Como organizar seu espaço digital

A organização digital tornou-se tão essencial quanto escovar os dentes duas vezes ao dia. Especialmente agora, quando a indústria do conhecimento mudou em massa para o trabalho online e remoto. Nosso bem-estar mental e produtividade podem sofrer grandes consequências, a menos que aprendamos a manter nossos espaços online arrumados e organizados. Atenção fragmentada, exaustão, opressão e irritabilidade são apenas alguns dos sintomas de um espaço digital bagunçado.

Neste artigo, veremos os riscos que a desordem digital traz e como começar a limpar seu espaço de trabalho digital.

O que é a desorganização digital?

Em suma, organizar seu espaço digital significa limpar seu computador, telefone ou tablet (ou todos os três) de todos os aplicativos e arquivos que você não está mais usando.

Significa aprender a aceitar que muitos de seus programas, aplicativos e extensões são opcionais, enquanto apenas alguns têm um propósito real, tanto no trabalho quanto na vida pessoal. Mas já posso ouvir você se perguntar: “ Preciso mesmo de uma organização digital? ” Talvez você esteja se saindo bem porque sabe exatamente onde está tudo.

Mas, e todos aqueles arquivos que você esqueceu, que estão acumulando poeira em seu espaço em disco? Só porque você não os usa não significa que eles são inofensivos.

Por que você deve fazer um declutter digital?

A desordem digital pode realmente ter efeitos psicológicos adversos sobre os trabalhadores do conhecimento. Nos dias de hoje, somos incentivados a coletar grandes quantidades de informações e armazená-las para uso futuro, oportunidades de carreira em potencial, materiais de aprendizado etc.

Além disso, há outro tipo de mascaramento de desordem digital como algo benéfico que todo trabalhador do conhecimento deve possuir.

Embora saibamos que a superexposição às mídias sociais e ao conteúdo digital em geral pode ser prejudicial à nossa vida pessoal, muitas vezes ignoramos seu impacto nas carreiras. Os trabalhadores do conhecimento contam com espaços digitais para crescer, manter-se atualizados e se conectar. Perpetuámos a ideia de que estar online é a única forma de nunca perder uma oportunidade de carreira. E isso inclui inúmeras contas de mídia social – LinkedIn, Twitter, Medium, Quora, Facebook, Instagram – esteja presente em todos os lugares!

No entanto, Cal Newport, autor de Digital Minimalism and Deep Work , que se tornou um nome familiar agora, provou que isso simplesmente não é verdade.

O dano que a desordem digital traz

Em sua palestra no TEDx , Newport revela que ter todas essas contas causa atenção fragmentada e leva a danos permanentes na concentração. Nossa capacidade de foco diminui quanto mais nos distraímos ou realizamos várias tarefas. E com tudo online sendo projetado para alimentar nosso curto período de atenção, é claro que estaremos condenados a tal destino.

Newport afirma que essa natureza multitarefa que desenvolvemos está em contraste direto com o que a economia moderna valoriza – trabalho profundo e foco. A tecnologia que aprendemos nos ajuda a progredir no trabalho está, na verdade, trabalhando contra nós, sem que percebamos.

Portanto, você pode argumentar que, para os trabalhadores digitais, a necessidade de estar em todas as plataformas como Facebook, LinkedIn, Twitter e outras pode contribuir para a mentalidade “sempre ativa” que impede o trabalho diário. É a desordem adicional a que damos nossa atenção, que tira muito de nós para poucos benefícios. Intrinsecamente, colocamos tanta pressão em sermos visíveis para outras pessoas, marcas ou empresas influentes online que nem percebemos como nossos ativos mais valiosos – foco e energia – estão se deteriorando.

Como a organização digital salva sua vida

Agora, livrar-se da desordem digital aplica-se tanto à sua presença online quanto à forma como você gerencia seus arquivos de trabalho (e pessoais), como organiza as coisas, como é a aparência da sua área de trabalho e até com que frequência você se lembra de esvaziar a Lixeira. Trata-se de recuperar o controle sobre seu fluxo de trabalho e recolher os pedaços de sua atenção fragmentada.

