Primeros pasos con la técnica Pomodoro

Si está buscando una técnica de gestión del tiempo en lugar de comenzar con esa tarea que ha estado evitando, ha venido al lugar correcto.

Este artículo:

• presentarte los conceptos básicos de la famosa técnica Pomodoro,
• ayudarlo a combatir la procrastinación compartiendo algunas herramientas y consejos para usar Pomodoro, y
• arroje algo de luz sobre las ventajas y desventajas de introducir esta popular técnica en su rutina.

Con suerte, al final de este artículo, iniciará su rastreador Pomodoro y se sumergirá directamente en esa tarea que ha estado postergando hoy (en lugar de mañana).

¿Qué es la técnica Pomodoro?

La técnica Pomodoro es un sistema de gestión del tiempo que mejora la productividad ayudándote a concentrarte en tu trabajo y deshacerte de las distracciones.

El método fue acuñado por Francesco Cirillo, quien tuvo un comienzo difícil durante su primer año en la universidad en la década de 1980.

Para aumentar su concentración y bloquear las distracciones mientras estudiaba, Cirillo usó un reloj de cocina con forma de tomate. Configuró su pomodoro (lo que llamamos tomate en inglés) durante 10 minutos, se concentró solo en el material de estudio y listo: ¡su proceso de estudio mejoró repentinamente!

Dado que Francesco no se detuvo en 10 minutos, sino que aumentó gradualmente su tiempo concentrado, hoy, Pomodoro utiliza un cronómetro para dividir el trabajo en intervalos de 25 minutos, separados por breves descansos.

Estos intervalos de tiempo se etiquetan como "sesiones de trabajo" o pomodoros, y el tiempo entre ellos se etiqueta como "tiempo de descanso". La mayoría de los practicantes pasan 25 minutos trabajando y 5 minutos en un descanso. Las sesiones de trabajo y los descansos rotan regularmente y, después de un tiempo, se toma un descanso más largo.

¿Cómo funciona Pomodoro?

Aunque completar tus tareas con un poco de ayuda de la técnica Pomodoro es bastante simple, hemos enumerado todos los pasos que debes seguir para asegurarte de aprovecharla al máximo.

1. Inicie un temporizador de 25 minutos en su teléfono o aplicación de seguimiento de tiempo.
2. Concéntrese completamente en su trabajo durante los próximos 25 minutos.
3. Deténgase una vez que suene la alarma.
4. Tome un descanso de 5 minutos.
5. Vuelva a trabajar durante otros 25 minutos y tome un descanso durante otros 5 minutos.
6. Después de 4 ciclos, tome un descanso de 20 minutos.
7. Repite el proceso hasta que hayas terminado el proyecto o tu jornada laboral.

Herramientas y aplicaciones útiles de Pomodoro

Hay varias aplicaciones de temporizador que funcionan según el principio de la técnica Pomodoro.

Los temporizadores Pomodoro más simples son Tomighty (aplicación de escritorio gratuita para Mac y Windows), Tomatotimers (web, Android y iPhone) y Be Focused (para iPhone). También puede usar una extensión de Chrome como Strict Workflow, que rastrea el tiempo al estilo Pomodoro y además le prohíbe posponer las cosas.

Usando el temporizador Clockify Pomodoro

Si ya está realizando un seguimiento del tiempo con fines comerciales, el temporizador Pomodoro en las extensiones de Clockify para Chrome, Firefox y Edge será perfecto para usted.

En Clockify puedes elegir tanto la duración de tus sesiones de trabajo como la duración de tus descansos

Una vez que descargue la extensión correcta, configure su intervalo de trabajo personalizado (por ejemplo, 25 minutos) y su descanso personalizado (por ejemplo, 5 minutos) e inicie el temporizador para su tarea.

Cuando termine su sesión de trabajo de 25 minutos, se le notificará que es hora de tomar un descanso.

