Jak synchronizować i zarządzać zapasami online

Ale nawet po tym, jak firma założyła znakomitą witrynę internetową, często publikowała posty w mediach społecznościowych, odpowiadała na recenzje i ogólnie sprawdzała wszystkie oczywiste pola online, kolejnym aspektem sprzedaży online, który może ją zaskoczyć, jest realizacja zamówień.

W szczególności synchronizacja zarządzania zapasami online i w sklepie.

Jak dostosować dostawy teraz, gdy masz nową drogę sprzedaży? Jak upewnić się, że ktoś nie zamówi ostatniego produktu w tym samym momencie, w którym pakujesz go dla kogoś w sklepie? Jakie narzędzia są dostępne, aby ułatwić ten proces?

Zanurzmy się i dowiedzmy.

Czym jest zarządzanie zapasami i dlaczego jest ważne?

Zarządzanie zapasami to czynność rozliczania wszystkich zapasów, które posiadasz, a także wszystkich zapasów, które sprzedałeś, i wszystkich zapasów, które masz w drodze. Potencjalnie może to również obejmować śledzenie zapasów dostawcy lub klientów (co może być pomocne w przewidywaniu najlepszego czasu na złożenie zamówienia).

Wiedza o tym, ile masz zapasów i ile zwykle sprzedajesz, pomaga w podejmowaniu decyzji o optymalnej ilości produktu do utrzymania w magazynie. Za dużo i możesz zmarnować pieniądze na przedmioty, które się psują, gromadzą kurz na półce lub których nigdy nie będziesz w stanie sprzedać po pełnej cenie. Za mało i możesz stracić szansę na potencjalną sprzedaż, nie mając nic na stanie, gdy ludzie chcą twoich towarów.

Twój najlepszy przyjaciel w zarządzaniu zapasami

Monitorowanie aktualnie posiadanych zapasów jest ważne z trzech powodów:

1. Pozwala wiedzieć, co dobrze się sprzedaje, a co nie
2. Informuje Cię o tym, co masz do sprzedania (i zapobiega sprzedaży przedmiotów, których już nie masz)
3. Pomaga zamawiać i dostosowywać zapasy zgodnie z przyzwyczajeniami kupujących charakterystycznymi dla każdej lokalizacji

Odnosząc się do pierwszego punktu, możesz całkiem dobrze przewidzieć ostatni: ile jeszcze zamówić.

Tradycyjnie zarządzanie zapasami odbywało się za pomocą list kontrolnych i arkuszy kalkulacyjnych, a porządkowanie odbywało się w oparciu o doświadczenie i ciężko zdobytą wiedzę na temat bazy klientów i ich potrzeb.

Jednakże, chociaż prawdą jest, że rzadko istnieje substytut doświadczenia, ten dziwny sezon dowodzi, że nawet właściciele sklepów, którzy działają na rynku od dziesięcioleci, mogą czasami potknąć się i upaść, jeśli będą kontynuować to, co zawsze robili i nie są w stanie dostosować się do czasów.

Posiadanie sklepu internetowego będzie wymagać, a nawet będzie zarządzać niektórymi zapasami za Ciebie. Ale jeśli masz zarówno fizyczną, jak i internetową obecność, najprawdopodobniej będziesz potrzebować (lub przynajmniej bardzo skorzystać) jakiegoś dedykowanego oprogramowania do zarządzania zapasami.

W zależności od tego, co sprzedajesz, systemy zarządzania zapasami mogą śledzić części i postępy w produkcji produktów, które sam wytwarzasz, i/lub mogą informować Cię na bieżąco o zapasach Twoich dostawców, a także tych, których dostarczasz (ostrzegając Cię, gdy na horyzoncie może pojawić się duże zamówienie).

Jednak to, co prawdopodobnie najbardziej interesuje wiele małych firm, które właśnie przenoszą się do sieci, to zdolność systemów zarządzania zapasami do synchronizacji i zarządzania wieloma lokalizacjami – lub zarówno zapasami internetowymi, jak i fizycznymi.