Assim como na vida real, um computador bagunçado cria uma mente bagunçada. E, voltando à menção de Newport à atenção fragmentada, faz sentido por que um espaço em disco mais vazio lhe faria bem mentalmente.

Tente se lembrar de todas as vezes que você quis baixar um arquivo, apenas para encontrar uma pasta apropriada:

Downloads é embalado com tudo, menos a pia da cozinha.
Existem várias pastas com nomes semelhantes em sua área de trabalho.

Você não consegue encontrar um local adequado que seja suficientemente visível para não esquecer o arquivo.

E você acaba salvando-o na área de trabalho ou criando uma pasta única totalmente nova que esquece de excluir mais tarde.

Economizar a frustração, tempo e energia nessas pequenas coisas aumenta com o tempo.

Quais espaços digitais você deve organizar?

Vamos considerar como você pode organizar seu computador de trabalho, mas também seu telefone e espaço digital pessoal.

Organizando seu computador/arquivos de trabalho

Começaremos limpando seu espaço de trabalho digital, pois é o local onde seu foco é mais necessário. Vamos dar uma olhada nas pequenas mudanças que você precisa introduzir, para garantir que sua atenção não fique em todo lugar.

Não seja preguiçoso ao nomear arquivos

Faça com que seus nomes de arquivos “façam sentido”. Sim, todos nós queremos baixar arquivos mais rápido e continuar com nosso trabalho, mas isso prejudica nosso futuro.

O que acontecerá quando você precisar escanear uma pasta compactada para esse arquivo específico, mas não conseguir encontrá-lo entre todas essas variações de “17253933625” ou “H02QL6-PDF-ENG.doc” ou, meu favorito, “IMG_20200728_161623.jpg” . Aliás, esses são exemplos reais, da minha própria pasta de downloads. Não me faça começar com nomes de captura de tela.

O conselho que pretendo seguir a partir de hoje é estar mais atento aos nomes dos arquivos. De qualquer forma, torna as limpezas de disco muito mais fáceis: posso identificar mais rapidamente quais imagens e arquivos devem ser movidos para pastas específicas ou excluídos. Nós tendemos a ignorar esses arquivos mal intitulados como se eles não estivessem bagunçando nossos computadores. Até ficarmos sem espaço.

E até então, criamos um enorme sumidouro de tempo por ter que limpar tudo.

Tenha apenas várias pastas designadas (ou trate-as como uma lista de tarefas)

Se você não tiver certeza de como categorizar suas pastas de trabalho, trate-as como um quadro Kanban.

Limite sua carga de trabalho a apenas três ou quatro pastas:

1. Importante (coisas que você precisa todos os dias, ou naquele dia específico);
2. Tarefas (coisas que você precisa no dia seguinte ou daqui a alguns dias);
3. Diversos (arquivos que você baixou para uso futuro e indeterminado).

Apenas lembre-se de revisar essas pastas diariamente e mover os documentos de acordo com sua urgência ou necessidade. Uma maneira semelhante de categorizar suas pastas é por meio da Matriz Eisenhower:

1. Coisas importantes e urgentes
2. Coisas importantes, mas não urgentes
3. Coisas sem importância, mas urgentes
4. Coisas sem importância e não urgentes

Estas são apenas algumas ideias para você começar. Pense um pouco e adapte um estilo de categorização que melhor se adapte ao seu fluxo de trabalho.

Mantenha os aplicativos mais usados ​​em sua barra de tarefas

Falando por experiência pessoal, o espaço economizado em sua área de trabalho pode ajudá-lo a perceber qual software você mais usa. Então, classifique esses aplicativos.

Basta mover os aplicativos usados ​​com frequência para a barra de tarefas e você eliminará a necessidade de minimizar constantemente as janelas para acessar a área de trabalho. Como bônus, os aplicativos estão a apenas um clique de distância. Veja como o meu fica:

Uma pequena seção da minha barra de tarefas com apenas 6 aplicativos.

Eu uso o Ubuntu e faço a maior parte da minha escrita online, então as ferramentas aqui são o Pumble (o aplicativo de bate-papo da equipe da empresa), um navegador de arquivos, o Chrome, uma ferramenta de captura de tela e um programa de manipulação de imagens.

