilidade

Se você está administrando um negócio, precisa garantir que sua organização use um software de gerenciamento confiável que promova a transparência do projeto analisando orçamento e custos, gere relatórios e centralize todas as transações relacionadas ao projeto em um só lugar.

Portanto, tente usar:

Contabilidade Sábia

Para lidar com suas tarefas de Finanças e Contabilidade relacionadas ao projeto, você pode usar o Sage Accounting .

Esta ferramenta permite analisar suas finanças, bem como faturar seus clientes após a conclusão do projeto.

Outros aplicativos eficientes que você pode usar para lidar com finanças e contabilidade de projetos incluem Fyle, Quickbooks, Wave Accounting e Freshbooks.

Técnicas de gerenciamento de projetos e boas práticas

Assim, você entende como as metodologias populares de gerenciamento de projetos funcionam, quando você deve usá-las e com quais ferramentas. Agora, é hora de destacar algumas práticas recomendadas em gerenciamento de projetos que ajudam a tornar seus esforços de gerenciamento de projetos realmente eficientes:

1. Documente todos os requisitos do projeto

Você descobriu quais metas deseja realizar e quais tarefas e etapas você precisa realizar para atingir essas metas.

Agora, é hora de documentar esses dados para referência futura, tanto para o bem de sua equipe quanto para o bem de potenciais futuros investidores do projeto.

2. Estime projetos de acordo com suas outras obrigações

Sua empresa provavelmente trabalhará em vários projetos durante o mesmo período de tempo.

Portanto, você precisará considerar outros projetos e obrigações de suas equipes ao definir prazos e definir responsabilidades.

3. Gerencie a carga de trabalho com cuidado

Tem certeza de que atribuiu tarefas, funções e responsabilidades igualmente?

Ou um membro da equipe está se sobrecarregando com 5 tarefas diferentes, enquanto outro membro da equipe quase não tem nada para fazer?

Fique de olho nisso e distribua o trabalho igualmente, para o melhor uso dos recursos.

4. Monitore o progresso do projeto o tempo todo

O projeto está progredindo conforme o planejado?

Todos estão fazendo sua parte do trabalho?

A equipe está trabalhando em um ritmo alinhado com os prazos esperados do projeto?

Existe um atraso em uma fase do projeto?

Monitorar o trabalho de sua equipe e acompanhar seu progresso ajudará a responder a tudo isso e evitar contratempos e atrasos.

5. Comunique tudo

Para acompanhar o que todos estão trabalhando no momento, quão bem eles estão progredindo e se há problemas com o projeto, sua equipe precisará se comunicar .

Então, para cada pergunta, problema ou dilema que você tiver, fale sobre isso. Responda às perguntas, descubra os problemas e resolva os dilemas juntos .

6. Tome precauções contra o aumento do escopo do projeto

Se você planejar seu projeto com cuidado e antecipar todas as tarefas e subtarefas que você pode precisar resolver antes da conclusão do projeto, você estará protegido contra o aumento do escopo.

Para isso, calcule cuidadosamente o orçamento e o tempo necessários para concluir todas as tarefas e subtarefas no prazo e com a qualidade esperada.

7. Considere todos os riscos do projeto

Cada projeto tem problemas potenciais que podem surgir antes da conclusão do projeto. Esbarramos nesse assunto com a Técnica de Registro de Riscos anteriormente, agora é hora de enfatizar sua importância.

O truque para garantir que você passe sem dor por esses problemas está em antecipar os problemas antes que eles aconteçam.

Portanto, use sua experiência para definir possíveis problemas com etapas e tarefas do projeto.

Em seguida, defina as soluções que você implementará se surgir a necessidade.

8. Aproveite o tempo para analisar o projeto após a conclusão

Quando terminar o projeto, reserve um tempo para analisá-lo.

Destaque o que você fez bem e o que poderia fazer melhor no futuro.

Analise o tempo que levou para terminar cada etapa e destaque as tarefas que exigiram mais esforço. Você vai querer alocar mais tempo para essas tarefas em projetos futuros.

E, claro, parabenizo a equipe pelo trabalho e dedicação. Eles ganharam.

Empacotando…

Antes de começar a trabalhar em um projeto, pense na melhor Metodologia de Gerenciamento de Projetos que você pode usar para o seu trabalho. Em seguida, combine sua técnica de PM escolhida com as ferramentas certas e as melhores práticas para obter resultados aprimorados.

Se você seguir os princípios prescritos da Técnica de Gerenciamento de Projeto selecionada, você acelerará seu fluxo de trabalho, manterá o controle sobre os procedimentos do projeto e agilizará seu processo de gerenciamento. Como resultado, você terminará mais rápido e entregará um produto final de alta qualidade.