Um guia abrangente sobre como criar um relatório de final de trimestre de comércio eletrônico
Publicados: 2022-03-28O comércio eletrônico é uma criatura fluida, sujeita a flutuações sazonais, tendências de mercado e reações dos clientes ao seu conteúdo e esforços de marketing. Com as vendas globais de comércio eletrônico superando US$ 4,2 trilhões no auge da pandemia em 2020, ficar de olho no desempenho é cada vez mais importante à medida que o setor se expande e se torna cada vez mais competitivo.
Embora estejamos saindo do modelo pandêmico, o varejo online continua sendo a primeira escolha para muitos consumidores. No entanto, flutuações naturais e não naturais significam que não é suficiente monitorar todas as métricas importantes ao longo de um ano fiscal completo.
Em vez disso, você deve observar seus resultados trimestrais. Acompanhar seus resultados operacionais em períodos mais curtos ajuda você a ficar de olho no fluxo de caixa e também pode ajudar nas relações com investidores.
Um desempenho financeiro sólido ao longo do ano é crucial, mas você não precisa ser tão bem-sucedido a cada trimestre (embora seja bom). Quando uma empresa examina seus resultados financeiros, geralmente ocorre que o primeiro e o segundo trimestres apresentam um desempenho ruim, enquanto os resultados do terceiro e do quarto trimestres o colocam no preto.
Muitos fatores afetam o desempenho financeiro durante todo o ano, incluindo o investimento em equipamentos ou sistemas, como novos sistemas VoIP para pequenas empresas . Portanto, você não precisa apenas observar as métricas cruciais, mas tudo o que cria despesas ou receitas.
Mas como você divide todas essas métricas importantes e as combina em algo que as partes interessadas possam entender facilmente? Na verdade, é muito simples e não é diferente de criar um relatório anual para o seu conselho de administração. A única diferença é que você está coletando resultados por um período mais curto. Continue lendo para descobrir como fazer isso.
Os diferentes tipos de relatórios a serem incluídos em seu documento
É claro que os relatórios sobre a saúde de uma empresa não analisam apenas o fluxo de caixa, juros acumulados, balanços e receitas. Existem muitos fatores em suas atividades operacionais que você deseja analisar para ter uma boa ideia de como sua organização de comércio eletrônico está se saindo ao longo do ano.
Isso pode ser complicado e você precisa considerar coisas como despesas, passivos atuais, dívidas de longo prazo e passivos de arrendamento (se algum de seus locais for alugado), bem como o básico de vendas e outros aspectos financeiros de curto prazo de sua organização.
Você vai querer incluir:
Relatórios de inventário
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Os relatórios sobre o inventário de comércio eletrônico são cruciais e ajudam a identificar quaisquer problemas com sua cadeia de suprimentos. Afinal, seu estoque é o que você vende, e uma má gestão dele pode não apenas causar uma queda na receita, mas também prejudicar a reputação da sua marca.
Certifique-se de cobrir:
- Estoque em mãos. Talvez o mais essencial de seus relatórios de estoque trimestrais, ele informa exatamente quantas unidades de produtos você está mantendo atualmente em seus armazéns ou lojas físicas. Ele também deve informar o valor total desses SKUs, o que deve ajudar em quaisquer previsões ou planos financeiros de curto prazo que você deseja fazer.
- Baixo estoque. Se você ficar sem produtos, poderá perder dinheiro e clientes à medida que as pessoas vão para seus concorrentes. Ter parte do seu relatório trimestral focado em itens de baixo estoque significa que você pode definir gatilhos de reordenamento para quando o estoque atingir um determinado ponto. Isso pode ajudar a identificar padrões em relação a quais produtos ficam regularmente baixos para que você possa aumentar os pedidos futuros e evitar possíveis interrupções.
- Performance do produto. Acompanhar o desempenho de diferentes produtos é essencial para prever e planejar pedidos futuros. Ele permite que você saiba o que vende bem e o que não vende e pode identificar padrões sazonais para que você possa planejar adequadamente e considerar a depreciação do estoque antigo.
Relatórios de vendas no varejo
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As vendas impulsionam a receita e a lucratividade. Portanto, uma parte do seu relatório trimestral deve se concentrar no desempenho das vendas. Você também precisa levar em consideração o seu faturamento a receber (a rapidez com que você está sendo pago por quaisquer vendas feitas a crédito).
Lembre-se de incluir:
- Um resumo de vendas. Embora você queira alguns detalhes precisos em seu relatório, você também precisa de números rápidos para fornecer uma visão geral. Seu resumo de vendas permite que você veja qual é sua receita total em um determinado período, bem como suas vendas líquidas totais. Isso permite fazer comparações com o mesmo período do ano anterior e pode ajudar no planejamento de médio e longo prazo.
