25 maneiras de aumentar a produtividade

A produtividade máxima é o que todos almejamos – mas como aumentar a produtividade para obter esse ponto ideal quando podemos fazer mais em menos tempo?

A produtividade aumenta quando você realiza as seguintes etapas que o ajudarão a trabalhar de maneira mais inteligente, rápida e melhor:

• Estabeleça uma rotina matinal.
• Planeje seus dias e gerencie seu tempo.
• Cuide da sua saúde.
• Trabalhe de forma inteligente e faça pausas.
• Deixe espaço para o lazer.

Estes são apenas os traços gerais, e aqui estão os 25 passos específicos que você precisa realizar todos os dias para aumentar sua produtividade.

A produtividade aumenta quando você…

…faça o seguinte.

Durma o suficiente

O sono melhora sua cognição e concentração – e o aumento da cognição e da concentração levam ao aumento da produtividade, o que acaba levando a um melhor desempenho.

Quando você dorme pelo menos 7 a 8 horas todas as noites, suas habilidades de resolução de problemas e memória melhoram – então você termina mais em menos tempo.

Por outro lado, a privação do sono pode ter muitos efeitos prejudiciais em nosso desempenho geral. Isso não apenas diminui diretamente nossa produtividade, mas também pode afetar nossa saúde física e bem-estar emocional, além de afetar negativamente nossas habilidades cognitivas.

Levante cedo

A maioria dos americanos acorda entre 6h e 7h30, para começar a trabalhar mais cedo e terminar mais cedo – então imagine o quão bom você começaria se acordasse ainda mais cedo, digamos, 5h?

Começar tão cedo garante que você esteja pelo menos uma hora à frente de todos – você terminará seu dia de trabalho mais cedo e, mais importante, começará seu trabalho quando quase ninguém estiver por perto para distraí-lo.

No entanto, lembre-se de que acordar cedo não é para todos, principalmente se estivermos sacrificando o sono no processo.

Então, experimente, mas não se sinta mal se não funcionar para você.

A coisa mais importante que podemos fazer é ouvir nosso corpo e observar as horas do dia em que geralmente nos sentimos mais acordados e cansados. Então, podemos planejar nossos dias de acordo.

Exercício

Assim que você acordar, reserve um tempo para se exercitar – o exercício ajuda seu corpo a acordar e seu cérebro a ficar mais alerta e energizado.

E, quando você está alerta e energizado, é mais provável que você se concentre e se concentre em seu trabalho e, portanto, seja mais produtivo.

De fato, o impacto do exercício no desempenho dos funcionários é tão forte que muitas empresas tomaram medidas para incluir o exercício na jornada de trabalho regular. Talvez devêssemos fazer disso um hábito também.

Planeje as refeições com antecedência

As refeições são uma parte importante do seu dia de trabalho, e planejá-las com antecedência ajuda a economizar tempo que você gastaria pensando no que quer comer quando já está com fome.

Embora existam muitas pesquisas científicas que apóiam a ligação entre nutrição e produtividade no local de trabalho, manter uma dieta saudável durante o trabalho nem sempre é tão fácil quanto é recomendável.

Planejar com antecedência nos ajuda a preparar os recursos e a conseguir o tempo necessário para garantir uma alimentação saudável durante o trabalho.

Planejar seus menus diários ajudará você a evitar o estresse, comer refeições mais equilibradas e até aprender a planejar com antecedência – uma habilidade que você também pode usar em seu trabalho.

Coma seu café da manhã

Muitas pessoas pulam o café da manhã – apesar de ser talvez a refeição mais importante do dia.

Um café da manhã equilibrado ajuda você a acumular energia pela manhã para começar bem o dia.

Considerando que tudo o que você come se transforma em glicose, ao comer logo pela manhã, você obtém uma onda de glicose imediatamente – o que garante que você permaneça concentrado e focado no que está fazendo (pelo menos até a hora do almoço).

Além disso, estudos mostraram que pular o café da manhã pode ter muitos efeitos adversos, como diminuição da memória de curto prazo e falta de concentração.

Chame isso de sabedoria comum ou um fato científico – mas um café da manhã saudável irá prepará-lo para um alto desempenho.

