Planifiez votre prochain webinaire

Les webinaires demandent beaucoup de travail, mais en fin de compte, un webinaire bien planifié et exécuté prouvera sa valeur en gagnant et en engageant des prospects qualifiés - qui s'attendront à ce que vous suiviez. Partez du bon pied en planifiant minutieusement, et vous aurez plus de chances d'organiser un événement fluide qui satisfera votre public.

La première décision : un webinaire est-il la bonne chose à faire ?

La première question que vous devez vous poser est de savoir si un webinaire est le bon outil pour vos besoins. Tenez compte de votre public, du sujet et du temps dont vous aurez besoin pour couvrir votre sujet.

• Avez-vous un sujet qui intéresse suffisamment les gens ?
• Pouvez-vous aborder le sujet avec expertise et crédibilité ?
• Pouvez-vous faire une présentation engageante (en laissant du temps pour une séance de questions-réponses) en 60 minutes ou moins ?

La deuxième décision : qui sera le personnel ?

Si toutes vos réponses sont Oui, vous pouvez commencer à recruter des conférenciers et une équipe de soutien. En général, vous devrez remplir trois rôles principaux : l'organisateur/animateur, le présentateur ou les présentateurs et les assistants.

• L'organisateur est responsable du développement du sujet du webinaire, de la recherche d'un conférencier, de la commercialisation de l'événement, de la mise en place de l'inscription, de la gestion de l'événement lui-même et de la communication avec les participants.
• L'objectif principal du présentateur doit être la présentation elle-même, ainsi que répondre aux questions du public. Ils ne devraient pas avoir à se soucier des logiciels, de l'enregistrement des événements, du dépannage ou de tout autre détail logistique.
• Les organisateurs expérimentés produisent souvent des webinaires sans aucune aide, mais envisagez d'avoir un assistant si vous ou votre public n'êtes pas familier avec les webinaires et les outils de webinaire, si vous travaillez avec un nouveau logiciel, si vous prévoyez de jouer un rôle important dans la conversation, ou si vous attendez un large public. Donnez à votre assistant des tâches spécifiques à faire.

La troisième décision : le format

Il existe plusieurs façons de structurer votre webinaire – voici quelques options :

-Un orateur : un seul présentateur parle, présente et répond aux questions du public.

• Pour : Moins de personnes doivent être coordonnées et formées sur l'outil de webinaire.
• Inconvénient : Un présentateur solitaire est plus susceptible de devenir une figure d'autorité et/ou de faire une présentation didactique, ce qui pourrait rendre certains membres de l'auditoire réticents à participer à la conversation et à poser des questions.

-Deux intervenants : deux présentateurs s'engagent dans une discussion, l'un ou les deux contrôlant la progression de la présentation

• Pour : Cela présente une gamme intéressante d'opinions sans être dispersées et permet aux orateurs de diviser le sujet, réduisant ainsi la quantité de préparation que chacun d'eux doit faire.
• Avantage : Une interaction de deux voix est plus stimulante et engageante pour l'auditeur
• Inconvénient : si la personnalité d'un orateur est beaucoup plus puissante que celle de l'autre, il peut être facile pour cet orateur de dominer le webinaire, réduisant l'impact de l'autre orateur ou même générant du ressentiment.

- Style d'entrevue : un intervieweur pose une série de questions prédéterminées.

• Pour : C'est engageant d'entendre plusieurs voix, et le fait que l'intervieweur pose des questions aux experts encourage souvent le public à faire de même.
• Inconvénient : Comme il y a plus de personnes à former et à coordonner, il peut être plus difficile de planifier la présentation et le webinaire proprement dit.

- Table ronde modérée : Plusieurs personnes discutent du sujet en même temps, avec un modérateur qui dirige la discussion.

• Pour : Cela offre une variété de voix et de perspectives.
• Inconvénient : Il peut être difficile d'empêcher les panélistes de se parler, surtout s'ils sont tous éloignés.

-Interactif : les membres du public participent à des exercices dirigés par un instructeur et à des conversations facilitées.

• Les participants reçoivent une meilleure compréhension du sujet car ils sont pleinement engagés dans la discussion et les exercices.
• Même avec un animateur qualifié et expérimenté, cela ne peut accueillir qu'un petit groupe.

La quatrième décision : les visuels

Les webinaires ne sont pas seulement des téléconférences glorifiées - la possibilité de partager du contenu visuel peut considérablement améliorer votre message. Mais des visuels faibles amèneront littéralement votre public à détourner les yeux, et une fois que cela se produira, il sera difficile de regagner son attention.

• Créez des images faciles à lire et attrayantes à regarder. Dans la mesure du possible, exprimez votre point de vue avec des images et non avec des mots.
• Évitez le piège de concevoir vos images pour un grand écran de projection. Votre public peut regarder la présentation dans une fenêtre sur un petit écran, même une tablette ou un smartphone.
• Cela signifie également qu'une présentation qui fonctionne très bien dans une salle de conférence ou un auditorium doit être révisée pour le format webinaire. Les diapositives ont un aspect très différent dans une fenêtre de 5 pouces que sur un écran de projection de 15 pieds.
• Assurez-vous que vos visuels complètent le matériel plutôt que de le répéter.
• Gardez le modèle de diapositive simple pour que le public se concentre sur le contenu
• Utilisez un seul modèle même s'il y a plusieurs intervenants
• Utilisez des polices courantes pour vous assurer qu'elles s'affichent correctement.

l'audio

• Utilisez un combiné ou un casque – jamais un haut-parleur.
• Soyez sur un téléphone fixe plutôt que sur un téléphone portable.
• Mettez en sourdine les lignes des orateurs qui ne présentent pas activement pour éviter toute confusion et tout bruit inutile.

Horaire

Peu importe à quel point vous pensez que les informations que vous partagez sont vitales ou précieuses, rappelez-vous que le temps de votre public est précieux et doit être traité en conséquence. Même si vous pensez que les pages d'invitation et de confirmation ou les e-mails ont rendu ces informations claires, lorsque vous commencez, indiquez clairement les objectifs du webinaire ainsi que la durée estimée, et si possible, indiquez au public combien de temps sera réservé aux questions-réponses. La plupart des webinaires durent une heure ; plus longtemps, et un webinaire pourrait commencer à sembler onéreux et sera probablement difficile à intégrer dans un emploi du temps chargé.

Fournir un appel à l'action

Établissez des plats à emporter clairs et uniques pour le contenu de votre webinaire - le simple fait de mettre votre propre marque sur des informations disponibles n'importe où sur le Web fera perdre du temps à vos téléspectateurs. Créez un appel à l'action qui aide le public à tirer parti de vos conseils à court terme. La gratification instantanée renforce la fidélité, renforce l'identité de votre marque et signifie que votre public reviendra pour plus.

Mais attendez, il y a plus :

Lisez « Introduction au marketing intégré : événements en ligne et en personne » pour obtenir des conseils sur l'utilisation de l'automatisation du marketing afin de vous aider à gérer un programme de communication complet pour votre prochain événement, qu'il s'agisse d'un webinaire ou d'une conférence.

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