Mengirim Komunikasi Krisis yang Tepat Waktu, Efektif, dan Otentik

Setelah COVID-19, komunikasi krisis mungkin membanjiri kotak masuk email Anda. Dan sebagai pemasar digital sendiri, Anda mungkin bahkan mengirim email terkait pandemi Anda sendiri.

Namun, hanya karena kami dapat menjangkau pelanggan kami tidak berarti harus . Sebelum menyusun komunikasi krisis Anda sendiri, Anda perlu mempertimbangkan apakah Anda benar-benar memiliki sesuatu untuk dikatakan — dan apakah Anda dapat melakukannya dengan cara yang tepat waktu, efektif, dan otentik.

Mari kita buka apa artinya itu.

Mengirim Email Komunikasi Krisis yang Efektif

Kebiasaan mengirim Anda selama krisis seharusnya tidak terlalu berbeda dari perilaku pemasaran normal Anda. Dengan tetap berpegang pada praktik terbaik pengiriman email berikut, Anda harus dapat memastikan kotak masuk yang tepat dengan tingkat keterlibatan yang tinggi.

Periksa dan Perbarui Catatan Teknis Anda

Sama seperti Anda seharusnya tidak merencanakan perjalanan tanpa memastikan mobil Anda berjalan dengan lancar, Anda juga tidak boleh merancang komunikasi krisis Anda tanpa terlebih dahulu memastikan bahwa kendaraan pengirim Anda siap untuk bekerja dengan kapasitas maksimumnya. Ini berarti memeriksa dua kali lipat, tiga kali lipat, dan bahkan empat kali lipat konfigurasi teknis Anda! Pastikan untuk meninjau Anda:

• Amplop Dari Domain
• Domain Pemasaran Kustom
• Catatan SPF
• Rekor DKIM
• Catatan MX

Anda juga harus mengonfirmasi bahwa tautan di tautan email Anda berfungsi dengan baik dan mengarahkan ulang ke halaman dengan sertifikasi SSL. Perbarui catatan teknis Anda dengan mengikuti panduan langkah demi langkah kami!

Bersihkan Data Anda

Baik Anda mengirim ke pelanggan yang terlibat atau daftar kontak baru, Anda harus selalu memastikan data Anda bersih dan siap dikirim. Komunikasi krisis Anda bisa menjadi bumerang jika Anda mengirim ke kontak yang tidak valid.

Hindari Pemicu Spam Umum

Saat Anda menyusun email komunikasi krisis, pastikan untuk menghindari elemen umum yang dapat mengirimkan tanda bahaya ke filter spam. Copywriting yang disengaja dan ringkas akan membantu memastikan bahwa email komunikasi krisis Anda mencapai pelanggan Anda tanpa dialihkan sebagai konten spam.

Pertahankan rasio gambar-ke-teks yang sehat dalam konten email Anda, dengan penekanan pada penyediaan informasi yang berguna dan arahan yang dapat ditindaklanjuti. Hindari emoji di baris subjek, teks pratinjau, dan isi email Anda. Daripada menggunakan istilah umum seperti "Teman", Anda harus mempersonalisasi pesan Anda dengan penyisipan konten dinamis.

Gunakan Kebijaksanaan Saat Mengirim Komunikasi Krisis

Selama masa krisis, Anda mungkin tergoda untuk mengirim email ke seluruh database Anda. Lagi pula, bukankah seharusnya pelanggan Anda mengetahui cara Anda menangani tantangan? Singkatnya, tidak.

Mengirim ke sejumlah besar kontak dapat menimbulkan tanda bahaya karena lonjakan volume pengiriman dari domain Anda. Anda juga berisiko merusak reputasi pengiriman email Anda sebagai akibat meluasnya ketidakterlibatan, penolakan, dan keluhan spam.

Sebaliknya, Anda hanya boleh mengirim komunikasi krisis ke kontak yang Anda yakini ingin (dan perlu) dengar dari Anda selama masa-masa sulit ini.

Jadilah Asli dan Disengaja

Menggunakan teknik yang tepat waktu dan efektif untuk mencapai kotak masuk hanyalah setengah dari pertempuran. Citra merek Anda dan loyalitas pelanggan Anda bergantung pada keaslian Anda. Faktanya, sama pentingnya (jika tidak lebih) untuk menyampaikan komunikasi krisis yang tulus dan disengaja untuk memastikan bahwa email Anda dibaca, dipahami, dan dihargai.

Nilai Hubungan Sebelum Mengirim

Sebelum Anda mulai menyusun email komunikasi krisis Anda, pertimbangkan apakah Anda harus menulisnya terlebih dahulu. Apakah email ini lebih cocok sebagai panggilan keluar di beranda Anda? Mungkin blog akan lebih efektif?

Misalnya, pemroses pembayaran yang berinteraksi dengan pelanggan mereka melalui pembayaran otomatis rutin mungkin tidak perlu mengirim komunikasi krisis. Sebagai alternatif, penyedia layanan penitipan anak kemungkinan besar akan mengubah atau memperbarui layanan mereka secara drastis, yang dapat secara signifikan memengaruhi basis pelanggan mereka.

Kirimkan hanya informasi yang diperlukan dan relevan, terutama selama krisis seperti yang sedang kita alami saat ini.

Hanya Berikan Konten dan Pesan yang Benar-Benar Relevan

Selama masa damai dan tenang atau peristiwa dunia yang bergejolak, email Anda harus selalu memberikan informasi penting dan relevan. Mungkin tergoda untuk memberi tahu prospek dan pelanggan Anda bahwa semuanya berjalan seperti biasa dan bahwa Anda mengutamakan kepentingan terbaik mereka, ini bukan informasi yang penting atau relevan. Bagaimanapun, Anda harus memikirkan kepentingan terbaik basis klien Anda selama masa-masa terbaik dan terburuk.

Sebaliknya, pesan komunikasi krisis ketika Anda memiliki informasi penting untuk dibagikan dengan pelanggan Anda. Perubahan pada jam operasional Anda, pembatalan acara, pengembangan produk, atau gangguan distribusi — ini semua adalah alasan yang sah untuk mengirim email komunikasi krisis yang autentik dan tepat waktu. Mengirim email karena bukan itu yang dilakukan pesaing Anda.

Manfaatkan Tindakan untuk Memberikan Komunikasi Krisis yang Membantu dan Tepat Waktu

Jika tujuan Anda adalah mengirimkan komunikasi email yang tepat waktu, efektif, dan autentik (di saat baik dan buruk), pakar pengiriman email kelas dunia kami ada di sini untuk membantu Anda mencapai kotak masuk dengan setiap pengiriman. Silakan hubungi hari ini dengan mengisi formulir sederhana ini untuk mendapatkan demonstrasi gratis selama 20 menit dari platform pemasaran pertumbuhan kami yang kuat.

Atau, jika Anda belum siap untuk melakukan percakapan itu, klik gambar di bawah ini untuk mengunduh eBuku kami, “Email Deliverability: What Is It and Why Should You Care?” Penuh dengan informasi hebat untuk membantu Anda menjangkau kotak masuk setiap saat, meningkatkan keterlibatan email, dan mendorong ROI yang serius.