Подробное руководство по созданию отчета электронной коммерции на конец квартала
Опубликовано: 2022-03-28Электронная коммерция — это изменчивое существо, подверженное сезонным колебаниям, рыночным тенденциям и реакции клиентов на ваш контент и маркетинговые усилия. Поскольку глобальные продажи электронной коммерции превысили 4,2 триллиона долларов в разгар пандемии в 2020 году, следить за производительностью становится все более важным, поскольку сектор расширяется и становится все более конкурентоспособным.
Хотя мы в основном отказываемся от пандемической модели, онлайн-торговля, тем не менее, остается предпочтительным выбором для многих потребителей. Однако естественные и неестественные колебания означают, что недостаточно отслеживать все важные показатели в течение всего финансового года.
Вместо этого вы должны смотреть на свои квартальные результаты. Отслеживание операционных результатов за более короткие периоды помогает вам следить за денежным потоком, а также может помочь в отношениях с инвесторами.
Твердые финансовые показатели в течение года имеют решающее значение, но вы не должны быть такими же успешными каждый квартал (хотя это было бы неплохо). Когда бизнес анализирует свои финансовые результаты, часто оказывается, что первый и второй кварталы показывают плохие результаты, в то время как результаты третьего и четвертого кварталов ставят вас в плюс.
Многие факторы влияют на финансовые показатели в течение всего года, включая инвестиции в оборудование или системы, такие как новые системы VoIP для малого бизнеса . Таким образом, вам нужно смотреть не только на важные показатели, но и на все, что создает расходы или доходы.
Но как же разбить все эти важные показатели и объединить их в то, что заинтересованные стороны смогут легко понять? На самом деле это очень просто и ничем не отличается от создания годового отчета для вашего совета директоров. Единственная разница в том, что вы сопоставляете результаты за более короткий период. Читайте дальше, чтобы узнать, как это сделать.
Различные типы отчетов для включения в ваш документ
Конечно, в отчетах о состоянии бизнеса рассматриваются не только денежные потоки, начисленные проценты, балансовые отчеты и доходы. В вашей операционной деятельности есть много факторов, которые вы хотите рассмотреть, чтобы получить хорошее представление о том, как ваша организация электронной коммерции работает в течение года.
Это может быть сложно, и вам необходимо учитывать такие вещи, как расходы, текущие обязательства, долгосрочные долги и обязательства по аренде (если какое-либо из ваших помещений сдается в аренду), а также основы продаж и другие краткосрочные финансовые аспекты. ваша организация.
Вы захотите включить:
Отчеты об инвентаризации
Источник изображения
Отчетность по запасам электронной коммерции имеет решающее значение и помогает выявить любые проблемы с вашей цепочкой поставок. В конце концов, ваш инвентарь — это то, что вы продаете, и плохое управление им может не только привести к падению доходов, но и нанести ущерб репутации вашего бренда.
Обязательно покройте:
- Инвентарь на руках. Возможно, самый важный из ваших ежеквартальных отчетов о запасах, он точно сообщает вам, сколько единиц продукции вы в настоящее время держите на своих складах или в физических магазинах. Он также должен сообщить вам общую стоимость этих SKU, что должно помочь с любыми краткосрочными финансовыми прогнозами или планами, которые вы хотите составить.
- Низкий запас. Если у вас закончатся какие-либо продукты, вы можете потерять деньги и клиентов, поскольку люди уйдут к вашим конкурентам. Сосредоточение части вашего квартального отчета на товарах с низким запасом означает, что вы можете установить триггеры повторного заказа, когда запас достигает определенной точки. Это может помочь определить закономерности относительно того, какие продукты регулярно заканчиваются, чтобы вы могли увеличить будущие заказы и избежать возможных сбоев.
- Производительность продукта. Отслеживание эффективности различных продуктов необходимо для прогнозирования и планирования будущих заказов. Это позволяет вам узнать, что хорошо продается, а что нет, и может определить сезонные закономерности, чтобы вы могли соответствующим образом планировать и учитывать амортизацию старых запасов.