Del mismo modo, después de que termine su descanso de 5 minutos, recibirá una notificación que le indicará que es hora de reanudar el trabajo para otra sesión de trabajo de 25 minutos.

También puede decidir si desea tomar un descanso largo: puede definir este descanso largo (p. ej., 30 minutos) y definir cuándo desea que comience (p. ej., después de 4 descansos).

Si eres usuario de Mac, podrás aprovechar al máximo esta técnica con el modo Pomodoro en la aplicación Clockify time tracker para Mac. Mientras realiza un seguimiento del tiempo de las tareas, recibirá una notificación en el escritorio una vez que llegue al final del intervalo de Pomodoro para que pueda detener el temporizador de la tarea actual y tomar un descanso.

Clockify time tracker para Mac siempre te recuerda cuándo es hora de tomar un descanso

¿Por qué usar Pomodoro?

Ya hemos confirmado que la multitarea es mala para ti.

Pero, poner toda tu atención en una sola tarea, sin detenerte para recuperar el aliento, puede ser tan dañino como hacer malabarismos con varios proyectos al mismo tiempo.

Además de ayudar a prevenir la fatiga, un estudio incluso ha demostrado que los descansos múltiples y significativos ayudan a mantener la calidad del trabajo terminado.

En caso de que todavía se esté preguntando si el sistema Pomodoro es adecuado para usted, tal vez ver las diferencias que esta técnica puede hacer en su flujo de trabajo pueda ayudarlo a decidirse.

¿Qué dice la ciencia sobre Pomodoro?

Aunque señalar los niveles exactos de productividad de cada profesión no es una tarea sencilla, incluso para la ciencia, varios estudios científicos han demostrado los beneficios de la técnica Pomodoro.

Los descansos cortos te mantienen enfocado

Al parecer, las “desviaciones breves” son buenas para nuestra concentración, según afirma un estudio de la Universidad de Illinois.

Por lo tanto, cuando está trabajando en una tarea grande durante un largo período de tiempo, es mejor que tome descansos breves; esto lo ayuda a mantener el enfoque una vez que reanuda el trabajo en dicha tarea. Así es como los descansos de 5 minutos prescritos por la técnica Pomodoro realmente ayudan a la calidad de su trabajo.

Desglosar las tareas te ayuda a terminarlas a tiempo

Sin embargo, la técnica Pomodoro no se trata solo de administrar su tiempo, sino que también es útil para dividir proyectos abrumadores en tareas más pequeñas y fáciles de manejar.

Cambiar su enfoque a una meta que sea fácil de lograr en un lapso de tiempo de 25 minutos en lugar de pensar en logros futuros lejanos lo ayuda a terminar sus tareas incluso antes de la fecha límite.

Entonces, ¿cómo dividir las tareas en partes más pequeñas nos ayuda a completar todas las tareas a tiempo?

Dado que tendemos a sobreestimar con optimismo el tiempo que tendremos disponible en el futuro, también tenemos la costumbre de establecer metas poco realistas. Sin embargo, cuando divide cualquier proyecto en partes más pequeñas, puede ver la imagen clara y estimar el tiempo exacto que necesitará para finalizarlo.

Las recompensas más pequeñas lo ayudan a dejar de procrastinar

Dividir un proyecto más grande en tareas más manejables también puede ayudarlo a combatir la tentación de posponerlo hasta el último minuto solo porque tiene otra cosa en mente en este momento.

Aunque pueda parecer que no pospones nada sin una buena razón, la ciencia afirma que todo el mundo pospone las cosas solo porque nuestros cerebros están conectados para poner las cosas en espera para que podamos aprovechar al máximo el momento presente.

En pocas palabras, debido a un fenómeno llamado sesgo presente , tendemos a elegir entre divertirnos u obtener una recompensa en este momento a expensas de retrasar incluso las tareas más urgentes.

