Começando com a técnica Pomodoro

Se você está procurando uma técnica de gerenciamento de tempo em vez de começar com aquela tarefa que está evitando, você veio ao lugar certo.

Este artigo irá:

• apresentá-lo ao básico da famosa técnica Pomodoro,
• ajudá-lo a combater a procrastinação compartilhando algumas ferramentas e dicas para usar o Pomodoro e
• lançar alguma luz sobre as vantagens e desvantagens de introduzir esta técnica popular em sua rotina.

Espero que, no final deste artigo, você inicie seu rastreador Pomodoro e mergulhe direto na tarefa em que está procrastinando hoje (em vez de amanhã).

O que é a técnica Pomodoro?

A técnica Pomodoro é um sistema de gerenciamento de tempo que melhora a produtividade, ajudando você a se concentrar em seu trabalho e a se livrar das distrações.

O método foi cunhado por Francesco Cirillo, que teve um começo difícil durante seu primeiro ano na universidade na década de 1980.

Para aumentar seu foco e bloquear distrações enquanto estudava, Cirillo usou um cronômetro de cozinha em forma de tomate. Ele montou seu pomodoro (o que chamamos de tomate em inglês) por 10 minutos, concentrou seu foco apenas no material de estudo e voila - seu processo de estudo melhorou de repente!

Como Francesco não parou em 10 minutos, mas aumentou gradualmente seu tempo de foco, hoje, Pomodoro envolve o uso de um cronômetro para dividir o trabalho em intervalos de 25 minutos, separados por pequenos intervalos.

Esses intervalos de tempo são rotulados como “sessões de trabalho” ou pomodoros, e o tempo entre eles é rotulado como “tempo de intervalo”. A maioria dos praticantes passa 25 minutos trabalhando e 5 minutos em um intervalo. As sessões de trabalho e os intervalos alternam regularmente e, depois de algum tempo, você faz uma pausa mais longa.

Como funciona o Pomodoro?

Embora completar suas tarefas com uma pequena ajuda da técnica Pomodoro seja bastante simples, listamos todas as etapas que você deve seguir para garantir que aproveite ao máximo.

1. Inicie um cronômetro de 25 minutos em seu telefone ou aplicativo de rastreamento de tempo.
2. Concentre-se completamente no seu trabalho pelos próximos 25 minutos.
3. Pare quando o alarme disparar.
4. Faça uma pausa de 5 minutos.
5. Retome o trabalho por mais 25 minutos e faça uma pausa por mais 5 minutos.
6. Após 4 ciclos, faça uma pausa de 20 minutos.
7. Repita o processo até terminar o projeto ou seu dia de trabalho.

Ferramentas e aplicativos úteis do Pomodoro

Existem vários aplicativos de timer que funcionam com o princípio da técnica Pomodoro.

Os temporizadores Pomodoro mais simples são Tomighty (aplicativo de desktop gratuito para Mac e Windows), Tomatotimers (web, Android e iPhone) e Be Focused (para iPhone). Você também pode usar uma extensão do Chrome como Strict Workflow, que rastreia o tempo no estilo Pomodoro e proíbe você de procrastinar.

Usando o temporizador Clockify Pomodoro

Se você já está rastreando o tempo para fins comerciais, o cronômetro Pomodoro nas extensões Clockify para Chrome, Firefox e Edge será perfeito para você.

No Clockify, você pode escolher a duração de suas sessões de trabalho e a duração de seus intervalos

Depois de baixar a extensão correta, defina seu intervalo de trabalho personalizado (por exemplo, 25 minutos) e seu intervalo personalizado (por exemplo, 5 minutos) e inicie o cronômetro para sua tarefa.

Quando sua sessão de trabalho de 25 minutos terminar, você será notificado de que é hora de fazer uma pausa.

Da mesma forma, após o intervalo de 5 minutos, você receberá uma notificação informando que é hora de retomar o trabalho para outra sessão de trabalho de 25 minutos.

Você também pode decidir se deseja fazer uma pausa longa — você pode definir essa pausa longa (por exemplo, 30 minutos) e definir quando deseja que ela comece (por exemplo, após 4 pausas).

Se você é usuário de Mac, poderá aproveitar ao máximo essa técnica com o modo Pomodoro no aplicativo de rastreador de tempo Clockify para Mac. Enquanto você acompanha o tempo das tarefas, você receberá uma notificação na área de trabalho quando chegar ao final do intervalo Pomodoro para que você possa parar o cronômetro da tarefa atual e fazer uma pausa.