Отчеты о розничных продажах
Источник изображения
Продажи увеличивают прибыль и рентабельность. Поэтому часть вашего ежеквартального отчета должна быть посвящена тому, насколько хорошо работают продажи. Вы также должны принять во внимание ваш дебиторский оборот (насколько быстро вам платят за любые продажи, сделанные в кредит).
Не забудьте включить:
- Резюме продаж. Хотя вам нужны точные детали в вашем отчете, вам также нужны краткие цифры, чтобы дать вам общее представление. Сводка продаж позволяет вам увидеть, каков ваш общий доход за данный период, а также общий объем чистых продаж. Это позволяет проводить сравнения с тем же периодом предыдущего года и может помочь при среднесрочном и долгосрочном планировании.
- Отчет о продажах по продукту и типу продукта. Если у вас есть широкий ассортимент продукции, вы хотите получить более подробную информацию о том, как идет рост продаж. Эта часть отчета позволяет увидеть, какие продукты хорошо продаются, а какие нет. Это также позволяет вам определить, хорошо ли работают какие-либо определенные категории продуктов (или нет).
- Отчет о продажах по клиенту или группе клиентов. В этом разделе можно определить клиентов с самым высоким AOV (средняя стоимость заказа) и CLV (пожизненная ценность клиента), что позволяет вам нацеливать их на специальные предложения и вознаграждения за лояльность. Это также может помочь в сегментации и выявлении групп, которым могут потребоваться дополнительные маркетинговые усилия.
Отчеты о поведении, отслеживающие покупательские привычки клиентов
Источник изображения
Отчеты предназначены не только для проверки данных о продажах и запасах, но и для того, как ваши клиенты ведут себя на вашем сайте и в ответ на качество обслуживания клиентов, которое вы предоставляете. Это может помочь вам спланировать содержание и маркетинговые инициативы, а также выявить любые проблемы оптимизации.
Вы должны включить отчеты о:
- Сеансы по устройствам. Как люди получают доступ к вашему сайту и/или магазину Amazon и совершают покупки? Основное преимущество этой части отчета заключается в том, что она может помочь вам увидеть, непропорционально ли выше показатель отказов на определенном типе устройства. Если это так, это означает, что у вас могут быть проблемы с оптимизацией, которые необходимо исправить.
- Самые популярные поисковые запросы в интернет-магазинах. Инструмент поиска на вашем сайте является неотъемлемой частью высоких коэффициентов конверсии. Увидев, насколько хорошо он работает, вы можете точно определить, какие изменения необходимо внести (если таковые имеются), и определить любые поисковые запросы, которые не дают совпадений и, таким образом, влияют на ваш показатель отказов. Если у вас высокий процент несоответствующих поисков, вам, вероятно, нужна лучшая поисковая система.
Маржа прибыли и финансовые отчеты
Источник изображения
Это та часть вашего отчета, которая важна не только для вашего финансового директора, но и для компании в целом. Знание того, что ваш бизнес финансово стабилен и приносит прибыль, позволяет вам уверенно двигаться вперед. Это также важно, когда речь идет о таких вещах, как ваша ежегодная отчетность по подоходному налогу и другим сборам.
Обязательно включите:
- Отчет о размере прибыли. Знание размеров прибыли от продуктов может помочь вам сосредоточить свои расходы на маркетинг и рекламу. Нет смысла тратить большие суммы на продукты, которые приносят небольшую прибыль. В этой части отчета также можно указать продукты, которые продаются много, но имеют небольшую прибыль, поэтому вы можете объединить их в предложения для продвижения продуктов с высокой прибылью, которые также не продаются.
- Сводный финансовый отчет. Как и в случае со сводкой по продажам, это обеспечивает легко усваиваемый обзор, который можно экспортировать в любой используемый вами пакет бухгалтерского учета. Эта часть отчета может дать вам представление о различных финансовых аспектах квартала, включая продажи, исходящие платежи, обязательства, ваш чистый доход и валовую прибыль за квартал.
Вы также можете рассмотреть финансовые показатели, не относящиеся к GAAP, такие как EBITDA (прибыль до вычета процентов, налогов, износа и амортизации) в качестве альтернативы чистой прибыли.
Другим фактором, который необходимо учитывать, являются компенсационные расходы, т.е. заработная плата, расходы на подбор персонала и другие вещи, которые могут повлиять на годовую прибыль.
