Czy Twój e-mail jest zgodny z prawem dotyczącym spamu? Dowiedz się teraz, zanim będzie za późno

Jako e-marketer wiesz, jak bardzo łatwo jest dać się ponieść emocjom, jeśli chodzi o wygląd wiadomości, kolor przycisk wezwania do działania (CTA), listę, do której wysyłasz wiadomość, i pomyśl, w jaki sposób wyniki wysłania tego e-maila będą generować potencjalnych klientów (lub przychody) dla Twojej firmy. Praktycznie ostatnią myślą, jaka przychodzi komukolwiek do głowy, jest „Czy moje e-maile są zgodne z obowiązującymi przepisami dotyczącymi spamu?”

W dzisiejszym pędzącym świecie łatwo przeoczyć zgodność z przepisami dotyczącymi poczty e-mail. To nie jest glamour. To nie jest seksowne. W ogóle nie ma czynnika szumu. Ale – niestety – jest to najważniejszy aspekt każdego wysyłanego e-maila. Ważniejsze nawet niż twoja oferta.

Jeśli (podobnie jak wielu innych marketerów) nie znalazłeś czasu na podjęcie działań lub nawet zastanowienie się, czy Twoje e-maile są zgodne z przepisami dotyczącymi spamu obowiązującymi na całym świecie, nadszedł czas, aby opracować plan działanie, aby to zrobić. Kary za nieprzestrzeganie przepisów tylko w Stanach Zjednoczonych są surowe — każda osobna wiadomość e-mail naruszająca ustawę CAN-SPAM podlega karze grzywny w wysokości do 16 000 USD — więc zapewnienie zgodności jest najlepszym sposobem na złagodzenie poważnego ryzyka finansowego dla Twoja firma.

Dzisiaj chcę pomóc Tobie i Twojemu zespołowi szybko rozpocząć rozmowy, przeglądając kluczowe elementy CAN-SPAM i CASL, dwóch głównych przepisów dotyczących poczty e-mail w Ameryce Północnej. Podam również odniesienia do innych krajów, które mają własne wersje przepisów ustawowych i wykonawczych, których należy również przestrzegać, jeśli wysyłasz do odbiorców w ich krajach.

CAN-SPAM: Co to oznacza?

Pełna nazwa ustawy znanej jako ustawa CAN-SPAM to „Ustawa o kontrolowaniu ataków na niezamówioną pornografię i marketing z 2003 r.”. Został uchwalony przez Kongres, aby pomóc zmniejszyć ilość niechcianych komercyjnych wiadomości elektronicznych (spamu).

Co to jest „komercyjny” e-mail?

Zacytuję z samego FTC:

Liczy się „główny cel” wiadomości. Aby określić główny cel, pamiętaj, że wiadomość e-mail może zawierać trzy różne rodzaje informacji:

• Treści komercyjne – które reklamują lub promują komercyjny produkt lub usługę, w tym treści na stronie internetowej obsługiwanej w celach komercyjnych;
• Treści transakcyjne lub relacyjne – ułatwiające dokonanie już uzgodnionej transakcji lub informujące klienta o trwającej transakcji; I
• Inne treści – które nie są ani komercyjne, ani transakcyjne ani powiązane.

Co to jest e-mail transakcyjny?

Głównym celem wiadomości e-mail jest transakcja lub związek, jeśli składa się ona wyłącznie z treści, które:

• Ułatwia lub potwierdza transakcję handlową, na którą odbiorca już wyraził zgodę;
• Podaje informacje o gwarancji, wycofaniu, bezpieczeństwie lub ochronie produktu lub usługi;
• Podaje informacje o zmianie warunków lub funkcji lub informacje o saldzie konta dotyczące członkostwa, subskrypcji, konta, pożyczki lub innych bieżących relacji handlowych;
• Dostarcza informacji o stosunku pracy lub świadczeniach pracowniczych; Lub
• Dostarcza towary lub usługi w ramach transakcji, na którą odbiorca już wyraził zgodę.

Co jeśli Twoje treści są mieszane? Skąd wiesz, czy Twój e-mail jest komercyjny czy transakcyjny?

