ความสามารถในการส่งอีเมล 101: ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการตีกลับของอีเมล

เนื่องด้วยผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าและลูกค้าจำนวนมากที่ต้องพึ่งพาอีเมลเพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับโปรโมชั่น ดีล กิจกรรม และข่าวสารในกล่องจดหมาย บริษัท ต่างๆ จึงทำงานหนักกว่าที่เคยเพื่อสร้างรายชื่ออีเมลขนาดใหญ่ แต่การรวบรวมข้อมูลติดต่ออันมีค่านั้นมีชัยไปกว่าครึ่ง การร้องเรียนเกี่ยวกับสแปม ข้อความที่ยังไม่ได้ส่ง และการยกเลิกการสมัครสามารถส่งผลกระทบต่อความสามารถในการส่งอีเมลได้ทั้งหมด เนื่องจากผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต (ISP) ผู้ให้บริการอีเมล (ESP) ผู้ต่อต้านสแปม และบริการป้องกันอีเมลกำหนดเกณฑ์สำหรับอีเมลตีกลับ การร้องเรียนเกี่ยวกับสแปม และคำขอยกเลิกการสมัคร .

หากความพยายามทางการตลาดผ่านอีเมลของคุณถูกส่งไปยังที่อยู่อีเมลที่ไม่ถูกต้องหรือไม่ต้องการอย่างต่อเนื่อง ข้อความของคุณมักจะถูกกรองเป็นสแปม และบัญชีของคุณก็มักจะถูกบล็อกบ่อยครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่าข้อความของคุณจะไปถึงปลายทางที่ต้องการ (กล่องจดหมาย) การรักษาสุขอนามัยอีเมลที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ

อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตีกลับของอีเมลและมาตรการที่คุณสามารถใช้เพื่อตั้งค่าองค์กรของคุณเพื่อความสำเร็จในการส่งอีเมล

การตีกลับคืออะไร?

อีเมลตีกลับเกิดขึ้นเมื่ออีเมลถูกปฏิเสธโดยเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับ เมื่อมีการปฏิเสธ ผู้ส่งจะได้รับการแจ้งเตือนว่ายังไม่ได้ส่งอีเมลของตน หรืออีเมล "ตีกลับ" กลับ

โดยปกติ อีเมลตีกลับจะมีข้อมูลรายละเอียดว่าเหตุใดจึงส่งข้อความต้นฉบับไม่สำเร็จ ตัวอย่างทั่วไป ได้แก่:

• เซิร์ฟเวอร์อีเมลที่ตีกลับอีเมลต้นฉบับ
• เวลาและวันที่ข้อความตีกลับ
• รหัส RFC ที่ช่วยอธิบายสาเหตุของการตีกลับ (อ้างอิงจาก RFC การตีกลับแบบยากจะแสดงด้วยรหัส 5XX และการตีกลับแบบซอฟต์โดยรหัส 4XX แม้ว่า ISP บางรายจะไม่ได้ปฏิบัติตามรหัสเดียวกันอย่างสม่ำเสมอ จึงมีข้อยกเว้นสำหรับกรณีนี้ กฎ)

การตีกลับแบ่งออกเป็นสองประเภทที่แตกต่างกัน:

ตีกลับอย่างหนัก

การตีกลับอย่างหนักเป็นสาเหตุถาวรที่ทำให้ไม่สามารถส่งอีเมลได้ ที่อยู่ที่ส่งผลให้เกิดการตีกลับอย่างหนักจะถือว่าไม่ถูกต้องและไม่ควรส่งข้อความเพิ่มเติม มีหลายสาเหตุที่ข้อความอาจส่งผลให้เกิดการตีกลับอย่างหนัก แต่ตัวอย่างที่พบบ่อยที่สุดคือ:

• ไม่มีที่อยู่อีเมล
• ไม่มีชื่อโดเมนของผู้รับ
• เซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับปิดกั้นการส่งโดยสิ้นเชิง

ซอฟท์เด้ง

ในทางกลับกัน การตีกลับอย่างนุ่มนวลเป็นสาเหตุชั่วคราวที่ทำให้ไม่สามารถส่งอีเมลได้ ที่อยู่อีเมลถูกต้อง และข้อความถึงเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับ อย่างไรก็ตาม ปัญหาในการส่งทำให้ไม่สามารถส่งข้อความถึงกล่องจดหมายของผู้รับได้ เป็นอีกครั้งที่มีสาเหตุหลายประการที่ข้อความอาจส่งผลให้เกิดการตีกลับแบบนุ่มนวล แต่ตัวอย่างที่พบบ่อยที่สุดคือ:

• เมลบ็อกซ์ของผู้รับเต็ม (ผู้ใช้เกินโควต้า)
• เซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับไม่ทำงานหรือออฟไลน์
• ข้อความที่ส่งมีขนาดใหญ่เกินไปสำหรับกล่องจดหมายของผู้รับ

หากที่อยู่ยังคงส่งผลให้เกิดการตีกลับอย่างนุ่มนวลหลังจากพยายามหลายครั้งในระยะเวลา 72 ชั่วโมง ที่อยู่นั้นควรได้รับการระบุว่าไม่ปลอดภัยสำหรับการส่ง