Sua área de trabalho não deve ser sua pasta “downloads”

Como escritor profissional de longa data, também não sou culpado por essa transgressão digital. Querendo acabar com isso rapidamente, eu trataria a área de trabalho como uma maneira mais rápida de armazenar meus arquivos online. Afinal, quem tem tempo para procurar a pasta certa?

Mas a verdade é que esses poucos segundos extras para encontrar a pasta certa serão melhores a longo prazo. Alguns dias atrás, decidi limpar minha área de trabalho, inspirado por esta pesquisa, apenas para perceber que não consigo lembrar por que baixei alguns dos arquivos .pdf, imagens ou capturas de tela. Mesmo depois que os arquivos serviram ao seu propósito, eu simplesmente esqueci de excluí-los.

E essa é precisamente a questão. Quanto mais tempo esses arquivos permanecem em nossa área de trabalho, mais insensíveis ficamos com eles, e nossos cérebros esquecem que eles estão lá. A desordem se torna nosso novo papel de parede da área de trabalho.

Portanto, para sua própria sanidade e economizando tempo de limpeza, use a pasta de download para o propósito pretendido e lembre-se de limpá-la diariamente. Ou, sempre que preciso de um impulso de motivação, apenas lembro das sábias palavras de Roy Trenneman do seriado “IT Crowd” :

“Jen, [o laptop] está infectado! Se isso fosse um ser humano, eu daria um tiro na cara!”

Todos devemos nos esforçar para ser mais como Roy – rigorosos sobre o que pode e o que não pode estar em nossos desktops.

Limite quais programas serão lançados na inicialização

Normalmente, um novo software terá a opção de iniciar na inicialização, por padrão. E normalmente não pensamos em nada, até que muitos aplicativos comecem a consumir o poder de inicialização do computador.

Em breve, leva séculos para o computador acordar de seu sono. E isso apenas retarda todo o seu trabalho desde o início.

Felizmente, você pode optar por não fazer isso e ativá-los manualmente, um por um. A maioria dos programas terá a opção

Minimize sua lista de bate-papo

Agora, isso é algo que sempre faço por causa de irritações pessoais, mas notei que muitos dos meus colegas de trabalho não.

Está limpando sua lista de DM no chat da empresa.

Para quem trabalha em uma empresa maior, especialmente remotamente, um aplicativo de comunicação é vital. É onde agora passamos a maior parte do nosso tempo fazendo brainstorming, discutindo e resolvendo problemas. No entanto, notei que conversar por meio de um aplicativo é muito mais fácil para mim quando minha lista de DM não está cheia de pessoas.

Também notei que, em alguns casos, as pessoas não se importam com isso. Eles simplesmente terminam o bate-papo e nunca olham para trás. Mas para mim, rolar uma lista interminável para descobrir quem me deu um ping é um aborrecimento adicional.

É por isso que eu saio de todos os meus DMs e mantenho uma ou duas pessoas com quem falo com mais frequência. Uma pequena mudança como essa facilita a localização de colegas de trabalho e evita que você filtre por uma lista maior de pessoas. Aqui está uma captura de tela da minha barra lateral de bate-papo do Pumble. Um antes e depois, se você quiser:

Parece muito mais arrumado, não? Além disso, você pode recolher todas as categorias que não usa. No meu caso, são os canais que não frequento. E fiz uma seção adicional com todos os canais do escritor. Dessa forma, quando uma notificação aparecer, saberei se é algo que requer atenção imediata ou não.

Pratique o gerenciamento de guias do navegador

Esta dica fala por si: saiba como limitar o uso da guia do seu navegador. Você deve sempre ter até 5 guias abertas o tempo todo. Não mais que isso, de preferência menos.

Ver uma dúzia ou mais de guias abertas cria uma sensação adicional de urgência e sobrecarga, mesmo que você não esteja sobrecarregado de trabalho. Sem mencionar que eles diminuem terrivelmente os tempos de carregamento do seu navegador.

Faça uso de favoritos (mas também mantenha-os limpos, organizados e filtrados com frequência), verifique suas guias a cada hora para verificar se você pode fechar as que não está mais usando etc.