Dado que no podemos conectar fácilmente nuestro yo presente con nuestra imagen futura (la que queda para completar las tareas que retrasamos), ¡sentimos que estamos entregando nuestro trabajo a una persona completamente diferente! Este es el momento en que elegimos ver un programa de televisión en exceso simplemente porque la tarea urgente ya no es nuestra.

Sin embargo, a medida que se acerca la fecha límite, aumentan los niveles de ansiedad y tomamos conciencia una vez más de que depende de nosotros romper este círculo vicioso de procrastinación.

Pomodoro, sin embargo, puede detener este agotador proceso.

Al prometerte una recompensa que puedes disfrutar fácilmente durante el tiempo de descanso entre dos sesiones de pomodoro, puedes engañar a tu mente para que piense que la diversión está a la vuelta de la esquina y que todo lo que tienes que hacer es concentrarte por un breve momento.

Los pomodoros van bien con tu ciclo de productividad

Otra investigación a favor de la técnica Pomodoro en la Universidad Estatal de Florida indica que el cuerpo humano funciona en ciclos de aproximadamente 90 minutos: todos tienen un cierto ciclo determinado en minutos cuando son más productivos. Por lo tanto, eres libre de elegir la duración de tu ciclo Pomodoro: puede ser de 25 a 90 minutos.

Pero, una vez que finaliza 1 ciclo, para mantener sus niveles de productividad, debe tomar un descanso y recargar energías. Si no lo hace, corre el peligro de sufrir el síndrome de estrés ultradiano, lo que significa que, cuando interrumpe sus ritmos ultradianos, pierde el enfoque mental, comete más errores y reduce su rendimiento laboral general.

Ventajas de Pomodoro

Tal vez la técnica Pomodoro suene demasiado simple. Se supone que debes iniciar tu rastreador Pomodoro, sentarte y hacer tu trabajo. Después de un tiempo, te conviertes en una persona que siempre puede cumplir con su horario, cumplir sus promesas y nunca perder una fecha límite.

Suena demasiado bueno para ser verdad? Quizás todavía no estés convencido.

Repasemos todos los beneficios que ofrece esta técnica y veamos si es realmente milagroso como parece.

Pomodoro te ayuda a mejorar tu concentración

Cuando determina el tiempo exacto que debe dedicar a una tarea, en realidad es más probable que realmente se concentre en dicha tarea.

De hecho, Peter Hollins, el autor de The Science of Powerful Focus , afirma que en el momento en que pones suficiente esfuerzo y energía en una tarea, toda tu percepción del tiempo se transforma.

En lugar de mirar repetidamente su reloj, esperando con impaciencia que termine su día de trabajo, las horas simplemente pasan frente a sus ojos e incluso comienza a disfrutar el proceso.

Cuando adquieras el hábito de dedicarte por completo a tus tareas, también serás capaz de

diferenciar entre el tiempo que debe pasar trabajando y el tiempo que debe estar en un descanso. Por lo tanto, actúa en consecuencia.

Entonces, cada vez que comience una sesión de trabajo, sabrá que es el momento en que debe concentrarse únicamente en su trabajo.

Sin embargo, trata de no dejar que nadie te distraiga. Solo después de escuchar el sonido de la alarma del temporizador, puede ceder a las distracciones o simplemente descansar por un momento.

Después de un tiempo practicando Pomodoro, te darás cuenta de que te has acostumbrado a concentrarte durante las sesiones de trabajo y relajarte durante los descansos. En lugar de trabajar continuamente sin un horario, te acostumbrarás a asociar el temporizador que usas para la técnica Pomodoro con tiempo de trabajo.

Pomodoro aumenta tu capacidad de hacer estimaciones

El seguimiento de su tiempo a intervalos regulares le ayudará a crear mejores estimaciones.

Por ejemplo, analiza su carga de trabajo diaria en Pomodoros de 25 minutos y comienza a trabajar. Esta carga de trabajo puede ser un proyecto pequeño que debe terminar en un día, por lo que analiza el proyecto en tareas y luego asigna cada tarea a un Pomodoro.