Beba bastante água

Nossos cérebros são 85% água. Se essa porcentagem de água cair apenas 1%, você perde 5% de suas habilidades cognitivas. Você se torna menos focado, menos alerta e menos propenso a ser produtivo.

As descobertas de um estudo recente mostram que a hidratação adequada tem um efeito positivo particularmente enfatizado no humor e na atenção individual, enquanto a desidratação tem um efeito negativo na memória de curto prazo, na concentração e no humor.

Mas, ao beber cerca de oito copos de 8 onças, 2 litros, ou, simplesmente, beber sempre que estiver com sede, você garante que está sempre totalmente hidratado e focado ao máximo.

Mantenha uma lista de tarefas

Ao compilar uma lista de coisas que você precisa fazer, você sempre saberá exatamente o que precisa realizar até o final do dia.

Uma vez que você tenha tudo no papel, será menos provável que você se desvie do que é realmente importante e menos provável que perca tempo.

Defina seus próprios prazos

Os prazos ajudam você a colocar seu trabalho em perspectiva – quando você sabe que precisa terminar uma tarefa importante na próxima semana e a outra tarefa importante no próximo mês, você entenderá melhor suas prioridades e o que precisa fazer primeiro.

Muitos profissionais acham difícil encontrar motivação em um ambiente sem prazos. Talvez sem surpresa, o conselho número 1 para superar essa situação é – espere por isso – faça um prazo! Dependendo da natureza da tarefa, você pode definir marcos diários ou semanais ou definir uma data fixa para a conclusão da tarefa. Definir a linha do tempo tem um efeito duplo – ajuda você a entender melhor o escopo do trabalho e fornece um senso de urgência para fazer as coisas.

E quando você define seus próprios prazos (não importa se você tem um prazo oficial para isso ou não), você se inspirará a se fixar em uma determinada data e hora – e tentar superá-la.

Definir metas

O maior valor de estabelecer metas está em definir e detalhar o roteiro para sua realização. Transforma desejos abstratos em planos concretos que nos ajudam a vislumbrar as ações e o esforço necessário para realizar nossos objetivos.

Ao definir uma meta, você terá uma ideia mais clara de quais etapas precisará realizar e quais ações o ajudarão a atingir essa meta.

Visualizar as metas que você definiu pode aumentar a produtividade de suas equipes em 18%, de acordo com este artigo da linha do tempo.

Quando você define uma meta SMART (específica, mensurável, atingível, relevante, com prazo), você saberá que sua meta é gerenciável, então você se sentirá mais inspirado para ir atrás dela.

Definir recompensas

Imagine um cavalo correndo atrás de uma cenoura amarrada à cabeça, um pouco fora de alcance. O cavalo pode correr e correr, com os olhos fixos na cenoura, mas ele nunca a alcançará – então por quanto tempo ele se sentirá motivado a correr atrás dela, até que desista da corrida?

O mesmo vale para as pessoas – a menos que você se permita uma recompensa durante uma longa corrida para o sucesso, é provável que você não fique interessado o suficiente para alcançar a linha de chegada. Pequenas recompensas quando você atinge marcos, como uma noite com amigos, são um impulso bem-vindo à sua determinação e uma boa carga de bateria para sua produtividade.

De acordo com um estudo realizado pelos pesquisadores da Universidade de Cornell, Ayelet Fishbach e Kaitlin Woolley, recompensas atrasadas são a base do planejamento de longo prazo. No entanto, recompensas imediatas menores servem como um motivador muito mais forte para persistir na busca de um objetivo de longo prazo. Em outras palavras, é perfeitamente bom (e até recomendável) ocasionalmente se mimar pelo seu bom trabalho.

Faça bom uso do tempo de deslocamento

Tempo morto que você perde todos os dias, preso no trânsito ou condenado a uma longa viagem de trem ou ônibus para o trabalho - é assim que o tempo de deslocamento é geralmente descrito.

Nossa nova realidade impactada pelo COVID colocou um foco maior na (ausência) de deslocamento, com alguns estudos chegando a afirmar que deslocamentos longos matam a produtividade, principalmente entre os funcionários de melhor desempenho. Mesmo estudos pré-pandemia determinaram que o tipo e a duração do deslocamento afetam a produtividade, com deslocamentos de curta distância e ativos tendo o impacto mais positivo.