Gerencie sua caixa de entrada

Aqui está tudo o que você pode fazer para organizar seu e-mail:

1. Crie filtros para e-mails recebidos, para que seus e-mails recebidos sejam imediatamente classificados na pasta certa. Você pode encontrar as próprias instruções do Google para isso aqui.
2. Pratique a “Caixa de entrada zero”, cunhada por Merlin Mann — classificando seu e-mail com rapidez e eficiência todos os dias, para que você não perca muito tempo pensando nisso;
3. Não verifique seus e-mails mais de duas vezes por dia e tenha um horário designado para isso;
4. Procure gerenciar sua produtividade de e-mail conforme recomendado por Patty Kreamer, coach de produtividade, em sua entrevista com Clockify:

Exclua e-mails que você não precisa mais, encaminhe e-mails que precisam ser encaminhados e, em seguida, exclua ou arquive-os. Se não for necessária nenhuma ação, mas o e-mail tiver informações importantes, arquive-o em algum lugar. Como Kreamer resume, a caixa de entrada não é uma unidade de armazenamento para e-mails não amados.

E essas são verdadeiramente palavras pelas quais podemos viver. Então, da próxima vez que você abrir um e-mail, decida ali mesmo o que você quer fazer com ele e faça. Não há mais skimming.

Faça limpezas diárias do navegador/online

Você pode integrar esse novo hábito de organização à sua rotina diária de relaxamento. Pouco antes de sair, certifique-se de marcar a lista a seguir:

️ Limpe seu e-mail do dia (arquivar, mover, excluir);

️ Limpe a pasta Downloads ;

️ Feche todas as guias desnecessárias, limpe seu histórico de pesquisa do dia (marque sites importantes com antecedência!) e cache;

️ Esvazie a Lixeira;

️ Feche todos os DMs do aplicativo de bate-papo da sua empresa.

Tudo isso pode ser feito em 20 minutos, no máximo. Depois de uma ou duas semanas, você pode até reduzir esse tempo para 10 minutos. Além de organizar, você terá um bom fechamento e trará uma sensação de facilidade ao final do seu dia de trabalho.

Desorganizando seu telefone

Seu telefone também pode ser um ótimo ninho de desordem, se você permitir. Dado que é mais facilmente acessível do que um computador, a organização é apenas um pouco diferente.

Remova todos os aplicativos de mídia social porque você ficará menos tentado

Um conselho amigável que você encontrará em muitos artigos on-line e do próprio Cal Newport é excluir todos os aplicativos de mídia social do seu telefone e limitar seu uso apenas ao seu computador.

Cada aplicativo tem sua contraparte baseada na web. Pode ser menos tentador navegar pelo Instagram em seu computador, já que a experiência do usuário não é tão suave e rápida quanto no aplicativo.

Limpe sua galeria

Organizar seu telefone é tão simples quanto alguns passos:

1. Vasculhe suas fotos, capturas de tela e outras imagens em busca de duplicatas, fotos de baixa resolução e fotos tiradas acidentalmente. Alguns telefones até têm uma opção integrada para identificar isso para você;
2. Classifique as fotos em pastas;
3. Mova toda a sua galeria para a nuvem e exclua-a completamente do telefone ou mantenha as mais importantes.

Afinal, com que frequência você abre sua galeria e apenas passa pelas fotos? Provavelmente não todos os dias. Portanto, não há motivo para eles ocuparem o espaço de memória do seu telefone.

Limpe e gerencie seus downloads

Pessoalmente, não verifico Downloads até que acidentalmente entre na pasta ao procurar algo específico.

E ah, cara, toda vez me surpreendo com a quantidade de arquivos pegando poeira lá!

Desde arquivos .pdf para descrições de vitaminas, receitas encontradas durante a navegação, até gifs e imagens que esqueci que estavam lá.

Exclua arquivos antigos ou que já tenham servido a seu propósito.

️ Nota: Um conselho caloroso que eu poderia oferecer seria não baixar aplicativos de limpeza de telefone obscuros. A menos que você possa encontrar alguns de uma fonte confiável, é melhor fazê-lo manualmente.