O rastreador de tempo Clockify para Mac sempre o lembra quando é hora de fazer uma pausa

Por que usar Pomodoro

Já confirmamos que multitarefa é ruim para você.

Mas, dedicar toda a sua atenção a uma única tarefa, sem parar para recuperar o fôlego, pode ser tão prejudicial quanto fazer malabarismos com vários projetos ao mesmo tempo.

Além de ajudar a evitar a fadiga, um estudo mostrou que várias pausas significativas ajudam a manter a qualidade do trabalho concluído.

Caso você ainda esteja se perguntando se o sistema Pomodoro é adequado para você, talvez olhar para as diferenças que essa técnica pode fazer em seu fluxo de trabalho possa ajudá-lo a se decidir.

O que a ciência diz sobre Pomodoro?

Embora identificar os níveis exatos de produtividade para cada profissão não seja uma tarefa simples, mesmo para a ciência, vários estudos científicos têm demonstrado os benefícios da técnica Pomodoro.

Pausas curtas mantêm você focado

Aparentemente, “breves diversões” são boas para nossa concentração, conforme afirma um estudo da Universidade de Illinois.

Portanto, quando você estiver trabalhando em uma tarefa grande por um longo período de tempo, é melhor fazer pausas curtas – isso ajuda a manter o foco quando retomar o trabalho nessa tarefa. É assim que os intervalos de 5 minutos prescritos pela técnica Pomodoro realmente ajudam na qualidade do seu trabalho.

Dividir as tarefas ajuda você a terminá-las a tempo

A técnica Pomodoro, no entanto, não trata apenas de gerenciar seu tempo, mas também é útil para dividir projetos sobrecarregados em tarefas menores e mais fáceis de lidar.

Mudar seu foco para uma meta que seja fácil de alcançar em um período de 25 minutos, em vez de pensar nas realizações futuras distantes, ajuda você a terminar suas tarefas antes mesmo do prazo.

Então, como dividir as tarefas em pedaços menores nos ajuda a completar todas as tarefas a tempo?

Como tendemos a superestimar com otimismo o tempo que teremos disponível no futuro, também temos o hábito de estabelecer metas irreais. No entanto, quando você divide qualquer projeto em partes menores, você pode ver a imagem clara e estimar o tempo exato necessário para terminá-lo.

Recompensas menores ajudam você a parar de procrastinar

Dividir um projeto maior em tarefas mais gerenciáveis ​​também pode ajudá-lo a lutar contra o desejo de adiar até o último minuto só porque você tem outra coisa em mente agora.

Embora possa parecer que você não adia nada sem uma boa razão, a ciência afirma que todo mundo procrastina apenas porque nossos cérebros estão programados para colocar as coisas em espera para que possamos aproveitar ao máximo o momento presente.

Simplificando, por causa de um fenômeno chamado viés presente , tendemos a escolher se divertir ou receber uma recompensa agora mesmo, às custas de atrasar até as tarefas mais urgentes.

Como não podemos conectar facilmente nosso eu presente com nossa imagem futura (a que resta para concluir as tarefas que adiamos), sentimos que estamos entregando nosso trabalho a uma pessoa totalmente diferente! Este é o momento em que escolhemos assistir a um programa de TV simplesmente porque a tarefa urgente não é mais nossa.

No entanto, à medida que o prazo se aproxima, os níveis de ansiedade aumentam e nos conscientizamos mais uma vez de que cabe a nós quebrar esse ciclo vicioso de procrastinação.

Pomodoro, no entanto, pode interromper esse processo cansativo.

Ao prometer a si mesmo uma recompensa que você pode desfrutar facilmente durante o intervalo entre duas sessões de pomodoro, você pode enganar sua mente e pensar que a diversão está chegando e tudo o que você precisa fazer é manter o foco por um breve momento.

Pomodoros vão bem com seu ciclo de produtividade

Outra pesquisa a favor da técnica Pomodoro na Florida State University indica que o corpo humano funciona em ciclos de cerca de 90 minutos – todo mundo tem um determinado ciclo determinado em minutos quando são os mais produtivos. Portanto, você pode escolher a duração do seu ciclo Pomodoro – pode ser de 25 a 90 minutos.

Mas, uma vez terminado 1 ciclo, para manter seus níveis de produtividade, você deve fazer uma pausa e recarregar. Caso contrário, você corre o risco de sofrer da síndrome do estresse ultradiano – o que significa que, quando você interrompe seus ritmos ultradianos, perde o foco mental, comete mais erros e diminui seu desempenho geral no trabalho.

