Cómo sincronizar y administrar su inventario en línea

Pero incluso después de que una empresa haya creado un sitio web estelar, publicado con frecuencia en las redes sociales, respondido a las reseñas y, en general, verificado todas las casillas obvias en línea, el siguiente aspecto de la venta en línea que puede hacer tropezar es el cumplimiento de pedidos.

Específicamente, sincronizar la gestión de inventario en línea y en la tienda.

¿Cómo ajusta los suministros ahora que tiene una nueva vía de venta? ¿Cómo te aseguras de que alguien no ordene el último artículo en el mismo momento en que lo empaca para alguien en la tienda? ¿Qué herramientas existen para facilitar el proceso?

Vamos a sumergirnos y averiguarlo.

¿Qué es la gestión de inventario y por qué es importante?

La gestión de inventario es el acto de contabilizar todo el stock que tiene, así como todo el stock que ha vendido y todo el stock que tiene en camino. Potencialmente, también puede implicar el seguimiento de las existencias de su proveedor o de sus clientes (lo que puede ser útil para predecir los mejores momentos para realizar un pedido).

Saber cuántas existencias tiene y cuánto suele vender informa sus decisiones sobre la cantidad óptima de producto que debe mantener en existencia. Demasiado y puede gastar dinero en artículos que se estropean, acumulan polvo en el estante o que nunca podrá vender a su precio completo. Demasiado poco y puede perder la oportunidad de ventas potenciales al no tener nada en stock cuando la gente quiere sus productos.

Tu mejor amigo en la gestión de inventario

Controlar el stock que tiene actualmente es importante por tres razones:

1. Te permite saber qué se vende bien y qué no.
2. Lo mantiene informado de lo que tiene en la tienda para vender (y evita que venda artículos que ya no tiene)
3. Le ayuda a ordenar y ajustar las existencias de acuerdo con los hábitos de compra exclusivos de cada ubicación

Al abordar el primer punto, puede hacer una predicción bastante buena para el último: cuánto más pedir.

Tradicionalmente, el inventario se ha gestionado con listas de verificación y hojas de cálculo, y se ha ordenado en función de la sabiduría de la experiencia y un conocimiento adquirido con esfuerzo de la base de clientes y sus necesidades.

Sin embargo, si bien es cierto que rara vez hay un sustituto para la experiencia, esta extraña temporada está demostrando que incluso los dueños de tiendas que han estado en el negocio durante décadas a veces pueden tropezar y caerse si continúan con lo que siempre han hecho y son incapaces de adaptarse a los tiempos.

Tener una tienda en línea requerirá, y de hecho, administrará parte de su inventario por usted. Pero si tiene presencia física y en línea, lo más probable es que necesite (o al menos se beneficie enormemente) de algún software de gestión de inventario designado.

Dependiendo de lo que esté vendiendo, los sistemas de gestión de inventario pueden realizar un seguimiento de las piezas y el progreso de los productos que usted mismo fabrica y/o pueden mantenerlo actualizado sobre las existencias de sus proveedores, así como las existencias de los que suministra. (Avisándole cuando un gran pedido puede estar en el horizonte).

Pero lo que probablemente sea más interesante para muchas pequeñas empresas que recién se están moviendo en línea es la capacidad de los sistemas de administración de inventario para sincronizar y administrar múltiples ubicaciones, o tanto su inventario en línea como físico.

Resolviendo el dilema principal

Al introducir la opción de compras en línea en su negocio (o en el negocio de su cliente), una de las partes más complicadas es sincronizar el inventario en línea y en persona. ¿Cómo sabe cuánto almacenar en ambas iteraciones de su tienda y cómo se asegura de no vender accidentalmente acciones en línea que acaba de vender en persona?

La forma más práctica de hacer esto es pensar en su negocio como una empresa de múltiples ubicaciones, una de sus "ubicaciones" es su tienda física y la segunda es su tienda en línea. Al igual que si tuviera dos ubicaciones físicas, no puede tener un elemento en dos lugares a la vez. Designe algunos de sus productos para su ubicación en línea y algunos para su ubicación física, manteniendo el stock en línea separado e inaccesible para los compradores en persona.

Pero, ¿qué sucede si un comprador entra preguntando acerca de un artículo que se agotó en la tienda pero que aún está disponible en línea (y, por lo tanto, la venta potencial se encuentra a solo unos metros de su almacén trasero)?

En lugar de simplemente ir a la parte de atrás para tomar uno de los artículos de sus productos en línea designados, primero dígale al cliente: "Déjame verificar si tengo esto en stock" y consulte su sitio web para ver si el artículo todavía está disponible, o si está agotado en línea desde la última vez que lo comprobó.

Si aún tiene el artículo disponible en su tienda en línea, ajuste las existencias del sitio web en ese mismo lugar para reflejar la compra que se está realizando y luego tome el artículo para su cliente en persona.

Al final del día (o en varios momentos del día, dependiendo de cuán ocupada esté su tienda), haga un recuento de lo que se vende bien en persona y lo que funciona bien en línea. Si vendió algo en línea pero tiene extras de ese artículo en persona, retire algunos de los estantes y agréguelos a su inventario en línea. Ajuste su sitio web para reflejar el nuevo stock en su "ubicación" en línea.

Esto funciona al revés también. Si vendió algo en persona, pero todavía tiene existencias en línea, primero ajuste los números de existencias en línea y luego saque los artículos para colocarlos en sus estantes.

Si esto se vuelve confuso a lo largo del día, o si le preocupa que lo interrumpan en medio del proceso y se olvide de actualizar los números en línea, guárdelo hasta después del horario de cierre.

¿Cuál es el mejor software de gestión de inventario para usted?

En la última década, la cantidad de software destinado a la gestión de inventario ha aumentado drásticamente.

Cada uno tiene sus propias fortalezas y debilidades, pero con una variedad tan amplia de opciones, seguramente podrá encontrar una que se adapte a sus necesidades o las de sus clientes.

Algunas de las consideraciones más importantes incluyen el costo, la aplicabilidad a su industria (o la de sus clientes) y la compatibilidad con el punto de venta (POS) existente y/o el software de contabilidad.

La importancia de este factor de compatibilidad en realidad significa que muchas opciones de software de POS y contabilidad incluyen algún tipo de capacidad de gestión de inventario. Si ya tiene una de estas opciones, verifique primero si tiene o no herramientas para la gestión de inventario antes de invertir en una solución separada.

Para obtener una clasificación completa de las mejores opciones disponibles, consulte la lista clasificada anualmente de Capterra aquí.

Para conocer las mejores opciones gratuitas, consulte esta lista alternativa de herramientas de administración de inventario , también investigadas y clasificadas a fondo.