Entregabilidade de e-mail 101: tudo o que você precisa saber sobre retornos de e-mail

Com tantos clientes em potencial e clientes que confiam no e-mail para receber informações sobre promoções, ofertas, eventos e notícias em sua caixa de entrada, as empresas estão trabalhando mais do que nunca para criar grandes listas de e-mail — mas reunir informações de contato valiosas é apenas metade da batalha. Reclamações de spam, mensagens não entregues e cancelamentos de assinatura podem afetar a entrega de e-mail, pois provedores de serviços de Internet (ISPs), provedores de serviços de e-mail (ESPs), defensores antispam e serviços de proteção de e-mail definem limites para e-mails devolvidos, reclamações de spam e solicitações de cancelamento de assinatura .

Se seus esforços de marketing por e-mail estão sendo constantemente enviados para endereços de e-mail inválidos ou indesejados, suas mensagens provavelmente estão sendo filtradas como spam e sua conta provavelmente está sendo bloqueada com frequência. Para garantir que suas mensagens cheguem ao destino pretendido (a caixa de entrada), é fundamental manter a higiene adequada do e-mail.

Continue lendo para saber mais sobre devoluções de e-mail e quais medidas você pode tomar para configurar sua organização para o sucesso da entrega de e-mail.

O que é um salto?

Uma devolução de e-mail ocorre quando um e-mail é rejeitado pelo servidor de e-mail do destinatário. Após a rejeição, o remetente recebe uma notificação de que seu e-mail não foi entregue – ou que ele “retornou” de volta.

Normalmente, os e-mails devolvidos contêm informações que detalham por que a mensagem original não foi enviada. Exemplos comuns incluem:

• O servidor de e-mail que devolveu o e-mail original
• A hora e a data em que a mensagem foi devolvida
• Um código RFC que ajuda a explicar o motivo da rejeição (de acordo com a RFC, as rejeições definitivas são indicadas por um código 5XX e as rejeições suaves por um código 4XX, embora nem todos os ISPs sigam os mesmos códigos de forma consistente, portanto, há exceções a isso regra)

As rejeições são divididas em dois tipos distintos:

Salto forte

Devoluções definitivas são motivos permanentes para que um e-mail não possa ser entregue. Os endereços que resultam em uma devolução definitiva são considerados inválidos e não devem receber mais mensagens. Há muitos motivos pelos quais uma mensagem pode resultar em uma devolução definitiva, mas os exemplos mais comuns são:

• O endereço de e-mail não existe
• O nome de domínio do destinatário não existe
• O servidor de e-mail do destinatário bloqueou completamente a entrega

Salto Suave

Por outro lado, soft bounces são motivos temporários pelos quais um email não pode ser entregue. O endereço de e-mail é válido e a mensagem chegou ao servidor de e-mail do destinatário; no entanto, um problema de entrega impediu que a mensagem chegasse à caixa de entrada do destinatário. Mais uma vez, há muitas razões pelas quais uma mensagem pode resultar em um soft bounce, mas os exemplos mais comuns são:

• A caixa de correio do destinatário está cheia (o usuário ultrapassou sua cota)
• O servidor de e-mail do destinatário está inativo ou offline
• A mensagem enviada é muito grande para a caixa de entrada do destinatário

Se um endereço continuar a resultar em um soft bounce após várias tentativas em um período de 72 horas, o endereço deverá ser listado como inseguro para envio.

A importância da validação de e-mail

Uma alta porcentagem de e-mails expira a cada ano porque as pessoas trocam de endereço ou atualizam sua conta. Também é comum que os clientes forneçam endereços de e-mail falsos por questões de privacidade.

Endereços inválidos em sua lista de e-mail podem prejudicar gravemente sua marca. Mesmo que endereços inválidos constituam apenas 10% de sua lista de e-mail, há uma boa chance de que apenas cerca de 44% de seus e-mails sejam entregues se você não estiver usando um serviço de validação de e-mail.

As consequências potenciais de uma alta taxa de rejeição como resultado da falha na validação de endereços de e-mail são amplas. Você pode ser rotulado como um spammer, garantindo que muito poucos de seus clientes realmente vejam suas mensagens (e menos ainda se preocupem em lê-las). Altas taxas de rejeição também podem prejudicar a reputação da sua marca. Alguns provedores de serviços de e-mail até proíbem clientes com altas taxas de rejeição simplesmente porque não conseguiram validar seus endereços de e-mail.

Conclusão: você precisa de uma maneira confiável de validar endereços de e-mail para ajudá-lo a evitar as consequências de uma alta taxa de rejeição e garantir que você alcance seus clientes com a mensagem certa no momento certo — de forma acessível, eficiente e precisa.

Ao procurar uma maneira de validar endereços de e-mail, concentre seus esforços apenas em serviços que incluam os recursos de que sua empresa precisa para ter sucesso. Para pequenas empresas, isso pode ser uma validação de endereço de e-mail único. Para empresas, a verificação de e-mail em massa provavelmente é mais adequada.

Tome medidas para interromper os retornos de e-mail

Embora a indústria de e-mail costumava ver os fornecedores de higiene de forma negativa porque eles faziam parecer que os remetentes estavam recebendo dados ruins, praticar bons hábitos de higiene de e-mail agora é considerado um elemento crucial para melhorar a entrega de e-mail.

Para garantir a higiene de e-mail de qualidade para nossos clientes, a Act-On atualmente faz parceria com NeverBounce . Este serviço de verificação de e-mail e limpeza de lista usa um processo de verificação proprietário de mais de 20 etapas para verificar cada e-mail até 75 vezes de diferentes locais ao redor do mundo. Utilizando MX, DNS, SMTP, SOCIAL e tecnologias privadas adicionais para determinar a validade dos endereços, NeverBounce garante que não mais de 3% dos emails válidos serão devolvidos após o uso do serviço. NeverBounce também oferece desduplicação gratuita e remoção de sintaxe incorreta antes da limpeza para garantir listas de e-mail sem erros.

Evitar devoluções e garantir o uso de dados de qualidade são apenas dois componentes necessários para garantir que seus e-mails sejam entregues de forma consistente na caixa de entrada. Confira nossa série 101 de capacidade de entrega para saber como sua organização pode se preparar para (e alcançar) o sucesso do marketing por e-mail.

Sobre o Autor Convidado:

Nick Harley é o especialista em conteúdo sênior do NeverBounce, o principal serviço de verificação e limpeza de e-mail em tempo real. Com experiência em jornalismo, relações públicas e mídia social, a Harley está interessada em ajudar organizações e marcas a entender a importância de contar histórias e os canais onde essas histórias são veiculadas.