Como acompanhar as despesas

Você é bom com dinheiro ou parece apenas escorregar por entre os dedos?

Você atribui um trabalho a cada dólar que ganha ou apenas segue o fluxo quando se trata de gerenciamento de dinheiro?

Você controla suas finanças ou elas controlam você?

Você não precisa responder em voz alta – se escolher pelo menos uma das últimas opções, continue lendo.

Neste artigo, aprenderemos o que é o controle de despesas, por que você deve fazê-lo e ofereceremos alguns recursos que podem ajudá-lo a recuperar o controle de suas finanças, tanto pessoais quanto empresariais.

O que é acompanhamento de despesas?

Se você não tem certeza para onde exatamente o seu salário vai (e por que ele vai tão rápido) ou se você pretende assumir o controle das finanças da sua empresa, o rastreamento de suas despesas pode vir em seu socorro. Em poucas palavras, o rastreamento de despesas é um método de orçamento para manter um registro de todas as despesas ao longo de um período de tempo e evitar desvios em seu orçamento.

Para evitar gastos excessivos ou até mesmo insuficientes, uma distinção entre os processos de reserva e postagem deve ser feita (falaremos mais sobre isso na seção Categorize suas despesas nesta postagem do blog):

• Booking está para registrar as despesas
• O lançamento é o ato de “atribuir despesas a uma conta específica” ou colocar as despesas na categoria correta

Neste blog, falamos muito sobre controle de tempo e como ele ajuda você a se conscientizar de como gasta seu tempo e se precisa implementar algumas mudanças em sua agenda. Da mesma forma, o rastreamento de despesas ajuda você a ter uma visão clara de para onde vai seu dinheiro, quais despesas você pode cortar e ajuda a criar um bom orçamento semanal ou mensal.

Acompanhamento de despesas como indivíduo

Você pode pensar que despesas menores, como comprar uma garrafa de água ou uma xícara de café para viagem, parecem irrelevantes, mas quando você acumula todas essas despesas mensalmente, a soma que recebe não parece mais irrelevante. Experimente você mesmo – o preço médio de uma xícara de café nos EUA (sem leite e gorjeta) é de aproximadamente US$ 2,70. Digamos que você compre uma xícara de café 20 dias por mês – $ 2,70 multiplicado por 20 é $ 54 mensais por “apenas” uma xícara de café de vez em quando. E pereça o pensamento de que você bebe mocha todas as manhãs!

Acompanhamento de despesas para empresas

As empresas às vezes não estão cientes das enormes quantias de dinheiro que dão para pagar taxas e taxas de cartão de crédito (sem mencionar taxas de juros e dívidas devido a pagamentos atrasados). Assim como as xícaras de café, elas parecem irrelevantes quando analisadas separadamente, mas quando acumuladas podem causar grandes dores de cabeça aos empresários.

As despesas menores só parecem inofensivas porque não as vemos como um todo, custo agregado. Portanto, as despesas, sejam elas menores ou maiores, devem ser anotadas e rastreadas para manter o controle de nossas finanças e desenvolver melhores habilidades de gerenciamento de dinheiro.

6 razões pelas quais você deve controlar suas despesas

O acompanhamento meticuloso de despesas pode trazer uma ampla gama de benefícios. Se você é proprietário de uma pequena empresa, acompanhar seus gastos (material de escritório, utilitários, salários, assinaturas, quilometragem, etc.) ajuda a administrar seus negócios de maneira suave e eficiente. O mesmo vale para os indivíduos. Quando você está ciente de despesas como alimentação, contas, pagamentos de hipotecas, entretenimento, impostos e despesas semelhantes, você desenvolve melhores habilidades de gerenciamento de dinheiro.

Além de gerenciar melhor seu fluxo de caixa, reduzir sua responsabilidade fiscal e garantir que sua empresa funcione sem problemas, listamos 6 razões adicionais pelas quais o acompanhamento de despesas é importante.

1. Coloca você no controle de suas finanças

Como disse Francis Bacon: “O dinheiro é um bom servo, mas um mau senhor”.

