Produtividade x eficiência: qual é a diferença e por que é importante

Você provavelmente já usou as palavras “produtividade” e “eficiência” de forma intercambiável muitas vezes. Mas você já parou para pensar se esses dois termos são realmente um e o mesmo? A resposta é: Não. A produtividade refere-se à quantidade de trabalho , enquanto a eficiência refere-se à qualidade.

No entanto, um não pode ir sem o outro, pois são interdependentes e andam de mãos dadas.

Nesta postagem do blog, falaremos sobre as diferenças entre produtividade e eficiência, sua correlação e algumas dicas úteis para aumentá-las.

O que é produtividade?

Produtividade é desempenho — tendência a aproveitar ao máximo os recursos disponíveis . Devido ao mercado competitivo atual, os empreendedores estão mais inclinados a resultados e números. No entanto, a produtividade não é apenas o número de produtos produzidos ou serviços prestados em um determinado período.

A produtividade é, de fato, a saída (ou seja, bens ou serviços produzidos), mas é o resultado da entrada (ou seja, recursos usados). Ou, como propõe o National Bureau of Economic Research, a produtividade se refere às “unidades de produção produzidas por unidade de um determinado insumo”.

Se produzirmos mais ou melhor produção usando os mesmos recursos, a produtividade aumentará. Da mesma forma, se usarmos menos recursos para produzir a mesma produção, também aumentamos a produtividade.

Portanto, produtividade significa muito mais do que apenas números. É a medição do desempenho que é obtido usando uma entrada específica. Quando você se concentra na produtividade, você se concentra em obter mais usando os mesmos (ou menos) recursos.

Exemplo de produtividade no local de trabalho

Digamos que você seja um gerente de RH e seu tempo médio para entrevistar um funcionário em potencial seja de trinta minutos. Se a sua empresa se concentrar apenas na produtividade, eles provavelmente o instruirão a entrevistar dois candidatos no mesmo prazo (trinta minutos).

Portanto, você está tentando encontrar uma maneira de acelerar o processo, omitir algumas perguntas padrão e diminuir o tempo de fala do seu candidato.

Finalmente, você consegue entrevistar dois candidatos dentro do mesmo prazo. No entanto, você tem medo de não ter tomado a decisão certa por falta de tempo para conhecer seus candidatos. Além disso, você experimenta o esgotamento devido à pressão para fazer mais usando a mesma quantidade de recursos (que é o tempo, neste caso).

Em suma, focar apenas na produtividade e fazer mais coisas usando os mesmos recursos pode não resultar em melhor qualidade.

O que é eficiência?

Sink e Tuttle (1989) descrevem eficiência como “ fazer as coisas direito ”. Simplificando, a eficiência é o grau de quão bem os recursos são utilizados para alcançar o resultado. Quando você se concentra na eficiência, você se concentra em alcançar o mesmo usando menos recursos .

As empresas que melhoram a eficiência do trabalho estão reduzindo horas, força de trabalho ou orçamento para produzir a mesma produção. Isso é feito para economizar e aumentar a lucratividade.

Se a produtividade se concentra nos resultados, a eficiência tem tudo a ver com os recursos investidos para alcançar esses resultados.

Exemplo de eficiência no local de trabalho

Você é um escritor de conteúdo e escreve para um blog. Você precisa terminar sua postagem no blog em cinco dias úteis. Em média, você pode escrever de 700 a 800 palavras por dia (juntamente com pesquisa, brainstorming, etc.).

Agora, seu gerente informa que você precisará concluir suas futuras postagens no blog em três dias úteis. Ultimamente, tem havido alguma escassez de mão de obra na empresa, e um número reduzido de funcionários terá que atingir a mesma produção. Portanto, você precisa fazer o mesmo trabalho agora, mas usando menos recursos, ou seja, tempo.

Você de alguma forma consegue terminar sua postagem no blog a tempo, mas se preocupa por não ter pesquisado o suficiente e respondido bem ao tópico.

Consequentemente, fazer o mesmo trabalho usando menos recursos também pode não resultar em melhor qualidade.

