Exemplos de uma boa carta convite para uma importante reunião de negócios

Escrever uma boa carta-convite pode levar mais tempo se você não souber por onde começar. Reunimos algumas dicas e exemplos de cartas convite para te ajudar.

1. Estrutura da carta convite
2. Dicas valiosas
3. Exemplos de carta convite para reunião de negócios
4. Modelos de carta convite para reunião de negócios

Ferramentas úteis:
1. Newoldstamp - Marketing de assinatura de e-mail
2. Remetente - Plataforma de e-mail marketing (recursos: automação, criação de design de newsletter e envio para assinantes)
3. Reply.io - Contato pessoal por e-mail, chamadas e tarefas
4. Cartões postais por DesignModo - Construtor de modelos de e-mail de arrastar e soltar
5. GlockApps - Para melhorar o posicionamento da sua caixa de entrada de e-mail
6. InVideo - Para fazer convites em vídeo

Detalhes da chave

Para começar, determine as seguintes coisas:

Quem? Quem estará presente na reunião ou evento? Os participantes podem convidar outras pessoas?

O que? Por que? Qual é o propósito ou motivo da sua reunião? Existem diferentes motivos para enviar e-mails de convite para reuniões: uma reunião semanal da equipe, uma entrevista de desempenho entre um chefe e um funcionário ou um discurso de vendas com um cliente em potencial.
Onde? O que é um local apropriado? Precisa reservar um lugar específico?
Quando? Este pode ser um tempo definido ou algo a ser discutido mais adiante.

Depois de decidir sobre esses detalhes, você pode começar com o formato da carta-convite.

Como escrever sua carta convite: uma estrutura perfeita

Uma boa linha de assunto

Este é um fator muito importante a ser considerado ao escrever um e-mail de convite de negócios para reunião . Ele decidirá se o destinatário realmente abre seu e-mail. Incluir o primeiro nome da pessoa no assunto é uma maneira muito simples de tornar suas cartas de convite de negócios mais propensas a serem abertas.

Abertura

Suas linhas de abertura são a primeira coisa que a pessoa verá no e-mail. É por isso que essas linhas devem chamar a atenção e levar o leitor ao próximo parágrafo.

A abertura do e-mail define o tom de voz e o estilo de toda a carta-convite. Você deve considerar seus relacionamentos anteriores com a pessoa. Isso ajudará você a entender se você deve mantê-lo rígido e formal ou pode ser um pouco mais casual.

Motivo da sua reunião de negócios

Você quer que seu parceiro de reunião de negócios esteja preparado. Mencione o motivo ou assunto da sua reunião. Se você tiver uma agenda, inclua-a ou envie-a como anexo, mas não a sobrecarregue com uma descrição detalhada. Em vez disso, mencione seus tópicos de discussão ou programa em tópicos.

Especifique a hora, data, local e duração

Para garantir que seu parceiro de reunião esteja no lugar certo na hora certa, incluindo os detalhes da configuração da reunião. Se você não tiver um plano definido, dê ao seu convidado opções para escolher em vez de perguntar “o que funciona melhor” para ele. Isso torna mais fácil para eles decidirem e você obterá uma resposta mais rápida. Se você estiver conhecendo seu chefe ou outra pessoa com uma agenda lotada, você pode adicionar uma opção de calendário para permitir que eles escolham uma data. Nesse caso, já que você quer respeitar o horário da pessoa, considere incluir também um horário de término.

Solicite um RSVP

Você já enviou uma mensagem de convite para reunião na carta, esperando que seu parceiro de reunião aparecesse, apenas para descobrir que essa pessoa não planejava comparecer? Você pode evitar essa situação adicionando uma opção de RSVP ao seu e-mail. Para facilitar ainda mais a resposta do destinatário, adicione botões de confirmação na parte inferior do seu e-mail e colete suas respostas como neste modelo de convite de reunião.

Fechamento

Tente substituir o fechamento do tipo “Tenha um bom dia” por um pedido amigável para incentivar seu leitor a responder às suas cartas de convite de negócios. Tente adicionar uma linha como “ansioso pela sua resposta” para que as pessoas respondam à sua carta de convite para a reunião com mais probabilidade.

Se você tem uma assinatura de e-mail, provavelmente já tem a maior parte do trabalho feito para o seu fechamento. Mas considere usar uma assinatura de e-mail de uma maneira um pouco mais profunda.

Sim, pode ser um pouco mais do que apenas um texto simples. Ou um botão CTA elegante com mensagem de convite para reunião online.

