Comment synchroniser et gérer votre inventaire en ligne

Mais même après qu'une entreprise a mis en place un site Web stellaire, publié fréquemment sur les réseaux sociaux, répondu aux avis et généralement vérifié toutes les cases en ligne évidentes, le prochain aspect de la vente en ligne qui peut les faire trébucher est l'exécution des commandes.

Plus précisément, la synchronisation de la gestion des stocks en ligne et en magasin.

Comment ajustez-vous les approvisionnements maintenant que vous avez une nouvelle avenue de vente ? Comment vous assurez-vous que quelqu'un ne commande pas le tout dernier article au moment même où vous l'emballez pour quelqu'un en magasin ? Quels sont les outils disponibles pour faciliter le processus ?

Plongeons et découvrons.

Qu'est-ce que la gestion des stocks et pourquoi est-ce important ?

La gestion des stocks consiste à comptabiliser tout le stock que vous avez, ainsi que tout le stock que vous avez vendu et tout le stock que vous avez en route. Cela peut également impliquer le suivi du stock de votre fournisseur ou de vos clients (ce qui peut être utile pour prévoir les meilleurs moments pour commander).

Connaître la quantité de stock dont vous disposez et la quantité que vous vendez habituellement vous permet de prendre des décisions concernant la quantité optimale de produits à conserver en stock. Trop et vous risquez de gaspiller de l'argent sur des articles qui se détériorent, accumulent la poussière sur les étagères ou que vous ne pourrez jamais vendre au prix fort. Trop peu et vous risquez de perdre la possibilité de ventes potentielles en n'ayant rien en stock lorsque les gens veulent vos marchandises.

Votre meilleur ami dans la gestion des stocks

Le suivi du stock dont vous disposez actuellement est important pour trois raisons :

1. Il vous permet de savoir ce qui se vend bien et ce qui ne se vend pas
2. Il vous tient informé de ce que vous avez en magasin à vendre (et vous empêche de vendre des articles que vous n'avez plus réellement)
3. Il vous aide à commander et à ajuster les stocks en fonction des habitudes des acheteurs propres à chaque emplacement

En abordant le premier point, vous pouvez faire une assez bonne prédiction pour le dernier : combien de plus commander.

Traditionnellement, l'inventaire a été géré avec des listes de contrôle et des feuilles de calcul, et commandé en fonction de la sagesse de l'expérience et d'une connaissance durement acquise de sa clientèle et de ses besoins.

Cependant, s'il est vrai qu'il y a rarement un substitut à l'expérience, cette étrange saison prouve que même les propriétaires de magasins qui sont en affaires depuis des décennies peuvent parfois trébucher et tomber s'ils continuent à faire ce qu'ils ont toujours fait et sont incapables de s'adapter au temps.

Avoir une boutique en ligne nécessitera, et en effet, gérera une partie de votre inventaire pour vous. Mais si vous avez à la fois une présence physique et en ligne, vous aurez très probablement besoin (ou du moins bénéficierez grandement) d'un logiciel de gestion des stocks désigné.

En fonction de ce que vous vendez, les systèmes de gestion des stocks peuvent suivre les pièces et la progression des produits que vous fabriquez vous-même, et/ou peuvent vous tenir au courant du stock de vos fournisseurs, ainsi que du stock de ceux que vous fournissez. (vous alertant lorsqu'une grosse commande peut être à l'horizon).

Mais ce qui est probablement le plus intéressant pour de nombreuses petites entreprises qui se déplacent en ligne, c'est la capacité des systèmes de gestion des stocks à synchroniser et à gérer plusieurs emplacements - ou à la fois votre inventaire en ligne et physique.

Résoudre le dilemme principal

Lors de l'introduction de l'option d'achat en ligne dans votre entreprise (ou celle de votre client), l'une des parties les plus délicates consiste à synchroniser l'inventaire en ligne et en personne. Comment savez-vous combien stocker dans les deux itérations de votre boutique et comment vous assurez-vous de ne pas vendre accidentellement des stocks en ligne que vous venez de vendre en personne ?

La façon la plus pratique d'y parvenir est de considérer votre entreprise comme une entreprise multi-sites, l'un de vos «sites» étant votre magasin physique et le second étant votre boutique en ligne. Tout comme si vous aviez deux emplacements physiques, vous ne pouvez pas avoir un article à deux endroits à la fois. Désignez certains de vos produits pour votre emplacement en ligne et d'autres pour votre emplacement physique, en gardant le stock en ligne séparé et inaccessible aux acheteurs en personne.

Mais que se passe-t-il si un acheteur vient poser des questions sur un article qui est épuisé en magasin mais qui est toujours disponible en ligne (et donc la vente potentielle se trouve à quelques mètres dans votre arrière-boutique) ?

Au lieu d'aller simplement à l'arrière pour récupérer l'un des articles de vos produits en ligne désignés, dites d'abord au client : "Laissez-moi vérifier si j'ai ceci en stock" et consultez votre site Web pour voir si l'article est toujours disponible, ou s'il est épuisé en ligne depuis votre dernière vérification.

Si vous avez toujours l'article disponible dans votre boutique en ligne, ajustez le stock du site Web sur-le-champ pour refléter l'achat effectué, puis allez chercher l'article pour votre client en personne.

À la fin de la journée (ou à plusieurs moments de la journée, selon l'achalandage de votre magasin), faites le point sur ce qui se vend bien en personne et sur ce qui se vend bien en ligne. Si vous avez vendu quelque chose en ligne mais que vous avez des extras de cet article en personne, retirez-en quelques-uns des étagères et ajoutez-le à votre inventaire en ligne. Ajustez votre site Web pour refléter le nouveau stock dans votre "emplacement" en ligne.

Cela fonctionne également dans le sens inverse. Si vous avez vendu quelque chose en personne, mais qu'il reste encore du stock en ligne, ajustez d'abord les numéros de stock en ligne, puis apportez les articles pour les placer sur vos étagères.

Si cela devient confus tout au long de la journée, ou si vous craignez d'être interrompu au milieu du processus et d'oublier de mettre à jour les numéros en ligne, enregistrez-le jusqu'après les heures de fermeture.

Quel est le meilleur logiciel de gestion des stocks pour vous ?

Au cours de la dernière décennie, la quantité de logiciels destinés à la gestion des stocks a considérablement augmenté.

Chacun a ses propres forces et faiblesses, mais avec une telle gamme d'options, vous êtes sûr de pouvoir en trouver une qui répond à vos besoins ou à ceux de vos clients.

Certaines des considérations les plus importantes incluent le coût, l'applicabilité à votre secteur (ou celui de vos clients) et la compatibilité avec les logiciels de point de vente (POS) et/ou de comptabilité existants.

L'importance de ce facteur de compatibilité signifie en fait que de nombreuses options de logiciels de point de vente et de comptabilité incluent une sorte de capacités de gestion des stocks. Si vous disposez déjà de l'une de ces options, vérifiez d'abord si elle dispose ou non d'outils de gestion des stocks avant d'investir dans une solution distincte.

Pour un classement complet des meilleures options, consultez la liste annuelle de Capterra ici.

Pour les meilleures options gratuites, consultez cette liste alternative d' outils de gestion des stocks , également soigneusement étudiée et classée.