Iniziare con la tecnica del pomodoro

Se stai cercando una tecnica di gestione del tempo invece di iniziare con quel compito che stavi evitando, sei nel posto giusto.

Questo articolo:

• farvi conoscere le basi della famosa tecnica del pomodoro,
• aiutarti a combattere la procrastinazione condividendo alcuni strumenti e suggerimenti per l'utilizzo di Pomodoro e
• fai luce sui vantaggi e gli svantaggi dell'introduzione di questa tecnica popolare nella tua routine.

Si spera che, entro la fine di questo articolo, avvierai il tuo tracker Pomodoro e ti immergerai direttamente in quell'attività su cui hai procrastinato oggi (anziché domani).

Qual è la tecnica del pomodoro?

La tecnica Pomodoro è un sistema di gestione del tempo che migliora la produttività aiutandoti a concentrarti sul tuo lavoro e a liberarti delle distrazioni.

Il metodo è stato coniato da Francesco Cirillo, che ha avuto un inizio difficile durante il suo primo anno all'università negli anni '80.

Per aumentare la concentrazione e bloccare le distrazioni durante lo studio, Cirillo ha utilizzato un timer da cucina a forma di pomodoro. Ha preparato il suo pomodoro (quello che chiamiamo pomodoro in inglese) per 10 minuti, si è concentrato solo sul materiale di studio e voilà: il suo processo di studio è improvvisamente migliorato!

Dal momento che Francesco non si è fermato a 10 minuti, ma ha gradualmente aumentato il suo tempo concentrato, oggi Pomodoro prevede l'utilizzo di un timer per suddividere il lavoro in intervalli di 25 minuti, separati da brevi pause.

Questi intervalli di tempo sono etichettati come "sessioni di lavoro" o pomodori e il tempo tra loro è etichettato come "tempo di pausa". La maggior parte dei praticanti trascorre 25 minuti di lavoro e 5 minuti di pausa. Le sessioni di lavoro e le pause ruotano regolarmente e, dopo qualche tempo, ti prendi una pausa più lunga.

Come funziona Pomodoro?

Sebbene completare i tuoi compiti con un piccolo aiuto della tecnica del Pomodoro sia abbastanza semplice, abbiamo elencato tutti i passaggi che dovresti eseguire per assicurarti di trarne il massimo.

1. Avvia un timer di 25 minuti sul telefono o sull'app di monitoraggio del tempo.
2. Concentrati completamente sul tuo lavoro per i prossimi 25 minuti.
3. Fermati quando suona l'allarme.
4. Fai una pausa di 5 minuti.
5. Riprendi a lavorare per altri 25 minuti e fai una pausa per altri 5 minuti.
6. Dopo 4 cicli, fai una pausa di 20 minuti.
7. Ripeti il ​​processo fino a quando non hai terminato il progetto o la tua giornata lavorativa.

Strumenti e app utili per Pomodoro

Esistono diverse app timer che funzionano secondo il principio della tecnica del pomodoro.

I timer Pomodoro più semplici sono Tomighty (app desktop gratuita per Mac e Windows), Tomatotimer (web, Android e iPhone) e Be Focused (per iPhone). Puoi anche utilizzare un'estensione di Chrome come Strict Workflow, che tiene traccia del tempo in stile Pomodoro e ti proibisce di procrastinare.

Usando il timer Clockify Pomodoro

Se stai già monitorando il tempo per motivi di lavoro, il timer Pomodoro nelle estensioni Clockify per Chrome, Firefox ed Edge sarà perfetto per te.

In Clockify puoi scegliere sia la durata delle sessioni di lavoro che la durata delle pause

Una volta scaricata l'estensione giusta, imposta il tuo intervallo di lavoro personalizzato (es. 25 minuti) e la tua pausa personalizzata (es. 5 minuti) e avvia il timer per la tua attività.

Al termine della sessione di lavoro di 25 minuti, ti verrà comunicato che è ora di fare una pausa.

Allo stesso modo, al termine della pausa di 5 minuti, riceverai una notifica che ti informa che è ora di riprendere il lavoro per un'altra sessione di lavoro di 25 minuti.