Embora “simplesmente siga o fluxo ” não seja um lema ruim, não pode ser aplicado ao gerenciamento de dinheiro (pelo menos não se você quiser mantê-lo). Você tem que controlar seu dinheiro em vez de deixar seu dinheiro controlar você. Controlar suas despesas ajudará você a ficar dentro do seu orçamento e a não gastar demais ou desperdiçar dinheiro com coisas que você não precisa.

2. Mantém você focado em seus objetivos financeiros

Estar no controle de suas finanças torna você mais focado e mais confiante quando se trata de alcançar seus objetivos financeiros. O rastreamento de despesas garantirá que você esteja no caminho certo e investindo dinheiro em suas prioridades, seja se livrar de dívidas, economizar para uma casa ou investir em um novo empreendimento comercial. Ter uma meta financeira de longo prazo tornará o monitoramento de despesas mais suportável e até alegre – dependendo de qual é sua meta.

3. Revela problemas de gastos

O primeiro passo para resolver um problema é saber qual é o problema.

Quando você começa a rastrear suas despesas, pode ver se tem alguns maus hábitos de gastos (sem julgamento, todos nós temos) ou uma categoria de orçamento que você precisa reavaliar.

Também fará com que você pegue despesas pessoais que esqueceu, como assinaturas mensais desnecessárias de uma revista que você realmente não lê ou um serviço de streaming que você mal usa. O mesmo vale para as despesas comerciais. Materiais de escritório são necessários, mas podem custar uma fortuna, especialmente se você não controlar seu reabastecimento. Designe algumas pessoas da sua empresa para serem responsáveis ​​pela compra de material de escritório e por fazer estimativas e relatórios detalhados sobre eles.

Quando você acompanha suas despesas, vê para onde vai seu dinheiro e acaba com os hábitos de gastos desnecessários.

4. Facilita a previsão de negócios

Se você está administrando um negócio, precisa certificar-se de que os gastos do negócio sejam monitorados e justificados regularmente. O rastreamento de despesas facilita a previsão de negócios, pois você pode fazer suposições mais fundamentadas com base em todos os dados coletados.

Além disso, facilitará o cálculo da rentabilidade do seu negócio. Portanto, você pode ver facilmente se está ganhando dinheiro e quanto, atrair mais investidores, manter seus funcionários felizes e financiar suas despesas do dia-a-dia.

5. Ajuda você a manter seu orçamento e cortar gastos por impulso

O rastreamento de despesas informa quanto você já gastou e quanto pode gastar a mais em cada categoria de orçamento. Estar ciente da quantidade de dinheiro que você tem o tempo todo pode ajudá-lo a cortar custos desnecessários.

Além disso, isso o motivará a gastar seu dinheiro de forma consciente, em vez de impulsiva e imprudentemente. Saber que você terá que anotar que desperdiçou seu suado dinheiro em algo trivial (aquele novo par de botas que você nunca usou) vai fazer você pensar duas vezes se você realmente precisa dessa coisa. Então, da próxima vez que você experimentar uma dose rápida de dopamina enquanto faz compras, pergunte a si mesmo: “Eu realmente preciso disso?”

6. Ajuda a resolver problemas a tempo

Quando você acompanha seus gastos, sabe quanto dinheiro tem o tempo todo. Isso significa que, se uma certa quantia de dinheiro desaparecer da sua conta bancária, você notará. Quando se trata de descobrir se sua conta foi comprometida, é melhor saber o quanto antes. Dessa forma, você pode tomar as medidas necessárias para resolver o problema o mais rápido possível.

Fraudes não são o único problema que pode ocorrer – custos inesperados podem surgir a qualquer momento. Quando você está no controle de suas finanças, elas não são um problema tão grande quanto poderiam ser se você estivesse modelando seu gerenciamento mensal de dinheiro.

Como acompanhar as despesas?