Mas você pode usar esse tempo para sua própria vantagem – tire uma soneca, leia seus e-mails, faça um curso online, ouça um audiolivro. Você diminuirá a carga de trabalho que o espera no escritório, descansará mais ou até aprenderá algo novo.

Acompanhe o tempo que você gasta em tarefas (e tente limitá-lo)

O tempo é finito, então é importante como você o gasta – mas você sabe como você o gasta?

Acompanhar o tempo que você gasta em atividades o ajudará a decidir se gasta seu tempo de forma eficaz ou não.

Se o seu cronômetro disser que você passa 2 horas navegando sem rumo nas mídias sociais todos os dias, você obterá o tempo exato que está desperdiçando e poderá ser melhor aproveitado. O rastreamento de tempo nos permite identificar áreas e raízes de desempenho abaixo do ideal e começar a dar os primeiros passos para aproveitar ao máximo nosso tempo e esforço. Você pode aprender sobre algumas dessas etapas por meio de nosso guia de práticas recomendadas para rastreamento de tempo.

Faça o seu pior primeiro

Ao começar seu dia de trabalho, é melhor que você faça sua tarefa mais difícil ou mais importante primeiro – isso é chamado de técnica de comer seu sapo.

Uma vez que você “comeu seu sapo” logo pela manhã, você se sentirá mais energizado para enfrentar o resto das tarefas que você tem para o dia – porque você saberá que o pior já passou.

Além disso, o sapo proverbial é muitas vezes a tarefa mais importante em sua carga de trabalho, e é por isso que faz todo o sentido dedicar seus períodos de pico de energia à sua resolução e guardar o resto para tarefas de baixa prioridade.

Isenção de responsabilidade: “comer o sapo” não substitui um café da manhã adequado.

Siga a “regra dos 2 minutos”

Na maioria das vezes, a parte mais difícil de uma tarefa é começar.

Mas, se você começar pequeno, dizendo que trabalhará apenas por dois minutos, tornará a noção de começar menos assustadora e mais gerenciável. Você também terá muito menos probabilidade de procrastinar.

A 1ª lei de Newton diz que os objetos que estão em movimento permanecem em movimento – e o mesmo vale para o seu trabalho. Na maioria das vezes, você descobrirá que trabalhou por 2 minutos e depois continuou trabalhando. Apenas tome cuidado com as maçãs caindo na sua cabeça.

Trabalhe em intervalos (e faça pausas)

A ciência que define os ritmos ultradianos diz que as pessoas estão programadas para trabalhar focadas e concentradas em intervalos de 90 minutos. Após esse tempo, eles precisam fazer uma pausa.

Você pode analisar seu dia de trabalho em pedaços de 90 minutos, seguidos por pequenas pausas – isso pode ser qualquer coisa, desde meditação a exercícios curtos ou ir à cozinha para fazer uma xícara de café.

Claro, o ciclo de 90 minutos não é esculpido em pedra e existem quase inúmeras técnicas de gerenciamento de tempo que oferecem sua reviravolta na equação trabalho-descanso.

Para começar, você pode experimentar a popular técnica Pomodoro e trabalhar em ciclos pré-definidos – trabalhe por 4 ciclos de 25 minutos de trabalho e 5 minutos de pausa e, em seguida, faça uma pausa de 20 minutos, antes de retomar o trabalho por mais 4 ciclos. Se 25 minutos para o trabalho e 5 minutos para os intervalos não funcionarem para você, mais uma vez, você pode ajustar esse tempo para atender melhor às suas necessidades.

Não multitarefa

A lógica pode dizer que fazer mais tarefas de uma só vez o ajudará a terminar mais trabalho em menos tempo – mas ao fazer mais tarefas de uma só vez, você está essencialmente parando de se concentrar em qualquer uma de suas tarefas.

Você termina mais rápido, mas executa abaixo da média em todas as suas tarefas e, em seguida, precisa refazer a maior parte, levando a mais tempo perdido do que ganho.

Mas, se você começar a trabalhar em outra tarefa somente depois de terminar a tarefa anterior, você dará toda a sua atenção e terminará da melhor maneira possível - pouco tempo necessário para refazer.

É claro que as coisas não são totalmente pretas no branco, pois um estudo mostra que o desempenho depende muito do grau de multitarefa – os erros são mais comuns e mais graves ao fazer malabarismos com tarefas em um nível mais alto.