Puoi anche decidere se vuoi fare una pausa lunga — puoi definire questa pausa lunga (ad es. 30 minuti) e definire quando vuoi che inizi (ad es. dopo 4 pause).

Se sei un utente Mac, sarai in grado di sfruttare al meglio questa tecnica con la modalità Pomodoro nell'app di monitoraggio del tempo Clockify per Mac. Mentre tieni traccia del tempo per le attività, riceverai una notifica sul desktop una volta raggiunta la fine dell'intervallo di Pomodoro in modo da poter interrompere il timer per l'attività corrente e fare una pausa.

Il monitoraggio del tempo di Clockify per Mac ti ricorda sempre quando è il momento di fare una pausa

Perché usare Pomodoro

Abbiamo già confermato che il multitasking fa male.

Ma dedicare tutta la tua attenzione a un solo compito, senza fermarti a riprendere fiato, potrebbe essere dannoso come destreggiarsi tra più progetti contemporaneamente.

Oltre ad aiutare a scongiurare la fatica, uno studio ha anche dimostrato che pause multiple e significative aiutano a mantenere la qualità del lavoro completato.

Nel caso ti stia ancora chiedendo se il sistema Pomodoro sia giusto per te, forse guardare le differenze che questa tecnica può apportare al tuo flusso di lavoro può aiutarti a prendere una decisione.

Cosa dice la scienza di Pomodoro?

Sebbene individuare i livelli esatti di produttività per ogni professione non sia un compito semplice, anche per la scienza diversi studi scientifici hanno dimostrato i benefici della tecnica del Pomodoro.

Brevi pause ti tengono concentrato

Apparentemente, "brevi diversivi" fanno bene alla nostra concentrazione, come afferma uno studio dell'Università dell'Illinois.

Quindi, quando lavori a un'attività di grandi dimensioni per un lungo periodo di tempo, è meglio fare delle brevi pause: questo ti aiuta a mantenere la concentrazione una volta che riprendi a lavorare su tale attività. Ecco come le pause di 5 minuti prescritte dalla tecnica del Pomodoro aiutano concretamente la qualità del tuo lavoro.

Scomporre le attività ti aiuta a finirle in tempo

La tecnica del Pomodoro, tuttavia, non riguarda solo la gestione del tuo tempo, ma è anche utile per suddividere progetti travolgenti in attività più piccole e più facili da gestire.

Spostare la tua attenzione su un obiettivo che è facile da raggiungere in un arco di tempo di 25 minuti invece di pensare ai risultati futuri lontani ti aiuta a finire i tuoi compiti anche prima della scadenza.

Quindi, in che modo suddividere le attività in bit più piccoli ci aiuta a completare tutti i compiti in tempo?

Dal momento che tendiamo a sopravvalutare ottimisticamente il tempo che avremo a disposizione in futuro, abbiamo anche l'abitudine di fissare obiettivi non realistici. Tuttavia, quando suddividi un progetto in blocchi più piccoli, sei in grado di vedere un'immagine chiara e stimare il tempo esatto necessario per portarlo a termine.

Ricompense più piccole ti aiutano a smettere di procrastinare

Suddividere un progetto più grande in attività più gestibili può anche aiutarti a combattere l'impulso di rimandarlo all'ultimo minuto solo perché hai qualcos'altro in mente in questo momento.

Anche se potrebbe sembrare che tu non rinvii nulla senza una buona ragione, la scienza afferma che tutti procrastinano solo perché i nostri cervelli sono programmati per mettere le cose in sospeso in modo da poter ottenere il massimo dal momento presente.

In poche parole, a causa di un fenomeno chiamato present bias , tendiamo a scegliere di divertirci o ottenere una ricompensa in questo momento a scapito di ritardare anche i compiti più urgenti.

Dal momento che non possiamo collegare facilmente il nostro sé presente con la nostra immagine futura (quella che è rimasta per completare i compiti che rimandiamo), ci sentiamo come se stessimo consegnando il nostro lavoro a una persona completamente diversa! Questo è il momento in cui scegliamo di guardare un programma TV in modo abbuffato semplicemente perché il compito urgente non è più nostro.

