Planeje seu próximo webinar

Os webinars dão muito trabalho, mas no final um webinar bem planejado e executado provará seu valor ao conquistar e envolver clientes em potencial qualificados – que esperam que você acompanhe. Comece com o pé direito planejando minuciosamente e terá mais chances de entregar um evento tranquilo que satisfaça seu público.

A primeira decisão: um webinar é a coisa certa a fazer?

A primeira pergunta que você precisa fazer é se um webinar é a ferramenta certa para suas necessidades. Considere seu público, o assunto e o tempo que você precisará para cobrir seu tópico.

• Você tem um tópico com o qual as pessoas se preocupam o suficiente?
• Você consegue abordar o tema com expertise e credibilidade?
• Você pode fazer uma apresentação envolvente (com tempo para perguntas e respostas) em 60 minutos ou menos?

A segunda decisão: quem vai contratar?

Se todas as suas respostas forem Sim, você pode começar a recrutar palestrantes e uma equipe de suporte. Em geral, você precisará preencher três funções principais: o organizador/facilitador, o apresentador ou apresentadores e os assistentes.

• O organizador é responsável por desenvolver o tema do webinar, localizar um palestrante, divulgar o evento, configurar o registro, gerenciar o próprio evento e se comunicar com os participantes.
• O foco principal do apresentador deve ser a própria apresentação, bem como responder às perguntas do público. Eles não devem se preocupar com software, registro de eventos, solução de problemas ou qualquer outro detalhe logístico.
• Organizadores experientes geralmente produzem webinars sem qualquer assistência, mas considere ter um assistente se você ou seu público não estiver familiarizado com webinars e ferramentas de webinar, se estiver trabalhando com um novo software, se planeja desempenhar um papel importante na conversa ou se você espera um grande público. Dê ao seu assistente tarefas específicas para fazer.

A terceira decisão: formato

Existem várias maneiras diferentes de estruturar seu webinar – aqui estão algumas opções:

-Um orador: Um único apresentador fala, apresenta e responde a perguntas do público.

• Pró: menos pessoas precisam ser coordenadas e treinadas na ferramenta de webinar.
• Contra: um apresentador solitário tem mais chances de se tornar uma figura de autoridade e/ou fazer uma apresentação didática, o que pode deixar alguns membros da platéia relutantes em participar da conversa e fazer perguntas.

-Dois palestrantes: Dois apresentadores participam de uma discussão, com um ou ambos controlando o andamento da apresentação

• Pró: Apresenta um leque interessante de opiniões sem ser disperso e permite que os palestrantes dividam o tema, reduzindo a quantidade de preparação que cada um deles deve fazer.
• Pró: uma interação de duas vozes é mais estimulante e envolvente para o ouvinte
• Contra: se a personalidade de um palestrante for muito mais forte do que a do outro, pode ser fácil para esse palestrante dominar o webinar, reduzindo o impacto do outro palestrante ou até mesmo gerando ressentimento.

-Estilo de entrevista: um entrevistador faz um conjunto de perguntas predeterminadas.

• Pró: É envolvente ouvir várias vozes, e o fato de o entrevistador estar fazendo perguntas ao(s) especialista(s) geralmente incentiva o público a fazê-lo também.
• Contra: Como há mais pessoas para treinar e coordenar, agendar a apresentação e o webinar real pode ser mais difícil.

-Painel de discussão moderado : várias pessoas discutem o assunto ao mesmo tempo, com um moderador conduzindo a discussão.

• Pro: Isso oferece uma variedade de vozes e perspectivas.
• Contra: pode ser um desafio impedir que os membros do painel falem uns com os outros, especialmente se todos estiverem remotos.

-Interativo : os membros do público participam de exercícios conduzidos por instrutores e conversas facilitadas.

• Os participantes recebem uma compreensão mais profunda do tópico porque estão totalmente envolvidos na discussão e nos exercícios.
• Mesmo com um facilitador qualificado e experiente, isso só pode acomodar um pequeno grupo.

A quarta decisão: visuais

Webinars não são apenas teleconferências glorificadas - a capacidade de compartilhar conteúdo visual pode aprimorar tremendamente sua mensagem. Mas visuais fracos literalmente farão com que seu público desvie os olhos e, uma vez que isso aconteça, será difícil recuperar sua atenção.

• Crie imagens fáceis de ler e atraentes de se ver. Sempre que possível, faça seu ponto de vista com imagens, não palavras.
• Evite a armadilha de projetar suas imagens para uma grande tela de projeção. Seu público pode estar assistindo à apresentação em uma janela em uma tela pequena, até mesmo em um tablet ou smartphone.
• Isso também significa que uma apresentação que funciona muito bem em uma sala de conferência ou auditório precisa ser revisada para o formato de webinar. Os slides parecem muito diferentes em uma janela de 5 polegadas do que em uma tela de projeção de 15 pés.
• Certifique-se de que seus recursos visuais complementem o material em vez de repeti-lo.
• Mantenha o modelo de slide simples para que o público se concentre no conteúdo
• Use um único modelo mesmo se houver vários palestrantes
• Use fontes comuns para ter certeza de que elas serão exibidas corretamente.

áudio

• Use um monofone ou fone de ouvido – nunca um viva-voz.
• Esteja em um telefone fixo em vez de um celular.
• Silencie as falas dos palestrantes que não estão apresentando ativamente para evitar confusão e ruídos desnecessários.

Tempo

Não importa o quão vital ou valiosa você ache a informação que está compartilhando, lembre-se de que o tempo do seu público é valioso e deve ser tratado de acordo. Mesmo que você ache que as páginas de convite e confirmação ou e-mails deixaram essas informações claras, quando começar, declare claramente os objetivos do webinar, bem como o tempo de execução estimado e, se possível, diga ao público quanto tempo será reservado para perguntas e respostas. A maioria dos webinars dura uma hora; por mais tempo, e um webinar pode começar a parecer oneroso e provavelmente será difícil de encaixar em uma agenda lotada.

Forneça uma chamada para ação

Estabeleça argumentos claros e exclusivos para o conteúdo do seu webinar – simplesmente colocar sua própria marca nas informações disponíveis em qualquer lugar na Web desperdiçará o tempo de seus espectadores. Crie uma frase de chamariz que ajude o público a perceber o valor de seus conselhos no curto prazo. A gratificação instantânea cria lealdade, ajudando a identidade da sua marca e significando que seu público voltará para mais.

Mas espere, tem mais:

Leia “Introdução ao marketing integrado: eventos online e presenciais” para obter dicas sobre como usar a automação de marketing para ajudar a gerenciar um programa de comunicação abrangente para seu próximo evento, seja um webinar ou uma conferência.

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