Portanto, você pode se dar um pouco de liberdade com a multitarefa – mas definitivamente não deve torná-la seu modus operandi .

Não seja um perfeccionista

Você pode lutar pela perfeição em tudo que faz – mas, como nada é realmente perfeito, você está apenas perdendo seu tempo.

Em vez disso, você deve parar de ajustar seu trabalho e entregá-lo para feedback – se ainda houver alguns erros, trate-os como momentos de aprendizado que o ajudarão a ser melhor no futuro (não os repetindo).

O professor da Universidade de Kent, Joachim Stoeber, diferencia os esforços perfeccionistas e as preocupações perfeccionistas.

De acordo com Stoeber, os esforços perfeccionistas têm uma qualidade motivacional totalmente positiva e um impacto no desempenho.

As preocupações perfeccionistas , no entanto, não são saudáveis ​​e podem ter um impacto negativo não apenas no desempenho, mas também na saúde mental e no bem-estar geral.

Não pule refeições

As pessoas geralmente decidem passar seus dias de trabalho pulando refeições e ficando em suas mesas – mas essa prática faz mais mal do que bem.

Aderir a padrões alimentares consistentes no local de trabalho melhora nosso desempenho cognitivo. Uma combinação de pausas mentais e a nutrição necessária para nosso corpo e nosso cérebro é o que nos mantém focados e alertas por um longo período de tempo.

A menos que você coma regularmente, seus níveis de glicose cairão e você ficará menos concentrado, mais mal-humorado e menos propenso a ser produtivo.

Diga não"

Fazer tudo o que as pessoas pedem de você só fará você perder tempo que deveria estar gastando com prioridades – se você fizer tudo, acabará descobrindo que não fez nada.

Não há problema em dizer “não” aos pedidos das pessoas de tempos em tempos – muitos sims podem levar a menos tempo livre, mais estresse e maior chance de esgotamento. Muitas vezes, terceirizar parte do trabalho também é uma boa ideia e pode levar a um aumento na produtividade geral.

Muitos de nós relutam em recusar trabalho adicional, pois tememos que nossos colegas possam nos considerar rudes, egoístas ou qualquer outra variedade do temido rótulo de “difícil”. Existem, no entanto, formas construtivas e respeitosas de dizer “não” sem prejudicar as relações profissionais. Em última análise, evitar se esforçar demais beneficiará seu desempenho e, portanto, a organização como um todo.

Bloquear distrações

Distrações como Redes Sociais, seu smartphone ou a TV, são boas, em pequenas doses, no seu tempo livre. Mas, eles só atrapalharão sua agenda quando você tiver que trabalhar em um projeto importante com um prazo apertado. E ruídos de fundo (como o tráfego externo) que o irritam mesmo em seu tempo livre, o irritarão ainda mais quando você tiver que trabalhar.

De acordo com um estudo recente, os funcionários mais suscetíveis a distrações online no local de trabalho experimentam aumentos significativos no foco e na produtividade quando essas distrações são bloqueadas. Em outras palavras, se nossa atenção não for constantemente interrompida por fatores externos, é uma aposta bastante segura que nosso desempenho melhorará.

Então, bloqueie sites de mídia social, deixe seu smartphone em outra sala (talvez a melhor que você possa bloquear?) e coloque seus fones de ouvido. Quando você estiver em uma bolha, será mais fácil se concentrar.

Limitar informações

O século 21 é o século do fácil acesso à informação – todos podem saber (quase) qualquer coisa em questão de alguns cliques. Mas, essa sobrecarga de informações será temperada com sua capacidade de processar o que é realmente importante. A exposição constante a diferentes fluxos de informações nos deixa distraídos, mais propensos a erros e menos envolvidos com nosso trabalho principal.

Limitar informações é, essencialmente, priorizar: nosso tempo, nossas tarefas, nossas responsabilidades. É o processo de escolher a quantidade necessária ou ideal de informações relevantes para nosso trabalho atual, bloqueando e/ou ignorando quaisquer outras fontes de informação.

Limite o que você lê e limite o que você ingere – dessa forma, você deixará mais espaço para pensar e processar as melhores maneiras de lidar com suas prioridades.