Tuttavia, con l'avvicinarsi della scadenza, i livelli di ansia aumentano e ci rendiamo nuovamente conto che spetta a noi interrompere questo circolo vizioso di procrastinazione.

Pomodoro, tuttavia, può fermare questo faticoso processo.

Promettendoti una ricompensa che potrai facilmente godere durante la pausa tra due sessioni di pomodoro, puoi indurre la tua mente a pensare che il divertimento è dietro l'angolo e tutto ciò che devi fare è rimanere concentrato per un breve breve momento.

I pomodori si sposano bene con il tuo ciclo di produttività

Un'altra ricerca a favore della tecnica del Pomodoro presso la Florida State University indica che il corpo umano lavora in cicli di circa 90 minuti: ognuno ha un determinato ciclo determinato in pochi minuti quando sono i più produttivi. Pertanto, sei libero di scegliere la durata del tuo ciclo di Pomodoro: può variare da 25 a 90 minuti.

Ma, una volta terminato 1 ciclo, per mantenere i tuoi livelli di produttività, dovresti fare una pausa e ricaricarti. Se non lo fai, rischi di soffrire della sindrome da stress ultradiano, il che significa che, quando interrompi i tuoi ritmi ultradiani, perdi la concentrazione mentale, commetti più errori e riduci le tue prestazioni lavorative complessive.

Vantaggi del pomodoro

Forse la tecnica del pomodoro suona troppo semplice. Dovresti solo avviare il tuo tracker Pomodoro, sederti e fare il tuo lavoro. Dopo un po' diventi una persona che è sempre in grado di rispettare i propri impegni, mantenere le promesse e non perdere mai una scadenza.

Sembra troppo bello per essere vero? Forse non sei ancora convinto.

Esaminiamo tutti i vantaggi offerti da questa tecnica e vediamo se è veramente miracoloso come sembra.

Pomodoro ti aiuta a migliorare la tua concentrazione

Quando determini il tempo esatto che dovresti dedicare a un'attività, in realtà è più probabile che ti concentri veramente su tale attività.

In effetti, Peter Hollins, l'autore di The Science of Powerful Focus , afferma che nel momento in cui metti abbastanza impegno ed energia in un compito a portata di mano, la tua intera percezione del tempo si trasforma.

Invece di guardare ripetutamente l'orologio, aspettando con impazienza che la tua giornata lavorativa finisca, le ore lampeggiano davanti ai tuoi occhi e inizi persino a goderti il ​​processo.

Quando prendi l'abitudine di dedicarti interamente ai tuoi compiti, diventi anche capace di farlo

distinguere tra il tempo che dovresti dedicare al lavoro e il tempo che dovresti essere in pausa. Pertanto, agisci di conseguenza.

Quindi, ogni volta che inizi una sessione di lavoro, saprai che questo è il momento in cui dovresti concentrarti esclusivamente sul tuo lavoro.

Tuttavia, cerca di non farti distrarre da nessuno. Solo dopo aver sentito il suono della sveglia del timer puoi cedere alle distrazioni o semplicemente riposarti per un po'.

Dopo un po' di pratica del Pomodoro, ti accorgerai di aver preso l'abitudine di concentrarti durante le sessioni di lavoro e di rilassarti durante le pause. Invece di lavorare continuamente senza orari ti abituerai ad associare il timer che utilizzi per la tecnica del Pomodoro con tempo di lavoro.

Pomodoro aumenta la tua capacità di fare preventivi

Monitorare il tuo tempo a intervalli regolari ti aiuterà a creare stime migliori.

Ad esempio, analizzi il tuo carico di lavoro quotidiano in Pomodori da 25 minuti e inizi a lavorare. Questo carico di lavoro potrebbe essere un piccolo progetto che devi completare in un giorno, quindi analizzi il progetto in attività e quindi assegni ciascuna attività a un Pomodoro.

