La tua email è conforme alla legge sullo spam? Scoprilo ora, prima che sia troppo tardi

Come e-mail marketer, sai quanto sia facile lasciarsi trasportare dal design dell'e-mail, dal colore del pulsante di invito all'azione (CTA), l'elenco a cui stai inviando e pensato a come i risultati di questa e-mail invieranno genereranno lead (o entrate) per la tua azienda. Praticamente l'ultimo pensiero nella mente di qualcuno è "Le mie e-mail sono conformi alle attuali leggi sullo spam?"

La conformità e-mail è facilmente trascurata nel mondo frenetico di oggi. Non è glamour. Non è sexy. Non c'è alcun fattore di buzz. Ma, sfortunatamente, è l'aspetto più importante di ogni singola email che invii. Più importante, persino, della tua offerta.

Se tu (come tanti altri operatori di marketing) e non hai trovato il tempo per agire, o anche solo per pensare se le tue e-mail sono conformi alle leggi sullo spam in vigore in tutto il mondo, allora ora è il momento di sviluppare un piano di azione per farlo. Le sanzioni per la non conformità solo negli Stati Uniti sono rigide: ogni e-mail separata in violazione della legge CAN-SPAM è passibile di una multa fino a $ 16.000, quindi garantire la conformità è il modo migliore per mitigare quello che potrebbe essere un grave rischio finanziario per la tua azienda.

Oggi voglio aiutare te e il tuo team a dare il via alle conversazioni rivedendo i componenti chiave di CAN-SPAM e CASL, due importanti normative sulla posta elettronica in Nord America. Ti fornirò anche riferimenti ad altri paesi che hanno le proprie versioni di leggi e regolamenti che devono essere seguiti anche se invii a destinatari nei loro paesi.

CAN-SPAM: cosa significa?

Il nome completo della legge nota come CAN-SPAM Act è "Controlling the Assault of Non-Solicited Pornography and Marketing Act of 2003". È stato emanato dal Congresso per contribuire a ridurre la quantità di messaggi elettronici commerciali non richiesti (spam).

Che cos'è un'e-mail "commerciale"?

Citerò dalla stessa FTC:

Ciò che conta è lo “scopo primario” del messaggio. Per determinare lo scopo principale, ricorda che un'e-mail può contenere tre diversi tipi di informazioni:

• Contenuti commerciali – che pubblicizzano o promuovono un prodotto o servizio commerciale, inclusi i contenuti su un sito Web gestito per scopi commerciali;
• Contenuto transazionale o di relazione - che facilita una transazione già concordata o aggiorna un cliente su una transazione in corso; E
• Altri contenuti – che non sono né commerciali né transazionali o relazionali.

Che cos'è un'e-mail transazionale?

Lo scopo principale di un'e-mail è transazionale o relazionale se consiste solo di contenuto che:

• Facilita o conferma una transazione commerciale che il destinatario ha già accettato;
• Fornisce informazioni su garanzia, richiamo, sicurezza o protezione su un prodotto o servizio;
• Fornisce informazioni su un cambiamento di termini o caratteristiche o informazioni sul saldo del conto relative a un abbonamento, abbonamento, conto, prestito o altro rapporto commerciale in corso;
• Fornisce informazioni su un rapporto di lavoro o benefici per i dipendenti; O
• Fornisce beni o servizi come parte di una transazione che il destinatario ha già accettato.

E se i tuoi contenuti sono misti? Come fai a sapere se la tua email è commerciale o transazionale?

È comune che le e-mail inviate dalle aziende mescolino contenuti commerciali e contenuti transazionali o relazionali. Quando un'e-mail contiene entrambi i tipi di contenuto, il destinatario determina lo scopo principale del messaggio. In sostanza, se il messaggio induce il destinatario a pensare che sia un messaggio commerciale, è un messaggio commerciale ai fini CAN-SPAM.

Allo stesso modo, se la maggior parte della parte transazionale o relazionale del messaggio non appare all'inizio, si tratta di un messaggio commerciale ai sensi del CAN-SPAM Act. Se non sei assolutamente certo, tratta la tua email come un messaggio commerciale.

Assicurati che l'email commerciale sia conforme

Di seguito sono elencati i punti salienti della legge. Se invii e-mail commerciali, consiglio vivamente che tutte le tue e-mail siano conformi.

Nota bene: questi non sono elencati in un particolare ordine di importanza; sono tutti importanti e fondamentali per le tue iniziative di marketing. Le specifiche relative a ciascuno dei seguenti elementi sono disponibili sul sito della Federal Trade Commission.