Independentemente de você ser um pequeno empresário ou um indivíduo, para equilibrar as contas e ficar dentro do orçamento, você precisa desenvolver um sistema eficiente de rastreamento de despesas que faça o trabalho por você. Não existe uma maneira estritamente “fixa” ou “definida” de como exatamente você deve ficar de olho em seus gastos. No entanto, selecionamos cuidadosamente 5 etapas universais que você pode seguir para rastrear suas despesas com eficiência, seja você um indivíduo ou proprietário de uma pequena empresa.

Passo 1: Categorize suas despesas

Quando você começa a categorizar seus gastos, obtém uma melhor compreensão de suas finanças. Portanto, queremos apresentar a você um método de categorização aparentemente antiquado, mas bastante eficaz – orçamento de envelope.

Esse método ajuda a determinar antecipadamente quanto dinheiro você pode gastar em cada categoria de gastos — alimentação, serviços públicos, material de escritório, entretenimento, etc. Quando você fizer estimativas de orçamento cuidadosamente para cada categoria, coloque-as em um envelope real. Dessa forma, você terá uma visão clara de quanto dinheiro está à sua disposição e evitará gastos excessivos. Além disso, se você preferir uma forma mais moderna de categorizar seus gastos, opte por uma ferramenta tecnológica que funcione com o mesmo princípio. Categorizar suas despesas o ajudará a gerenciar seu orçamento com mais sabedoria ou até mesmo a aumentar sua conta poupança (se você ficar com algum dinheiro em um determinado envelope, poderá adicioná-lo às suas economias).

No que diz respeito a uma empresa, talvez o método de envelope real para categorizar suas despesas não seja o mais conveniente. Por outro lado, encontre um software de contabilidade que organize automaticamente seus gastos em categorias para obter uma melhor visão das tendências ao longo do tempo.

Seja como for, colocar as despesas em diferentes categorias ajuda você a ter uma visão holística de seus gastos e quebra os maus hábitos de consumo.

Etapa 2: acompanhe suas despesas regularmente

Idealmente, você deve acompanhar suas despesas assim que as fizer. Todas as despesas precisam ser contabilizadas e registradas sem mais demora. Você precisa desenvolver um hábito regular de registrar esses gastos, pois o desleixo ao fazê-lo não fará bem a você nem ao seu orçamento.

Com isso dito, você pode definir lembretes diários ou semanais para criar melhores hábitos de orçamento e nunca mais esquecer uma despesa.

Como proprietário de uma empresa, acompanhar manualmente o horário comercial de seus funcionários parece terrivelmente ineficiente. Por outro lado, use um software de controle de tempo que rastreie o tempo de seus funcionários (faturável ou não) e registre essas horas em um quadro de horários online automaticamente. Definir lembretes e acompanhar o seu tempo ou o de seus funcionários pode ajudá-lo a monitorar suas despesas de forma organizada. Ao fazer isso, você nunca esquecerá de pagar suas contas, por exemplo, ou pagar seus funcionários em dia.

Etapa 3: mantenha uma trilha de papel completa

Com isso, não queremos dizer que você deve empilhar dezenas de papéis em suas gavetas. Para começar, ao gerenciar despesas pessoais, reúna todos os documentos financeiros e outros papéis valiosos espalhados pela casa. Em seguida, organize-os em uma pasta de arquivos por categorias como recibos, registros fiscais, certificados, garantias, apólices, etc. Caso não prefira uma pasta de arquivos tradicional, pode optar pela tecnologia de computação em nuvem e armazenar seus documentos digitalmente.

As pequenas empresas devem ter um sistema de manutenção de registros viável para organizar suas faturas, extratos bancários, registros de folha de pagamento e outras despesas relacionadas aos negócios para poder atender aos requisitos do IRS adequadamente.

Não importa qual método você escolha, categorizar e armazenar seus documentos valiosos é essencial para rastrear suas despesas de acordo. Você nunca sabe quando vai precisar do recibo do telefone que comprou recentemente (aconselhe-se com um especialista em comprar produtos defeituosos e – com sucesso – devolvê-los).

Passo 4: Mantenha um relatório mensal de despesas

Agora que você registrou suas despesas (à mão ou digitalmente), é aconselhável analisá-las e revisá-las mensalmente. Dessa forma, você pode ver para onde foi seu dinheiro, considerar se precisa implementar alguma mudança ou alterar seus hábitos de consumo.