ความสำคัญของการตรวจสอบอีเมล

อีเมลในเปอร์เซ็นต์ที่สูงหมดอายุในแต่ละปี เนื่องจากผู้คนเปลี่ยนที่อยู่หรืออัปเดตบัญชีของตน เป็นเรื่องปกติที่ลูกค้าจะระบุที่อยู่อีเมลปลอมเพื่อความเป็นส่วนตัว

ที่อยู่ที่ไม่ถูกต้องในรายชื่ออีเมลของคุณอาจสร้างความเสียหายอย่างร้ายแรงต่อแบรนด์ของคุณ แม้ว่าที่อยู่ที่ไม่ถูกต้องจะมีเพียง 10% ของรายชื่ออีเมลของคุณ แต่ก็มีโอกาสดีที่ อีเมลของคุณจะถูกส่งถึงคุณเพียง 44% หากคุณไม่ได้ใช้บริการตรวจสอบความถูกต้องของอีเมล

ผลที่ตามมาของอัตราตีกลับที่สูงอันเป็นผลมาจากความล้มเหลวในการตรวจสอบที่อยู่อีเมลนั้นมีมากมาย คุณอาจถูกระบุว่าเป็นนักส่งสแปม เพื่อให้แน่ใจว่ามีลูกค้าเพียงไม่กี่รายที่เคยเห็นข้อความของคุณจริงๆ อัตราตีกลับที่สูงยังสามารถขัดขวางชื่อเสียงของแบรนด์ของคุณได้ ผู้ให้บริการอีเมลบางรายถึงกับแบนลูกค้าที่มีอัตราตีกลับสูงเพียงเพราะพวกเขาไม่สามารถตรวจสอบที่อยู่อีเมลของตนได้

สิ่งสำคัญที่สุด: คุณต้องการวิธีที่เชื่อถือได้ในการตรวจสอบที่อยู่อีเมล เพื่อช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงผลที่ตามมาจากอัตราตีกลับที่สูง และให้แน่ใจว่าคุณเข้าถึงลูกค้าของคุณด้วยข้อความที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม — ในราคาประหยัด มีประสิทธิภาพ และแม่นยำ

เมื่อมองหาวิธีตรวจสอบความถูกต้องของที่อยู่อีเมล ให้มุ่งเน้นที่บริการที่มีคุณลักษณะที่ธุรกิจของคุณต้องการเพื่อให้ประสบความสำเร็จเท่านั้น สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก อาจเป็นการยืนยันที่อยู่อีเมลเดียว สำหรับองค์กร การยืนยันอีเมลจำนวนมากน่าจะเหมาะสมกว่า

ดำเนินการเพื่อหยุดการตีกลับของอีเมล

แม้ว่าอุตสาหกรรมอีเมลจะเคยมองว่าผู้ขายด้านสุขอนามัยในแง่ลบเพราะพวกเขาทำให้ดูเหมือนผู้ส่งได้รับข้อมูลที่ไม่ดี แต่การฝึกนิสัยสุขอนามัยที่ดีของอีเมลในปัจจุบันถือเป็นองค์ประกอบสำคัญในการปรับปรุงความสามารถในการส่งอีเมล

เพื่อให้มั่นใจในสุขอนามัยอีเมลที่มีคุณภาพสำหรับลูกค้าของเรา ปัจจุบัน Act-On ได้ร่วมมือ กับ NeverBounce บริการตรวจสอบอีเมลและล้างรายชื่อนี้ใช้ กระบวนการตรวจสอบ 20 ขั้นตอนที่เป็นกรรมสิทธิ์เพื่อตรวจสอบอีเมลแต่ละฉบับสูงสุด 75 ครั้งจากสถานที่ต่างๆ ทั่วโลก การใช้ MX, DNS, SMTP, SOCIAL และเทคโนโลยีส่วนตัวเพิ่มเติมในการกำหนดความถูกต้องของที่อยู่ NeverBounce รับประกัน ว่าอีเมลที่ถูกต้องไม่เกิน 3 เปอร์เซ็นต์จะถูกตีกลับหลังจากใช้บริการ NeverBounce ยังเสนอการขจัดข้อมูลซ้ำซ้อนและการลบไวยากรณ์ที่ไม่ถูกต้องก่อนที่จะทำความสะอาดเพื่อให้แน่ใจว่ารายชื่ออีเมลที่ปราศจากข้อผิดพลาด

การป้องกันการตีกลับและการรับรองการใช้ข้อมูลที่มีคุณภาพเป็นเพียงสององค์ประกอบที่จำเป็นในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณถูกส่งไปยังกล่องจดหมายอย่างสม่ำเสมอ ลองดู ชุด เครื่องมือ Delivery 101 ของเรา เพื่อเรียนรู้ว่าองค์กรของคุณสามารถเตรียมตัว (และบรรลุ) ความสำเร็จด้านการตลาดทางอีเมลได้อย่างไร

เกี่ยวกับแขกผู้แต่ง:

Nick Harley เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเนื้อหาอาวุโสของ NeverBounce ซึ่งเป็นบริการตรวจสอบและทำความสะอาดอีเมลแบบเรียลไทม์ชั้นนำ ด้วยภูมิหลังด้านวารสารศาสตร์ การประชาสัมพันธ์ และสื่อสังคมออนไลน์ ฮาร์ลีย์สนใจที่จะช่วยให้องค์กรและแบรนด์ต่างๆ เข้าใจถึงความสำคัญของการเล่าเรื่องและช่องทางที่เรื่องราวเหล่านั้นถูกนำเสนอ