Ouça músicas que aumentam a produtividade

Certas músicas aumentam a produtividade em determinadas tarefas - quando estiver em dúvida, lembre-se de que a música instrumental de três acordes que você está acostumado e que você escolheu funciona melhor, especialmente quando você está trabalhando em tarefas mais simples.

Ao ouvir música enquanto trabalha, você focará sua mente em seu trabalho e bloqueará sons que distraem ao seu redor.

O maior benefício da música reconhecido pela pesquisa científica não é seu impacto no desempenho cognitivo, mas sua qualidade relaxante. Em outras palavras, a música nos coloca em um estado de espírito agradável, o que afeta indiretamente nossa atitude em relação ao próprio trabalho.

É claro que a música não é igualmente adequada para todos os tipos de trabalho.

Mesmo aqueles de nós que nunca tiram os fones de ouvido ocasionalmente desligam a música para tarefas de foco profundo e alta atenção.

Tire sonecas

De acordo com a pesquisa, os cochilos ajudam você a ter um melhor desempenho nas tarefas que você precisa fazer à noite. As sonecas que você tira no início do dia ajudam a aumentar a criatividade, e as sonecas que você tira no final do dia ajudam a restaurar suas habilidades físicas – de qualquer forma, as sonecas são ainda melhores do que a cafeína para sua memória e desempenho geral.

Um número crescente de empresas está chegando ao ponto de permitir e incentivar o cochilo no local de trabalho como um recurso de produtividade. Esta não é necessariamente uma tendência infundada, pois pesquisas científicas recentes sugeriram que cochilar no início da tarde aumenta o estado de alerta e o desempenho cognitivo geral.

Talvez não demore muito para vermos o cochilo no local de trabalho perder seu estigma de longa data.

Pratique um hobbie

Trabalhar duro sem jogar duro não refletirá bem em seus níveis de produtividade - você começará a se perguntar por que tem trabalhado tanto sem recompensa em primeiro lugar e perderá o seu impulso.

Mas, um hobby que você pode esperar quando chegar em casa pode inspirá-lo a terminar seu trabalho mais rapidamente. Se você escolher um hobby criativo, pode até melhorar suas habilidades cognitivas – ler, tocar um instrumento musical, aprender um novo idioma são boas escolhas.

Os passatempos são uma grande parte da eterna gangorra da vida profissional. No contexto de nosso desempenho no local de trabalho, eles não precisam ser uma entidade separada do nosso trabalho, mas um complemento que pode não apenas expandir nosso conjunto de habilidades, mas também nos manter positivos, inspirados e engajados. Se você está procurando um hobby envolvente, nossa extensa lista de hobbies produtivos pode lhe dar algumas ideias.

Descontrair

Pensar no trabalho desde o momento em que você acorda até o momento em que vai dormir não o ajudará a fazer mais hoje – mas relaxar com um bom livro, meditar ou simplesmente socializar com amigos e familiares pode ajudá-lo a recarregar as baterias necessárias para amanhã.

Além disso, você pode tomar medidas no próprio local de trabalho e estabelecer práticas e limites para evitar ser sobrecarregado pelo trabalho. Muito tempo e estresse excessivos dedicados ao trabalho podem ser evitados com planejamento oportuno, otimização de processos e priorização de nosso tempo e esforço. Trabalhar de forma mais eficiente nos permite desligar e regenerar.

Conclusão

No final das contas, alta produtividade é mais sobre trabalhar de forma mais inteligente do que trabalhar mais – se você estabelecer uma rotina matinal, gerencie seu tempo e planeje seus dias em relação às suas metas, cuide da sua saúde e lembre-se de ter algum tempo “você” , você certamente aumentará sua produtividade.

️ As dicas de produtividade que fornecemos aqui dificilmente são as únicas atividades de aumento de desempenho que você pode escolher. Temos certeza de que profissionais de todo o mundo usam vários outros hacks de produtividade com bons resultados. O que funciona para você? Você tem algum truque e prática em particular para ajudá-lo a ter um melhor desempenho? Adoramos encontrar novas maneiras de melhorar, então sinta-se à vontade para compartilhar suas ideias conosco em [email protected] – podemos incluir suas dicas de produtividade nesta ou em uma postagem futura do blog!