• Non utilizzare informazioni di intestazione false o fuorvianti. Tutti i messaggi "Da", "A" e "Rispondi a" devono identificare con precisione la persona e/o l'azienda che ha avviato il messaggio.
• Usa righe dell'oggetto pertinenti. Ci deve essere un senso di pertinenza tra la riga dell'oggetto e il contenuto nel corpo del messaggio.
• Identificare il messaggio come pubblicità. Penso che questo a volte sia l'elemento più difficile da fare poiché probabilmente non inserirai "Annuncio:" o "Annuncio:" nella riga dell'oggetto dell'e-mail. C'è molto margine di manovra nella legge con questa parte, ma deve essere chiaro che la tua email è promozionale o pubblicitaria.
• Fornisci un indirizzo fisico che indichi ai destinatari dove ti trovi. Potrebbe trattarsi di un indirizzo o di una casella postale registrata dal servizio postale degli Stati Uniti.
• Deve includere un link di disattivazione. Tutte le e-mail elettroniche promozionali/pubblicitarie devono includere un modo chiaro per consentire a un destinatario di rinunciare a ricevere le e-mail. Non dovresti cercare di mascherare in alcun modo la tua rinuncia.
• Rispettare tempestivamente le richieste di rinuncia. Per legge, tutte le disdette devono essere elaborate entro 10 giorni lavorativi. Inoltre, non è consentito addebitare una commissione per l'opt-out, chiedere loro di fornire informazioni di identificazione personale o portarli a più di una pagina di destinazione per l'opt-out. Tieni presente che se continui a inviare e-mail commerciali all'interno di quella finestra di 10 giorni lavorativi, potresti infastidire il destinatario abbastanza da contrassegnarti come spam.
• Monitora ciò che gli altri fanno per tuo conto. La legge è chiara sul fatto che tutte le società coinvolte nell'invio del messaggio elettronico, comprese le società assunte per aiutare a gestire l'e-mail marketing e quelle promosse nella tua e-mail, possono essere ritenute legalmente responsabili.

CASL: Cosa significa? E, e sei conforme?

Il Canada ha recentemente introdotto una delle leggi sulla posta elettronica più severe al mondo, la "Legislazione anti-spam del Canada" (CASL), entrata in vigore il 1° luglio 2014. Si applica a tutti i messaggi elettronici, inclusi e-mail, SMS, voce, messaggi istantanei e social media . La componente chiave di questa legge è che qualsiasi organizzazione canadese o globale che invia messaggi elettronici commerciali (CEM) all'interno, da o verso il Canada deve ricevere il consenso dai destinatari prima di inviare i messaggi.

Il consenso è visto in due modi, espresso e implicito. Il consenso espresso è quando qualcuno ti dà il permesso orale o scritto (il consenso scritto può essere inviato elettronicamente) di inviare lui o le sue CEM. Il consenso implicito è se esiste una relazione commerciale esistente o se pubblicano in modo evidente le loro informazioni di contatto o rivelano volontariamente il loro indirizzo e-mail senza indicare che non desiderano ricevere CEM.

Se richiedi il consenso o invii email commerciali, i tuoi messaggi devono includere quanto segue:

• Il nome della persona e/o dell'organizzazione che richiede il consenso o invia l'e-mail
• Un indirizzo postale fisico, nonché un numero di telefono, un sistema di messaggistica vocale, un indirizzo e-mail o un sito Web in cui il destinatario può avere accesso a un agente per ulteriori informazioni.
• L'identità della persona per conto della quale si richiede il consenso.
• L'identità e le informazioni di contatto di terzi o affiliati utilizzati per ottenere il consenso.
• Un meccanismo di annullamento dell'iscrizione gratuito che consente ai destinatari di rinunciare elettronicamente alle comunicazioni immediatamente (a differenza di CAN-SPAM, dove deve essere onorato entro 10 giorni lavorativi).
• La possibilità di rinunciare a tutti i tipi di comunicazione inviati dalla tua organizzazione o da un partner terzo.

CASL è una delle leggi più severe applicate per bloccare le e-mail commerciali indesiderate. Ecco la storia di una società che ha appena ricevuto un avviso di violazione (con una sanzione di $ 1,1 milioni in dollari canadesi) dalla CRTC (Canadian Radio-Television and Telecommunications Commission).

Se sei un marketer in Nord America, queste due leggi sono probabilmente le più importanti per te. Se stai inviando nell'Unione Europea (UE) o in qualsiasi altro paese del mondo, tieni presente che molti di loro stanno elaborando leggi simili. Dovresti familiarizzare con loro se hai intenzione di inviare qualsiasi tipo di e-mail in un paese. Ecco una carrellata di leggi sullo spam in tutto il mondo e un riepilogo delle leggi anti-spam da Email Marketing Reports:

https://www.spamlaws.com/world.shtml

https://www.email-marketing-reports.com/canspam/

Act-On Software terrà un webinar il 16 aprile per esaminare le varie leggi e normative. Si prega di essere alla ricerca di un collegamento al webinar mentre noi avvicinarsi.

Nel frattempo, la Commissione europea dovrebbe adottare un nuovo regolamento sulla protezione dei dati che creerà un'unica legge sulla protezione dei dati a livello dell'UE, unificando il mosaico di regole attualmente in vigore nei 28 paesi membri dell'UE. L'adozione formale è prevista quest'anno, con un periodo di due anni per conformarsi.

Per molti operatori di marketing, l'impatto sarà profondo. Questa guida - La panoramica sulla protezione dei dati nell'UE - aiuterà i professionisti del marketing a prepararsi a conformarsi alla nuova legge.

Dichiarazione di non responsabilità: non sono un avvocato e questa non è una consulenza legale, né da parte mia, né da Act-On. Se hai bisogno di assistenza legale, ti consiglio di contattare il tuo consulente interno o i team legali.