Benefícios de planilhas de horas digitais sobre papel

Com tantos empregos online globalmente, o mesmo acontece com a prática de rastrear o tempo e o trabalho. Prezamos pela praticidade e eficiência, principalmente com processos que são breves, mas que se acumulam ao longo do tempo (como limpar seu e-mail). Hoje em dia, a maioria das empresas não consegue imaginar trabalhar com planilhas em papel, pois as digitais proporcionam tanto conforto e facilidade de uso.

Se você está entre aqueles que ainda não estão convencidos de sua eficácia, compilamos uma lista de benefícios que as planilhas de horas digitais trazem e como elas podem virar sua vida profissional de cabeça para baixo – para melhor, é claro.

Os maiores problemas com planilhas de horas em papel e cartões perfurados

Para destacar como as planilhas de horas em papel podem custar dinheiro, tempo e energia, usaremos um exemplo. Dê uma olhada no quadro de horários abaixo.

Exemplo de um quadro de horários de amherst.edu

Embora não estejamos tentando dizer que as planilhas em papel são ruins (para alguns indivíduos e empresas funciona muito melhor), somos muito pró-digitalização. E embora o quadro de horários acima esteja bem preenchido, existem vários pontos fracos para erros.

É claro que seus equivalentes digitais apresentam seus próprios conjuntos de desafios, mas eles são muito mais facilmente apanhados no tempo e os erros no quadro de horários são mais facilmente minimizados.

Eles cobrem um período muito amplo

Embora as planilhas de horas de duas semanas não sejam incomuns, quando estão em uma forma escrita como essa, você não consegue ver muitos detalhes sobre o dia de trabalho de uma pessoa. O que você obtém são números e algumas informações básicas.

Isso é bom se você estiver em um trabalho que coloca mais ênfase em sua presença, ou se os outros não confiam em seu trabalho, ou se você simplesmente fornecer planilhas de horas à contabilidade para calcular sua folha de pagamento.

Há mais espaço para erros humanos e exploração

Quando as planilhas de horas são preenchidas à mão e dependem apenas da anotação do tempo de inatividade, há várias aberturas para problemas:

• A caligrafia de uma pessoa é ilegível;
• A forma como arredondam o tempo está errada, comprometendo as entradas de tempo;
• Eles preenchem os campos errados;
• O cálculo da folha de pagamento exige mais foco, pois os deslizes são mais fáceis de fazer;
• Uma pessoa pode esquecer ou omitir propositadamente escrever uma tarefa ou uma pausa.

Com planilhas de tempo em papel, sempre haverá uma maneira de enganar o sistema. Em um dos meus antigos locais de trabalho, não preenchíamos planilhas de horas como tal, mas tínhamos leitores de cartões de identificação da empresa na porta principal e traseira (onde fazíamos nossos intervalos). Esses leitores de cartão destravam a porta, para que o sistema saiba quando você entrou e saiu do prédio (iniciou e terminou seu dia de trabalho e quando fez pausas).

Escusado será dizer que em breve, você poderá ver grupos de cinco pessoas fazendo uma pausa para fumar, com uma dizendo: “Esta pausa é por minha conta!” enquanto destrancava a porta, enquanto o resto deles nem sequer escaneava suas identidades (assim, suas pausas não eram registradas). Em muitos casos, os empregadores ficam lutando para encontrar a melhor maneira de rastrear as horas de seus funcionários.

A moral da história é: algumas pessoas vão encontrar maneiras de contornar as regras, e sistemas de cronometragem desatualizados tornam muito mais fácil para eles, enquanto você sofre as perdas.

Trabalho adicional para outros departamentos

Para gerentes e líderes de equipe , as planilhas de horas em papel podem ser um arquivo de pesadelo para serem revisadas em momentos em que precisam fazer avaliações de projetos ou verificar como suas equipes estão se saindo em geral. E informações básicas, como a hora em que entraram e saíram do prédio, não ajudarão muito. Para eles, entradas de horas com um pouco mais de detalhes e planilhas de horas coletivas são muito mais úteis.

Para os contadores , uma planilha de horas como a do nosso exemplo parece economizar muito tempo, pois a pessoa já havia calculado sua folha de pagamento. No entanto, é seguro adivinhar que o contador fará a matemática novamente, para garantir que tudo esteja de acordo com o livro. Sem mencionar a inserção dos mesmos dados em seu próprio software ou livros. Isso apenas duplica o trabalho, e desnecessariamente.

Para freelancers , um quadro de horários como esse funciona em seu detrimento. Os clientes costumam pedir algum tipo de detalhamento de seus processos e prazos. Embora o freelancer tenha o direito de fornecer o mínimo de informações que desejar, grande parte da confiança depende da transparência. Ser capaz de mostrar ao seu cliente quanto tempo você gasta por dia em cada parte do projeto é inestimável. Ele constrói uma melhor compreensão e ajuda a justificar suas taxas.

