Como escrever um e-mail de cancelamento de evento?
Publicados: 2022-06-03
1. O que é um e-mail de cancelamento de evento?
2. Quando você deve escrever uma carta de cancelamento de evento?
3. Por que você precisa escrever uma carta de cancelamento de evento?
4. Passo a passo: Como escrever um e-mail de cancelamento de evento
Ferramentas úteis:
1. Newoldstamp - Marketing de assinatura de e-mail
2. Mailchimp - Criador e remetente de e-mail
3. Reply.io - Contato pessoal por e-mail, chamadas e tarefas
4. Mailtrack - O link de e-mail abre o rastreamento
5. Canva - Ferramenta online para fazer desenhos
Você tem uma situação em que precisa cancelar um evento depois que as pessoas se inscreveram? Tentando encontrar apenas o caminho certo para fazê-lo? Bem você veio ao lugar certo. Ajudaremos você a escrever o e-mail certo para cancelar seu evento, o que não prejudicará seu público.
Este artigo fornecerá todas as informações sobre a importância do e-mail de cancelamento do evento. Também explicaremos passo a passo como escrever o e-mail de cancelamento de um evento . Então, fique firme e continue lendo!
O que é um e-mail de cancelamento de evento?
Escrever um e-mail de cancelamento de evento pode ser uma tarefa difícil se você não souber as táticas de escrever. Um e-mail que informa o público sobre o cancelamento do evento é chamado de e-mail de cancelamento do evento. Idealmente, deve ser enviado com pelo menos algumas semanas ou meses de antecedência. Pode conter informações sobre o próximo evento. Além disso, muitas organizações admitiram que os e-mails de cancelamento são uma das coisas difíceis de escrever, porque você está esmagando os sonhos de muitos participantes de participar.
Cancelar um evento pode custar alguns de seus participantes que estavam antecipando este evento. Portanto, é importante acertar os acordes no e-mail e deixá-los saber que você realmente sente muito por isso e, se possível, fornecer incentivos para o próximo evento, como um pequeno desconto ou algo semelhante.
Conteúdo importante em um e-mail de cancelamento de evento:
- Motivos relevantes para o cancelamento,
- Detalhes do evento por que foi cancelado,
- Outras etapas a serem tomadas por um participante,
- Reembolsos, se necessário.
Quando você deve escrever uma carta de cancelamento de evento?
Os e-mails de cancelamento devem ser enviados aos participantes antes da ocorrência de um evento. Você precisa indicar onde o evento deveria ocorrer, escrever a data, hora e local. Além disso, você deve incluir detalhes sobre o cancelamento e devido a quais circunstâncias inevitáveis ele foi fechado. Ele deve ser enviado o mais rápido possível antes do evento para que você dê tempo aos seus participantes para alterar seus horários.
Além disso, se houver alguma especulação sobre o cancelamento, não envie o e-mail. É aconselhável informar os registantes apenas após a decisão final ter sido tomada. Mas não cancele um evento apenas alguns dias antes do dia do evento. Isso pode ser visto pelos participantes como falta de profissionalismo ou anfitriões desorganizados.
Você também precisa considerar o fato de que alguns participantes vêm de outros países para conferências ou seminários internacionais e têm reservas de voos e acomodações. Eles também precisam ser cancelados.
Por que você precisa escrever uma carta de cancelamento de evento?
Bem, a principal razão para escrever uma carta de cancelamento de evento é óbvia. Se você não escrever um e-mail sobre um evento cancelado, perderá todos os inscritos e participantes. Eles nunca participarão de nenhum outro evento organizado por você ou sua organização ou empresa no futuro.
Em primeiro lugar, organize um evento apenas se tiver certeza disso. Obviamente, no caso de situações de cancelamento, você escreverá um pequeno e-mail explicando as circunstâncias pelas quais os organizadores cancelam o evento. Mas você tem que ter certeza de que as pessoas vão entender o seu raciocínio caso seja realmente inegável.
Quando as pessoas tiverem dúvidas ou reclamações sobre o cancelamento, responda com tom explicativo simples e tente fazê-las entender a necessidade do cancelamento.
Passo a passo: Como escrever um e-mail de cancelamento de evento
Agora que você conhece todas as informações sobre “o quê”, “quando” e “por que” vamos direto para o passo a passo. Vamos levá-lo através de todo o procedimento brevemente e tentar explicar cada pedacinho dele. Para escrever um e-mail de cancelamento, siga as etapas abaixo:
Escolha o formato certo para sua carta de cancelamento de evento
Fazer isso pode ser um pouco desafiador, pois você não sabe qual formato é melhor para seu público. Primeiro, vamos ao básico. Existem dois tipos de formato, um é formal, que requer redação profissional e é escrito para grandes eventos, como webinars ou seminários internacionais, e o outro é o formato menos formal, que inclui uma abordagem amigável.
O formato menos formal pode ser usado para eventos locais, ou festas, que não são tão grandes e concentram-se no público local e na juventude. Os eventos oficiais devem seguir o formato formal para manter o decoro do escritório.
Informe os destinatários sobre o cancelamento
É de extrema importância que você escreva uma linha de assunto apropriada, como 'Evento cancelado', 'Evento cancelado' ou 'Cancelamento infeliz'. Essas linhas de assunto destacam o objetivo deste evento - que o evento foi cancelado - e, portanto, informa o destinatário sobre isso.