- Relatório de vendas por produto e tipo de produto. Se você possui uma ampla gama de produtos, deseja obter mais detalhes sobre como está o crescimento das vendas. Esta parte do relatório permite que você veja quais produtos vendem bem e quais não vendem. Ele também permite identificar se alguma categoria específica de produtos está tendo um bom desempenho (ou não).
- Relatório de vendas por cliente ou grupo de clientes. Esta seção pode identificar clientes com o maior AOV (valor médio do pedido) e CLV (valor vitalício do cliente), permitindo que você os segmente com ofertas especiais e recompensas de fidelidade. Também pode ajudar na segmentação e identificar grupos que podem precisar de um esforço extra de marketing.
Relatórios de comportamento monitorando os hábitos de compra do cliente
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Os relatórios não são apenas para verificar os números de vendas e estoque, mas como seus clientes se comportam em seu site e em resposta à experiência do cliente que você oferece. Isso pode ajudá-lo a planejar iniciativas de conteúdo e marketing, bem como identificar quaisquer problemas de otimização.
Você deve incluir relatórios sobre:
- Sessões por dispositivo. Como as pessoas estão acessando seu site e/ou loja Amazon e fazendo suas compras? A principal vantagem dessa parte de um relatório é que ela pode ajudá-lo a ver se as taxas de rejeição são desproporcionalmente mais altas em um tipo específico de dispositivo. Em caso afirmativo, isso indica que você pode ter problemas de otimização para resolver.
- Principais pesquisas em lojas online. A ferramenta de pesquisa do seu site é essencial para altas taxas de conversão. Ao ver o desempenho dele, você pode identificar quais alterações precisam ser feitas (se houver) e identificar quaisquer pesquisas que não estejam produzindo correspondências e, portanto, afetando sua taxa de rejeição. Se você tiver uma alta proporção de pesquisas sem correspondência, provavelmente precisará de um sistema de pesquisa melhor.
Margens de lucro e relatórios financeiros
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Esta é a parte do seu relatório que não é importante apenas para o seu CFO, mas para a empresa como um todo. Saber que seu negócio é financeiramente estável e gerar lucros permite que você avance com confiança. Isso também é essencial quando se trata de coisas como seus registros anuais de imposto de renda e outras dívidas.
Certifique-se de incluir:
- Um relatório de margens de lucro. Conhecer as margens de lucro dos produtos pode ajudá-lo a concentrar seus gastos com marketing e publicidade. Não faz sentido gastar grandes quantias em produtos que dão pouco lucro. Essa parte do relatório também pode identificar produtos que vendem muito, mas têm margens de lucro pequenas, para que você possa combiná-los em ofertas para promover produtos com margens altas que não vendem tão bem.
- Um relatório de resumo das finanças. Assim como seu resumo de vendas, ele fornece uma visão geral facilmente digerível que pode ser exportada para qualquer pacote de contabilidade que você usar. Esta parte do relatório pode lhe dar uma ideia dos diferentes aspectos financeiros do trimestre, incluindo vendas, pagamentos, passivos, sua renda líquida e lucros brutos do trimestre.
Você também pode querer analisar medidas financeiras não GAAP, como EBITDA (lucro antes de juros, impostos, depreciação e amortização) como uma alternativa ao lucro líquido.
Outro fator que precisa ser considerado são as despesas de compensação, ou seja, salários, custos de recrutamento e outras coisas que podem afetar a lucratividade anual.
Práticas recomendadas para relatórios de varejo
Para as melhores práticas. A última coisa que você quer é vasculhar entre muitas notas e fontes para reunir os dados necessários para um relatório de final de trimestre preciso. Felizmente para você, seguir essas dicas tornará a produção do seu relatório muito menos trabalhosa e mais fácil de gerenciar.
Mantenha seu POS e gerenciamento de estoque em sincronia
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Acompanhar com precisão o que você vende em relação ao que você tem em estoque é essencial, não apenas para o seu relatório, mas também para o seu negócio em geral. Um bom pacote de software de gerenciamento de inventário multicanal pode ser vinculado aos seus registros de PDV.
Quando você tem acesso fácil aos dados integrados e pode ver o que foi vendido e o que resta, isso também ajuda no processo de reordenamento. Isso melhora a eficiência geral do gerenciamento de estoque e evita cenários de excesso e falta de estoque.
Arme-se com uma solução flexível de análise de varejo
Para compilar qualquer tipo de relatório, você precisa coletar dados, mas esses dados podem ser apenas uma lista de números sem uma solução de análise confiável como a fornecida pela Affise . Escolha uma solução que permita personalizar a segmentação e os relatórios para que você possa se concentrar nas áreas desejadas. Observar os dados de diferentes ângulos fornecerá perspectivas mais perspicazes.