Después de un tiempo, puede notar que tarda más de 25 minutos en terminar un tipo de tarea y menos de 25 minutos en terminar otro tipo de tarea. Esta revelación lo ayudará a analizar mejor sus tareas en el futuro, tal vez asignando dos Pomodoros para el primer tipo de tareas y agrupando algunas tareas más pequeñas en un Pomodoro.

Al final del día, sabrá la cantidad de Pomodoros que puede terminar durante sus horas de trabajo y podrá crear mejores estimaciones de tiempo para sus clientes.

Pomodoro ayuda a eliminar el agotamiento

Cuando tienes mucho trabajo que hacer en un día, puede ser tentador trabajar continuamente hasta que termines.

Pero, esta es una práctica contraproducente que provoca una disminución en la calidad de su trabajo con el paso del tiempo. Continúas trabajando sin un horario claro y sin descansos, y simplemente te quemas hasta el final del día.

El Laboratorio de Factores Humanos de Microsoft ha realizado una investigación para verificar qué sucede realmente en el cerebro humano cuando no nos damos el beneficio de un descanso.

El estudio muestra que las sesiones de trabajo ininterrumpidas, como las reuniones consecutivas, aumentan nuestros niveles de estrés y reducen nuestra capacidad de concentración. Los niveles elevados de estrés son uno de los principales culpables del agotamiento, todo queda claro en este punto. Cuanto menos descansamos, más nos estresamos, y es una lucha interminable.

Pero, si analiza su tiempo con Pomodoros, sabrá cuándo puede tomar descansos, lo que puede hacer maravillas para su concentración.

Además, saber cuántos Pomodoros puedes hacer en un día te ayuda a sentirte más a gusto con tus tareas. En lugar de sentir que su día de trabajo nunca va a terminar, sabrá que solo le quedan un par de Pomodoros y está listo para comenzar.

Pomodoro le permite realizar un seguimiento de la rentabilidad

Además de usar Pomodoro para garantizar su máxima productividad, también puede usarlo para realizar un seguimiento del presupuesto de su proyecto y asegurar la confianza de sus clientes.

Digamos que terminó 8 tareas en 16 Pomodoros y notó que necesitará trabajar para 16 Pomodoros más para terminar el proyecto. Pero, ha visto que el presupuesto estimado para el tiempo que iba a dedicar al proyecto no sería suficiente para cubrir los gastos y asegurar que obtuviera suficientes ganancias.

Como sabrás, tomará 16 Pomodoros más, o alrededor de 7 horas, para terminar un proyecto, sabrás contactar al cliente para revisar el presupuesto y aumentar tu tarifa por hora en el futuro para ese tipo de proyecto.

Pomodoro ayuda a mantenerse al día con los niveles de productividad

La técnica Pomodoro le brinda una manera simple de saber qué tan productivo fue, porque siempre puede contar la cantidad de Pomodoros que ha terminado en un día.

Digamos que está interesado en ver qué día de la semana fue más productivo para usted. Puedes simplemente contar la cantidad de Pomodoros que terminaste cada día y ver cuándo obtuviste la puntuación más alta.

Pomodoro te da tiempo para resetear

Puede encontrar que los descansos de Pomodoro son "antinaturales". Después de todo, los tomas cuando suena el temporizador, y eso puede no ser necesariamente cuando te sientes cansado.

Pero, estos descansos "antinaturales" en realidad lo ayudan a reanudar su trabajo más rápido. Cuando toma un descanso a intervalos fijos, es probable que haya dejado algo a medio terminar, por lo que no tendrá problemas para continuar después. El descanso puede incluso servirte como el momento para pensar en los asuntos que puedes modificar y ser más creativo cuando reanudes el trabajo.

En cambio, cuando tomas un descanso “natural”, es decir, cuando la tarea es más difícil, una vez que retomes tu trabajo, es probable que aún no tengas una solución a tu problema, lo que te hará sentir desmoralizado y desmotivado.