Рекомендации по розничной отчетности
О лучших практиках. Последнее, что вам нужно, — это копаться в большом количестве заметок и источников, чтобы сопоставить данные, необходимые для точного отчета за квартал. К счастью для вас, следование этим советам сделает создание вашего отчета менее трудоемким и простым в управлении.
Синхронизируйте управление POS и запасами
Источник изображения
Точное отслеживание того, что вы продаете, относительно того, что у вас есть на складе, важно не только для вашего отчета, но и для вашего бизнеса в целом. Хороший многоканальный пакет программного обеспечения для управления запасами может быть связан с вашими записями POS.
Когда у вас есть легкий доступ к интегрированным данным и вы можете видеть, что продано и что осталось, это также помогает в процессе повторного заказа. Это повышает общую эффективность управления запасами и позволяет избежать сценариев избыточного или недостаточного запаса.
Вооружитесь гибким решением для розничной аналитики
Чтобы составить какой-либо отчет, вам необходимо собрать данные, но эти данные могут быть просто списком чисел без надежного аналитического решения, такого как предоставляемое Affise . Выберите решение, позволяющее настроить сегментацию и отчетность, чтобы вы могли сосредоточиться на нужных областях. Взгляд на данные под разными углами даст вам более проницательную перспективу.
Ищите облачные варианты
Хранить все ваши данные (и отчеты) в офисных системах уже недостаточно. Выбор облачного решения означает, что вы можете получить доступ к важным данным , где бы вы ни находились, что позволяет вам принимать действенные решения и составлять отчеты, когда вы находитесь вне офиса или находитесь в нескольких местах.
Как создать отчет об электронной коммерции на конец квартала
Итак, теперь вы знаете, что нужно для содержательного отчета за квартал, но если это ваш первый отчет, как его составить?
1. Подготавливать финансовые и управленческие отчеты
Источник изображения
Нет смысла притворяться, что это простой процесс, хотя автоматизация и хорошие системы могут упростить его. Данные, которые вы хотите представить, должны быть консолидированы перед добавлением в отчет, и это особенно актуально для крупных организаций, которые имеют несколько местоположений и могут даже работать с разными валютами.
В любой организации у вас, вероятно, будут разные отделы, такие как продажи и маркетинг, персонал, бухгалтерия и многое другое. Объединение данных из каждого из них является серьезной проблемой, и это может помочь, если у вас есть непрерывный процесс (не только для отчетов) консолидации данных в одной центральной базе данных, идеально расположенной в облаке.
Хотя попытки консолидации могут быть довольно простыми для небольшого бизнеса электронной коммерции, это сложнее, когда речь идет о более крупных и сложных организациях. Улучшение существующих систем может быть дорогостоящим процессом, но он того стоит, когда речь идет о долгосрочной эффективности и отчетности.
Ищите системы, которые легко интегрируются, чтобы вы могли получить всестороннее представление финансовой и операционной информации, необходимой для хорошего отчета и показать чистый доход или чистый убыток.
2. Управляйте рассылкой отчетов заинтересованным сторонам
Еще один фактор, который следует учитывать, — кто увидит ваши отчеты. Возможно, вам придется подготовить разные версии, если есть проблемы с безопасностью или соответствием некоторым данным.
Каждый акционер захочет увидеть подтверждение финансового благополучия и хорошей отдачи от своей инвестиционной деятельности, но вам может потребоваться опустить некоторые конфиденциальные данные из этой группы. Это особенно важно, если вы выпускаете пресс-релиз.
Это препятствие легко преодолеть, если у вас есть хорошая система отчетности. С помощью такой системы вы можете создать один первоначальный отчет, а затем иметь иерархию заинтересованных сторон, где некоторая информация подвергается цензуре или удаляется в соответствии с этим. Это упрощает процесс отчетности, когда разные заинтересованные стороны имеют разные потребности.
Некоторые предприятия могут захотеть использовать старомодные общие собрания акционеров для представления своих отчетов. Однако в наше время большинство предпочитает делиться отчетами с помощью документа, размещенного в облаке, веб-трансляции или телефонной конференции. Презентация такого рода может быть улучшена с помощью магистральной системы SIP с соответствующим оборудованием.