Por isso, você pode rastrear e anotar tudo (se preferir uma manutenção de relatórios mais tradicional) ou optar por um aplicativo de orçamento que fará o trabalho automaticamente exportando dados para relatórios em PDF, CSV ou Excel.

Os proprietários de empresas também podem exportar relatórios digitalmente (fazer isso manualmente na era digital seria tedioso), mas também analisar seu balanço, fluxo de caixa, lucro ou perdas potenciais no final de cada mês. Dessa forma, eles podem ter uma visão de seu patrimônio, ativos, passivos ou permanecer preparados para despesas inesperadas, talvez.

Podemos concluir que esta etapa é crucial para manter um orçamento familiar ou manter um negócio de sucesso (ou até mesmo atingir determinados objetivos financeiros). Manter registros e analisar suas despesas mensalmente certamente pode lhe trazer tranquilidade.

Etapa 5: encontre uma ferramenta adequada para rastreamento de despesas

Não existe uma maneira perfeita de registrar suas despesas. Enquanto algumas pessoas se sentem confortáveis ​​em usar um livro de despesas simples ou um registro de cheques onde anotam as compras à mão, outras preferem aplicativos de orçamento ricos em recursos para rastrear dinheiro em movimento. Você pode usar software de contabilidade ou software de planilha para fins pessoais ou comerciais. Encontre o seu “estilo” e o que funciona melhor para você – a escolha é toda sua.

Nesta seção, porém, queremos apresentar a você 8 aplicativos de rastreamento de despesas que analisamos e testamos cuidadosamente. Não apenas esses aplicativos economizam tempo, mas também são aplicáveis ​​a residências e empresas. Vamos começar.

Clockify

Clockify permite que você rastreie e registre facilmente as despesas baseadas em unidades de sua família ou de seus funcionários, como horas, quilometragem, dias, despesas relacionadas a projetos, taxas fixas como salários, pagamento de horas extras, reembolsos, etc. o valor será calculado automaticamente e você também pode alterar o preço unitário nas configurações.

Além disso, anexe um recibo para fins contábeis e escolha entre várias opções de salvamento (.png, .pdf, etc.) com tamanho de arquivo de até 5 MB.

Veja como é a criação de despesas no Clockify:

Não se preocupe se você não encontrar uma categoria de despesa necessária no menu suspenso. No Clockify, você pode criar categorias de despesas personalizadas que ficam imediatamente disponíveis ao registrar as despesas. Edite ou arquive categorias de despesas conforme sua conveniência, sem afetar as despesas existentes. Clockify oferece aos administradores para ver, editar ou adicionar novas despesas para outras pessoas, ou até mesmo bloquear a adição ou edição de despesas para datas de passagem.

O recurso de rastreamento de despesas no Clockify também permite que você crie:

• Faturas

Crie faturas personalizadas e escolha o intervalo de datas e como deseja exibi-las (por projeto, usuário, categoria etc.). Edite-os mais tarde sem afetar as despesas monitoradas. Lembre-se de que apenas as despesas não faturadas faturáveis ​​são importadas para as faturas.

• Relatórios

Mais tarde, crie relatórios de intervalo predefinidos (deste mês, este ano, etc.) ou relatórios personalizados ou filtre-os por qualquer critério, como usuário, categoria, status. Por fim, exporte-os em arquivos CSV ou Excel.

• Modelos

Use modelos de relatórios de despesas gratuitos para solicitar reembolso de despesas relacionadas a negócios. Existem vários modelos disponíveis para coisas como despesas de viagens de negócios, despesas de projetos, despesas de almoço de negócios com clientes ou hospedagem durante viagens de negócios.

Visão geral do Clockify:

Cria facilmente categorias de despesas personalizadas,

Calcula automaticamente as despesas com base na unidade,

Cria faturas personalizadas,

Cria relatórios predefinidos ou personalizados,

Oferece modelos de relatórios de despesas gratuitos,

Adequado para indivíduos, equipes, empresas.