Dopo un po', potresti notare che occorrono più di 25 minuti per completare un tipo di attività e meno di 25 minuti per completare un altro tipo di attività. Questa rivelazione ti aiuterà ad analizzare meglio le tue attività in futuro, magari assegnando due Pomodori per il primo tipo di attività e raggruppando alcune attività più piccole in un solo Pomodoro.

Alla fine della giornata, conoscerai il numero di Pomodori che puoi portare a termine durante il tuo orario di lavoro e sarai in grado di creare stime di tempo migliori per i tuoi clienti.

Il pomodoro aiuta ad eliminare il burnout

Quando hai molto lavoro da fare in un giorno, può essere allettante lavorare continuamente finché non hai finito.

Ma questa è una pratica controproducente che causa una diminuzione della qualità del tuo lavoro con il passare del tempo. Continui a lavorare senza un programma chiaro e senza pause e semplicemente esaurisci fino alla fine della giornata.

Lo Human Factors Lab di Microsoft ha condotto ricerche per verificare cosa accade effettivamente nel cervello umano quando non ci concediamo il beneficio di una pausa.

Lo studio mostra che sessioni di lavoro ininterrotte, come le riunioni back-to-back, aumentano i nostri livelli di stress e riducono la nostra capacità di concentrazione. L'aumento dei livelli di stress è uno dei principali colpevoli del burnout, a questo punto diventa tutto chiaro. Meno ci riposiamo, più stressiamo, ed è una lotta senza fine.

Ma se analizzi il tuo tempo con Pomodori, saprai quando ti è permesso fare delle pause, il che può fare miracoli per la tua concentrazione.

Inoltre, sapere quanti Pomodori puoi fare in un giorno ti aiuta a sentirti più a tuo agio con i tuoi compiti. Invece di pensare che la tua giornata di lavoro non finirà mai, saprai che ti restano solo un paio di Pomodori e sei a posto.

Pomodoro ti consente di monitorare la redditività

Oltre a utilizzare Pomodoro per garantire la massima produttività, puoi anche usarlo per tenere traccia del budget del tuo progetto e garantire la fiducia dei tuoi clienti.

Diciamo che hai completato 8 attività in 16 Pomodori e hai notato che dovrai lavorare per altri 16 Pomodori per completare il progetto. Ma hai visto che il budget stimato per il tempo che avresti speso per il progetto non sarebbe stato sufficiente per coprire le spese e assicurarti di realizzare abbastanza profitti.

Come saprai ci vorranno altri 16 Pomodori, ovvero circa 7 ore, per completare un progetto, saprai di contattare il cliente per rivedere il budget e aumentare in futuro la tua tariffa oraria per quel tipo di progetto.

Pomodoro aiuta a rimanere in linea con i livelli di produttività

La tecnica del Pomodoro ti dà un modo semplice per dire quanto sei stato produttivo, perché puoi sempre contare il numero di Pomodori che hai finito in un giorno.

Supponi di essere interessato a vedere quale giorno della settimana è stato più produttivo per te. Puoi semplicemente contare il numero di Pomodori che hai finito ogni giorno e vedere quando hai ottenuto il punteggio più alto.

Pomodoro ti dà il tempo di resettare

Potresti trovare le pause di Pomodoro "innaturali". Dopotutto, li prendi quando il timer si spegne, e potrebbe non essere necessariamente quando ti senti stanco.

Ma queste pause "innaturali" ti aiutano effettivamente a riprendere il tuo lavoro più velocemente. Quando fai una pausa a intervalli fissi, è probabile che tu abbia lasciato qualcosa a metà, quindi non avrai problemi a continuare in seguito. La pausa potrebbe anche servirti come il momento per pensare alle cose che puoi modificare ed essere più creativo quando riprendi il lavoro.

Al contrario, quando fai una pausa “naturale”, cioè quando il compito è più difficile, una volta ripreso il tuo lavoro, è probabile che non avrai ancora una soluzione al tuo problema, il che ti farà sentire demoralizzato e demotivato.

Tuttavia, anche quando fai delle pause "innaturali", devi comunque stare attento al modo in cui le trascorri. Se ti senti ancora demotivato e stanco anche quando segui lo schema del Pomodoro, potresti essere colpevole di sprecare il tuo tempo libero.