Vantagens do Pomodoro

Talvez a técnica Pomodoro pareça simples demais. Você deve apenas iniciar seu rastreador Pomodoro, sentar e fazer seu trabalho. Depois de um tempo, você se torna uma pessoa que sempre consegue cumprir sua agenda, cumprir suas promessas e nunca perder um prazo.

Parece bom demais para ser verdade? Talvez você ainda não esteja convencido.

Vamos rever todos os benefícios que esta técnica oferece e ver se é realmente milagroso como parece.

Pomodoro ajuda você a melhorar seu foco

Quando você determina o tempo exato que deve gastar focado em uma tarefa, é mais provável que você realmente se concentre nessa tarefa.

Na verdade, Peter Hollins, autor de The Science of Powerful Focus , afirma que no momento em que você coloca esforço e energia suficientes em uma tarefa em mãos, toda a sua percepção do tempo se transforma.

Em vez de olhar repetidamente para o relógio, esperando impacientemente que seu dia de trabalho termine, as horas apenas piscam na frente de seus olhos e você até começa a aproveitar o processo.

Quando você adquire o hábito de se dedicar inteiramente às suas tarefas, você também se torna capaz de

diferencie entre o tempo que você deve gastar trabalhando e o tempo que você deve estar em uma pausa. Portanto, você age de acordo.

Então, sempre que você iniciar uma sessão de trabalho, você saberá que este é o momento em que você deve se concentrar apenas no seu trabalho.

No entanto, tente não deixar ninguém distraí-lo. Somente depois de ouvir o som do alarme do timer, você pode ceder às distrações ou apenas descansar um pouco.

Depois de algum tempo praticando Pomodoro, você perceberá que tem o hábito de se concentrar durante as sessões de trabalho e relaxar durante os intervalos. tempo de trabalho.

Pomodoro aumenta sua capacidade de fazer estimativas

Acompanhar seu tempo em intervalos regulares ajudará você a criar estimativas melhores.

Por exemplo, você analisa sua carga de trabalho diária em Pomodoros de 25 minutos e começa a trabalhar. Essa carga de trabalho pode ser um pequeno projeto que você precisa terminar em um dia, então você analisa o projeto em tarefas e atribui cada tarefa a um Pomodoro.

Depois de um tempo, você pode perceber que leva mais de 25 minutos para concluir um tipo de tarefa e menos de 25 minutos para concluir outro tipo de tarefa. Essa revelação o ajudará a analisar melhor suas tarefas no futuro, talvez atribuindo dois Pomodoros para o primeiro tipo de tarefas e agrupando algumas tarefas menores em um Pomodoro.

No final do dia, você saberá o número de Pomodoros que pode terminar durante o horário de trabalho e poderá criar melhores estimativas de tempo para seus clientes.

Pomodoro ajuda a eliminar o esgotamento

Quando você tem muito trabalho a fazer em um dia, pode ser tentador trabalhar continuamente até terminar.

Mas, esta é uma prática contraproducente que causa uma diminuição na qualidade do seu trabalho com o passar do tempo. Você continua trabalhando sem cronograma claro e sem pausas, e simplesmente esgotado até o final do dia.

O Laboratório de Fatores Humanos da Microsoft fez pesquisas para verificar o que realmente acontece no cérebro humano quando não nos damos o benefício de uma pausa.

O estudo mostra que sessões de trabalho ininterruptas, como reuniões consecutivas, aumentam nossos níveis de estresse e diminuem nossa capacidade de concentração. Níveis elevados de estresse sendo um dos principais culpados pelo esgotamento, tudo fica claro neste momento. Quanto menos descansamos, mais estressamos, e é uma luta sem fim.

Mas, se você analisar seu tempo com Pomodoros, saberá quando pode fazer pausas, o que pode fazer maravilhas pelo seu foco.

Além disso, saber quantos Pomodoros você pode fazer em um dia ajuda você a se sentir mais à vontade com suas tarefas. Em vez de sentir que seu dia de trabalho nunca vai acabar, você saberá que tem apenas alguns Pomodoros e está pronto para começar.

Pomodoro permite que você acompanhe a lucratividade

Além de usar o Pomodoro para garantir sua máxima produtividade, você também pode usá-lo para acompanhar o orçamento do seu projeto e garantir a confiança de seus clientes.

Digamos que você terminou 8 tarefas em 16 Pomodoros e percebeu que precisará trabalhar por mais 16 Pomodoros para terminar o projeto. Mas, você viu que o orçamento estimado para o tempo que você gastaria no projeto não seria suficiente para cobrir as despesas e garantir que você tivesse lucro suficiente.