Wiadomość e-mail wysyłana przez firmy często łączy treści komercyjne z treściami dotyczącymi transakcji lub relacji. Gdy wiadomość e-mail zawiera oba rodzaje treści, odbiorca określa główny cel wiadomości. Zasadniczo, jeśli wiadomość może sprawić, że odbiorca pomyśli, że jest to wiadomość komercyjna, jest to wiadomość komercyjna dla celów CAN-SPAM.

Podobnie, jeśli większość transakcyjnej lub relacyjnej części wiadomości nie pojawia się na początku, jest to wiadomość komercyjna w rozumieniu ustawy CAN-SPAM. Jeśli nie masz absolutnej pewności, potraktuj swój e-mail jako wiadomość handlową.

Upewnij się, że e-maile komercyjne są zgodne z przepisami

Poniżej wymieniono najważniejsze wnioski wynikające z prawa. Jeśli wysyłasz e-maile komercyjne, zdecydowanie zalecamy, aby wszystkie e-maile były zgodne.

Uwaga: nie są one wymienione w żadnej określonej kolejności; wszystkie są ważne i krytyczne dla twoich inicjatyw marketingowych. Szczegółowe informacje dotyczące każdego z poniższych elementów można znaleźć na stronie Federalnej Komisji Handlu.

• Nie używaj fałszywych lub wprowadzających w błąd informacji nagłówka. Wszystkie pola „Od”, „Do” i „Odpowiedź do” muszą dokładnie identyfikować osobę lub firmę, która zainicjowała wiadomość.
• Użyj odpowiednich linii tematycznych. Musi istnieć poczucie trafności między tematem a treścią w treści wiadomości.
• Zidentyfikuj wiadomość jako reklamę. Myślę, że czasami jest to najtrudniejsza rzecz do zrobienia, ponieważ prawdopodobnie nie umieścisz „Reklama:” lub „Reklama:” w temacie wiadomości e-mail. W tej części istnieje duża swoboda w prawie, ale musi być jasne, że Twój e-mail ma charakter promocyjny lub reklamowy.
• Podaj adres fizyczny, który powie odbiorcom, gdzie się znajdujesz. Może to być adres pocztowy lub skrytka pocztowa zarejestrowana przez US Postal Service.
• Musi zawierać link rezygnacji. Wszystkie promocyjne/reklamowe e-maile elektroniczne muszą zawierać wyraźny sposób rezygnacji odbiorcy z otrzymywania Twoich e-maili. Nie należy w żaden sposób maskować swojej rezygnacji.
• Niezwłocznie honoruj ​​prośby o rezygnację. Zgodnie z prawem wszystkie rezygnacje muszą zostać uwzględnione w ciągu 10 dni roboczych. Ponadto nie możesz pobierać opłaty za rezygnację, prosić ich o podanie danych osobowych ani kierować ich na więcej niż jedną stronę docelową w celu rezygnacji. Pamiętaj, że jeśli nadal będziesz wysyłać komercyjne wiadomości e-mail w ciągu tych 10 dni roboczych, możesz zirytować odbiorcę na tyle, że oznaczy Cię jako spam.
• Monitoruj, co inni robią w Twoim imieniu. Prawo stanowi, że wszystkie firmy zaangażowane w wysyłanie wiadomości elektronicznych, w tym firmy wynajęte do obsługi marketingu e-mailowego, a także te promowane w wiadomości e-mail, mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności prawnej.

CASL: Co to oznacza? I czy jesteś zgodny?

Kanada niedawno wprowadziła jedno z najsurowszych na świecie przepisów dotyczących poczty e-mail, „Canada's Anti-Spam Legislation” (CASL), które weszło w życie 1 lipca 2014 r. Dotyczy ono wszystkich wiadomości elektronicznych, w tym wiadomości e-mail, SMS-ów, głosu, komunikatorów internetowych i mediów społecznościowych . Kluczowym elementem tego prawa jest to, że każda kanadyjska lub globalna organizacja wysyłająca komercyjne wiadomości elektroniczne (CEM) w Kanadzie, z lub do Kanady musi uzyskać zgodę odbiorców przed wysłaniem wiadomości.

