Cara menyinkronkan dan mengelola inventaris online Anda

Tetapi bahkan setelah bisnis membuat situs web terkenal, sering memposting di media sosial, membalas ulasan, dan umumnya mencentang semua kotak online yang jelas, aspek penjualan online berikutnya yang mungkin membuat mereka tersandung adalah pemenuhan pesanan.

Secara khusus, menyinkronkan manajemen inventaris online dan di dalam toko.

Bagaimana Anda menyesuaikan persediaan sekarang setelah Anda memiliki jalan penjualan baru? Bagaimana Anda memastikan bahwa seseorang tidak memesan barang terakhir pada saat Anda mengemasnya untuk seseorang di toko? Alat apa yang tersedia untuk membuat proses lebih mudah?

Mari selami dan cari tahu.

Apa itu manajemen persediaan, dan mengapa itu penting?

Manajemen inventaris adalah tindakan akuntansi untuk semua stok yang Anda miliki, serta semua stok yang telah Anda jual, dan semua stok yang Anda miliki dalam perjalanan. Ini juga berpotensi melibatkan pelacakan stok pemasok atau pelanggan Anda (yang dapat membantu memprediksi waktu terbaik untuk memesan).

Mengetahui berapa banyak stok yang Anda miliki dan berapa banyak yang biasanya Anda jual menginformasikan keputusan Anda tentang jumlah optimal produk yang harus disimpan. Terlalu banyak dan Anda mungkin membuang-buang uang untuk barang-barang yang rusak, berdebu di rak, atau yang tidak pernah bisa Anda jual dengan harga penuh. Terlalu sedikit dan Anda mungkin kehilangan peluang penjualan potensial dengan tidak memiliki stok apa pun saat orang menginginkan barang Anda.

Sahabat terbaik Anda dalam manajemen inventaris

Memantau stok yang Anda miliki saat ini penting karena tiga alasan:

1. Ini memberi tahu Anda apa yang laris manis, dan apa yang tidak
2. Itu memberi Anda informasi tentang apa yang Anda miliki di toko untuk dijual (dan mencegah Anda menjual barang yang sebenarnya tidak lagi Anda miliki)
3. Ini membantu Anda memesan dan menyesuaikan stok sesuai dengan kebiasaan pembeli yang unik di setiap lokasi

Dengan membahas poin pertama, Anda dapat membuat prediksi yang cukup bagus untuk poin terakhir: berapa banyak lagi yang harus dipesan.

Secara tradisional, inventaris telah dikelola dengan daftar periksa dan spreadsheet, dan dipesan berdasarkan kebijaksanaan pengalaman dan pengetahuan yang diperoleh dengan susah payah tentang basis pelanggan dan kebutuhan mereka.

Namun, meskipun jarang ada pengganti pengalaman, musim yang aneh ini membuktikan bahwa bahkan pemilik toko yang telah menjalankan bisnis selama beberapa dekade terkadang dapat tersandung dan jatuh jika mereka terus melakukan apa yang selalu mereka lakukan dan tidak dapat menyesuaikan diri dengan waktu.

Memiliki toko online akan membutuhkan, dan memang, akan mengelola sebagian inventaris Anda untuk Anda. Tetapi jika Anda memiliki kehadiran fisik dan online, kemungkinan besar Anda akan membutuhkan (atau setidaknya sangat diuntungkan) beberapa perangkat lunak manajemen inventaris yang ditunjuk.

Bergantung pada apa yang Anda jual, sistem manajemen inventaris dapat melacak suku cadang dan kemajuan dalam produk yang Anda buat sendiri, dan/atau dapat memberi Anda informasi terbaru tentang stok pemasok Anda, serta stok pemasok yang Anda pasok. (memperingatkan Anda ketika pesanan besar mungkin akan terjadi).

Namun yang mungkin paling menarik bagi banyak bisnis kecil yang baru saja pindah daring adalah kemampuan sistem manajemen inventaris untuk menyinkronkan dan mengelola beberapa lokasi - atau inventaris online dan fisik Anda.