Você detecta problemas tarde demais

Imagine que um funcionário se aproxima de você e expõe um problema que teve com seu colega de equipe há semanas. Eles estavam relutantes em dizer qualquer coisa no início, querendo resolver o problema por conta própria, ou não causar tumulto. O companheiro de equipe estava constantemente atrasado com sua parte do projeto, inventando desculpas e entregando resultados abaixo da média. Existem várias grandes bandeiras vermelhas aqui:

1. O problema estava lá há semanas, e você não sabia disso;
2. Você precisa passar por toneladas de planilhas de horas para coletar evidências para confrontar o funcionário;
3. Você terá que fazer novas estimativas de projeto manualmente enquanto o prazo se aproxima rapidamente.

Para freelancers, o problema é semelhante: um cliente deseja adiar um prazo ou acusa você de demorar muito. Portanto, para se apoiar, você precisará gastar um tempo significativo examinando todos os papéis (ou livros), pesquisando manualmente as informações necessárias. O tempo todo esperando que você contasse tudo.

Com tudo isso dito, simplesmente introduzindo um quadro de horários digital e um rastreador de tempo, você pode evitar todos esses problemas e obter seus retornos dez vezes mais.

Motivos para usar planilhas digitais

Nesta seção, vamos nos concentrar nos vários benefícios das planilhas de horas digitais para você (ou sua empresa). E no final da lista, você verá o quão indispensável um único software pode se tornar.

Eles permitem que você edite planilhas de horas e entradas de horas

Com uma folha de ponto digital, há a opção de editar a descrição de cada entrada de tempo. Isso é perfeito para adicionar detalhes sobre a tarefa relacionada a essa entrada. Informações como as ferramentas usadas ou quem atribuiu a tarefa, etc.

Embora você possa argumentar que o mesmo está disponível em uma folha de ponto em papel, sempre há problemas de ilegibilidade e pessoas digitando ou preenchendo para seus colegas de trabalho (risco de roubo de tempo). Mas com um rastreador de tempo digital e um quadro de horários, você obtém três soluções para esses problemas:

1. É mais fácil excluir e corrigir uma entrada de tempo digitalmente do que em papel;
2. Cada funcionário tem suas próprias credenciais de login, então eles não podem escrever tempo um para o outro, e
3. Os empregadores podem bloquear a opção de edição no próprio software. Isso significa que os funcionários precisarão de aprovação antes de editar uma entrada de horas, o que é ótimo para evitar o roubo de horas.

Edição de entrada de tempo no Clockify

Existem também vários modelos de planilha de horas para aqueles que não desejam instalar um software separado, mas gostam da ideia de ter uma conta digitalizada e limpa dos tempos de todos.

Melhor visão geral de tudo e de todos

Esta é a era da transparência e responsabilidade. E com planilhas de horas em papel, você não tem esse luxo.

As planilhas de horas digitais permitem que você veja o que todos estão fazendo em tempo real. É muito mais fácil procurar um funcionário específico para ver sua disponibilidade, acompanhar o andamento do projeto e até que ponto o tempo de trabalho se alinha com suas estimativas.

No exemplo acima, você pode ver qual funcionário trabalha em qual projeto e pode até pesquisar nas planilhas de horas por um funcionário específico.

Você ficará facilmente atualizado sobre as estimativas do projeto

Todo projeto exigirá que você faça estimativas de tempo que afetam todos os aspectos dele: como você aloca o orçamento à medida que o projeto avança, quais colegas de equipe estão disponíveis para quê, quais tarefas estão afetando os prazos, como as prioridades mudam e muito mais.

Com planilhas de tempo em papel, acompanhar o quão bem o projeto está seguindo suas estimativas pode ser complicado. Há um atraso no processamento da informação, e é simplesmente mais demorado e desgastante passar por tudo.

A cronometragem digital, por outro lado, torna tudo instantâneo. O software é projetado para entregar a você qualquer informação que você precisa o mais rápido possível. Depois de inserir as informações necessárias – como estimativas de tempo e orçamento, neste caso, o software pode rastrear todas as entradas de tempo que os funcionários fazem e compará-las com suas estimativas.

Acompanhamento de estimativas de projeto no Clockify .

Você tem a opção de acompanhar a progressão do projeto à medida que ele avança e ver se está adiantado ou atrasado. E entrega essas informações sempre que você quiser, em poucos minutos. É tudo uma questão de deixar o software fazer todo o trabalho pesado.

Os problemas são mais fáceis de identificar

Depois de mencionar as estimativas, é lógico que vamos direto ao assunto dos atrasos do projeto e como as planilhas de horas digitais podem ajudá-lo a evitá-los.

