Rencanakan Webinar Anda Berikutnya

Webinar membutuhkan banyak usaha, tetapi pada akhirnya webinar yang terencana dan dilaksanakan dengan baik akan membuktikan nilainya dengan mendapatkan dan melibatkan prospek yang berkualitas – yang akan mengharapkan Anda untuk menindaklanjutinya. Mulailah dengan langkah yang tepat dengan merencanakan secara menyeluruh, dan kemungkinan besar Anda akan memberikan acara yang lancar yang memuaskan audiens Anda.

Keputusan pertama: Apakah webinar adalah hal yang benar untuk dilakukan?

Pertanyaan pertama yang Anda butuhkan adalah bertanya pada diri sendiri, apakah webinar adalah alat yang tepat untuk kebutuhan Anda. Pertimbangkan audiens Anda, materi pelajaran, dan waktu yang Anda perlukan untuk membahas topik Anda.

• Apakah Anda memiliki topik yang cukup dipedulikan orang?
• Dapatkah Anda membahas topik tersebut dengan keahlian dan kredibilitas?
• Bisakah Anda menyampaikan presentasi yang menarik (memberikan waktu untuk tanya jawab) dalam 60 menit atau kurang?

Keputusan kedua: Siapa yang akan menjadi staf?

Jika semua jawaban Anda adalah Ya, Anda dapat mulai merekrut pembicara dan tim pendukung. Secara umum, ada tiga peran utama yang harus Anda isi: penyelenggara/fasilitator, penyaji atau penyaji, dan asisten.

• Penyelenggara bertanggung jawab untuk mengembangkan topik webinar, menemukan pembicara, memasarkan acara, menyiapkan pendaftaran, mengelola acara itu sendiri, dan berkomunikasi dengan peserta.
• Fokus utama presenter harus pada presentasi itu sendiri, serta menjawab pertanyaan dari audiens. Mereka tidak perlu khawatir tentang perangkat lunak, pendaftaran acara, pemecahan masalah, atau detail logistik lainnya.
• Penyelenggara berpengalaman sering membuat webinar tanpa bantuan apa pun, tetapi pertimbangkan untuk memiliki asisten jika Anda atau audiens Anda tidak terbiasa dengan webinar dan alat webinar, jika Anda bekerja dengan perangkat lunak baru, jika Anda berencana memainkan peran besar dalam percakapan, atau jika Anda mengharapkan audiens yang besar. Berikan asisten Anda tugas khusus untuk dilakukan.

Keputusan ketiga: format

Ada beberapa cara berbeda untuk menyusun webinar Anda – berikut beberapa opsinya:

-Satu pembicara: Seorang presenter tunggal berbicara, menyajikan, dan menjawab pertanyaan dari audiens.

• Pro: Lebih sedikit orang yang perlu dikoordinasikan dan dilatih di alat webinar.
• Con: Presenter tunggal lebih cenderung menjadi figur otoritas dan/atau menyampaikan presentasi didaktik, yang mungkin membuat beberapa penonton enggan untuk berpartisipasi dalam percakapan dan mengajukan pertanyaan.

-Dua pembicara: Dua penyaji terlibat dalam diskusi, dengan satu atau keduanya mengendalikan kemajuan presentasi

• Pro: Ini menghadirkan berbagai pendapat yang menarik tanpa tersebar, dan memungkinkan pembicara untuk membagi topik, mengurangi jumlah persiapan yang harus mereka lakukan masing-masing.
• Pro: Interaksi dua suara lebih merangsang dan menarik bagi pendengar
• Kontra: Jika kepribadian salah satu pembicara jauh lebih kuat daripada yang lain, pembicara tersebut dapat dengan mudah mendominasi webinar, mengurangi dampak dari pembicara lain atau bahkan menimbulkan kebencian.

-Wawancara-gaya: Seorang pewawancara mengajukan satu set pertanyaan yang telah ditentukan.

• Pro: Sangat menarik untuk mendengar banyak suara, dan fakta bahwa pewawancara mengajukan pertanyaan kepada pakar sering kali mendorong audiens untuk melakukannya juga.
• Kontra: Karena ada lebih banyak orang untuk dilatih dan dikoordinasikan, penjadwalan run-through dan webinar yang sebenarnya mungkin lebih sulit.