Como você saberá serão necessários mais 16 Pomodoros, ou cerca de 7 horas, para terminar um projeto, você saberá entrar em contato com o cliente para revisar o orçamento e aumentar sua taxa horária no futuro para esse tipo de projeto.

Pomodoro ajuda a manter os níveis de produtividade

A técnica Pomodoro oferece uma maneira simples de dizer o quão produtivo você foi, porque você sempre pode contar o número de Pomodoros que você terminou em um dia.

Digamos que você esteja interessado em ver qual dia da semana foi mais produtivo para você. Você pode apenas contar o número de Pomodoros que você terminou a cada dia e ver quando você teve a maior pontuação.

Pomodoro lhe dá tempo para redefinir

Você pode achar os intervalos do Pomodoro “não naturais”. Afinal, você os toma quando o cronômetro toca, e isso pode não ser necessariamente quando você está se sentindo cansado.

Mas essas pausas “não naturais” realmente ajudam você a retomar seu trabalho mais rapidamente. Quando você faz uma pausa em intervalos fixos, é provável que tenha deixado algo pela metade, então não terá problemas em continuar depois. A pausa pode até servir para você pensar sobre os assuntos que você pode ajustar e ser mais criativo quando retomar o trabalho.

Por outro lado, quando você faz uma pausa “natural”, ou seja, quando a tarefa é mais difícil, uma vez que você retoma seu trabalho, é provável que você ainda não tenha uma solução para o seu problema, o que fará com que você se sinta desmoralizado e desmotivado.

No entanto, mesmo quando você faz pausas “não naturais”, ainda precisa ter cuidado com a maneira como as gasta. Se você ainda se sente desmotivado e cansado mesmo seguindo o padrão Pomodoro, pode ser culpado de desperdiçar seu tempo livre.

Caso você gaste seus intervalos navegando pelas redes sociais, é muito provável que você não consiga colher os benefícios do seu tempo livre.

Como um estudo comportamental mostrou, pegar nossos smartphones durante os intervalos não deixa espaço suficiente para nossas mentes recarregarem, então acabamos ficando ainda menos prontos para realizar nossas tarefas do que antes de tirarmos uma folga.

Em vez de pegar o telefone assim que o cronômetro tocar, tente descansar um pouco os olhos, alongar-se, fazer um café ou preparar um lanche. Você se sentirá mais descansado e pronto para continuar de onde parou.

Desvantagens do Pomodoro

Talvez você esteja entusiasmado com essa técnica de gerenciamento de tempo e mal possa esperar pelo início do seu próximo dia de trabalho para poder iniciar seu rastreador Pomodoro imediatamente.

No entanto, antes de se apressar, é justo listar todas as desvantagens da técnica Pomodoro para que você possa tentar transformá-las em sua vantagem.

O temporizador Pomodoro pode atrapalhar seu trabalho profundo

As regras afirmam que você deve parar de trabalhar em sua tarefa assim que ouvir o alarme sonoro, o que pode ser contraproducente se você estiver indo bem com seu trabalho.

Mas, você pode querer desconsiderar o Pomodoro quando estiver progredindo. Se você sente que está se saindo especialmente bem com uma parte de um projeto, não deve se sentir obrigado a parar depois de 25 minutos; você pode simplesmente continuar até sentir que é a hora certa para uma pausa.

Uma intervenção pronta para retomar também pode ser bastante útil caso você decida interromper seu fluxo de trabalho para fazer uma pausa bem merecida.

Ou seja, uma professora de administração da Universidade de Washington Bothell, Sophie Leroy, afirma que sempre que nossas mentes vagueiam enquanto estamos envolvidos em um trabalho profundo, a melhor solução é anotar nossos pensamentos para que possamos voltar a eles mais tarde.

Essa técnica também pode ser útil quando você está prestes a interromper sua tarefa. Apenas tente anotar o que estava em sua mente quando o alarme disparou, e você estará pronto para continuar exatamente de onde parou.

O cronograma Pomodoro pode ser muito rigoroso

Algumas pessoas podem prosperar com as “sessões de trabalho de 25 minutos” prescritas e “pausas de 5 minutos”, mas outras podem achar que outros intervalos de tempo funcionam melhor para elas. Então, você pode querer ajustar as regras para atender às suas necessidades.

Por exemplo, se você é um programador, provavelmente terá várias tarefas menores, tarefas que levam cerca de 10 minutos. Então, você provavelmente trabalhará melhor se trabalhar em Pomodoros de 10 minutos.