Sin embargo, incluso cuando toma descansos "antinaturales", aún debe tener cuidado con la forma en que los gasta. Si todavía te sientes desmotivado y cansado incluso cuando sigues el patrón Pomodoro, podrías ser culpable de perder tu tiempo libre.

En caso de que pase sus descansos navegando por las redes sociales, es muy probable que no pueda obtener los beneficios de su tiempo libre.

Como ha demostrado un estudio de comportamiento, alcanzar nuestros teléfonos inteligentes durante los descansos no deja suficiente espacio para que nuestras mentes se recarguen, por lo que terminamos estando aún menos preparados para abordar nuestras tareas de lo que estábamos antes de tomarnos un tiempo libre.

En lugar de agarrar tu teléfono tan pronto como suene el temporizador, trata de descansar un poco los ojos, estirarte, preparar una taza de café o preparar un refrigerio. Te sentirás más descansado y listo para continuar donde lo dejaste.

Desventajas de Pomodoro

Tal vez esté encantado con esta técnica de administración del tiempo y no pueda esperar a que comience su próximo día de trabajo para que pueda comenzar su rastreador Pomodoro de inmediato.

Sin embargo, antes de que te apresures, es justo enumerar todas las desventajas de la técnica Pomodoro para que puedas intentar aprovecharlas.

El temporizador Pomodoro podría interrumpir su trabajo profundo

Las reglas establecen que debe dejar de trabajar en su tarea tan pronto como escuche el sonido de la alarma, lo que puede ser contraproducente si lo está haciendo bien con su trabajo.

Pero, es posible que desee ignorar a Pomodoro cuando esté progresando. Si siente que lo está haciendo especialmente bien con una parte de un proyecto, no debe sentirse obligado a detenerse después de 25 minutos; simplemente puede continuar hasta que sienta que es el momento adecuado para un descanso.

Una intervención lista para reanudar también puede ser muy útil en caso de que decida interrumpir su flujo de trabajo para tomar un merecido descanso.

A saber, una profesora de administración en la Universidad de Washington Bothell, Sophie Leroy, afirma que cada vez que nuestras mentes divagan mientras estamos ocupados en un trabajo profundo, la mejor solución es anotar nuestros pensamientos para que podamos volver a ellos más tarde.

Esta técnica también podría ser útil cuando esté a punto de interrumpir su tarea. Intenta tomar notas de lo que tenías en mente cuando sonó la alarma y estarás listo para continuar justo donde lo dejaste.

El horario de Pomodoro puede ser demasiado estricto

Algunas personas pueden prosperar con las "sesiones de trabajo de 25 minutos" y los "descansos de 5 minutos" prescritos, pero otros pueden encontrar que otros intervalos de tiempo funcionan mejor para ellos. Por lo tanto, es posible que desee modificar las reglas para que se ajusten a sus necesidades.

Por ejemplo, si es programador, probablemente tendrá varias tareas más pequeñas, tareas que le llevarán unos 10 minutos. Entonces, probablemente trabajarás mejor si trabajas en Pomodoros de 10 minutos.

O tal vez descubras que 25 minutos no son suficientes para concentrarte en el trabajo. Puede configurar el temporizador en Pomodoros de 45 minutos, con descansos más largos, digamos, 15 minutos. Después de completar cuatro sesiones de Pomodoro, puede tomar un descanso de 30 minutos. Al adaptar tanto sus sesiones de Pomodoro como sus descansos a su estilo de trabajo, tendrá tiempo suficiente para trabajar y relajarse.

¿Y tal vez se sienta estresado por la idea de que un temporizador está contando los preciosos segundos de su tiempo de descanso? Es posible que desee activar el temporizador cuando esté en un descanso y hacer que el tiempo de descanso sea más flexible.