Despesar

Expensify é uma ferramenta usada para automatizar o gerenciamento de despesas e rastreamento de recebimentos.

Expensify faz relatórios de despesas em movimento, tornando-se uma ótima opção para quem faz viagens de negócios com frequência. Outro recurso de destaque é que você pode digitalizar/tirar fotos dos recibos e o aplicativo lerá automaticamente o recibo e registrará os dados enquanto organiza as despesas por categorias ao mesmo tempo.

Além disso, você pode vincular sua conta bancária ao Expensify para importar despesas automaticamente ou vinculá-la ao seu GPS para calcular facilmente suas despesas de milhagem.

Por fim, o Expensify gera e envia automaticamente relatórios de despesas para compartilhamento ou download.

Despesar visão geral:

Digitaliza e registra automaticamente dados de despesas,

Exporta relatórios automaticamente,

Sincroniza com uma conta bancária ou GPS para rastrear despesas de quilometragem,

Seguro de usar, pois é protegido por padrões de segurança de classe mundial,

Adequado para empresas.

Intuit-Quickbooks

O Intuit Quickbooks é uma ferramenta de contabilidade inteligente para pequenas empresas em crescimento. Ao se inscrever, você precisa responder a algumas perguntas, para que o site possa acomodar seu tipo específico de negócio. Quickbooks ajuda você a se manter organizado com sua interface amigável. Digitalize seus recibos e anexe-os às despesas comerciais ou rastreie sua milhagem, facilitando o registro de milhas.

O QuickBooks Self-Employed é um recurso adicional incrível se você é (como o nome do aplicativo sugere) autônomo, pois pode separar facilmente as despesas comerciais e pessoais enquanto rastreia e gerencia ambas com eficiência. Ele também estima seus impostos e sincroniza com o software de preparação de impostos TurboTax para facilitar o processo de tributação.

Visão geral do Intuit Quickbooks:

Captura e digitaliza recibos,

Categoriza e organiza as despesas automaticamente,

Classifica negócios de despesas pessoais,

Lembra as datas de vencimento dos impostos,

Adequado para particulares e empresas.  

Intuit-Hortelã

Continuando com o aplicativo favorito de todos da Intuit - o Mint é uma ferramenta de finanças pessoais. Este poderoso aplicativo permite que você:

• Conecte todas as suas contas (conta corrente ou poupança, cartões de crédito, empréstimos, investimentos, hipotecas, etc.) e mostre as transações em todas as contas vinculadas,
• Seja notificado se os custos de assinatura aumentarem ou quando suas contas vencerem,
• Crie um orçamento personalizado,
• Acompanhe os gastos por categorias,
• Monitore sua pontuação de crédito.

Tudo isso é embalado em uma interface amigável disponível para todos. O Mint é ótimo para manter um orçamento doméstico e melhorar seus hábitos de consumo com metas personalizadas, como economizar para uma casa, preparar-se para o futuro etc.

Visão geral do Intuit Mint:

Organiza seu orçamento e controla seu fluxo de caixa de forma ágil,

Monitora as datas de vencimento das faturas,

Estimula a poupança,

Interface fácil de usar,

Molda seu orçamento de acordo com seus gastos,

Adequado para uso pessoal, indivíduos autônomos.

YNAB

YNAB significa You Need A Budget – e você realmente precisa. Se você não tem certeza de como criar um, este aplicativo premiado pode ser sua xícara de chá. Sua estratégia tem quatro regras:

1. Cada dólar deve receber um “trabalho” / um propósito antes mesmo de ser gasto.
2. Divida suas despesas grandes e menos frequentes (por exemplo, presentes de Natal) em pedaços menores que você pode pagar mensalmente.
3. Pense no futuro – se você ficar com, por exemplo, US $ 50 na categoria de contas no final do mês, deixe para as próximas contas. Dessa forma, você monta seu orçamento para pagar contas para não deixar sua conta sem saldo.
4. Seja objetivo com seus gastos e viva dentro de suas possibilidades.

