Seu e-mail está em conformidade com a lei de spam? Descubra agora, antes que seja tarde demais

Como profissional de marketing por e-mail, você sabe como é fácil se deixar levar pelo design do e-mail, pela cor do botão de chamada para ação (CTA), a lista para a qual você está enviando e pensou em como os resultados desse envio de e-mail vão gerar leads (ou receita) para sua empresa. Praticamente o último pensamento na mente de qualquer pessoa é “Meus e-mails estão em conformidade com as leis de spam atuais?”

A conformidade com e-mail é facilmente negligenciada no mundo acelerado de hoje. Não é glamoroso. Não é sexy. Não há nenhum fator de zumbido. Mas – infelizmente – é o aspecto mais importante de cada e-mail que você envia. Mais importante, até, do que a sua oferta.

Se você (como tantos outros profissionais de marketing) ainda não encontrou tempo para agir, ou mesmo para pensar se seus e-mails estão em conformidade com as leis de spam em vigor em todo o mundo, agora é a hora de desenvolver um plano de ação para fazê-lo. As penalidades por não conformidade apenas nos EUA são rígidas – cada e-mail separado que viole a Lei CAN-SPAM é passível de multa de até US$ 16.000 – portanto, garantir a conformidade é a melhor maneira de mitigar o que poderia ser um sério risco financeiro para sua empresa.

Hoje, quero ajudar você e sua equipe a iniciar as conversas analisando os principais componentes de CAN-SPAM e CASL, duas das principais regulamentações de e-mail na América do Norte. Também fornecerei referências a outros países que têm suas próprias versões de leis e regulamentos que também devem ser seguidos se você estiver enviando para destinatários em seus países.

CAN-SPAM: O que significa?

O nome completo da lei conhecida como Lei CAN-SPAM é “Lei de 2003 para o Controle do Ataque à Pornografia Não Solicitada e Lei de Marketing”. Foi promulgada pelo Congresso para ajudar a diminuir a quantidade de mensagens eletrônicas comerciais não solicitadas (spam).

O que é um e-mail “comercial”?

Vou citar o próprio FTC:

O que importa é o “propósito primário” da mensagem. Para determinar o objetivo principal, lembre-se de que um e-mail pode conter três tipos diferentes de informações:

• Conteúdo comercial – que anuncia ou promove um produto ou serviço comercial, incluindo conteúdo em um site operado para fins comerciais;
• Conteúdo transacional ou de relacionamento – que facilita uma transação já acordada ou atualiza um cliente sobre uma transação em andamento; e
• Outros conteúdos – que não sejam comerciais, transacionais ou de relacionamento.

O que é um e-mail transacional?

O objetivo principal de um e-mail é transacional ou de relacionamento se consistir apenas em conteúdo que:

• Facilita ou confirma uma transação comercial que o destinatário já tenha acordado;
• Dá garantia, recall, segurança ou informações de segurança sobre um produto ou serviço;
• Forneça informações sobre uma alteração nos termos ou recursos ou informações sobre o saldo da conta em relação a uma associação, assinatura, conta, empréstimo ou outro relacionamento comercial em andamento;
• Fornece informações sobre uma relação de trabalho ou benefícios dos funcionários; ou
• Entrega bens ou serviços como parte de uma transação com a qual o destinatário já concordou.

E se o seu conteúdo for misto? Como saber se seu e-mail é comercial ou transacional?

É comum que os e-mails enviados por empresas misturem conteúdo comercial com conteúdo transacional ou de relacionamento. Quando um e-mail contém os dois tipos de conteúdo, o destinatário determina o objetivo principal da mensagem. Essencialmente, se a mensagem levar o destinatário a pensar que é uma mensagem comercial, é uma mensagem comercial para fins de CAN-SPAM.

Da mesma forma, se a maior parte da parte transacional ou de relacionamento da mensagem não aparecer no início, é uma mensagem comercial sob a Lei CAN-SPAM. Se você não tiver certeza absoluta, trate seu e-mail como uma mensagem comercial.

Certifique-se de que o e-mail comercial esteja em conformidade

As principais conclusões da lei estão listadas abaixo. Se você estiver enviando um e-mail comercial, recomendo fortemente que todos os seus e-mails sejam compatíveis.

Por favor, note: estes não estão listados em nenhuma ordem particular de importância; todos são importantes e críticos para suas iniciativas de marketing. Detalhes específicos sobre cada um dos itens abaixo podem ser encontrados no site da Federal Trade Commission.