Organizando seu espaço digital pessoal

Organizar seu computador pessoal não será muito diferente do seu trabalho. Existem apenas algumas coisas adicionadas a serem observadas.

Organize seus arquivos pessoais

Percorra cada um de seus discos, um por um, e procure pastas e arquivos que você não usa mais. Tente sufocar o acumulador em você que pensa que “alguns desses arquivos podem ser úteis algum dia”: por experiência pessoal – aqueles documentos que você escreveu e projetos que você fez quatro ou cinco anos atrás, provavelmente não são mais importantes. Arquive apenas os documentos mais importantes e jogue fora o resto.

Se isso for muito drástico, você sempre pode comprar um SSD (uma unidade de estado sólido), que pode ser conectado ao seu computador como um USB e transferir tudo para lá. Os SSDs podem ter até 30 Terabytes de espaço de memória, o que é mais do que a maioria de nós jamais precisará. Da mesma forma, você pode usar o Dropbox ou o Google Drive para armazenar arquivos online.

Classificar arquivos de música

Hoje em dia, muito poucas pessoas ouvem música diretamente de seus computadores. Com serviços de streaming como Soundcloud e Spotify , e até mesmo YouTube , há pouca necessidade de armazenar músicas localmente.

Crie suas playlists pessoais online e sem muito medo, pois as chances de sua conexão com a internet quebrar por dias a fio são pequenas. No entanto, você pode classificar as músicas que ainda ouve em pastas específicas para interferência offline.

Mova suas fotos

As fotos digitais podem ser os maiores transgressores quando se trata de desordem. E em ocasiões muito raras decidimos navegar em nosso computador em busca de memórias. Ainda é uma atividade reservada para álbuns físicos, e com razão. Aqui estão suas opções para organizar fotos:

1. Organize-os em pastas apropriadas e mova-os para um SSD;
2. Carregue-os no Google Fotos ;
3. Escolha os que você mais gosta e faça-os. Compre um álbum físico (ou vários!) e aproveite-o como um objeto com o qual você pode interagir, em vez de um arquivo digital.

Algo semelhante aconteceu quando pedi à minha mãe algumas fotos antigas, apenas para receber um SSD que, segundo ela, continha todas as nossas fotos de infância. E depois de ligá-lo, passei pelas pastas, demos algumas risadas, e depois desliguei e guardei. Realmente parecia um álbum de fotos digital. O que também não é uma má ideia.

Limpe suas contas sociais

Sua presença on-line pessoal também pode ser desordenada até a borda. Especialmente suas contas de mídia social.

No ano passado, fiz uma espécie de expurgo, percebendo como era caótico ainda ter meu e-mail do ensino médio na web e inúmeras contas de sites que usei apenas por dois meses (se é que isso).

O que aconselhamos aqui é remover todas as contas não utilizadas, excluir contas de e-mail muito antigas (se eu conseguir lembrar as senhas) e verificar seu perfil do Google em busca de sites que você possa ter se inscrito (e esquecido).

Além disso, um usuário do Reddit fez uma incrível lista de verificação de organização online, com base em sua própria experiência. Dependendo de quão longe você quer ir, você pode seguir alguns ou todos os seus pontos.

Revisitar as extensões do navegador

As extensões do navegador são um aspecto tão pequeno de nossa existência online e, no entanto, podem causar alguma frustração. Muitas vezes esquecemos que eles estão lá. Eu tinha um aplicativo de idiomas que incorporava perfeitamente palavras estrangeiras em minhas páginas da web, para que eu pudesse aprender novos termos. No entanto, depois de um tempo, desativei e esqueci de ativá-lo novamente.

Apenas algumas semanas depois descobri que ainda tinha essa extensão no meu navegador e várias outras! Eles não estavam arruinando minha experiência, mas estavam juntando poeira. Então, em vez de apenas desabilitar, eu os removi. Agora eu tenho três que eu mais uso, e é a coisa mais limpa que eu poderia pedir. Faz muito menos estresse quando você vê apenas três ícones na sua barra de ferramentas.

Você também pode dar um passo adiante.

