Como criar uma política de PTO (+ modelo de política de PTO)

Se você é proprietário de uma empresa, pode atrair candidatos valiosos e talentosos, oferecendo-lhes salários competitivos. Mas, além da motivação financeira, muitas pessoas também apreciarão uma política de PTO atraente. Quando você pensa sobre isso, ter tempo suficiente para aproveitar a vida fora do trabalho é o que todos desejamos. Portanto, como empregador, você tem essa incrível oportunidade de fornecer à sua equipe um formato de PTO que será adequado para eles.

Neste artigo, daremos algumas dicas práticas sobre como criar uma política de PTO. Antes de fazermos isso, primeiro vamos orientá-lo sobre os fundamentos da política de PTO e PTO, como diversos tipos de políticas e como as leis regulam esse assunto.

O que são políticas de PTO e PTO?

O tempo de folga remunerado (PTO) é o tempo que os funcionários passam sem trabalhar, mas ainda são pagos por essas horas. PTO é um termo abrangente que inclui:

• período de férias,
• dias pessoais,
• Atestado médico,
• luto,
• dever do júri,
• licença maternidade e paternidade e
• trabalho voluntário.

Assim, os funcionários podem tirar folga não apenas para férias, mas também para outros fins, como licença maternidade ou serviço de júri.

O que a política do PTO regula?

Agora, a política do PTO regulamenta:

• O número total de dias de PTO que os trabalhadores recebem a cada ano.
• Se os funcionários recebem dias de PTO como uma única quantia ou se podem acumular dias de folga . O acúmulo permite que os trabalhadores ganhem seu PTO ao longo do tempo. As provisões dependerão dos anos de serviço que os funcionários têm. Os trabalhadores podem usar o tempo de folga acumulado antes de expirar, que pode ser no final de um ano civil ou ano de aniversário de trabalho.
• Se os funcionários tiverem que seguir o saldo não utilizado de rollover ou a política de usar ou perder . Com o saldo não utilizado de rolagem, os empregadores permitem que seus trabalhadores adicionem dias não utilizados ao saldo do próximo ano. Por exemplo, se um funcionário tem 15 dias de PTO por ano e usa apenas 10 dias, ele poderá rolar esses 5 dias de PTO para o próximo ano. Por outro lado, a política de usar ou perder significa que os trabalhadores têm que usar todos os dias de PTO que recebem por ano. Se não, eles perdem esses dias de folga.

Além disso, a política do PTO deve indicar quem é responsável pela aprovação de folgas, como RH, supervisores ou qualquer outra pessoa. E os funcionários devem saber quando solicitar folga, pois deve haver uma quantidade de tempo necessária antes de tirar dias de folga. Por exemplo, os trabalhadores têm de apresentar os seus pedidos duas semanas antes de irem de férias.

Vale a pena notar que as políticas de PTO não são as mesmas para trabalhadores assalariados e horistas. Por exemplo, funcionários horistas não recebem PTO ilimitada porque têm direito ao pagamento de horas extras. Pelo contrário, os assalariados não podem receber horas extras.

Três tipos de políticas de PTO

Se você é um empregador, certifique-se de que existem vários tipos de política de PTO:

1. tomada de força tradicional,
2. TDF flexível e
3. PTO ilimitada.

Tomada de força tradicional

Quando as empresas optam pela política tradicional do PTO, fazem diversas categorias específicas para dias de folga, como férias, licença médica e dias pessoais. Dessa forma, os funcionários precisam escolher uma determinada categoria ao solicitar suas folgas.

Para os trabalhadores, a principal vantagem das regras tradicionais do PTO é que o número de dias do PTO aumenta quanto mais tempo os funcionários trabalham em uma empresa. Assim, a rotatividade de funcionários será reduzida, o que é benéfico para os empregadores.

No entanto, a principal desvantagem é que os trabalhadores podem sentir que têm opções limitadas de tirar dias de folga. Assim, para evitar que seus saldos subam, os trabalhadores podem informar seus dias de folga incorretamente.

• Em que caso os empregadores devem usar a política tradicional do PTO?

Em situações em que os empregadores querem saber exatamente como seus funcionários usam seu tempo de folga (em quais ocasiões).

TDF flexível

PTO flexível (o banco PTO) é um único conjunto de dias PTO. Os funcionários têm uma soma fixa de folgas e podem usar esses dias como quiserem. Portanto, não há categorias distintas, como férias, serviço de júri ou licença médica.

O PTO flexível dá aos funcionários a liberdade de organizar seus dias de folga como quiserem. Por exemplo, pais que trabalham podem usar seu tempo livre para apoiar seus filhos em alguns eventos esportivos.

Mas, a principal desvantagem aqui é que pode ser difícil para os empregadores definir um limite anual de dias de PTO para os funcionários.

• Em que caso os empregadores devem usar a política de PTO flexível?

Em situações em que os empregadores estão procurando uma maneira de lidar facilmente com a administração.

PTO ilimitado

Com a política de PTO ilimitada, os funcionários podem tirar o tempo que quiserem, desde que seus gerentes aprovem esses dias de folga. Em geral, as empresas ainda raramente utilizam esse tipo de regra do PTO. Então, é por isso que as empresas que optam por esse formato de PTO atraem muitos funcionários talentosos.