Correlação entre produtividade e eficiência

Assim, produtividade significa fazer mais trabalho durante o mesmo período de tempo, enquanto eficiência significa fazer a mesma quantidade de trabalho em menos tempo. Mesmo que produtividade e eficiência sejam duas coisas separadas, devemos saber que elas são interdependentes . Se a produtividade se refere à quantidade do produto produzido, a eficiência seria a qualidade desse produto. Assim, se houver escassez de recursos, o processo para fazer o trabalho é menos eficiente e reflete mal no resultado – produtividade. A produtividade depende , em última análise, dos recursos, ou seja, do uso eficiente deles.

Em essência, quando a qualidade, ou seja, a eficiência é adicionada para obter o resultado, ou seja, a produtividade, obtemos a verdadeira produtividade .

Exemplo de produtividade versus eficiência na fabricação

Na década de 1970, os principais países de produção industrial eram os EUA, a URSS e o Japão, ocupando o quinto lugar na China. No entanto, em 2010, a China ultrapassou os EUA e ficou em primeiro lugar na maior produção manufatureira do mundo (que ainda detém hoje).

De acordo com pesquisas de 2015, a China lidera o mundo com US$ 2,01 trilhões em produção industrial, colocando os EUA em segundo lugar com US$ 1,867 trilhão e o Japão com US$ 1,063 trilhão em produção industrial. Além disso, a China responde por 20% da produção industrial mundial.

Como os chineses conseguiram isso?

A China deve seu título lisonjeiro aos baixos custos de insumos. Em 2018, os salários de fabricação na China eram de US$ 5,51 por hora, enquanto nos EUA, os salários eram de US$ 26,99 por hora. Baixos custos de produção, incluindo mão de obra, materiais e vários subsídios governamentais, contribuem para a alta produção.

Mas, deve-se perguntar, se a produtividade é resultado do insumo – no caso da China, mão de obra mal remunerada e matérias-primas – é um resultado de qualidade ?

Quando você leva em consideração os salários por hora na China e nos EUA, há um desvio significativo. É por isso que você descobrirá que o preço de, por exemplo, fones de ouvido sem marca na China (ou em seus inúmeros sites de compras) é duas ou três vezes menor do que nos EUA. A qualidade, portanto, é pior também. Assim, você recebe o que pagou.

A partir deste exemplo, podemos concluir que uma alta taxa de produtividade não resulta necessariamente em bens ou serviços de qualidade. A China é conhecida por seus produtos baratos e sempre terá compradores. No entanto, pode-se alcançar a melhor relação ao equilibrar com sucesso a produtividade e a eficiência . Mas, primeiro, você precisará calcular a produtividade e a eficiência do seu negócio.

Como calcular a produtividade e a eficiência?

Calcular a produtividade ajuda sua empresa a se adaptar e se ajustar para obter melhores resultados. Ao fazer isso, você pode apontar deficiências ou ações a serem tomadas para melhorar a produtividade. Além disso, você pode ter uma visão clara das dificuldades que podem ter interferido na produtividade.

Ao calcular a produtividade, você controla:

• Estimativas e alocações de recursos,
• Definição de metas,
• Melhoria,
• Orçamento.

Além disso, ao calcular a eficiência da sua empresa ou da sua empresa, você pode ver como os recursos são utilizados e evitar o desperdício.

Fórmula de produtividade

Use esta equação simples para calcular sua produtividade ou a de seu funcionário. Você pode fazer isso para cada membro da equipe individualmente ou para a equipe inteira.

TOTAL DE SAÍDA / TOTAL DE ENTRADA = PRODUTIVIDADE

Vamos dar uma olhada no exemplo com o escritor de conteúdo. Assim, a redatora de conteúdo escreve 800 palavras e, para isso, leva 8 horas de trabalho. A saída seria 800 palavras, e 8 horas de trabalho seriam a entrada , os recursos (tempo neste caso) que são investidos para alcançar os resultados. Se quisermos calcular a produtividade do redator de conteúdo, devemos dividir 800 palavras (saída) por 8 horas de trabalho (entrada).

