Pianifica il tuo prossimo webinar

I webinar richiedono molto lavoro, ma alla fine un webinar ben pianificato ed eseguito dimostrerà il suo valore acquisendo e coinvolgendo potenziali clienti qualificati, che si aspetteranno che tu segua. Parti con il piede giusto pianificando accuratamente e avrai maggiori probabilità di offrire un evento senza intoppi che soddisfi il tuo pubblico.

La prima decisione: un webinar è la cosa giusta da fare?

La prima domanda che devi porti è se un webinar è lo strumento giusto per le tue esigenze. Considera il tuo pubblico, l'argomento e il tempo di cui avrai bisogno per trattare il tuo argomento.

• Hai un argomento a cui interessano abbastanza persone?
• Puoi affrontare l'argomento con competenza e credibilità?
• Riesci a fornire una presentazione accattivante (consentendo il tempo per una domanda e risposta) in 60 minuti o meno?

La seconda decisione: chi sarà il personale?

Se tutte le tue risposte sono Sì, puoi iniziare a reclutare relatori e un team di supporto. In generale, ci sono tre ruoli principali che dovrai ricoprire: l'organizzatore/facilitatore, il presentatore oi presentatori e gli assistenti.

• L'organizzatore è responsabile dello sviluppo dell'argomento del webinar, dell'individuazione di un relatore, del marketing dell'evento, dell'impostazione della registrazione, della gestione dell'evento stesso e della comunicazione con i partecipanti.
• L'obiettivo principale del presentatore dovrebbe essere la presentazione stessa, oltre a rispondere alle domande del pubblico. Non dovrebbero preoccuparsi del software, della registrazione degli eventi, della risoluzione dei problemi o di altri dettagli logistici.
• Gli organizzatori esperti spesso producono webinar senza alcuna assistenza, ma considera di avere un assistente se tu o il tuo pubblico non avete familiarità con webinar e strumenti webinar, se state lavorando con un nuovo software, se avete intenzione di svolgere un ruolo importante nella conversazione o se ti aspetti un pubblico numeroso. Assegna al tuo assistente compiti specifici da svolgere.

La terza decisione: il formato

Esistono diversi modi per strutturare il tuo webinar: ecco alcune opzioni:

-Un relatore: un singolo relatore parla, presenta e risponde alle domande del pubblico.

• Pro: Meno persone devono essere coordinate e formate sullo strumento webinar.
• Contro: è più probabile che un presentatore solitario diventi una figura autoritaria e/o consegni una presentazione didattica, il che potrebbe rendere alcuni membri del pubblico riluttanti a partecipare alla conversazione e a porre domande.

-Due relatori: due relatori si impegnano in una discussione, con uno o entrambi che controllano l'avanzamento della presentazione

• Pro: questo presenta un'interessante gamma di opinioni senza essere disperso e consente agli oratori di suddividere l'argomento, riducendo la quantità di preparazione che ciascuno di loro deve fare.
• Pro: Un gioco a due voci è più stimolante e coinvolgente per l'ascoltatore
• Contro: se la personalità di un oratore è molto più forte di quella dell'altro, può essere facile per quell'oratore dominare il webinar, riducendo l'impatto dell'altro oratore o addirittura generando risentimento.

-Interview-style: un intervistatore pone una serie di domande predeterminate.

• Pro: è coinvolgente ascoltare più voci e il fatto che l'intervistatore faccia domande agli esperti spesso incoraggia anche il pubblico a farlo.
• Contro: poiché ci sono più persone da addestrare e coordinare, programmare l'esecuzione e il webinar vero e proprio potrebbe essere più difficile.

-Tavola rotonda moderata : più persone discutono l'argomento contemporaneamente, con un moderatore che gestisce la discussione.

• Pro: offre una varietà di voci e prospettive.
• Contro: può essere difficile impedire ai relatori di parlare tra loro, soprattutto se sono tutti remoti.

-Interattivo : i membri del pubblico partecipano a esercizi con istruttore e conversazioni facilitate.

• I partecipanti ricevono una comprensione più profonda dell'argomento perché sono pienamente coinvolti nella discussione e negli esercizi.
• Anche con un facilitatore qualificato ed esperto, questo può ospitare solo un piccolo gruppo.

La quarta decisione: immagini

I webinar non sono solo teleconferenze glorificate: la possibilità di condividere contenuti visivi può migliorare enormemente il tuo messaggio. Ma le immagini deboli faranno letteralmente distogliere lo sguardo dal tuo pubblico e, una volta che ciò accadrà, sarà difficile riguadagnare la loro attenzione.

• Crea immagini facili da leggere e coinvolgenti da guardare. Quando possibile, esprimi il tuo punto di vista con le immagini, non con le parole.
• Evita la trappola di progettare le tue immagini per un grande schermo di proiezione. Il tuo pubblico potrebbe guardare la presentazione in una finestra su un piccolo schermo, anche un tablet o uno smartphone.
• Ciò significa anche che una presentazione che funziona molto bene in una sala conferenze o in un auditorium deve essere rivista per il formato webinar. Le diapositive hanno un aspetto molto diverso in una finestra da 5 pollici rispetto a uno schermo di proiezione da 15 piedi.
• Assicurati che le tue immagini completino il materiale piuttosto che ripeterlo.
• Mantieni il modello di diapositiva semplice in modo che il pubblico si concentri sul contenuto
• Utilizza un unico modello anche se sono presenti più relatori
• Usa caratteri comuni in modo da avere la certezza che vengano visualizzati correttamente.

Audio

• Usa un ricevitore o una cuffia, mai un vivavoce.
• Essere su un telefono fisso piuttosto che su un cellulare.
• Disattiva le linee degli oratori che non stanno presentando attivamente per evitare confusione e rumori inutili.

Tempismo

Non importa quanto siano vitali o preziose le informazioni che condividi, ricorda che il tempo del tuo pubblico è prezioso e dovrebbe essere trattato di conseguenza. Anche se ritieni che le pagine o le e-mail di invito e conferma abbiano reso chiare queste informazioni, quando inizi dichiara chiaramente gli obiettivi del webinar, nonché il tempo di esecuzione stimato e, se possibile, comunica al pubblico quanto tempo sarà dedicato alle domande e risposte. La maggior parte dei webinar dura un'ora; più a lungo e un webinar potrebbe iniziare a sembrare oneroso e probabilmente sarà difficile inserirsi in un programma fitto di impegni.

Fornisci un invito all'azione

Stabilisci takeaway chiari e univoci per i contenuti del tuo webinar: mettere semplicemente il tuo marchio sulle informazioni disponibili ovunque sul Web farà perdere tempo ai tuoi spettatori. Crea un invito all'azione che aiuti il ​​pubblico a realizzare valore dai tuoi consigli a breve termine. La gratificazione istantanea crea fedeltà, aiuta l'identità del tuo marchio e significa che il tuo pubblico tornerà per saperne di più.

Ma aspetta, c'è di più:

Leggi "Introduzione al marketing integrato: eventi online e di persona" per suggerimenti su come utilizzare l'automazione del marketing per gestire un programma di comunicazione completo per il tuo prossimo evento, che si tratti di un webinar o di una conferenza.

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