Algumas das maiores razões para prazos atrasados ​​incluem:

• Falta de motivação ou produtividade;
• Problemas de atribuição de tarefas;
• Funcionários sobrecarregados;
• Pedidos irracionais de clientes, etc.

Você acredita que quase todos esses problemas podem ser evitados com a ajuda de planilhas de horas?

É simples.

Em vez de usar apenas uma planilha de horas mostrando quando alguém entrou e saiu do escritório no final do dia, o rastreamento em tempo real ajuda a identificar um problema crescente dias ou até semanas à frente. No momento em que a tarefa de alguém está demorando mais ou fica em espera mais do que o necessário, você pode agir imediatamente e chegar à causa raiz.

Sem mencionar que ter um relatório de estimativa de projeto a apenas um clique de distância pode ajudá-lo a ver se um determinado prazo será difícil de cumprir com semanas de antecedência. Assim, você pode entrar em contato com seus clientes e informá-los adequadamente, em vez de enfrentar e-mails e chamadas desagradáveis ​​e atrasadas.

Cronometragem mais precisa

Com um rastreador de tempo digital, seus quadros de horários se tornarão tão detalhados quanto você deseja.

Os modernos rastreadores de tempo oferecem a opção de

• Rotular suas entradas de tempo, para que você saiba que tipo de trabalho você fez

(contabilidade, reuniões, desenvolvimento, testes, brainstorming de projetos, etc.)

• Integração com outros aplicativos que você usa

(Navegador da Web, software de contabilidade, ferramenta de gerenciamento de projetos, etc.)

Em ambas as contas, cada entrada que você fizer tem a opção de especificar o tipo de trabalho que você fez. E normalmente, tudo o que você precisa fazer é inserir as informações uma vez e elas serão transferidas para todas as suas entradas futuras.

Um benefício incrível quando se trata de precisão é a opção de criar diretamente uma entrada de tempo do seu calendário online. Igual a:

Como você pode ver acima, um rastreador de tempo digital pode trabalhar lado a lado com o seu calendário. Quando você conecta os dois, não há necessidade de inserir dados manualmente em sua entrada de tempo para essa tarefa específica em sua lista. O “Encontro com o Cliente X” na imagem acima mostra que, com um clique no botão 'play', você inicia o cronômetro para aquela tarefa. E quando terminar, a entrada de horas vai direto para o quadro de horários.

Tão simples como isso!

Menos espaço para erros humanos e menos problemas para todos os envolvidos

Vamos dar uma olhada em outro exemplo de um quadro de horários em papel:

Exemplo de folha de ponto em papel de Psychology.illinois.edu

Mencionamos que eles servem a um propósito específico: simplesmente anotar as horas trabalhadas para facilitar o cálculo da folha de pagamento.

E, ao mesmo tempo, isso significa que algumas pessoas (se não a maioria) vão percorrer os campos perguntando que tipo de tarefa estava sendo feita naquele intervalo de tempo. Além disso, os supervisores poderiam assinar rapidamente essas planilhas de horas para percorrer o lote e deixá-las de lado para mais tarde. Também requer caligrafia legível, evitando qualquer dano (como manchas e rasgos no papel).

Com um quadro de horários digital, muito pouco de seu preenchimento depende dos funcionários e supervisores. Enquanto as entradas de horas ainda precisam ser preenchidas, o software faz o resto: calcular a folha de pagamento, extrair informações, formular relatórios, pesquisar entradas específicas e até apresentar uma visão geral das tarefas e dos tempos de trabalho de todos.

Os relatórios estão a um clique de distância

Por último, mas não menos importante – relatórios sobre o progresso do projeto. Com tudo o que foi mencionado anteriormente, o software está sendo alimentado com informações suficientes para gerar uma visão complexa e rica em dados de tudo o que você poderia desejar:

• Quem trabalhou em qual tarefa e delegação geral de tarefas;
• Horas trabalhadas em geral;
• Progresso do projeto, tempo restante, orçamento e despesas;
• Tempo economizado e tempo perdido;
• Horas faturáveis ​​vs não faturáveis ​​e muito mais.

E para o relacionamento com o cliente, documentos como esses são vitais. O software de cronometragem permite que você obtenha todas essas informações de suas planilhas de horas digitais em um piscar de olhos. O que é útil quando um cliente liga para você querendo uma reunião sobre o projeto logo pela manhã.

Conclusão

As vantagens de ter um quadro de horários digital são muitas para contar. Cobrimos apenas alguns que parecem persistir com planilhas de tempo em papel, na esperança de ilustrar como eles podem facilitar sua vida profissional. Há menos espaço para erros humanos, eles aceleram todos os processos, facilitam o cálculo da folha de pagamento e o acompanhamento de projetos... E os rastreadores digitais parecem ficar cada vez melhores com o tempo. Então, por que não modernizar e economizar muito dinheiro, tempo e recursos?