Dostarczalność wiadomości e-mail 101: Wszystko, co musisz wiedzieć o zwrotach wiadomości e-mail

Przy tak wielu potencjalnych klientach i klientach, którzy korzystają z poczty e-mail, aby otrzymywać informacje o promocjach, okazjach, wydarzeniach i nowościach do swojej skrzynki odbiorczej, firmy pracują ciężej niż kiedykolwiek, aby tworzyć duże listy e-mailowe — ale zbieranie cennych danych kontaktowych to tylko połowa sukcesu. Skargi na spam, niedostarczone wiadomości i anulowanie subskrypcji mogą mieć wpływ na dostarczanie wiadomości e-mail, ponieważ dostawcy usług internetowych (ISP), dostawcy usług poczty e-mail (ESP), orędownicy antyspamowi i usługi ochrony poczty e-mail ustalają progi dla odrzuconych wiadomości e-mail, skarg dotyczących spamu i próśb o anulowanie subskrypcji .

Jeśli Twoje działania w zakresie marketingu e-mailowego są stale wysyłane na nieprawidłowe lub niechciane adresy e-mail, prawdopodobnie Twoje wiadomości są filtrowane jako spam, a Twoje konto prawdopodobnie jest często blokowane. Aby mieć pewność, że Twoje wiadomości dotrą do zamierzonego miejsca docelowego (skrzynki odbiorczej), zachowanie odpowiedniej higieny poczty e-mail ma kluczowe znaczenie.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o zwrotach wiadomości e-mail i środkach, które możesz podjąć, aby skonfigurować organizację pod kątem skutecznego dostarczania wiadomości e-mail.

Co to jest odbicie?

Odrzucenie wiadomości e-mail następuje, gdy wiadomość e-mail zostanie odrzucona przez serwer pocztowy odbiorcy. W przypadku odrzucenia nadawca otrzymuje powiadomienie, że jego wiadomość e-mail nie została dostarczona — lub że została „odebrana”.

Zazwyczaj wiadomości zwrotne zawierają informacje o przyczynie niepowodzenia wysłania oryginalnej wiadomości. Typowe przykłady to:

• Serwer poczty, który odesłał oryginalną wiadomość e-mail
• Godzina i data odesłania wiadomości
• Kod RFC, który pomaga wyjaśnić przyczynę odrzucenia (zgodnie z RFC, twarde odbicia są oznaczone kodem 5XX, a miękkie odbicia kodem 4XX, chociaż nie wszyscy dostawcy usług internetowych stosują się do tych samych kodów, więc istnieją wyjątki od tego reguła)

Odbicia dzielą się na dwa różne typy:

Twarde odbicie

Twarde odbicia to trwałe powody, dla których nie można dostarczyć wiadomości e-mail. Adresy, które powodują twarde odbicie, są uważane za nieprawidłowe i nie należy do nich wysyłać dalszych wiadomości. Istnieje wiele powodów, dla których wiadomość może spowodować twarde odbicie, ale najczęstsze przykłady to:

• Adres e-mail nie istnieje
• Nazwa domeny odbiorcy nie istnieje
• Serwer e-mail odbiorcy całkowicie zablokował dostarczanie

Miękkie odbicie

I odwrotnie, miękkie odbicia są tymczasowymi przyczynami niemożności dostarczenia wiadomości e-mail. Adres e-mail jest prawidłowy, a wiadomość dotarła do serwera pocztowego odbiorcy; jednak problem z dostarczeniem uniemożliwił dotarcie wiadomości do skrzynki odbiorczej adresata. Po raz kolejny istnieje wiele powodów, dla których wiadomość może skutkować miękkim odbiciem, ale najczęstsze przykłady to:

• Skrzynka pocztowa adresata jest pełna (użytkownik przekroczył swój przydział)
• Serwer e-mail odbiorcy jest wyłączony lub jest w trybie offline
• Wysłana wiadomość jest za duża dla skrzynki odbiorczej odbiorcy

Jeśli adres nadal powoduje miękkie odbicie po kilku próbach w okresie 72 godzin, adres powinien być wymieniony jako niebezpieczny do wysłania.