Mas, o principal problema com a política de PTO ilimitado é que algumas pesquisas mostram que PTO ilimitado geralmente é subutilizado. Isso porque os trabalhadores acham difícil escolher o número apropriado de dias de folga.

• Em que caso os empregadores devem usar a política de PTO ilimitada?

A política ilimitada funciona bem quando os empregadores querem ficar de olho nas finanças da empresa. Nas empresas onde os funcionários têm PTO ilimitada, os trabalhadores não podem acumular dias de folga. Portanto, quando um funcionário deixa a empresa, o empregador não é obrigado a pagar as férias.

Quanto PTO a maioria das empresas dá?

Agora, independentemente do tipo de política de PTO que as empresas escolherem, o número médio de dias que os funcionários recebem por ano pode ser de 13 a 26, de acordo com a pesquisa da SHRM. Falando em políticas tradicionais que separam as categorias de PTO, os números médios são:

• 8 a 22 dias para férias,
• 7 a 19 para dias de doença e,
• 4 dias pessoais para funcionários em tempo integral.

É importante observar que esses dias dependem do tempo de serviço dos funcionários.

Como o PTO é regulamentado por lei?

Os empregadores são obrigados a fornecer aos seus trabalhadores folgas remuneradas? Bem, a resposta pode variar porque os níveis federal e estadual regulam de forma diferente essa questão.

De acordo com a FLSA, os empregadores não são obrigados a pagar seus funcionários pelo tempo não trabalhado (férias, dias pessoais, feriados). Benefícios como este dependem do acordo entre o empregador e o empregado.

No nível estadual, os regulamentos do PTO são diferentes de estado para estado. As leis estaduais regulam alguns assuntos, como o que acontece com o tempo de férias não utilizado e se os empregadores são obrigados a pagar os trabalhadores. Além disso, a política de usar ou perder é ilegal em determinados estados. Pelo contrário, em alguns estados, como Washington, os empregadores são obrigados a fornecer aos trabalhadores licença médica remunerada. Aqui está a lista de estados e mais detalhes sobre seus regulamentos de licença médica.

Portanto, os empregadores devem prestar muita atenção às leis federais e estaduais ao criar uma política de PTO.

Como você pode fazer uma política de folga remunerada?

Agora que você conhece as partes mais significativas das políticas de PTO, aqui estão algumas dicas sobre como criar a política de PTO que funcione para sua empresa.

Decidir sobre o número apropriado de dias de PTO

Se você escolher a política de PTO tradicional ou flexível para sua empresa, pense no número apropriado de dias de PTO que você dará a seus funcionários. Como você toma essa decisão? Você pode fazer alguma pesquisa para descobrir como outras empresas em seu setor e área geográfica lidam com esse problema.

Por exemplo, alguns estudos mostram que os funcionários que trabalham no setor sem fins lucrativos/fundações têm, em média, 17,5 dias de férias remuneradas por ano. Os trabalhadores do governo e da indústria militar têm, em média, 17,3 dias de folga por ano.

Falando de vários estados, o PTO médio para proprietários de pequenas empresas nos estados do Nordeste (Nova York, New Hampshire, Maine) é de 11,4 dias por ano. A Califórnia e outros estados do Oeste permitem 9,4 dias de PTO, enquanto os estados do Sul e Centro-Oeste têm uma média de 8,5 dias por ano.

Vale ressaltar também que, com as regras adequadas do PTO, você pode garantir que seus melhores funcionários não saiam da empresa. Veja como: recompense os funcionários com mais tempo de folga quanto mais tempo eles trabalharem em sua empresa. Dessa forma, os funcionários também se sentirão mais valorizados por seus esforços.

Decida sobre a opção de rollover

Ao criar a política de PTO, é crucial escolher se você permitirá que seus funcionários tenham a opção de rollover ou a política de usar ou perder.

Primeiro, lembre-se de verificar os regulamentos do seu estado sobre a opção de rollover, porque alguns estados exigem um plano de rollover para PTO. Se este for o caso em sua localidade, certifique-se de anotar mais detalhes sobre este assunto. Em seguida, os funcionários têm a possibilidade de transferir dias de PTO não utilizados para o próximo aniversário de trabalho ou ano civil? Escolha uma opção e adicione-a à sua política de PTO.

Então, novamente, se você optar pela política de usar ou perder, inclua essa informação em sua política de PTO. Além disso, você pode lembrar seus funcionários de tempos em tempos para tirar seus dias de folga e evitar perder seu precioso tempo de folga.

Defina o processo de aprovação do PTO

Depois de determinar o número de dias que os trabalhadores podem usar e outras opções inestimáveis, certifique-se de definir algumas regras básicas para solicitar folga.

Primeiro, os funcionários precisam saber um prazo para enviar sua solicitação de folga. Por exemplo, se os trabalhadores quiserem tirar mais de 5 dias, eles precisarão pedir uma folga com duas semanas de antecedência. Ao tirar menos dias de folga, os funcionários podem solicitar folga dois dias antes de usá-lo.