• Não use informações de cabeçalho falsas ou enganosas. Todos os "De", "Para" e "Responder a" devem identificar com precisão a pessoa e/ou empresa que iniciou a mensagem.
• Use linhas de assunto relevantes. Deve haver um senso de relevância entre a linha de assunto e o conteúdo no corpo da mensagem.
• Identifique a mensagem como um anúncio. Acho que às vezes esse é o item mais difícil de fazer, pois você provavelmente não colocará 'Anúncio:' ou 'Anúncio:” na linha de assunto do e-mail. Há muita margem de manobra na lei com essa parte, mas deve ficar claro que seu e-mail é promocional ou um anúncio.
• Forneça um endereço físico que informe aos destinatários onde você está localizado. Pode ser um endereço de rua ou uma caixa postal registrada pelo Serviço Postal dos Estados Unidos.
• Deve incluir um link de desativação. Todos os e-mails eletrônicos promocionais/publicitários devem incluir uma maneira clara para que o destinatário opte por não receber seus e-mails. Você não deve tentar mascarar seu opt-out de forma alguma.
• Honre as solicitações de exclusão prontamente. De acordo com a lei, todos os opt-outs devem ser processados ​​dentro de 10 dias úteis. Além disso, você não tem permissão para cobrar uma taxa pela desativação, pedir que forneçam informações de identificação pessoal ou levá-los a mais de uma página de destino para desativação. Observe que, se você continuar a enviar e-mails comerciais dentro dessa janela de 10 dias úteis, poderá irritar o destinatário o suficiente para marcá-lo como spam.
• Monitore o que os outros fazem em seu nome. A lei é clara que todas as empresas envolvidas com o envio da mensagem eletrônica, incluindo empresas contratadas para ajudar a lidar com seu marketing por e-mail, bem como aquelas promovidas em seu e-mail, podem ser responsabilizadas legalmente.

CASL: O que isso significa? E você está em conformidade?

O Canadá introduziu recentemente uma das leis de e-mail mais rígidas do mundo, a “Legislação anti-spam do Canadá” (CASL), que entrou em vigor em 1º de julho de 2014. Aplica-se a todas as mensagens eletrônicas, incluindo e-mail, SMS, voz, mensagens instantâneas e mídia social . O principal componente desta lei é que qualquer organização canadense ou global que envie mensagens eletrônicas comerciais (CEMs) dentro, de ou para o Canadá deve receber o consentimento dos destinatários antes de enviar as mensagens.

O consentimento é visto de duas maneiras, expresso e implícito. Consentimento expresso é quando alguém lhe dá permissão oral ou escrita (consentimento por escrito pode ser enviado eletronicamente) para lhe enviar CEMs. O consentimento implícito é se houver um relacionamento comercial existente ou se eles publicarem visivelmente suas informações de contato ou divulgarem voluntariamente seu endereço de e-mail sem indicar que não desejam receber CEMs.

Se você estiver solicitando consentimento ou enviando um e-mail comercial, suas mensagens devem incluir o seguinte:

• O nome da pessoa e/ou organização que busca consentimento ou envio de e-mail
• Um endereço de correspondência físico, bem como um número de telefone, sistema de mensagem de voz, endereço de e-mail ou site no qual o destinatário pode ter acesso a um agente para obter mais informações.
• A identidade da pessoa em cujo nome o consentimento está sendo solicitado.
• A identidade e informações de contato de qualquer terceiro ou afiliado usado para obter consentimento.
• Um mecanismo de cancelamento de inscrição gratuito que permite que os destinatários cancelem eletronicamente as comunicações imediatamente (ao contrário do CAN-SPAM, em que deve ser honrado em 10 dias úteis).
• A capacidade de recusar todos os tipos de comunicação enviada por sua organização ou por um parceiro terceirizado.

A CASL é uma das leis mais rígidas aplicadas para interromper e-mails comerciais indesejados. Aqui está uma história sobre uma empresa que acabou de receber um Aviso de Violação (com uma multa de US$ 1,1 milhão em dólares canadenses) pela CRTC (Canadian Radio-television and Telecommunications Commission).

Se você é um profissional de marketing na América do Norte, essas duas leis são provavelmente as mais importantes para você. Se você estiver enviando para a União Européia (UE) ou qualquer outro país ao redor do mundo, esteja ciente de que muitos deles estão criando leis semelhantes. Você deve se familiarizar com eles se for enviar qualquer tipo de e-mail para um país. Aqui está um resumo das leis de spam em todo o mundo e uma recapitulação das leis anti-spam do Email Marketing Reports:

https://www.spamlaws.com/world.shtml

https://www.email-marketing-reports.com/canspam/

A Act-On Software apresentará um webinar em 16 de abril para revisar as várias leis e regulamentos. Esteja atento a um link para o webinar, pois chegar mais perto.

Enquanto isso, espera-se que a Comissão Europeia adote um novo regulamento de proteção de dados que criará uma única lei de proteção de dados em toda a UE, unificando a colcha de retalhos de regras atualmente em vigor nos 28 países membros da UE. A adoção formal está prevista para este ano, com prazo de dois anos para o cumprimento.

Para muitos profissionais de marketing, o impacto será profundo. Este guia – Visão geral da proteção de dados da UE – ajudará os profissionais de marketing a se preparar para cumprir a nova lei.

Isenção de responsabilidade: não sou advogado e este não é um conselho jurídico – nem de mim, nem da Act-On. Se precisar de assistência jurídica, recomendo entrar em contato com seu próprio advogado interno ou equipes jurídicas.