Keterkiriman Email 101: Semua yang Perlu Anda Ketahui Tentang Email Bounce Backs

Dengan begitu banyak prospek dan pelanggan yang mengandalkan email untuk menerima informasi tentang promosi, penawaran, acara, dan berita ke kotak masuk mereka, perusahaan bekerja lebih keras dari sebelumnya untuk membuat daftar email yang besar — ​​tetapi mengumpulkan informasi kontak yang berharga hanyalah setengah dari perjuangan. Keluhan spam, pesan tidak terkirim, dan berhenti berlangganan semuanya dapat memengaruhi pengiriman email, karena Penyedia Layanan Internet (ISP), Penyedia Layanan Email (ESP), pendukung anti-spam, dan layanan perlindungan email menetapkan ambang batas untuk email terpental, keluhan spam, dan permintaan berhenti berlangganan .

Jika upaya pemasaran email Anda secara konsisten dikirim ke alamat email yang tidak valid atau tidak diinginkan, pesan Anda kemungkinan besar difilter sebagai spam, dan akun Anda mungkin sering diblokir. Untuk memastikan pesan Anda mencapai tujuan yang diinginkan (kotak masuk), menjaga kebersihan email yang tepat sangat penting.

Teruslah membaca untuk mempelajari lebih lanjut tentang email bouncing back dan langkah-langkah apa yang dapat Anda ambil untuk menyiapkan organisasi Anda untuk keberhasilan pengiriman email.

Apa Itu Bounce?

Pentalan email terjadi saat email ditolak oleh server email penerima. Setelah ditolak, pengirim akan menerima pemberitahuan bahwa email mereka belum terkirim — atau telah "memantul" kembali.

Biasanya, email bouncing-back berisi informasi yang merinci mengapa pesan asli gagal dikirim. Contoh umum meliputi:

• Server email yang memantulkan email asli
• Waktu dan tanggal pesan terpental
• Kode RFC yang membantu menjelaskan alasan bouncing (menurut RFC, bouncing keras ditunjukkan oleh kode 5XX dan bouncing lunak oleh kode 4XX, meskipun tidak semua ISP mematuhi kode yang sama secara konsisten, jadi ada pengecualian untuk ini aturan)

Pantulan dipecah menjadi dua jenis yang berbeda:

Pantulan Keras

Pentalan keras adalah alasan permanen email tidak dapat dikirim. Alamat yang menghasilkan hard bounce dianggap tidak valid dan tidak boleh dikirimi pesan lebih lanjut. Ada banyak alasan mengapa sebuah pesan dapat menghasilkan pantulan yang sulit, tetapi contoh yang paling umum adalah:

• Alamat email tidak ada
• Nama domain penerima tidak ada
• Server email penerima telah memblokir pengiriman sepenuhnya

Pantulan Lembut

Sebaliknya, soft bouncing adalah alasan sementara email tidak dapat terkirim. Alamat email valid, dan pesan mencapai server email penerima; namun, masalah pengiriman telah mencegah pesan mencapai kotak masuk penerima. Sekali lagi, ada banyak alasan mengapa sebuah pesan dapat menghasilkan pantulan yang lemah, tetapi contoh yang paling umum adalah:

• Kotak surat penerima penuh (pengguna melebihi kuota)
• Server email penerima sedang down atau offline
• Pesan yang dikirim terlalu besar untuk kotak masuk penerima

Jika alamat terus menghasilkan pantulan lunak setelah beberapa upaya dalam periode 72 jam, alamat tersebut harus terdaftar sebagai tidak aman untuk dikirim.

Pentingnya Validasi Email

Persentase email kedaluwarsa yang tinggi setiap tahun karena orang-orang mengganti alamat mereka atau memperbarui akun mereka. Itu juga umum bagi pelanggan untuk memberikan alamat email palsu karena masalah privasi.

Alamat yang tidak valid di daftar email Anda dapat sangat merusak merek Anda. Bahkan jika alamat yang tidak valid hanya terdiri dari 10% dari daftar email Anda, ada kemungkinan besar bahwa hanya sekitar 44% dari email Anda yang akan terkirim jika Anda tidak menggunakan layanan validasi email.

Konsekuensi potensial dari rasio pentalan yang tinggi sebagai akibat dari kegagalan memvalidasi alamat email sangat beragam. Anda mungkin dicap sebagai spammer, memastikan bahwa sangat sedikit pelanggan Anda yang benar-benar melihat pesan Anda (dan bahkan lebih sedikit lagi yang mau membacanya). Rasio pentalan yang tinggi juga dapat menghambat reputasi merek Anda. Beberapa penyedia layanan email bahkan melarang klien dengan rasio pentalan tinggi hanya karena mereka gagal memvalidasi alamat email mereka.

Intinya: Anda memerlukan cara yang andal untuk memvalidasi alamat email guna membantu Anda menghindari konsekuensi rasio pentalan yang tinggi dan memastikan Anda menjangkau pelanggan dengan pesan yang tepat pada waktu yang tepat — dengan harga terjangkau, efisien, dan akurat.

Saat mencari cara untuk memvalidasi alamat email, fokuskan upaya Anda hanya pada layanan yang menyertakan fitur yang dibutuhkan bisnis Anda untuk berhasil. Untuk bisnis kecil, ini bisa berupa validasi alamat email tunggal. Untuk perusahaan, verifikasi email massal kemungkinan lebih cocok.

Ambil Tindakan untuk Menghentikan Email Bounce Back

Meskipun industri email dulu melihat vendor kebersihan secara negatif karena mereka membuatnya tampak pengirim mendapatkan data yang buruk, mempraktikkan kebiasaan kebersihan email yang baik sekarang dianggap sebagai elemen penting untuk meningkatkan pengiriman email.

Untuk memastikan kebersihan email yang berkualitas bagi pelanggan kami, Act-On saat ini bermitra dengan NeverBounce . Verifikasi email dan layanan pembersihan daftar ini menggunakan proses verifikasi 20+ langkah eksklusif untuk memeriksa setiap email hingga 75 kali dari lokasi berbeda di seluruh dunia. Memanfaatkan MX, DNS, SMTP, SOSIAL, dan teknologi pribadi tambahan dalam menentukan validitas alamat, NeverBounce menjamin bahwa tidak lebih dari 3 persen email valid akan terpental setelah menggunakan layanan mereka. NeverBounce juga menawarkan deduplikasi gratis dan penghapusan sintaks yang buruk sebelum pembersihan untuk memastikan daftar email bebas kesalahan.

Mencegah pantulan balik dan memastikan penggunaan data berkualitas hanyalah dua komponen penting untuk memastikan email Anda terkirim secara konsisten ke kotak masuk. Lihat seri Deliverability 101 kami untuk mempelajari bagaimana organisasi Anda dapat mempersiapkan (dan mencapai) kesuksesan pemasaran email.

Tentang Penulis Tamu:

Nick Harley adalah Senior Content Specialist untuk NeverBounce, layanan verifikasi dan pembersihan email real-time terkemuka. Dengan latar belakang jurnalisme, hubungan masyarakat, dan media sosial, Harley tertarik untuk membantu organisasi dan merek memahami pentingnya mendongeng dan saluran di mana cerita tersebut disampaikan.