Agora, essas regras se aplicam a qualquer tipo de PTO, mas vamos nos concentrar em dias de doença em particular. Trabalhar em empresas como hotéis e restaurantes geralmente significa trabalhar em turnos. Esses ambientes de trabalho exigem trabalho dinâmico, portanto, ter menos funcionários em um turno pode ser bastante problemático. Para evitar essas situações, os empregadores devem definir um prazo realista para chamar por doença. Assim, será mais fácil encontrar trabalhadores que farão o turno de alguém.

Além disso, a política do INPI deve indicar quem é o responsável pela aprovação dos dias de folga. Dependendo do número de funcionários em sua empresa, pode ser um departamento de RH, um gerente ou um empregador.

Permita que seus funcionários verifiquem o saldo e o acúmulo de PTO

Como empregador ou gerente, é lógico que você acompanhe o tempo de folga de sua equipe. Mas, para aumentar a confiança entre você e sua equipe, certifique-se de deixar seus funcionários verificarem o saldo do PTO.

Se você estiver usando um software para solicitar e aprovar o PTO, conceda aos seus funcionários acesso para revisar suas folgas. Por exemplo, você pode experimentar o Clockify, o rastreador de folgas e férias, para essa finalidade. Aqui, um funcionário pode ver seu histórico de saldo, que mostra solicitações de folga e alterações no acúmulo, como na captura de tela abaixo.

Neste exemplo, podemos ver um saldo de férias. Assim, sempre que o usuário enviar uma solicitação de folga, essa ação será adicionada à lista. Além disso, quando gerentes ou administradores aprovam ou rejeitam solicitações, o histórico de saldo também incluirá essas ações.

Certifique-se de que sua política segue todas as leis e regulamentos

Já falamos sobre como diferentes estados têm vários regulamentos quando se trata de política de PTO. Portanto, antes de compartilhar sua política de PTO com os funcionários, reserve um tempo para explorar as leis e regulamentos federais, estaduais e locais. Essa é a melhor maneira de garantir que sua apólice esteja em conformidade com todas as leis.

Além disso, se sua empresa emprega trabalhadores em mais de uma jurisdição, verifique se há variações entre as diversas áreas de autoridade.

Inclua sua política de PTO em um manual do funcionário

Informações valiosas devem sempre ser compartilhadas. Portanto, não deixe seus funcionários no escuro quando se trata de regras do PTO. Em vez disso, adicione sua política de PTO a um manual do funcionário. Sempre que novos funcionários começarem na sua empresa, eles terão todos os detalhes que precisam saber sobre as folgas remuneradas.

Além disso, avise seus funcionários que eles podem ir até você se tiverem alguma dúvida sobre o PTO.

Um modelo de política de PTO

Para ajudá-lo a criar uma política de PTO adequada ao seu negócio, criamos um modelo de política de PTO. Na captura de tela abaixo, você pode ver uma parte deste modelo, que pode ser baixado no link abaixo.

Baixe o modelo de política de PTO

Aqui estão as principais categorias que este modelo inclui:

1. Introdução: em resumo, é aqui que você explica o que é PTO e quando os funcionários podem começar a usar seus dias de folga. Além disso, você pode adicionar o tipo de sua apólice (tradicional, flexível ou ilimitada).
2. Política de acúmulo e rollover : explique quem é elegível para ganhar seus dias de PTO e quando os funcionários podem começar a usar o tempo acumulado. Você também deve incluir um cronograma de acumulação. Além disso, esclareça se os trabalhadores têm permissão para transferir dias de PTO não utilizados. Em caso afirmativo, se os funcionários devem rolar os dias não utilizados para o próximo calendário ou ano de aniversário de trabalho. Esclarecer se existem diferenças entre funcionários de meio período e de período integral.
3. Licença médica: como a licença médica é obrigatória em alguns estados, é aqui que você pode inserir esses dados, dependendo da localização da sua empresa.
4. Solicitações e aprovações de PTO: basta esclarecer como os funcionários podem solicitar folgas e quem aprova os dias de PTO.
5. Rescisão: quando um funcionário deixa a empresa, o que acontece com seus dias de PTO acumulados não utilizados? Certifique-se de explicar nesta seção.

Conclusão

Ao criar uma política de PTO, você terá várias decisões a tomar:

• Primeiro, você precisa descobrir se deseja fornecer a seus funcionários o formato PTO tradicional, flexível ou ilimitado.
• Em seguida, você precisará pensar se deseja permitir que seus funcionários acumulem suas folgas ou se eles receberão uma quantia no início do ano.
• Você também precisará escolher se fornecerá aos funcionários a opção de transferir seus dias de folga não utilizados ou se eles terão que usar todos os dias do PTO até o final do ano.

Além disso, é crucial que você siga as leis e regulamentos, pois a política do PTO deve cumprir todos os níveis de leis.

Depois de criar sua própria política de PTO, certifique-se de incluí-la em um manual do funcionário. Por fim, incentive seus funcionários a entrar em contato com você se tiverem dúvidas ou preocupações sobre o PTO.