Wysyłanie terminowych, skutecznych i autentycznych komunikatów kryzysowych

W związku z COVID-19 komunikacja kryzysowa prawdopodobnie zalewa Twoją skrzynkę e-mail. A jako marketer cyfrowy możesz nawet wysyłać własne e-maile związane z pandemią.

Jednak to, że możemy dotrzeć do naszych subskrybentów, nie oznacza, że ​​powinniśmy . Zanim przygotujesz własną komunikację kryzysową, musisz zastanowić się, czy rzeczywiście masz coś do powiedzenia – i czy możesz to zrobić w sposób terminowy, skuteczny i autentyczny.

Rozpakujmy, co to oznacza.

Wysyłanie e-maili skutecznej komunikacji kryzysowej

Twoje nawyki związane z wysyłaniem w czasie kryzysu nie powinny się zbytnio różnić od normalnych zachowań marketingowych. Przestrzegając poniższych najlepszych praktyk dotyczących dostarczania wiadomości e-mail, powinieneś być w stanie zapewnić odpowiednią skrzynkę odbiorczą z wysokimi wskaźnikami zaangażowania.

Sprawdź i zaktualizuj swoją dokumentację techniczną

Podobnie jak nie powinieneś planować podróży bez upewnienia się, że samochód działa płynnie, ani nie powinieneś przygotowywać komunikacji kryzysowej bez uprzedniego upewnienia się, że pojazd wysyłający jest gotowy do pracy z maksymalną wydajnością. Oznacza to dwukrotne, trzykrotne, a nawet czterokrotne sprawdzenie konfiguracji technicznych! Sprawdź swoje:

• Koperta z domeny
• Niestandardowa domena marketingowa
• Rekord SPF
• Rekord DKIM
• Rekord MX

Powinieneś również potwierdzić, że linki w Twoich linkach e-mail działają poprawnie i przekierowują do stron z certyfikatem SSL. Zaktualizuj swoją dokumentację techniczną, postępując zgodnie z naszym przewodnikiem krok po kroku!

Wyczyść swoje dane

Niezależnie od tego, czy wysyłasz do zaangażowanych subskrybentów, czy do listy nowych kontaktów, zawsze upewnij się, że Twoje dane są czyste i gotowe do wysłania. Twoja komunikacja kryzysowa może się odwrócić, jeśli wysyłasz do nieprawidłowych kontaktów.

Unikaj typowych wyzwalaczy spamu

Tworząc e-maile do komunikacji kryzysowej, unikaj typowych elementów, które mogą wysłać sygnał ostrzegawczy do filtrów spamu. Celowe i zwięzłe pisanie tekstów pomoże zapewnić, że e-maile związane z komunikacją kryzysową dotrą do subskrybentów bez przekierowywania ich jako treści spamowych.

Utrzymuj zdrowy stosunek obrazu do tekstu w treści wiadomości e-mail, z naciskiem na dostarczanie przydatnych informacji i praktycznych wskazówek. Unikaj emotikonów w temacie, podglądzie tekstu i treści e-maila. Zamiast używać ogólnych terminów, takich jak „Przyjaciel”, powinieneś spersonalizować swoją wiadomość za pomocą dynamicznego wstawiania treści.

Korzystaj z dyskrecji podczas wysyłania komunikatów kryzysowych

W czasach kryzysu przesłanie całej bazy danych może być kuszące. W końcu, czy Twoi subskrybenci nie powinni być świadomi tego, jak radzisz sobie z wyzwaniem? Jednym słowem nie.

Wysyłanie do ogromnej liczby kontaktów może wywołać sygnały ostrzegawcze z powodu gwałtownego wzrostu liczby wysyłanych z Twojej domeny. Narażasz się również na ryzyko uszkodzenia swojej reputacji podczas wysyłania wiadomości e-mail w wyniku powszechnego braku zaangażowania, rezygnacji i skarg dotyczących spamu.

Zamiast tego powinieneś wysyłać wiadomości kryzysowe tylko do zainwestowanych kontaktów, o których jesteś pewien, że chcesz (i potrzebujesz) usłyszeć od Ciebie w tych trudnych czasach.

Bądź szczery i intencjonalny

Korzystanie z terminowych i skutecznych technik dotarcia do skrzynki odbiorczej to tylko połowa sukcesu. Od Twojej autentyczności zależy wizerunek Twojej marki i lojalność subskrybentów. W rzeczywistości równie ważne (jeśli nie bardziej) jest dostarczanie autentycznej i celowej komunikacji kryzysowej, aby upewnić się, że Twoje e-maile zostaną przeczytane, zrozumiane i docenione.

Oceń związek przed wysłaniem

Zanim zaczniesz opracowywać e-maile do komunikacji kryzysowej, zastanów się, czy nie powinieneś ich pisać. Czy ten e-mail lepiej nadaje się jako wezwanie na Twojej stronie głównej? Może blog byłby skuteczniejszy?

Na przykład podmioty przetwarzające płatności, które komunikują się ze swoimi subskrybentami za pomocą rutynowych płatności automatycznych, prawdopodobnie nie muszą wysyłać wiadomości kryzysowych. Alternatywnie, dostawcy usług opieki dziennej prawdopodobnie drastycznie zmieniają lub aktualizują swoje usługi, co może znacząco wpłynąć na ich bazę abonentów.

Wysyłaj tylko niezbędne i istotne informacje, zwłaszcza w czasie kryzysu, takiego jak ten, który obecnie przeżywamy.

Dostarczaj tylko naprawdę trafne treści i wiadomości

W czasach pokoju i spokoju lub burzliwych wydarzeń na świecie Twoje e-maile powinny zawsze zawierać istotne i istotne informacje. Kuszące może być poinformowanie potencjalnych i klientów, że wszystko jest jak zwykle i że leży Ci na sercu ich dobro, nie jest to ani istotna, ani istotna informacja. W końcu powinieneś mieć na uwadze interes swojej bazy klientów w najlepszych i najgorszych czasach.

Zamiast tego rezerwuj wiadomości kryzysowe na wypadek, gdy masz krytyczne informacje do udostępnienia swoim subskrybentom. Zmiany godzin pracy, odwołania wydarzeń, rozwój produktów lub zakłócenia dystrybucji — to wszystkie ważne powody, aby wysyłać autentyczne i terminowe wiadomości e-mail z komunikatami kryzysowymi. Wysyłanie e-maila, ponieważ to, co robią twoi konkurenci, nie jest.

Wykorzystaj Act-On, aby zapewnić pomocną i terminową komunikację kryzysową

Jeśli Twoim celem jest dostarczanie terminowej, skutecznej i autentycznej komunikacji e-mail (w dobrych i złych czasach), nasi światowej klasy eksperci w zakresie dostarczania wiadomości e-mail są tutaj, aby pomóc Ci dotrzeć do skrzynki odbiorczej z każdą wysyłką. Skontaktuj się z nami już dziś, wypełniając ten prosty formularz, aby uzyskać bezpłatną, 20-minutową prezentację naszej potężnej platformy marketingu rozwojowego.

Lub, jeśli nie jesteś jeszcze gotowy na tę rozmowę, kliknij poniższy obrazek, aby pobrać naszego e-booka „Dostarczalność wiadomości e-mail: co to jest i dlaczego powinno Cię to obchodzić?” Zawiera wiele wspaniałych informacji, które pomogą Ci za każdym razem dotrzeć do skrzynki odbiorczej, zwiększyć zaangażowanie w pocztę e-mail i uzyskać wysoki zwrot z inwestycji.