O YNAB usa o sistema de orçamento base zero que propõe que você atribua toda a sua renda mensal às suas categorias de despesas até que você fique com $ 0 em sua conta. Os recursos do aplicativo incluem rastreamento de seus gastos, exportação flexível de dados, alternância entre vários orçamentos, além de sincronização com vários dispositivos e um grande número de bancos.

Visão geral do YNAB:

Ajuda você a priorizar suas despesas,

Ótimo para gerenciar contas e atingir metas financeiras,

Adota uma abordagem voltada para o futuro na gestão de suas finanças,

Adequado para uso pessoal.

Wally

Wally é um aplicativo para gerenciar suas finanças pessoais e talvez até mesmo suas atividades paralelas. Você pode acompanhar suas despesas, manualmente ou tirando fotos de recibos, e categorizá-los.

Eles visam ajudá-lo a economizar, para que você possa:

• Acompanhe sua renda e veja suas economias projetadas para cada mês,
• Orçamento de acordo com sua necessidade,
• Acompanhe seu progresso,
• Fique responsável com atualizações em tempo real, entre muitos outros recursos.

Visão geral do Wally:

Promove hábitos de poupança definindo metas de poupança (comprar um carro novo, reformar uma casa, etc.),

Sincronização bancária,

Fique de olho no seu orçamento,

Fornece aos seus usuários uma visão holística de suas finanças e gastos,

Adequado para uso pessoal.

Capital Pessoal

O Personal Capital é considerado o aplicativo de orçamento número um pela própria revista Forbes. Além de acompanhar seus gastos e fluxo de caixa, ele se diferencia de outros aplicativos graças às suas excelentes ferramentas de economia, sistema de consultoria, análise de investimentos e muito mais. Crie seu plano de aposentadoria vinculando suas contas a este aplicativo e seguindo sua análise meticulosa e recomendações de destino. Ou use a ferramenta de verificação de investimentos que mostra como reequilibrar seus investimentos para obter melhores resultados financeiros. Eles ainda têm seus próprios consultores de capital, com os quais você pode entrar em contato para discutir seu portfólio.

Visão geral do Capital Pessoal:

Ótimo para gerenciar seu patrimônio líquido,

Fornece conselhos práticos sobre seus investimentos,

Gráficos de análise incríveis,

Ajuda a desenvolver estratégias de investimento e atingir metas financeiras de longo prazo,

Adequado para investidores, planejando um fundo de aposentadoria.

PocketGuard

O PocketGuard é outro aplicativo de orçamento que conquistou uma posição invejável na lista de melhores aplicativos de orçamento da Forbes. Os amantes de planilhas vão gostar de usar este aplicativo, pois, entre outras opções, você também pode exportar suas transações para o Excel. Você não precisa se preocupar com problemas de segurança porque este aplicativo é protegido por biometria e um código PIN. O PocketGuard oferece uma visão holística de finanças e despesas usando um gráfico de pizza que ajuda a personalizar relatórios de despesas.

PocketGuard “guarda” seu bolso como o próprio nome sugere. Dá-lhe uma visão clara de quanto dinheiro você tem depois de pagar todas as contas e outras despesas. Se, por exemplo, você pagar suas contas mensais, o PocketGuard o notificará sobre seu saldo atual e o ajudará a atingir suas metas de economia.

Eles têm um blog incrível onde você pode descobrir dicas e truques práticos sobre como gerenciar melhor seu dinheiro, evitar dívidas, manter o orçamento e muito mais.

Visão geral do PocketGuard:

Evita gastos excessivos,

Ajuda a definir metas de economia de longo prazo,

Adequado para uso pessoal.

Conclusão

O rastreamento de despesas é uma prática útil se você precisa fazer isso para o seu negócio ou se está apenas tentando levar suas finanças pessoais para o próximo nível. Ele coloca você no controle de suas finanças, mantém você focado em suas metas financeiras, revela problemas de gastos, facilita a previsão de negócios e ajuda você a manter seu orçamento e a resolver eventuais problemas que possam ocorrer o mais rápido possível.