Zgoda jest postrzegana na dwa sposoby, wyrażona i dorozumiana. Wyrażona zgoda ma miejsce, gdy ktoś udziela ustnej lub pisemnej zgody (pisemna zgoda może być wysłana drogą elektroniczną) na wysłanie mu lub jej CEM. Dorozumiana zgoda ma miejsce wtedy, gdy istnieją relacje biznesowe lub jeśli w widoczny sposób opublikują swoje dane kontaktowe lub dobrowolnie ujawnią swój adres e-mail bez wskazania, że ​​nie chcą otrzymywać CEM.

Jeśli prosisz o zgodę lub wysyłasz komercyjną wiadomość e-mail, Twoje wiadomości muszą zawierać następujące elementy:

• Imię i nazwisko osoby lub organizacji ubiegającej się o zgodę lub wysyłającej wiadomość e-mail
• Fizyczny adres pocztowy, a także numer telefonu, system wiadomości głosowych, adres e-mail lub strona internetowa, na której odbiorca może uzyskać dostęp do agenta w celu uzyskania dodatkowych informacji.
• Tożsamość osoby, w imieniu której wymagana jest zgoda.
• Tożsamość i dane kontaktowe jakiejkolwiek strony trzeciej lub podmiotu stowarzyszonego wykorzystane do uzyskania zgody.
• Bezpłatny mechanizm rezygnacji z subskrypcji, który umożliwia odbiorcom natychmiastową rezygnację z komunikacji drogą elektroniczną (w przeciwieństwie do CAN-SPAM, gdzie musi zostać uszanowany w ciągu 10 dni roboczych).
• Możliwość rezygnacji ze wszystkich rodzajów komunikacji wysyłanej przez Twoją organizację lub partnera zewnętrznego.

CASL to jedno z najsurowszych praw, które są egzekwowane w celu powstrzymania niechcianych komercyjnych wiadomości e-mail. Oto historia firmy, która właśnie otrzymała zawiadomienie o naruszeniu (z karą w wysokości 1,1 miliona dolarów w dolarach kanadyjskich) od CRTC (Kanadyjska Komisja ds. Radiofonii i Telewizji i Telekomunikacji).

Jeśli jesteś marketerem w Ameryce Północnej, te dwa prawa są dla Ciebie prawdopodobnie najważniejsze. Jeśli wysyłasz do Unii Europejskiej (UE) lub innych krajów na całym świecie, pamiętaj, że wiele z nich wprowadza podobne przepisy. Powinieneś się z nimi zapoznać, jeśli zamierzasz wysyłać jakąkolwiek wiadomość e-mail do kraju. Oto zestawienie przepisów dotyczących spamu na całym świecie i podsumowanie przepisów antyspamowych z Email Marketing Reports:

https://www.spamlaws.com/world.shtml

https://www.email-marketing-reports.com/canspam/

Firma Act-On Software zorganizuje seminarium internetowe 16 kwietnia, aby zapoznać się z różnymi przepisami i regulacjami. Prosimy o wyczekiwanie linku do webinaru, ponieważ my podejdź bliżej.

W międzyczasie oczekuje się, że Komisja Europejska przyjmie nowe rozporządzenie o ochronie danych, które stworzy jedno ogólnounijne prawo o ochronie danych, ujednolicając mozaikę przepisów obowiązujących obecnie w 28 krajach członkowskich UE. Formalne przyjęcie jest przewidywane w tym roku, z dwuletnim okresem na dostosowanie się.

Dla wielu marketerów wpływ będzie głęboki. Ten przewodnik – Przegląd ochrony danych w UE – pomoże marketerom przygotować się do przestrzegania nowego prawa.

Zastrzeżenie: nie jestem prawnikiem i nie jest to porada prawna – nie ode mnie, nie od Act-On. Jeśli potrzebujesz pomocy prawnej, zalecamy skontaktowanie się z wewnętrznym radcą prawnym lub zespołami prawnymi.