Nel caso in cui trascorri le tue pause scorrendo i social media, è molto probabile che tu non possa raccogliere i frutti del tuo tempo libero.

Come ha dimostrato uno studio comportamentale, raggiungere i nostri smartphone durante le pause non lascia abbastanza spazio alle nostre menti per ricaricarsi, quindi finiamo per essere ancora meno pronti ad affrontare i nostri compiti rispetto a prima di prenderci una pausa.

Invece di afferrare il telefono non appena il timer suona, prova a riposare un po' gli occhi, ad allungarti, a fare una tazza di caffè o a preparare uno spuntino. Ti sentirai più riposato e pronto per continuare da dove eri rimasto.

Svantaggi del pomodoro

Forse sei entusiasta di questa tecnica di gestione del tempo e non vedi l'ora che inizi la tua prossima giornata di lavoro in modo da poter avviare subito il tuo tracker Pomodoro.

Tuttavia, prima di precipitarti, è giusto elencare tutti gli aspetti negativi della tecnica del Pomodoro in modo da poter provare a trasformarli a tuo vantaggio.

Il timer del pomodoro potrebbe interrompere il tuo lavoro profondo

Le regole stabiliscono che dovresti smettere di lavorare al tuo compito non appena senti l'allarme sonoro, il che può essere controproducente se stai facendo bene il tuo lavoro.

Ma potresti voler ignorare Pomodoro quando stai facendo progressi. Se ritieni che stai andando particolarmente bene con una parte di un progetto, non dovresti sentirti obbligato a fermarti dopo 25 minuti; puoi semplicemente andare avanti finché non senti che è il momento giusto per una pausa.

Un intervento pronto per riprendere può anche essere molto utile nel caso in cui decidessi di interrompere il flusso di lavoro per fare una meritata pausa.

Vale a dire, una professoressa di management presso l'Università di Washington Bothell, Sophie Leroy, afferma che ogni volta che le nostre menti vagano mentre siamo impegnati in un lavoro profondo, la soluzione migliore è annotare i nostri pensieri in modo da poterci rivolgere ad essi in seguito.

Questa tecnica potrebbe essere utile anche quando stai per interrompere il tuo compito. Cerca solo di prendere appunti su ciò che avevi in ​​mente quando è scattato l'allarme e sarai pronto per riprendere da dove eri rimasto.

Il programma di Pomodoro potrebbe essere troppo rigido

Alcune persone possono prosperare con le "sessioni di lavoro di 25 minuti" e le "pause di 5 minuti" prescritte, ma altri potrebbero scoprire che altri intervalli di tempo funzionano meglio per loro. Quindi, potresti voler modificare le regole per adattarle alle tue esigenze.

Ad esempio, se sei un programmatore, probabilmente avrai un numero di attività più piccole, attività che richiedono circa 10 minuti. Quindi, probabilmente lavorerai meglio se lavori con Pomodori da 10 minuti.

O forse scopri che 25 minuti non ti bastano per impegnarti nel lavoro. Puoi impostare il timer su Pomodori da 45 minuti, con pause più lunghe, diciamo, 15 minuti. Dopo aver completato quattro sessioni di Pomodoro, puoi fare una pausa di 30 minuti. Adattando sia le sessioni di Pomodoro che le pause al tuo stile di lavoro, avrai abbastanza tempo per lavorare e abbastanza tempo per rilassarti.

E forse ti senti stressato al pensiero che un timer stia contando alla rovescia i preziosi secondi della tua pausa? Potresti scegliere di far partire il timer durante una pausa e rendere il tempo di pausa più flessibile.

Suggerimenti per l'utilizzo di Pomodoro

Se sei ancora tormentato da ripensamenti su come dovrebbe essere davvero la tecnica del pomodoro in pratica, ti abbiamo coperto. Ti forniamo alcuni suggerimenti pratici per svolgere il tuo lavoro alla maniera Pomodoro.