A equação fica da seguinte forma:

800 / 8 = 100

Assim, o redator de conteúdo escreve 100 palavras por hora . Ao levar esse resultado em consideração, ela pode ter um olhar mais atento sobre sua produtividade e as coisas que ela pode fazer para melhorá-la, talvez.

Se você, por exemplo, deseja calcular a produtividade do seu negócio em um nível maior, pode fazê-lo seguindo a mesma equação. Digamos que sua empresa fabrique $ 80.000 ( produção ) em bens ou serviços por 1 semana. Para produzir os bens e prestar os serviços, sua empresa leva 1.300 horas de trabalho ( insumo ).

Veja novamente a equação:

80.000 / 1.300 = 61

O número que temos é 61, e esse resultado representa quanto dinheiro é ganho por cada hora de trabalho. O resultado: $ 61 por 1 hora de trabalho.

Ao medir a produtividade da sua empresa ou da sua empresa, você pode ter uma visão mais detalhada da utilização de seus recursos e isso o ajudará a ser mais produtivo com eles.

Fórmula de eficiência

O cálculo da produtividade o ajudará a obter uma visão mais próxima da quantidade , enquanto o cálculo da eficiência o ajudará a avaliar a qualidade . Não sabemos qual é a qualidade dos bens fabricados ou dos serviços prestados quando calculamos a produtividade. Acabamos de receber os números. Talvez 100 palavras do exemplo anterior seja um trabalho produtivo, mas não sabemos se é conteúdo de alta qualidade.

Use a equação a seguir para calcular a eficiência da sua empresa.

( Horas de trabalho esperadas de trabalho / horas de trabalho reais trabalhadas ) x 100% = EFICIÊNCIA

Talvez se espere que o redator de conteúdo trabalhe 8 horas por dia. Mas, digamos que ela realmente termine seu trabalho em 6,5 horas por dia. Se dividirmos 8 (horas de trabalho esperadas dela) por 6,5 (horas reais trabalhadas) e multiplicar isso por 100, obteremos a eficiência do trabalho do redator de conteúdo .

Observe a equação:

(8/6,5) x 100 = 123% de eficiência

Uma relação superior a 100% indica maior eficiência . Ou seja, o redator de conteúdo trabalha 1,5 hora a menos do que o esperado, então ela é 23% mais eficiente.

Digamos que você queira calcular a eficiência do seu negócio em um nível semanal. Se dermos uma olhada no exemplo anterior, são necessárias 1.300 horas de trabalho semanais para produzir $ 80.000 de produção.

Nesse caso, não estamos interessados ​​em produtividade, então deixamos de lado $ 80.000. Em vez disso, pegamos 1.000 (horas de trabalho esperadas) e dividimos por 1.300 (horas reais trabalhadas) e multiplicamos por 100 para obter a eficiência dos trabalhadores.

(1.000 / 1.300) x 100 = 76% de eficiência

Esse resultado indica que os trabalhadores precisam de mais horas para entregar resultados, portanto, sua eficiência é menor do que o esperado . Essa é uma equação simples que pode ajudar uma empresa a analisar mais de perto a eficiência de seus funcionários e reagir, se necessário.

Uma calculadora gratuita de produtividade e eficiência

Preparamos uma calculadora de produtividade e eficiência gratuita para você, para que você nunca mais tenha uma queda na produtividade ou uso ineficiente de recursos. Na Captura de tela 1: Calculadora de produtividade e eficiência , você pode ver como ela se parece e como é fácil de usar.

Captura de tela 1: Calculadora de produtividade e eficiência

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Como aumentar a produtividade e eficiência no trabalho?

Seja você uma empresa que deseja aumentar a produtividade de seus funcionários ou um indivíduo tentando aumentar seu desempenho, isso lhe proporcionará vários benefícios. O aumento da produtividade para as empresas resultará em melhor lucro e crescimento econômico. Em nível individual, aumentar a produtividade pode ajudá-lo a obter salários mais altos ou benefícios e vantagens adicionais no trabalho. Os funcionários que estão satisfeitos com suas condições de trabalho tendem a ser mais produtivos no trabalho, portanto, apresentam melhores resultados. Além disso, funcionários satisfeitos e engajados são mais propensos a serem eficientes e mostrarem um uso prudente dos recursos.