-Diskusi panel yang dimoderasi : Beberapa orang mendiskusikan subjek pada saat yang sama, dengan seorang moderator yang menjalankan diskusi.

• Pro: Ini menawarkan berbagai suara dan perspektif.
• Kontra: Menjaga panelis agar tidak berbicara satu sama lain bisa menjadi tantangan, terutama jika mereka semua jauh.

-Interaktif : Anggota audiens berpartisipasi dalam latihan yang dipandu instruktur dan percakapan yang difasilitasi.

• Peserta menerima pemahaman yang lebih dalam tentang topik karena mereka sepenuhnya terlibat dalam diskusi dan latihan.
• Bahkan dengan fasilitator yang terampil dan berpengalaman, ini hanya dapat menampung kelompok kecil.

Keputusan keempat: visual

Webinar bukan hanya telekonferensi yang diagungkan—kemampuan untuk berbagi konten visual dapat meningkatkan pesan Anda secara luar biasa. Tapi visual yang lemah benar-benar akan menyebabkan audiens Anda mengalihkan pandangan mereka, dan begitu itu terjadi, akan sulit untuk mendapatkan kembali perhatian mereka.

• Buat gambar yang mudah dibaca dan menarik untuk dilihat. Jika memungkinkan, sampaikan maksud Anda dengan gambar, bukan kata-kata.
• Hindari perangkap mendesain gambar Anda untuk layar proyeksi besar. Audiens Anda mungkin menonton presentasi di jendela pada layar kecil—bahkan tablet atau smartphone.
• Itu juga berarti presentasi yang bekerja sangat baik di ruang konferensi atau auditorium perlu direvisi untuk format webinar. Slide terlihat sangat berbeda di jendela 5 inci daripada di layar proyeksi 15 kaki.
• Pastikan visual Anda melengkapi materi daripada mengulanginya.
• Buat template slide tetap sederhana sehingga audiens berfokus pada konten
• Gunakan satu templat meskipun ada banyak pembicara
• Gunakan font umum sehingga Anda dapat yakin bahwa font tersebut ditampilkan dengan benar.

Audio

• Gunakan handset atau headset – jangan pernah telepon speaker.
• Berada di telepon rumah daripada ponsel.
• Bisukan barisan speaker yang tidak aktif melakukan presentasi untuk menghindari kebingungan dan kebisingan yang tidak perlu.

Pengaturan waktu

Tidak peduli seberapa penting atau berharganya informasi yang Anda bagikan, ingatlah bahwa waktu audiens Anda berharga dan harus diperlakukan sebagaimana mestinya. Bahkan jika Anda merasa halaman undangan dan konfirmasi atau email membuat informasi ini jelas, ketika Anda mulai menyatakan dengan jelas tujuan webinar serta perkiraan waktu proses, dan jika memungkinkan, beri tahu audiens berapa banyak waktu yang akan disisihkan untuk Tanya Jawab. Sebagian besar webinar habis dalam waktu satu jam; lebih lama lagi, dan webinar mungkin mulai terasa berat, dan kemungkinan besar akan sulit disesuaikan dengan jadwal yang sibuk.

Berikan ajakan untuk bertindak

Tetapkan kesimpulan yang jelas dan unik untuk konten webinar Anda—hanya menempatkan merek Anda sendiri pada informasi yang tersedia di mana saja di Web akan membuang waktu pemirsa Anda. Buat ajakan bertindak yang membantu audiens menyadari nilai dari saran Anda dalam jangka pendek. Gratifikasi instan membangun loyalitas, membantu identitas merek Anda dan berarti audiens Anda akan kembali lagi.

Tapi tunggu, masih ada lagi:

Baca “Pengantar Pemasaran Terintegrasi: Acara Online dan Langsung” untuk tips tentang cara menggunakan otomasi pemasaran untuk membantu mengelola program komunikasi komprehensif untuk acara Anda berikutnya, baik itu webinar atau konferensi.

membaca kertas putih