Procure opções de nuvem
Não é mais suficiente ter todos os seus dados (e relatórios) em sistemas baseados em escritório. Optar por uma solução baseada em nuvem significa que você pode acessar dados cruciais onde quer que esteja, permitindo que você tome decisões acionáveis e compile relatórios quando estiver fora do escritório ou em vários locais.
Como criar um relatório de final de trimestre de comércio eletrônico
Então, agora você sabe o que é necessário para um relatório de fim de trimestre perspicaz, mas se for o seu primeiro, como você vai criá-lo?
1. Preparar relatórios financeiros e gerenciais
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Não adianta fingir que este é um processo simples, embora a automação e bons sistemas possam torná-lo mais simples. Os dados que você deseja apresentar precisam ser consolidados antes de serem adicionados ao seu relatório, e isso é especialmente verdadeiro para organizações maiores que possuem vários locais e podem até trabalhar com moedas diferentes.
Dentro de qualquer organização, você provavelmente terá departamentos diferentes, como vendas e marketing, pessoal, contas e muito mais. Reunir dados de cada um é um grande desafio e pode ajudar se você tiver um processo contínuo (não apenas para relatórios) de consolidação de dados em um banco de dados central, idealmente localizado na nuvem.
Embora as tentativas de consolidação possam ser bastante simples para uma empresa de comércio eletrônico menor, é mais complicado quando se trata de organizações maiores e mais complexas. Melhorar os sistemas existentes pode ser um processo caro – mas que vale a pena quando se trata de eficiência e relatórios de longo prazo.
Procure sistemas que se integrem facilmente para obter uma visão de 360 graus das informações financeiras e operacionais necessárias para um bom relatório e para mostrar o lucro líquido ou o prejuízo líquido.
2. Gerenciar a distribuição de relatórios para as partes interessadas
Outro fator a considerar é quem vai ver seus relatórios. Talvez seja necessário preparar versões diferentes se houver problemas de segurança ou conformidade em torno de alguns dados.
Todo acionista desejará ver uma prova de saúde financeira e um bom retorno em suas atividades de investimento, mas talvez seja necessário omitir alguns dados confidenciais desse grupo. Isso é especialmente importante se você emitir um comunicado à imprensa.
Este é um obstáculo que é facilmente superado se você tiver um bom sistema de relatórios em vigor. Com tal sistema, você pode gerar um único relatório inicial e então ter uma hierarquia de stakeholders onde algumas informações são censuradas ou removidas de acordo com isso. Isso simplifica o processo de relato quando diferentes partes interessadas têm necessidades diferentes.
Algumas empresas podem querer utilizar AGMs antiquadas para apresentar seus relatórios. Nesta era moderna, no entanto, a maioria optará por compartilhar relatórios por meio de um documento hospedado na nuvem, um webcast ou uma teleconferência. Esse tipo de apresentação pode ser aprimorado por um sistema de tronco SIP com o equipamento certo.
3. Utilize ferramentas e dicas para analisar relatórios
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Você também precisa pensar em quem está lendo seu relatório do ponto de vista de quem entende os dados. Para alguns, isso pode ser como uma língua estrangeira, e eles podem ter várias perguntas. As ferramentas de relatório baseadas em OLAP podem ser de grande ajuda, pois permitem que os visualizadores vejam os dados de diferentes maneiras e os filtrem em vários níveis.
Pode valer a pena adicionar uma seção de perguntas frequentes ao seu relatório para responder a perguntas frequentes sobre os dados.
Sua solução de relatórios deve permitir que os usuários finais analisem mais profundamente os dados com facilidade, quase permitindo que eles gerem “sub-relatórios” que fornecem melhores insights.
Se você for usar uma solução de relatórios, ela deverá ter estes recursos:
- Facilidade de uso para todos os usuários finais e uma interface simples.
- Recursos OLAP.
- A capacidade de fazer drill up, down, through e through data.
- Análise acessível para todos os espectadores.
- A capacidade de tirar instantâneos analíticos de diferentes seções.
4. Incluir análise de desempenho do primeiro trimestre
A análise do desempenho do seu primeiro trimestre também pode ser útil, fornecendo uma referência dependendo do tipo de negócio que você tem e de como você o administra. Isso pode fornecer uma base sólida para trabalhar no restante do ano, especialmente quando se trata de itens como relatórios de tendências ou variações.
A maioria das soluções oferece isso, mas você deseja personalizar de acordo com seu modelo e necessidades. Você deve ser capaz de escolher a profundidade e o nível de detalhes para poder fazer comparações adequadas à sua organização.
Se o seu primeiro trimestre costuma ter um desempenho particularmente alto ou baixo, isso pode oferecer uma visão desequilibrada para o resto do ano, portanto, tenha cuidado ao usar isso. À medida que você avança, os padrões em áreas como tendências e variações podem se tornar mais transparentes e compreensíveis.
