Planifique su próximo seminario web

Los seminarios web requieren mucho trabajo, pero al final, un seminario web bien planificado y ejecutado demostrará su valor al obtener e involucrar a prospectos calificados, quienes esperarán que usted haga un seguimiento. Comience con el pie derecho planificando minuciosamente, y es más probable que ofrezca un evento fluido que satisfaga a su audiencia.

La primera decisión: ¿Es un webinar lo correcto?

La primera pregunta que debe hacerse es si un seminario web es la herramienta adecuada para sus necesidades. Considere su audiencia, el tema y el tiempo que necesitará para cubrir su tema.

• ¿Tienes un tema que le importe a suficiente gente?
• ¿Puede abordar el tema con experiencia y credibilidad?
• ¿Puede ofrecer una presentación atractiva (que dé tiempo para una sesión de preguntas y respuestas) en 60 minutos o menos?

La segunda decisión: ¿Quién será el personal?

Si todas sus respuestas son Sí, puede comenzar a reclutar oradores y un equipo de apoyo. En general, hay tres funciones principales que deberá desempeñar: el organizador/facilitador, el presentador o presentadores y los asistentes.

• El organizador es responsable de desarrollar el tema del seminario web, ubicar un orador, comercializar el evento, configurar el registro, administrar el evento en sí y comunicarse con los participantes.
• El enfoque principal del presentador debe ser la presentación en sí misma, así como responder a las preguntas de la audiencia. No deberían tener que preocuparse por el software, el registro de eventos, la resolución de problemas o cualquier otro detalle logístico.
• Los organizadores experimentados a menudo producen seminarios web sin ayuda, pero considere tener un asistente si usted o su audiencia no están familiarizados con los seminarios web y las herramientas de seminarios web, si está trabajando con un software nuevo, si planea desempeñar un papel importante en la conversación o si usted espera una gran audiencia. Dele a su asistente tareas específicas para hacer.

La tercera decisión: formato

Hay varias formas diferentes de estructurar su seminario web; aquí hay algunas opciones:

-Un orador: un solo presentador habla, presenta y responde las preguntas de la audiencia.

• Pro: Menos personas necesitan ser coordinadas y capacitadas en la herramienta de seminarios web.
• Desventaja: es más probable que un presentador solitario se convierta en una figura de autoridad y/o realice una presentación didáctica, lo que podría hacer que algunos miembros de la audiencia se muestren reacios a participar en la conversación y hacer preguntas.

-Dos oradores: dos presentadores participan en una discusión, con uno o ambos controlando el progreso de la presentación

• Pro: Esto presenta una gama interesante de opiniones sin estar dispersos y permite a los oradores dividir el tema, reduciendo la cantidad de preparación que debe hacer cada uno de ellos.
• Pro: una interacción de dos voces es más estimulante y atractiva para el oyente.
• Contra: si la personalidad de un orador es mucho más contundente que la del otro, puede ser fácil que ese orador domine el seminario web, reduciendo el impacto del otro orador o incluso generando resentimiento.

-Estilo de entrevista: un entrevistador hace un conjunto de preguntas predeterminadas.

• Ventaja: es atractivo escuchar múltiples voces, y el hecho de que el entrevistador haga preguntas a los expertos a menudo alienta a la audiencia a hacerlo también.
• Con: Como hay más personas para capacitar y coordinar, programar la prueba y el seminario web real puede ser más difícil.

-Panel de discusión moderado : Varias personas discuten el tema al mismo tiempo, con un moderador dirigiendo la discusión.

• Pro: Esto ofrece una variedad de voces y perspectivas.
• Desventajas: puede ser un desafío evitar que los panelistas hablen entre sí, especialmente si todos son remotos.

-Interactivo : los miembros de la audiencia participan en ejercicios dirigidos por un instructor y conversaciones facilitadas.

• Los participantes reciben una comprensión más profunda del tema porque están completamente involucrados en la discusión y los ejercicios.
• Incluso con un facilitador hábil y experimentado, esto solo puede acomodar a un grupo pequeño.

La cuarta decisión: visuales

Los seminarios web no son solo teleconferencias glorificadas: la capacidad de compartir contenido visual puede mejorar enormemente su mensaje. Pero las imágenes débiles literalmente harán que su audiencia desvíe la mirada, y una vez que eso suceda, será difícil recuperar su atención.

• Cree imágenes que sean fáciles de leer y atractivas a la vista. Siempre que sea posible, haga su punto con imágenes, no con palabras.
• Evite la trampa de diseñar sus imágenes para una gran pantalla de proyección. Su audiencia puede estar viendo la presentación en una ventana en una pantalla pequeña, incluso una tableta o un teléfono inteligente.
• Eso también significa que una presentación que funciona muy bien en una sala de conferencias o auditorio debe revisarse para el formato de seminario web. Las diapositivas se ven muy diferentes en una ventana de 5 pulgadas que en una pantalla de proyección de 15 pies.
• Asegúrese de que sus imágenes complementen el material en lugar de repetirlo.
• Mantenga la plantilla de la diapositiva simple para que la audiencia se centre en el contenido.
• Use una sola plantilla incluso si hay varios oradores
• Use fuentes comunes para que pueda estar seguro de que se muestran correctamente.

Audio

• Use un auricular o auricular, nunca un teléfono con altavoz.
• Estar en un teléfono fijo en lugar de un teléfono celular.
• Silencie las filas de oradores que no estén presentando activamente para evitar confusiones y ruidos innecesarios.

Momento

No importa cuán vital o valiosa sienta que es la información que está compartiendo, recuerde que el tiempo de su audiencia es valioso y debe tratarse en consecuencia. Incluso si cree que las páginas de invitación y confirmación o los correos electrónicos aclararon esta información, cuando comience establezca claramente los objetivos del seminario web, así como el tiempo de duración estimado y, si es posible, dígale a la audiencia cuánto tiempo se reservará para preguntas y respuestas. La mayoría de los seminarios web duran una hora como máximo; más tiempo, y un seminario web puede comenzar a parecer pesado, y probablemente será difícil encajar en una agenda apretada.

Proporcione una llamada a la acción

Establezca conclusiones claras y únicas para el contenido de su webinar: simplemente poner su propia marca en la información disponible en cualquier lugar de la Web hará perder el tiempo a sus espectadores. Cree una llamada a la acción que ayude a la audiencia a obtener valor de sus consejos a corto plazo. La gratificación instantánea genera lealtad, lo que ayuda a la identidad de su marca y significa que su audiencia volverá por más.

Pero espera hay mas:

Lea "Introducción al marketing integrado: eventos en línea y presenciales" para obtener consejos sobre cómo usar la automatización del marketing para ayudar a administrar un programa de comunicaciones integral para su próximo evento, ya sea un seminario web o una conferencia.

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