Envio de comunicações de crise oportunas, eficazes e autênticas

Na esteira do COVID-19, as comunicações de crise provavelmente estão inundando sua caixa de entrada de e-mail. E, como profissional de marketing digital, você pode até estar enviando seus próprios e-mails relacionados à pandemia.

No entanto, só porque podemos entrar em contato com nossos assinantes não significa que devemos . Antes de redigir suas próprias comunicações de crise, você precisa considerar se realmente tem algo a dizer – e se pode fazê-lo de maneira oportuna, eficaz e autêntica.

Vamos descompactar o que isso significa.

Envio de e-mails eficazes de comunicação de crise

Seus hábitos de envio durante uma crise não devem variar muito de seus comportamentos normais de marketing. Ao seguir as práticas recomendadas de entrega de e-mail a seguir, você poderá garantir uma caixa de entrada adequada com altas taxas de engajamento.

Verifique e atualize seus registros técnicos

Assim como você não deve planejar uma viagem sem se certificar de que seu carro está funcionando sem problemas, nem deve redigir suas comunicações de crise sem primeiro garantir que seu veículo de envio esteja pronto para funcionar em sua capacidade máxima. Isso significa uma verificação dupla, tripla e até quádrupla de suas configurações técnicas! Certifique-se de revisar seu:

• Envelope do domínio
• Domínio de marketing personalizado
• Registro SPF
• Registro DKIM
• Registro MX

Você também deve confirmar se os links em seus links de e-mail funcionam corretamente e redirecionar para páginas com certificação SSL. Atualize seus registros técnicos seguindo nosso guia passo a passo!

Limpe seus dados

Esteja você enviando para assinantes engajados ou uma lista de novos contatos, você deve sempre garantir que seus dados estejam limpos e prontos para serem enviados. Suas comunicações de crise podem sair pela culatra se você estiver enviando para contatos inválidos.

Evite gatilhos comuns de spam

Ao redigir seus e-mails de comunicação de crise, evite elementos comuns que possam enviar uma bandeira vermelha aos filtros de spam. A redação deliberada e concisa ajudará a garantir que seus e-mails de comunicação de crise cheguem aos seus assinantes sem serem redirecionados como conteúdo de spam.

Mantenha uma proporção saudável de imagem para texto no conteúdo do seu e-mail, com ênfase no fornecimento de informações úteis e direção acionável. Evite emojis na linha de assunto, no texto de visualização e no corpo do seu e-mail. Em vez de usar termos genéricos como “Amigo”, você deve personalizar sua mensagem com inserção de conteúdo dinâmico.

Use discrição ao enviar comunicações de crise

Em tempos de crise, pode ser tentador enviar um e-mail para todo o seu banco de dados. Afinal, seus assinantes não deveriam estar cientes de como você está lidando com o desafio? Em uma palavra, não.

O envio para um grande número de contatos pode levantar bandeiras vermelhas devido ao aumento no volume de envio do seu domínio. Você também corre o risco de prejudicar sua reputação de envio de e-mail como resultado de reclamações generalizadas de não envolvimento, opt-outs e spam.

Em vez disso, você só deve enviar comunicações de crise para contatos que você acredita que querem (e precisam) ouvir de você durante esses tempos difíceis.

Seja genuíno e intencional

Usar técnicas oportunas e eficazes para chegar à caixa de entrada é apenas metade da batalha. A imagem da sua marca e a fidelidade dos seus assinantes dependem da sua autenticidade. Na verdade, é igualmente importante (se não mais) fornecer comunicações de crise genuínas e intencionais para garantir que seus e-mails sejam lidos, compreendidos e apreciados.

Avalie o relacionamento antes de enviar

Antes de começar a redigir seus e-mails de comunicação de crise, considere se você deve escrevê-los em primeiro lugar. Este e-mail é mais adequado como uma chamada em sua página inicial? Talvez um blog seria mais eficaz?

Por exemplo, os processadores de pagamento que interagem com seus assinantes por meio de pagamentos automáticos de rotina provavelmente não precisam enviar comunicações de crise. Como alternativa, os provedores de serviços de creche provavelmente estão mudando ou atualizando drasticamente seus serviços, o que pode afetar significativamente sua base de assinantes.

Envie apenas informações necessárias e relevantes, especialmente durante uma crise como a que estamos enfrentando atualmente.

Entregar apenas conteúdo e mensagens realmente relevantes

Em tempos de paz e calma ou eventos mundiais turbulentos, seus e-mails devem sempre fornecer informações essenciais e relevantes. Pode ser tentador informar seus prospects e clientes que tudo está funcionando normalmente e que você tem os melhores interesses deles no coração, isso não é uma informação essencial nem relevante. Afinal, você deve ter em mente os melhores interesses da sua base de clientes durante os melhores e os piores momentos.

Em vez disso, reserve comunicações de crise para quando você tiver informações críticas para compartilhar com seus assinantes. Alterações em seu horário de funcionamento, cancelamentos de eventos, desenvolvimento de produtos ou interrupções na distribuição – todos esses são motivos válidos para enviar e-mails de comunicação de crise autênticos e oportunos. Enviar um e-mail porque é isso que seus concorrentes estão fazendo não é.

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