Clique aqui para criar uma assinatura de e-mail para tornar seu e-mail de convite de reunião mais eficiente.

Você pode criar uma assinatura de e-mail interativa com um botão de chamada para ação ou banner com uma solicitação para aceitar seu convite. Além disso, usar assinaturas de e-mail bem projetadas pode tornar sua carta de convite mais profissional e pessoal.

As melhores assinaturas de email terão a seguinte estrutura:

• nome completo;
• posição;
• companhia;
• Detalhes do contato;
• ícones sociais;
• banner ou call-to-action.

Dicas valiosas para escrever uma carta convite comercial

Torne-o pessoal

As mensagens personalizadas têm uma maior abertura e taxa de cliques. Uma maneira muito simples de tornar seus e-mails em massa um pouco mais pessoais é usar o nome do destinatário na linha de assunto e na abertura. Mantenha o tom da mensagem amigável, mas profissional.

Mantenha breve

Atenha-se ao essencial na introdução acima e não inclua muitas informações. Mensagens mais curtas são mais fáceis de responder e obterão uma resposta mais rápida. Todo o resto pode ser discutido durante a reunião.

Definir lembretes

Seu parceiro de reunião provavelmente recebe muitos convites para eventos de negócios. Defina um acompanhamento amigável para lembrá-los da reunião. Se estiver escrevendo uma carta-convite para um evento, você pode definir um banner em sua assinatura de e-mail para vincular aos detalhes.

Revisado

Finalmente, certifique-se de incluir os detalhes corretos, verifique os endereços de e-mail e (pelo amor de Deus) verifique a ortografia da sua mensagem.

Agora, quando você souber como escrever uma carta-convite, verifique o exemplo de e-mail de convite de reunião simples.

Três exemplos de uma carta convite para uma importante reunião de negócios

Estes são alguns exemplos reais de cartas-convite. Dependendo da reunião ou evento, você pode ajustar o tom e os detalhes.

1. Um exemplo de carta convite para um evento de inicialização. Como esse e-mail é enviado para startups, o tom é mais informal. Como você pode ver no exemplo de e-mail de convite de reunião oficial abaixo.

2. Um convite para uma entrevista de emprego. Dê uma olhada neste exemplo de e-mail de convite para reunião.

3. Um exemplo de e- mail de convite de reunião de uma reunião de equipe não rotineira. Aqui está um exemplo de convite de reunião de amostra com agenda.

Modelos de carta convite para uma importante reunião de negócios

Como escrever carta convite na prática? Você pode verificar e escolher uma dessas amostras de carta-convite do Template.net

1. Aqui está um modelo de carta de convite para uma reunião mensal da equipe. Um e-mail como esse geralmente é informal, mas profissional se você trabalha em uma grande empresa.

Prezado [nome do funcionário],

Por meio desta, gostaria de informar que nossa reunião mensal de equipe será realizada em [data] em [local].

Anexei a agenda, mas sinta-se à vontade para adicionar itens respondendo a este e-mail pelo menos um dia antes da reunião.

Certifique-se de estar preparado e atualizado sobre os assuntos de seus departamentos. Se você não puder participar desta reunião, informe-nos e certifique-se de delegar atualizações importantes sobre seu departamento ao seu colega.

Atenciosamente,

2. Um exemplo de carta-convite para conhecer um cliente em potencial ou um discurso de vendas.

Prezado [nome do cliente em potencial]

Meu nome é […] e sou o [cargo] na [nome da empresa], que é [descrever as atividades da empresa].

Acredito que podemos ajudá-lo com [problema específico] e apreciaríamos a oportunidade de nos encontrar em seu escritório para conversar sobre [o que você está vendendo]. Para sua conveniência, adicionei algumas sugestões de data e hora.

Ansioso para discutir o que podemos fazer um pelo outro com mais detalhes.

Atenciosamente,

[Seu nome]

3. Uma amostra de uma carta convite para uma solicitação de entrevista de desempenho.

Caro [nome do seu chefe],

Nos últimos [tempos], tive grande prazer em trabalhar na [nome da empresa].

Para poder ter um melhor desempenho e alcançar melhor meus objetivos pessoais de carreira, gostaria de solicitar uma entrevista de desempenho [anual/bianual].
Além disso, agradeceria se você pudesse avaliar e relatar meu desempenho nos últimos [tempos] e discutir isso comigo em uma reunião pessoal. Gostaria de sugerir [opções de horário e local].

Por favor, deixe-me saber se isso funciona para você e eu vou reservar [sala de reunião/local].