Como sincronizar e gerenciar seu inventário online

Mas mesmo depois que uma empresa criou um site estelar, postou com frequência nas mídias sociais, respondeu a avaliações e geralmente verificou todas as caixas on-line óbvias, o próximo aspecto da venda on-line que pode atrapalhar é o atendimento do pedido.

Especificamente, sincronizar o gerenciamento de estoque online e na loja.

Como você ajusta os suprimentos agora que tem uma nova via de venda? Como você garante que alguém não peça o último item de um item no mesmo momento em que você o embala para alguém na loja? Quais ferramentas existem para facilitar o processo?

Vamos mergulhar e descobrir.

O que é gestão de estoque e por que ela é importante?

O gerenciamento de estoque é o ato de contabilizar todo o estoque que você possui, bem como todo o estoque que você vendeu e todo o estoque que você tem a caminho. Também pode potencialmente envolver o rastreamento do estoque de seu fornecedor ou cliente (o que pode ser útil para prever os melhores horários para fazer o pedido).

Saber quanto estoque você tem e quanto costuma vender informa suas decisões sobre a quantidade ideal de produto a ser mantida em estoque. Muito e você pode desperdiçar dinheiro em itens que estragam, juntam poeira na prateleira ou que você nunca conseguirá vender pelo preço total. Muito pouco e você pode perder a chance de vendas potenciais por não ter nada em estoque quando as pessoas quiserem seus produtos.

Seu melhor amigo na gestão de estoque

Monitorar o estoque que você tem atualmente é importante por três razões:

1. Ele permite que você saiba o que está vendendo bem e o que não está
2. Ele mantém você informado sobre o que você tem para vender (e evita que você venda itens que não tem mais)
3. Ajuda você a fazer pedidos e ajustar o estoque de acordo com os hábitos do comprador exclusivos de cada local

Ao abordar o primeiro ponto, você pode fazer uma boa previsão para o último: quanto mais pedir.

Tradicionalmente, o estoque era gerenciado com listas de verificação e planilhas e ordenado com base na sabedoria da experiência e no conhecimento adquirido com muito esforço da base de clientes e de suas necessidades.

No entanto, embora seja verdade que raramente há um substituto para a experiência, esta estranha temporada está provando que mesmo os donos de lojas que estão no mercado há décadas podem às vezes tropeçar e cair se continuarem com o que sempre fizeram e são incapazes de se ajustar com os tempos.

Ter uma loja online exigirá e, de fato, gerenciará parte do seu estoque para você. Mas se você tiver uma presença física e online, provavelmente precisará (ou pelo menos se beneficiará muito) de algum software de gerenciamento de inventário designado.

Dependendo do que você está vendendo, os sistemas de gerenciamento de estoque podem acompanhar as peças e o progresso dos produtos que você fabrica e/ou podem mantê-lo atualizado sobre o estoque de seus fornecedores, bem como o estoque daqueles que você fornece (alertando você quando um grande pedido pode estar no horizonte).

Mas o que provavelmente é mais interessante para muitas pequenas empresas que estão apenas migrando para o online é a capacidade dos sistemas de gerenciamento de inventário de sincronizar e gerenciar vários locais - ou tanto o inventário físico quanto o online.

Resolvendo o dilema principal

Ao introduzir a opção de compra on-line em sua empresa (ou na empresa de seu cliente), uma das partes mais complicadas é sincronizar o estoque on-line e o presencial. Como você sabe quanto deve estocar em ambas as iterações de sua loja e como você se certifica de não vender acidentalmente estoque on-line que acabou de vender pessoalmente?

A maneira mais prática de fazer isso é pensar em seu negócio como um empreendimento com vários locais, sendo um de seus “locais” sua loja física e o segundo sendo sua loja online. Assim como se você tivesse dois locais físicos, não pode ter um item em dois lugares ao mesmo tempo. Designe alguns de seus produtos para sua localização online e alguns para sua localização física, mantendo o estoque online separado e inacessível para compradores pessoais.

Mas e se um comprador vier perguntar sobre um item que está esgotado na loja, mas ainda está disponível on-line (e, portanto, a venda potencial está a apenas alguns metros de distância, no estoque dos fundos)?

Em vez de simplesmente voltar para pegar um dos itens de seus produtos on-line designados, primeiro diga ao cliente: "Deixe-me verificar se tenho isso em estoque" e verifique seu site para ver se o item ainda está disponível ou se estiver esgotado online desde a última vez que você verificou.

Se você ainda tiver o item disponível em sua loja online, ajuste o estoque do site na hora para refletir a compra que está sendo feita e, em seguida, pegue o item para seu cliente presencial.

No final do dia (ou em vários momentos do dia, dependendo de quão ocupada sua loja está), faça uma contagem do que está vendendo bem pessoalmente e do que está indo bem online. Se você vendeu algo online, mas tem extras desse item pessoalmente, remova algumas das prateleiras e adicione-as ao seu estoque de estoque online. Ajuste seu site para refletir o novo estoque em sua “localização” online.

Isso funciona da maneira oposta também. Se você vendeu algo pessoalmente, mas ainda tem estoque online, ajuste primeiro os números do estoque online e, em seguida, coloque os itens nas prateleiras.

Se isso ficar confuso ao longo do dia, ou você estiver preocupado em ser interrompido no meio do processo e esquecer de atualizar os números online, salve-o até depois do horário de fechamento.

Qual é o melhor software de gerenciamento de estoque para você?

Na última década, a quantidade de software designado para gerenciamento de estoque aumentou drasticamente.

Cada um tem seus próprios pontos fortes e fracos, mas com uma vasta gama de opções, você certamente encontrará um que atenda às suas necessidades ou às de seus clientes.

Algumas das maiores considerações incluem custo, aplicabilidade ao seu setor (ou de seus clientes) e compatibilidade com o ponto de venda (POS) existente e/ou software de contabilidade.

A proeminência desse fator de compatibilidade, na verdade, significa que muitas opções de software de PDV e contabilidade incluem algum tipo de capacidade de gerenciamento de estoque. Se você já possui uma dessas opções, verifique primeiro se ela possui ou não ferramentas para gerenciamento de estoque antes de investir em uma solução separada.

Para obter uma classificação completa das melhores opções disponíveis, verifique a lista de classificação anual do Capterra aqui.

Para obter as melhores opções gratuitas, confira esta lista alternativa de ferramentas de gerenciamento de inventário , também pesquisada e classificada exaustivamente.