Znaczenie weryfikacji adresu e-mail

Wysoki odsetek wiadomości e-mail wygasa każdego roku, ponieważ ludzie zmieniają adres lub aktualizują swoje konto. Często zdarza się również, że klienci podają fałszywe adresy e-mail ze względu na obawy dotyczące prywatności.

Nieprawidłowe adresy na Twojej liście e-mailowej mogą poważnie zaszkodzić Twojej marce. Nawet jeśli nieprawidłowe adresy stanowią tylko 10% Twojej listy e-mailowej, istnieje duża szansa, że ​​tylko około 44% Twoich e-maili zostanie dostarczonych, jeśli nie korzystasz z usługi weryfikacji poczty e-mail.

Potencjalne konsekwencje wysokiego współczynnika odrzuceń w wyniku braku weryfikacji adresów e-mail są bardzo szerokie. Możesz zostać oznaczony jako spamer, dzięki czemu bardzo niewielu Twoich klientów rzeczywiście zobaczy Twoje wiadomości (a jeszcze mniej będzie chciało je przeczytać). Wysokie współczynniki odrzuceń mogą również pogorszyć reputację Twojej marki. Niektórzy dostawcy usług poczty e-mail blokują nawet klientów z wysokimi współczynnikami odrzuceń tylko dlatego, że nie zweryfikowali swoich adresów e-mail.

Podsumowując: potrzebujesz niezawodnego sposobu sprawdzania poprawności adresów e-mail, aby uniknąć konsekwencji wysokiego współczynnika odrzuceń i zapewnić, że docierasz do klientów z właściwym komunikatem we właściwym czasie — tanio, wydajnie i dokładnie.

Szukając sposobu na walidację adresów e-mail, skoncentruj się wyłącznie na usługach obejmujących funkcje, których Twoja firma potrzebuje, aby odnieść sukces. W przypadku małych firm może to być weryfikacja pojedynczego adresu e-mail. W przypadku przedsiębiorstw weryfikacja zbiorcza przez e-mail jest prawdopodobnie lepszym rozwiązaniem.

Podejmij działania, aby zatrzymać zwroty wiadomości e-mail

Chociaż branża poczty e-mail postrzegała dostawców usług higienicznych w negatywnym świetle, ponieważ sprawiali wrażenie, że nadawcy otrzymują złe dane, praktykowanie dobrych nawyków w zakresie higieny poczty e-mail jest obecnie uważane za kluczowy element poprawiający dostarczalność wiadomości e-mail.

Aby zapewnić naszym klientom wysoką higienę poczty e-mail, Act-On współpracuje obecnie z NeverBounce . Ta usługa weryfikacji wiadomości e-mail i czyszczenia list korzysta z zastrzeżonego, ponad 20-stopniowego procesu weryfikacji, aby sprawdzić każdą wiadomość e-mail do 75 razy z różnych lokalizacji na całym świecie. Wykorzystując MX, DNS, SMTP, SOCIAL i dodatkowe prywatne technologie do określania ważności adresów, NeverBounce gwarantuje, że nie więcej niż 3 procent ważnych wiadomości e-mail zostanie odrzuconych po skorzystaniu z ich usług. NeverBounce oferuje również bezpłatną deduplikację i usuwanie złej składni przed czyszczeniem, aby zapewnić wolne od błędów listy e-mail.

Zapobieganie odbiciom i zapewnienie wysokiej jakości wykorzystania danych to tylko dwa niezbędne elementy, które zapewniają ciągłe dostarczanie wiadomości e-mail do skrzynki odbiorczej. Zapoznaj się z naszą serią Deliverability 101 , aby dowiedzieć się, jak Twoja organizacja może przygotować się na (i osiągnąć) sukces w marketingu e-mailowym.

O autorze gościnnym:

Nick Harley jest starszym specjalistą ds. treści w NeverBounce, wiodącej usłudze weryfikacji i czyszczenia wiadomości e-mail w czasie rzeczywistym. Mając doświadczenie w dziennikarstwie, public relations i mediach społecznościowych, Harley jest zainteresowany pomaganiem organizacjom i markom w zrozumieniu znaczenia opowiadania historii i kanałów, w których te historie są dostarczane.