Ou talvez você ache que 25 minutos não são suficientes para se dedicar ao trabalho. Você pode definir o cronômetro para Pomodoros de 45 minutos, com intervalos mais longos, digamos, 15 minutos. Depois de completar quatro sessões de Pomodoro, você pode fazer uma pausa de 30 minutos. Ao adaptar suas sessões e intervalos de Pomodoro ao seu estilo de trabalho, você terá tempo suficiente para trabalhar e para relaxar.

E talvez você se sinta estressado com o pensamento de que um cronômetro está contando os preciosos segundos do seu tempo de pausa? Você pode optar por ativar o cronômetro quando estiver em um intervalo e tornar o tempo de intervalo mais flexível.

Dicas para usar o Pomodoro

Se você ainda está atormentado por dúvidas sobre como a técnica Pomodoro deve realmente parecer na prática, nós o cobrimos. Trazemos algumas dicas práticas para fazer seu trabalho do jeito Pomodoro.

Listar sessões

Liste cada sessão de trabalho de 25 minutos em um pedaço de papel e, em seguida, coloque uma marca de seleção ao lado de cada item quando terminar. Dessa forma, você sempre terá uma sensação de progresso, então se sentirá motivado a continuar até chegar ao final da sua lista.

Caso você esteja tendo problemas para se ajustar ao novo sistema ou tende a mergulhar direto em suas tarefas assim que fizer login e esquecer de iniciar o cronômetro, você sempre pode definir um alarme para lembrá-lo. Se você estiver usando o temporizador Clockify Pomodoro, você pode selecionar manualmente suas horas focadas e o temporizador irá lembrá-lo quando começar a rastrear seu Pomodoros.

Concentre-se no seu trabalho

Depois de iniciar o cronômetro, é vital que você se concentre no que está fazendo.

Isso significa que você deve evitar verificar seu feed do Facebook, ler novas postagens em seu tópico favorito do Reddit ou olhar sem rumo pela janela durante esse período.

Tenha uma regra para lidar com interrupções

Depois de mergulhar na bolha de 25 minutos, não deixe ninguém quebrá-la. Quando alguém se dirige a você durante esse período:

1. Informe -os que você está trabalhando no momento.
2. Negocie o momento em que você poderá resolver o problema deles.
3. Ligue de volta para a pessoa em questão, quando terminar o seu trabalho.

A técnica Informar/Negociar/Ligar de volta garantirá que você permaneça dedicado à sua rotina de 25 minutos, sem ofender a pessoa que deseja iniciar uma conversa.

Mude seu ambiente durante os intervalos

Use bem seus intervalos de 5 minutos. Não fique apenas sentado em sua área de trabalho até que os 5 minutos terminem. Você pode fazer uma pausa no banheiro, encher seu copo de água ou fazer uma xícara de chá ou café.

Ir para a cozinha para tomar um café é um bom e velho truque para recuperar o foco depois de passar algum tempo absorvido em uma tarefa desafiadora. Pesquisadores descobriram que quantidades pequenas a moderadas de café são bastante benéficas para nossos níveis de atenção e memória.

Se você não é um grande fã de café, pode se esticar, dar uma caminhada curta ou se envolver em outra atividade semelhante.

O detalhe importante é que você muda seu ambiente e notifica seu corpo de que está de folga; isso ajudará a manter sua produtividade e motivação em níveis ideais quando você iniciar o cronômetro novamente.

Use o Pomodoro mais como uma diretriz e não como uma regra estrita

Embora você possa estar animado para tentar encaixar o maior número possível de Pomodoros em um dia, trabalhar mais horas não significa que você será mais produtivo. Mesmo que ficar horas extras tenha ajudado você a atingir seus objetivos uma vez, trabalhar longas horas coloca você em maior risco de esgotamento a longo prazo.

Tente evitar o esgotamento adaptando a técnica ao seu próprio horário e estilo de trabalho, e não o contrário. Se você acha que uma pausa de 10 minutos garantiria seus níveis máximos de produtividade melhores do que uma de 5 minutos, vá em frente.

Contanto que você siga a fórmula “tempo de trabalho” – “tempo de intervalo” – “sem interrupções”, você pode ajustar seu controle de tempo com a técnica Pomodoro da maneira que funcionar melhor para você.

Empacotando

Como acontece com a maioria das técnicas de produtividade, não existe uma varinha mágica para ajudá-lo a começar. No entanto, a longa lista de benefícios a longo prazo que a técnica Pomodoro tem a oferecer pode ser suficiente para dar a maioria de nós um empurrão na direção certa.

Tudo o que você precisa fazer é sentar, configurar seu rastreador Pomodoro e ver se funciona para você.

Pronto, definido, vá?

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