5. Realize a análise de variância
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A probabilidade é que você tenha produzido uma previsão (ou provavelmente mais de uma) de como você acha que um determinado trimestre será o desempenho. Isso informará parte do seu planejamento e poderá incluir itens como vendas, receita, lucros e assim por diante. Você pode comparar essas previsões com seus resultados reais para ver o desempenho do seu planejamento.
A vantagem da análise de variância é que ela permite que você veja quais partes de sua metodologia de previsão e planejamento foram precisas, o que permite que você crie um planejamento e uma previsão ainda mais fortes e precisos à medida que avança.
6. Preparar cenários de reprevisão
Especialmente para novos negócios, planejamento e previsão podem ser um pouco imprevisíveis em termos de sucesso. Uma solução de relatórios eficaz deve eliminar a complexidade da análise preditiva e simplificar a comparação dos resultados reais com o que você planejou e fazer os ajustes necessários.
Observar como as mudanças podem afetar os resultados futuros pode ser alcançado com uma boa ferramenta de relatório ou outra solução automatizada. As alterações podem ser feitas em tudo, desde os níveis de preços até a forma como você comercializa seus negócios. Reconhecer o que funciona e o que não funciona é uma parte importante do processo de re-previsão.
7. Distribua seu plano reprevisto e finalize a aprovação
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Os relatórios não são apenas informativos, mas também acionáveis. Isso significa que quaisquer decisões tomadas com base em um relatório de final de trimestre devem levar a planos claros que atendam à aprovação das partes interessadas e tomadores de decisão relevantes. Este deve ser distribuído a todos os envolvidos.
Em termos reais, assegure-se de que as pessoas saibam sua parte em qualquer plano reprevisto e o que elas precisam fazer para alcançar os resultados que você deseja. Também esteja ciente de que, assim como nos relatórios, pode haver uma hierarquia de pessoas quando se trata de dados confidenciais e problemas de segurança.
8. Acompanhe os resultados contínuos usando scorecards e painéis
Você não vai ficar sentado depois de um relatório de fim de trimestre e esperar até o próximo para ver se suas mudanças produzem resultados. É por isso que mais e mais empresas estão usando painéis e scorecards para monitorar os resultados de forma contínua. Isso é algo acessível para empresas menores e fácil de usar também.
O que você deseja dos painéis e painéis de avaliação é a capacidade de identificar e gerar os KPIs nos quais deseja se concentrar e, em seguida, criar comparações contínuas que ilustrem como suas ações os afetam. A visualização é uma parte disso, mas é redundante, a menos que você esteja visualizando os KPIs corretos e outros dados.
Afogando-se em dados? Deixe Affise te ajudar!
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Se você é novo em relatórios – ou mesmo no comércio eletrônico como um todo – pode ser perdoado por se sentir sobrecarregado com todos os dados que está rastreando e relatando. É aqui que a Affise pode ajudar, apoiando você com análises de dados avançadas, mas intuitivas, e relatórios simples de entender. Você pode personalizar os dados que acompanha e como eles são apresentados nos relatórios.
A Affise reconhece que você pode usar diferentes plataformas para vender e comercializar seus produtos, facilitando a integração de ferramentas e plataformas existentes, como Google Ads, Facebook for Business e TikTok for Business. Ele também permite a visualização adequada para você, desde gráficos de pizza ou barras até gráficos de linhas coloridas e tabelas que mostram todos os seus dados.
Outra grande vantagem do Affise é sua função de entrega de dados em tempo real Data Fusion , que leva todas as informações e dados pertinentes do Affise diretamente para suas contas do Google ou AWS, o que significa que você pode reunir informações de todas as fontes em uma única visualização. Uma vez integrado, você pode exportar esses dados para a ferramenta de BI de sua escolha, como Google Data Studio ou Tableau.
Conclusão
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Os relatórios trimestrais não são apenas instantâneos de como você se saiu em um determinado período, mas declarações prospectivas que permitem planejar e agir. Eles devem moldar quaisquer atividades de financiamento pretendidas se você estiver considerando expansão ou crescimento e permitir que você compare seu desempenho no mesmo período do ano passado.
Seus acionistas ou proprietários vão querer ver relatórios detalhados que lhes permitam tomar decisões importantes, como acordos de recompra. Eles também vão querer saber o resultado de seu EPS anual (ganho por ação) e o caixa líquido detido pela empresa. Os relatórios também são importantes quando você está envolvido no marketing de desempenho, para que você tenha uma visão geral da qualidade de seus parceiros.
Affise oferece uma plataforma de comércio eletrônico simples e indolor para migrar para . Sua funcionalidade e análise perspicaz podem ser de grande ajuda, não apenas na operação diária do seu negócio de comércio eletrônico, mas também na produção de relatórios detalhados que permitem que seu executivo-chefe e outros diretores executivos obtenham dados acionáveis para melhorar a longo prazo atuação.