Experimente incorporar as dicas que preparamos para você em sua rotina diária para aumentar a produtividade e eficiência de seus funcionários.

Dicas para empresas

Não importa o quão bem o seu negócio está indo, você deve sempre ficar de olho na produtividade e no uso eficiente dos recursos do seu negócio. Você não pode permitir custos imprevistos e má utilização de recursos, pois a concorrência está lá fora, esperando você escorregar. Se você deseja aumentar seus lucros aproveitando ao máximo seus recursos, leia as dicas a seguir.

Solicite feedback dos funcionários

Conduzir o feedback de seus funcionários pode ajudá-lo a entender melhor suas necessidades, opiniões e pontos de vista, aumentando assim a produtividade da sua empresa. Crie pesquisas e organize reuniões de equipe regularmente. As reuniões podem refletir indiretamente a cultura de uma empresa. Se todos estão quietos durante a reunião ou até mesmo muito agradáveis, algo deve estar errado. Quando uma empresa oferece um ambiente acolhedor e seguro, os funcionários não têm medo de compartilhar ideias e têm mais chances de alcançar resultados produtivos.

Dessa forma, você compreenderá melhor a produtividade de seus funcionários, como eles utilizam os recursos à sua disposição e o que os impede de atingir seus objetivos. Considere fazer um check-in com seus funcionários pelo menos uma vez por semana.

Incentive as oportunidades de aprendizado

De acordo com a pesquisa, treinamento adicional e aprimoramento de conhecimento nos empregos atuais têm um impacto benéfico na produtividade dos funcionários. A chave é continuar aprimorando e melhorando as habilidades e o conhecimento de seus funcionários. Forneça a eles oportunidades de aprendizado, incluindo diferentes seminários, aulas de idiomas e workshops. Além do mais, introduza um programa de mentoria em seu local de trabalho. Funcionários novatos se beneficiarão de ter um mentor, pois se sentirão mais encorajados e menos amedrontados para fazer o trabalho. Além disso, como empregador, você pode oferecer ajuda de custo para motivar os funcionários a aprimorar seus conhecimentos e incentivar seu desenvolvimento profissional.

Tenha uma visão clara da empresa

Quando uma empresa tem uma visão clara, ela pode criar resultados consistentes e de longo prazo. Além de gerar resultados, unifica todos em uma equipe e promove o trabalho em equipe. Além disso, aumenta o moral e a motivação dos funcionários. Portanto, uma visão clara auxilia na criação de um ambiente produtivo no trabalho.

Faça com que seus funcionários acompanhem o tempo

Acompanhar o tempo de seus funcionários pode ser benéfico tanto para você quanto para o desempenho de seus funcionários. Você pode ter uma visão melhor das atividades diárias de seus funcionários e melhorar a distribuição da carga de trabalho entre as equipes. Eles podem adquirir habilidades para usar seu tempo com mais eficiência e evitar a má utilização de recursos. Evite rastreadores de tempo desatualizados, como um relógio de ponto, e opte por uma ferramenta rica em recursos e fácil de usar.

Assim, você pode experimentar o Clockify — uma ferramenta de rastreamento de tempo que oferece os recursos básicos de rastreamento de tempo para usuários e projetos ilimitados, e tudo isso gratuitamente.

A cronometragem no Clockify pode maximizar a produtividade dentro de sua equipe e ajudá-lo a utilizar com eficiência os recursos (tempo, membros da equipe e orçamento) sem desperdiçá-los.

Aloque recursos com eficiência

É uma enorme responsabilidade e preocupação alocar recursos de forma eficiente. Já dissemos que a verdadeira produtividade depende da eficiência, ou seja, da qualidade da utilização dos recursos. Quando você aloca tempo, pessoas, dinheiro e equipamentos com eficiência, evita prazos perdidos, despesas desnecessárias e um local de trabalho disfuncional. Lembre-se de que a produtividade refere-se ao resultado que as pessoas obtêm com a utilização eficiente de dinheiro, tempo e equipamentos que o acompanham.