Consejos para usar Pomodoro

Si todavía te torturan las dudas sobre cómo debería verse realmente la técnica Pomodoro en la práctica, te tenemos cubierto. Te traemos algunos consejos prácticos para hacer tu trabajo al estilo Pomodoro.

Listar sesiones

Enumere cada sesión de trabajo de 25 minutos en una hoja de papel y luego coloque una marca de verificación junto a cada elemento una vez que haya terminado. De esta manera, siempre tendrá una sensación de progreso, por lo que se sentirá motivado para continuar hasta que haya llegado al final de su lista.

En caso de que tenga problemas para adaptarse al nuevo sistema o tienda a sumergirse en sus tareas tan pronto como inicie sesión y olvide iniciar el temporizador, siempre puede configurar una alarma para recordárselo. Si está utilizando el temporizador Clockify Pomodoro, puede seleccionar manualmente sus horas enfocadas y el temporizador le recordará cuándo comenzar a rastrear sus Pomodoros.

Concéntrate en tu trabajo

Una vez que inicie el cronómetro, es vital que se concentre en lo que está haciendo.

Esto significa que debe abstenerse de revisar su feed de Facebook, leer nuevas publicaciones sobre su tema favorito de Reddit o mirar fijamente a través de la ventana durante este período.

Tener una regla para lidiar con las interrupciones.

Una vez que te hayas sumergido en la burbuja de 25 minutos, no dejes que nadie la rompa. Cuando alguien se dirige a usted durante este tiempo:

1. Infórmales que estás trabajando en este momento.
2. Negocie el momento en que podrá abordar su problema.
3. Vuelva a llamar a la persona en cuestión cuando termine su trabajo.

La técnica Informar/Negociar/Devolver la llamada asegurará que te mantengas dedicado a tu rutina de 25 minutos, sin ofender a la persona que quiere entablar una conversación.

Cambia tu entorno durante los descansos

Usa bien tus descansos de 5 minutos. No se quede sentado en su área de trabajo hasta que hayan pasado los 5 minutos. Puede tomar un descanso para ir al baño, rellenar su vaso de agua o preparar una taza de té o café.

Ir a la cocina a tomar una taza de café es un buen truco para recuperar la concentración después de pasar un tiempo absorto en una tarea desafiante. Los investigadores han descubierto que cantidades pequeñas a moderadas de café son bastante beneficiosas tanto para nuestros niveles de atención como para la memoria.

Si no eres un gran fanático del café, puedes estirarte, dar un paseo corto o participar en otra actividad similar.

El detalle importante es que cambias de ambiente, y le avisas a tu cuerpo que estás en un descanso; esto ayudará a mantener su productividad y motivación en niveles óptimos una vez que vuelva a iniciar el cronómetro.

Use Pomodoro más como una guía y no como una regla estricta

Si bien es posible que estés emocionado de tratar de incluir tantos Pomodoros como sea posible en un día, trabajar más horas no significa que vayas a ser más productivo. Incluso si hacer horas extra lo ayudó a alcanzar sus objetivos una vez, trabajar muchas horas lo pone en mayor riesgo de agotamiento a largo plazo.

Trate de evitar el agotamiento adaptando la técnica a su propio horario y estilo de trabajo en lugar de hacerlo al revés. Si cree que un descanso de 10 minutos aseguraría sus niveles máximos de productividad mejor que uno de 5 minutos, hágalo.

Siempre que siga la fórmula de "tiempo de trabajo", "tiempo de descanso", "sin interrupciones", puede ajustar su seguimiento del tiempo con la técnica Pomodoro de la manera que mejor le funcione.

Terminando

Como sucede con la mayoría de las técnicas de productividad, no existe una varita mágica para ayudarlo a comenzar. Sin embargo, la larga lista de beneficios a largo plazo que ofrece la técnica Pomodoro podría ser suficiente para darnos a la mayoría de nosotros un empujón en la dirección correcta.

Todo lo que necesita hacer es sentarse, configurar su rastreador Pomodoro y ver si funciona para usted.

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