Rozwiązanie głównego dylematu

Wprowadzając opcję zakupów online do swojej firmy (lub firmy klienta), jedną z najtrudniejszych części jest synchronizacja zapasów online i osobistych. Skąd wiesz, ile zapasów kupić w obu iteracjach Twojego sklepu i jak upewnić się, że przypadkowo nie sprzedasz online zapasów, które właśnie wyprzedałeś osobiście?

Najbardziej praktycznym sposobem na to jest myślenie o swojej firmie jako o przedsięwzięciu z wieloma lokalizacjami, gdzie jedną z twoich „lokalizacji” jest sklep stacjonarny, a drugą sklep internetowy. Tak jakbyś miał dwie fizyczne lokalizacje, nie możesz mieć jednego przedmiotu w dwóch miejscach jednocześnie. Wyznacz niektóre produkty dla swojej lokalizacji online, a niektóre dla swojej fizycznej lokalizacji, utrzymując zapasy online oddzielnie i niedostępne dla kupujących osobiście.

Ale co, jeśli kupujący przyjdzie i zapyta o produkt, który został wyprzedany w sklepie, ale nadal jest dostępny online (a zatem potencjalna sprzedaż znajduje się zaledwie kilka metrów dalej, w magazynie na zapleczu)?

Zamiast po prostu iść na tyły, aby pobrać jeden z produktów z wyznaczonych produktów online, najpierw powiedz klientowi „Chcę sprawdzić, czy mam to w magazynie” i sprawdź swoją witrynę, czy artykuł jest nadal dostępny, lub jeśli jest wyprzedany online od ostatniego sprawdzania.

Jeśli nadal masz przedmiot dostępny w swoim sklepie internetowym, od razu dostosuj zapasy w witrynie, aby odzwierciedlić dokonywany zakup, a następnie udaj się po przedmiot dla osobistego klienta.

Pod koniec dnia (lub w kilku punktach w ciągu dnia, w zależności od tego, jak bardzo zajęty jest Twój sklep), podlicz osobiście, co dobrze się sprzedaje, a co dobrze radzi sobie w Internecie. Jeśli wyprzedałeś coś online, ale masz osobiście dodatkowe części tego przedmiotu, usuń część z półek i dodaj do swojego ekwipunku online. Dostosuj swoją witrynę internetową, aby odzwierciedlała nowe zapasy w Twojej „lokalizacji” online.

Działa to również w drugą stronę. Jeśli sprzedałeś coś osobiście, ale nadal masz zapasy online, najpierw dostosuj numery zapasów online, a następnie wynieś przedmioty, aby umieścić je na półkach.

Jeśli robi się to mylące w ciągu dnia lub martwisz się, że zostaniesz przerwany w trakcie procesu i zapomnisz zaktualizować numery online, zapisz to do czasu zamknięcia.

Jakie jest najlepsze oprogramowanie do zarządzania zapasami dla Ciebie?

W ostatniej dekadzie drastycznie wzrosła ilość oprogramowania przeznaczonego do zarządzania zapasami.

Każdy ma swoje mocne i słabe strony, ale przy tak szerokiej gamie opcji na pewno znajdziesz taki, który będzie odpowiadał potrzebom Twoim lub Twoich klientów.

Niektóre z najważniejszych kwestii obejmują koszty, możliwość zastosowania w branży Twojej (lub Twoich klientów) oraz kompatybilność z istniejącym oprogramowaniem do punktów sprzedaży (POS) i/lub oprogramowaniem księgowym.

Znaczenie tego czynnika kompatybilności oznacza w rzeczywistości, że wiele opcji oprogramowania POS i oprogramowania księgowego obejmuje pewnego rodzaju funkcje zarządzania zapasami. Jeśli masz już jedną z tych opcji, najpierw sprawdź, czy ma ona narzędzia do zarządzania zapasami, zanim zainwestujesz w osobne rozwiązanie.

Aby uzyskać dokładny ranking najlepszych dostępnych opcji, sprawdź coroczną listę rankingową Capterry tutaj.

Aby uzyskać najlepsze bezpłatne opcje, sprawdź tę alternatywną listę narzędzi do zarządzania zapasami , również dokładnie zbadaną i uszeregowaną.