Memecahkan dilema utama

Saat memperkenalkan opsi pembelian online ke bisnis Anda (atau bisnis klien Anda), salah satu bagian tersulit adalah menyinkronkan inventaris online dan tatap muka. Bagaimana Anda tahu berapa banyak stok di kedua iterasi toko Anda, dan bagaimana Anda memastikan Anda tidak secara tidak sengaja menjual stok secara online yang baru saja terjual habis secara langsung?

Cara paling praktis untuk melakukannya adalah dengan memikirkan bisnis Anda sebagai usaha multi-lokasi, salah satu "lokasi" Anda adalah toko batu bata dan mortir Anda, dan yang kedua adalah toko online Anda. Sama seperti jika Anda memiliki dua lokasi fisik, Anda tidak dapat memiliki satu barang di dua tempat sekaligus. Tetapkan beberapa produk Anda untuk lokasi online Anda, dan beberapa untuk lokasi fisik Anda, menjaga agar stok online tetap terpisah dan tidak dapat diakses oleh pembeli langsung.

Tetapi bagaimana jika pembeli datang menanyakan tentang barang yang terjual habis di dalam toko tetapi masih tersedia secara online (dan oleh karena itu potensi penjualan hanya berjarak beberapa meter di ruang stok belakang Anda)?

Alih-alih hanya pergi ke belakang untuk mengambil salah satu item dari produk online yang Anda tunjuk, pertama-tama katakan kepada pelanggan, "Biarkan saya memeriksa apakah saya memiliki stok ini" dan periksa situs web Anda untuk melihat apakah item tersebut masih tersedia, atau jika terjual habis secara online sejak terakhir kali Anda memeriksanya.

Jika Anda masih memiliki item yang tersedia di toko online Anda, sesuaikan stok situs web saat itu juga untuk mencerminkan pembelian yang dilakukan, lalu ambil item tersebut untuk pelanggan langsung Anda.

Di penghujung hari (atau di beberapa titik dalam sehari, tergantung pada seberapa sibuk toko Anda), hitung apa yang laris manis secara langsung, dan apa yang berhasil dengan baik secara online. Jika Anda telah menjual sesuatu secara online tetapi memiliki barang tambahan secara langsung, hapus beberapa dari rak dan tambahkan ke simpanan inventaris online Anda. Sesuaikan situs web Anda untuk mencerminkan stok baru di “lokasi” online Anda.

Ini bekerja dengan cara yang berlawanan juga. Jika Anda telah menjual sesuatu secara langsung, tetapi masih memiliki stok yang tersisa secara online, sesuaikan nomor stok online terlebih dahulu, lalu keluarkan item tersebut untuk ditempatkan di rak Anda.

Jika ini membingungkan sepanjang hari, atau Anda khawatir akan terganggu di tengah proses dan lupa memperbarui nomor online, simpan hingga setelah jam tutup.

Apa perangkat lunak manajemen inventaris terbaik untuk Anda?

Dalam dekade terakhir, jumlah perangkat lunak yang ditujukan untuk manajemen inventaris telah meningkat secara drastis.

Masing-masing memiliki kekuatan dan kelemahannya sendiri, tetapi dengan begitu banyak pilihan, Anda pasti dapat menemukan satu yang sesuai dengan kebutuhan Anda atau klien Anda.

Beberapa pertimbangan terbesar termasuk biaya, penerapan untuk industri Anda (atau klien Anda), dan kompatibilitas dengan titik penjualan (POS) dan/atau perangkat lunak akuntansi yang ada.

Keunggulan dari faktor kompatibilitas ini sebenarnya berarti bahwa banyak pilihan perangkat lunak POS dan akuntansi menyertakan semacam kemampuan manajemen inventaris. Jika Anda sudah memiliki salah satu opsi ini, periksa terlebih dahulu untuk melihat apakah ada alat untuk manajemen inventaris sebelum berinvestasi dalam solusi terpisah.

Untuk peringkat menyeluruh dari opsi terbaik di luar sana, periksa daftar peringkat tahunan Capterra di sini.

Untuk opsi gratis terbaik, lihat daftar alternatif alat manajemen inventaris ini , yang juga diteliti dan diberi peringkat secara menyeluruh.