Nas configurações do Google , você pode desativar a barra de ferramentas de favoritos (se não a usa com frequência) e remover a barra de título das janelas. Menos texto = visuais mais claros. Igual a:

O superior tem Configurações - Google Chrome visível, bem como os favoritos na minha barra de pesquisa. Mas o de baixo esconde todas as informações que talvez eu não precise e condensa as partes importantes, como os botões de saída, minimização e maximização.

Agora que cobrimos tudo o que você pode fazer para limpar seu espaço digital, como você coloca isso em prática? Onde você começa? E se você quiser gastar uma quantidade limitada de tempo organizando?

Como fazer um declutter digital em um tempo limitado

Não importa se você deseja gastar 10 minutos, 100 minutos ou 30 dias organizando seu espaço digital, temos uma lista de verificação para você.

Arrume em 10 minutos

Se você tem apenas 10 minutos por dia, mas ainda deseja obter a satisfação total de um computador organizado, aqui está o que você pode fazer.

1. Feche todas as abas desnecessárias no seu navegador
2. Classifique, arquive ou exclua e-mails daquele dia
3. Saia de todos os DMs no chat da empresa (para começar do zero no dia seguinte)
4. Esvazie sua pasta Este método curto, mas doce, é ótimo para limpezas temporárias. Ou até conseguir reservar mais algum tempo para uma “limpeza profunda”.

   Destralhe em 100 minutos

   Caso você tenha mais de 10 minutos - uma hora e meia inteira, na verdade -, você pode fazer todas as opções acima e muito mais:

   1. Limpe seu histórico de pesquisa do dia
   2. Prepare documentos importantes para o dia seguinte (em uma pasta designada)
   3. Encontre e exclua ícones desnecessários da sua área de trabalho (também screencaps, qualquer arquivo baixado)
   4. Classifique todas as notas e tarefas em um único documento
   5. Desative as notificações ou pause-as até o dia seguinte
   6. Percorra e-mails muito antigos e arquive, classifique ou exclua-os
   7. Limpe seus componentes de hardware (teclado, monitor, mouse, etc.)

   Descomplicar em 30 dias

   A melhor maneira de fazer a organização digital como um projeto é estendê-lo por quatro semanas.

   Por quê?

   30 dias é muito tempo porque passos de bebê são muito mais fáceis de gerenciar. Dá-lhe tempo suficiente para refletir sobre o melhor curso de ação para você . Além disso, se você precisar deletar gigabytes de arquivos e reorganizar todo o seu computador, você vai querer ter tempo para pensar nas coisas.

   1. Analise o que está causando estresse e onde sua desordem digital é a pior. Planeje a ordem de destralhar. Pergunte a si mesmo:
   • O que está causando a opressão digital?
   • Por que você deseja organizar seu computador/telefone?
   • Em qual parte da limpeza você instintivamente evitaria ou adiaria?
   2. Trabalhe em seu navegador e redes sociais

   É uma transição bastante fácil para o peixe maior — seu computador. Basta aplicar os métodos listados acima, um dia de cada vez. Deixar de seguir pessoas e contas, excluir contas de e-mail antigas, chegar a zero na caixa de entrada, etc.

   3. Limpe os arquivos do seu computador

   Divida suas limpezas em dias. Cada dia deve pertencer a um disco ou pasta diferente, dependendo de quão ruim é a desordem.

   4. Revise, revisite e reine esses hábitos

   Estabeleça uma rotina de limpeza e novos hábitos que você seguirá diariamente. Dessa forma, você passa para o modo de manutenção, tornando as limpezas futuras mais fáceis, rápidas e menos complicadas.

   Conclusão

   A organização digital tornou-se uma necessidade se quisermos sobreviver em uma era digital. Embora nossos computadores sejam mais uma coisa para limpar depois do nosso espaço de vida, eles não precisam ser muito incômodos. Simplesmente estabelecer rotinas de dez minutos todos os dias já pode fazer um mundo de diferença.

   ️ O que você achou das nossas dicas de organização? Tem algum que você tem aplicado inconscientemente? Ou você é uma pessoa que sempre mantém seus computadores arrumados, então tem algumas dicas para compartilhar? Escreva-nos para [email protected], e podemos apresentar seu conselho ou anedota em um de nossos próximos artigos.