Elenca le sessioni

Elenca ogni sessione di lavoro di 25 minuti su un pezzo di carta, quindi metti un segno di spunta accanto a ciascun elemento una volta che hai finito con esso. In questo modo, avrai sempre un senso di progresso, quindi ti sentirai motivato a continuare fino a quando non avrai raggiunto la fine della tua lista.

Nel caso in cui tu abbia problemi ad adattarti al nuovo sistema o tendi ad immergerti direttamente nelle tue attività non appena accedi e ti dimentichi di avviare il timer, puoi sempre impostare una sveglia per ricordartelo. Se stai utilizzando il timer Clockify Pomodoro, puoi selezionare manualmente le ore di concentrazione e il timer ti ricorderà quando iniziare a monitorare i tuoi Pomodori.

Concentrati sul tuo lavoro

Una volta avviato il timer, è fondamentale che ti concentri su ciò che stai facendo.

Ciò significa che dovresti astenerti dal controllare il tuo feed di Facebook, leggere nuovi post sul tuo argomento preferito su Reddit o guardare senza meta attraverso la finestra durante questo periodo.

Avere una regola per gestire le interruzioni

Una volta che ti sei immerso nella bolla dei 25 minuti, non lasciare che nessuno la rompa. Quando qualcuno si rivolge a te durante questo periodo:

1. Informali che stai lavorando in questo momento.
2. Negozia il momento in cui sarai in grado di affrontare il loro problema.
3. Richiama la persona in questione, quando hai finito il tuo lavoro.

La tecnica Inform/Negotiate/Call back ti assicurerà di rimanere dedicato alla tua routine di 25 minuti, senza offendere la persona che vuole impegnarsi in una conversazione.

Cambia il tuo ambiente durante le pause

Usa bene le tue pause di 5 minuti. Non limitarti a sederti nella tua area di lavoro fino a quando i 5 minuti non sono scaduti. Puoi fare una pausa bagno, riempire il tuo bicchiere d'acqua o fare una tazza di tè o caffè.

Saltare in cucina per una tazza di caffè è un buon vecchio trucco per ritrovare la concentrazione dopo aver trascorso un po' di tempo assorbito in un compito impegnativo. I ricercatori hanno scoperto che quantità di caffè da piccole a moderate sono piuttosto benefiche sia per i nostri livelli di attenzione che per la memoria.

Se non sei un grande fan del caffè, puoi allungarti, fare una breve passeggiata o dedicarti a un'altra attività simile.

Il dettaglio importante è che cambi il tuo ambiente e notifichi al tuo corpo che sei in pausa; questo ti aiuterà a mantenere la tua produttività e motivazione a livelli ottimali una volta riavviato il timer.

Usa Pomodoro più come linea guida e non come regola ferrea

Anche se potresti essere entusiasta di provare ad adattarti a più Pomodori possibile in un giorno, lavorare più ore non significa che sarai più produttivo. Anche se fare gli straordinari ti ha aiutato a raggiungere i tuoi obiettivi una volta, lavorare per lunghe ore ti espone a un rischio maggiore di esaurimento a lungo termine.

Cerca di evitare il burnout adattando la tecnica al tuo programma e al tuo stile di lavoro invece del contrario. Se ritieni che una pausa di 10 minuti assicurerebbe i tuoi livelli di produttività massimi migliori di una di 5 minuti, provaci.

Se segui la formula "tempo di lavoro" - "tempo di pausa" - "nessuna interruzione", puoi modificare il monitoraggio del tempo con la tecnica del pomodoro nel modo in cui funziona meglio per te.

Avvolgendo

Come con la maggior parte delle tecniche di produttività, non esiste una bacchetta magica per aiutarti a iniziare. Tuttavia, il lungo elenco di vantaggi a lungo termine che la tecnica del pomodoro ha da offrire potrebbe forse essere sufficiente per dare alla maggior parte di noi una spintarella nella giusta direzione.

Tutto quello che devi fare è sederti, impostare il tuo tracker Pomodoro e vedere se funziona per te.

Pronto, pronto, via?

ℹ️Hai mai provato la tecnica del pomodoro? Ti ha aiutato ad aumentare la tua concentrazione? Facci sapere a [email protected]