Dicas para pessoas físicas

Há momentos em que todos nós experimentamos uma estagnação na produtividade e quando nos agarramos a canudos para usar nossos recursos com eficiência. O que você pode fazer é dar uma olhada nas coisas que interferem na sua produtividade e introduzir mudanças em suas rotinas diárias. Aumente sua produtividade e use seus recursos com eficiência com as dicas que preparamos para você.

Parar de multitarefa

Pesquisas mostram que fazer malabarismos com várias tarefas ao mesmo tempo prolonga a conclusão das tarefas e tem um efeito prejudicial na produtividade. Também afirma que quanto mais tarefas você assume, menos produtivo você se torna. Portanto, em vez de fazer várias coisas simultaneamente, priorize sua carga de trabalho e resolva primeiro as tarefas importantes (não urgentes). Dessa forma, você utilizará seus recursos com eficiência e nunca mais sofrerá uma interrupção na produtividade.

Organize melhor sua vida

Se os métodos organizacionais atuais que você está usando estão fazendo mais mal do que bem, considere mudá-los e adotar novos em sua rotina diária. Experimente a organização simples do local de trabalho ou a introdução de listas de tarefas para ajudá-lo a rastrear suas tarefas com mais eficiência.

Você já ouviu falar de um método de gerenciamento de tempo chamado bloqueio de tempo?

Ao usar esse método, você divide seu dia de trabalho em blocos de tempo. Você dedica cada bloco de tempo a uma tarefa específica e define um prazo para cada um. Por exemplo, horário de pesquisa das 9h às 11h, horário de redação das 11h às 13h, horário de almoço das 13h às 14h etc. Siga seus blocos de tempo de acordo para ser mais eficiente com seu tempo. Aproveite ao máximo seu dia de trabalho implementando pequenas mudanças organizacionais no local de trabalho.

Acompanhe sua produtividade

Como indivíduo, você também pode acompanhar seu tempo para ser mais eficiente com ele e fornecer resultados consistentes. Ao acompanhar seu tempo, você pode ver para onde vai e aumentar sua produtividade. Se você é propenso à procrastinação, experimente a técnica Pomodoro que oferece trabalho em intervalos de 25 minutos, seguidos de intervalos de 5 minutos. Ele ajuda você a se concentrar na tarefa em mãos, e milhões em todo o mundo o utilizam para melhorar a produtividade. Portanto, acompanhe seu tempo para aumentar sua produtividade e melhorar suas habilidades de gerenciamento de tempo.

Elimine as distrações

Você tem um desejo constante de verificar suas mídias sociais? De acordo com um estudo de 2017, a mídia social é um dos principais culpados pela deterioração da produtividade. Elimine as distrações instalando software para bloquear aplicativos e sites irrelevantes durante o horário de trabalho. Além disso, desative as notificações e não tenha medo de dizer “não” para seus colegas de trabalho. Manter o foco ajudará a aumentar sua produtividade e usar seus recursos com mais eficiência.

Usar tecnologia

Faça da tecnologia uma parte interna de seus dias de trabalho. Ele pode economizar seu tempo e acelerar os processos significativamente. Ao usar a tecnologia, você aloca seus recursos com eficiência . Não há necessidade de você desperdiçar seus recursos fazendo as coisas manualmente. A tecnologia alocará seus recursos com eficiência e minimizará o risco de erros. Lembre-se de usar apenas ferramentas confiáveis.

Conclusão

Equilibrar eficiência e produtividade é andar na corda bamba, mas é crucial para entregar resultados consistentes. Seja você um indivíduo ou uma organização, levar ambos os fatores em consideração desempenha um papel fundamental para alcançar o sucesso. Lembre-se de que todos enfrentam obstáculos de tempos em tempos. Experimente incorporar as dicas que preparamos para você em suas rotinas diárias para superar os obstáculos da forma mais eficiente possível.