Após a linha de assunto provar claramente o motivo deste e-mail, então no corpo, você pode começar a descrever o restante dos detalhes, mas começar dizendo e adicionando conteúdo como “o evento foi cancelado”, “infelizmente, o evento foi cancelado ” e outras frases semelhantes.
Dê um motivo pelo qual o evento foi cancelado:
Mencione o motivo detalhadamente no e-mail. Isso deve ocupar o máximo de espaço entre outros detalhes no corpo do e-mail. Embora eu tenha mencionado que deve ser uma explicação “elaborada” e “detalhada”, deve ser curta, com no máximo 100-200 palavras. Tente permanecer profissional e direto ao ponto.
Escreva um pedido de desculpas pelo cancelamento do evento em seu e-mail
Esta é uma necessidade absoluta na mensagem de cancelamento do evento. Um pedido de desculpas é obrigatório ao iniciar algumas linhas ou ao adicioná-las no próximo parágrafo antes de explicar os motivos.
Você pode escrever os exemplos abaixo para se desculpar:
- “Lamentamos informá-lo”,
- “Em nome do comitê/organização peço desculpas”,
- “Por favor, aceite nossas sinceras desculpas” e assim por diante.
Pedir desculpas pelo cancelamento do evento é uma das partes mais importantes do e-mail, sem a qual você pode parecer rude e desrespeitoso.
Emita termos de reembolso em sua mensagem de cancelamento do evento
Em um e-mail de cancelamento, um destinatário está procurando os termos de reembolso ou está pronto para sair pela culatra escrevendo um e-mail solicitando o reembolso. Isso pode desenvolver tensão entre você e seu participante por causa do dinheiro, na maioria dos casos, o dinheiro atua como raiz de todas as disputas. Portanto, mencione claramente os termos e condições de reembolso e como os participantes receberão seu dinheiro devido ao evento cancelado .
Além disso, mencione o valor que será cobrado como comissão ou taxa de serviço. Uma organização grande e renomada que recebeu uma grande quantia em dinheiro deve devolver o dinheiro conforme estabelecido nas regras e regulamentos.
Termine a carta com apreço
Por fim, depois de escrever todo o e-mail, no final, escreva algumas palavras de agradecimento. Isso adicionará um toque suave à sua cópia profissional e deixará seu e-mail com uma aparência elegante. Esta apreciação é importante para que os participantes saibam que o tempo e dinheiro que gastaram para a inscrição foi considerado e valorizado.
Você pode adicionar frases como:
- Nós realmente apreciamos o tempo que você nos deu,
- Seu interesse nesta conferência é muito apreciado,
- Lamentamos o transtorno causado,
- Foi um prazer conversar com você e desejamos tudo de bom.
Envie a carta o mais rápido possível
O público estará ansioso por este evento e estará se programando de acordo com ele. Essas notícias de cancelamento podem partir seus corações, especialmente se forem enviadas alguns dias antes do evento.
Para evitar todos os problemas, o anúncio do cancelamento do evento deve ser feito muito antes da data real do evento. E somente após a decisão final, envie o e-mail de cancelamento o mais rápido possível.
Melhores exemplos do e-mail de cancelamento de evento
Aqui estão alguns exemplos que explicarão todos os pontos dados acima. É mais fácil ver esses e-mails visualmente depois de ler todas essas dicas. Isso facilitará sua tarefa de escrever um aviso de cancelamento de evento .
Seguem alguns exemplos de e-mails de cancelamento de eventos:
fonte
No exemplo acima, a maneira como eles explicaram por que o evento foi cancelado é muito boa e definitiva - ajuda a evitar confusão. Além disso, eles deram um link para o próximo evento.
Esta imagem é mais como um modelo, mas explica muito sobre como pedir desculpas, motivos do cancelamento, palavras de agradecimento e mostra o próximo evento.
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O e-mail acima fornece aos participantes os detalhes do cancelamento junto com as informações de financiamento - isso é muito importante para qualquer campanha de e-mail. É ótimo ser claro e conciso. Você deve explicar no cancelamento do evento, porque os participantes não puderam comparecer e como fazer o reembolso imediatamente.
Pense em todo o e-mail
Esperamos que este artigo tenha sido útil, pois tentamos explicar todos os aspectos de um e-mail de cancelamento. Além disso, todas as etapas fornecidas no e-mail acima devem ser usadas no e-mail de acordo com o tipo de evento. Tente mantê-lo o mais profissional possível e mais amigável para eventos informais.
Além disso, sempre que você receber algum e-mail dos participantes com dúvidas, tente respondê-los com as informações necessárias o mais rápido possível. Se você não puder fornecer essas informações, você pode simplesmente escrever que não tem informações sobre isso no momento e informá-los em um determinado período de tempo.
Além disso, sempre tente verificar o texto quanto a gramática, erros de digitação e ortografia antes de enviar o e-mail. Certifique-se de adicionar todas as informações relevantes sobre o evento que está sendo cancelado e as informações de contato da pessoa responsável ou do anfitrião. Você pode fazer isso adicionando uma assinatura no rodapé do email.
Ao usar o serviço NEWOLDSTAMP, você pode anexar a assinatura de e-mail com os detalhes de contato e o banner profissional em algumas etapas simples.
Agora que você sabe como escrever um e-mail de cancelamento de evento, seja corajoso e vá em frente!