3. Используйте инструменты и советы для анализа отчетов
Источник изображения
Вы также должны подумать о том, кто читает ваш отчет с точки зрения понимания данных. Для некоторых это может быть похоже на иностранный язык, и у них может возникнуть множество вопросов. Инструменты отчетности на основе OLAP могут оказаться очень полезными, поскольку они позволяют зрителям просматривать данные по-разному и фильтровать их на нескольких уровнях.
Возможно, стоит добавить в отчет раздел часто задаваемых вопросов, чтобы ответить на часто задаваемые вопросы, касающиеся данных.
Ваше решение для создания отчетов должно позволять конечным пользователям с легкостью просматривать данные глубже, почти позволяя им создавать «вложенные отчеты», которые дают лучшее понимание.
Если вы собираетесь использовать решение для создания отчетов, оно должно иметь следующие возможности:
- Простота использования для всех конечных пользователей и простой интерфейс.
- OLAP-возможности.
- Возможность детализировать данные вверх, вниз, сквозь них и между ними.
- Доступная аналитика для всех зрителей.
- Возможность делать аналитические снимки разных разделов.
4. Включите анализ эффективности за первый квартал
Анализ эффективности вашего первого квартала также может быть полезен, предоставляя ориентир в зависимости от типа вашего бизнеса и того, как вы его ведете. Это может обеспечить прочную основу для работы до конца года, особенно когда речь идет о таких вещах, как отчеты о тенденциях или отклонениях.
Большинство решений предлагают их, но вы хотите иметь возможность настраивать их в соответствии со своей моделью и потребностями. У вас должна быть возможность выбрать глубину и уровень детализации, чтобы вы могли проводить сравнения, подходящие для вашей организации.
Если ваш первый квартал обычно особенно высок или низок, это может дать несбалансированное представление для остальной части года, поэтому будьте осторожны, как вы используете это. По мере продвижения вперед закономерности в таких областях, как тенденции и дисперсия, могут стать более прозрачными и понятными.
5. Проведите анализ отклонений
Источник изображения
Скорее всего, вы подготовили прогноз (или, возможно, более одного) того, как, по вашему мнению, будет работать определенный квартал. Это повлияет на ваше планирование и может включать такие вещи, как продажи, выручка, прибыль и т. д. Вы можете сравнить эти прогнозы с вашими фактическими результатами, чтобы увидеть, насколько хорошо ваше планирование.
Преимущество дисперсионного анализа заключается в том, что он позволяет вам увидеть, какие части вашей методологии прогнозирования и планирования были точными, что, как мы надеемся, позволит вам создать еще более надежное и точное планирование и прогнозирование по мере продвижения вперед.
6. Подготовьте сценарии перепрогнозирования
Особенно для новых предприятий планирование и прогнозирование могут быть немного непредсказуемыми с точки зрения успеха. Эффективное решение для создания отчетов должно упростить прогнозную аналитику и упростить сравнение фактических результатов с запланированными и внесение корректировок при необходимости.
Посмотреть, как изменения могут повлиять на будущие результаты, можно с помощью хорошего инструмента отчетности или другого автоматизированного решения. Изменения могут быть внесены во все, от уровня цен до того, как вы продвигаете свой бизнес. Признание того, что работает, а что нет, является важной частью процесса перепрогнозирования.
7. Распространите свой перепрогнозированный план и завершите утверждение
Источник изображения
Отчеты должны быть не только информативными, но и действенными. Это означает, что любые решения, принятые на основе отчета на конец квартала, должны привести к четким планам, которые должны быть одобрены соответствующими заинтересованными сторонами и лицами, принимающими решения. Это должно быть распространено среди всех участников.
На самом деле, убедитесь, что люди знают свою роль в любом пересмотренном плане и то, что они должны сделать для достижения результатов, к которым вы стремитесь. Также имейте в виду, что, как и в случае с отчетами, может существовать иерархия людей, когда речь идет о конфиденциальных данных и проблемах безопасности.
8. Отслеживайте текущие результаты с помощью оценочных карт и информационных панелей
Вы не собираетесь просто сидеть сложа руки после одного отчета за квартал и ждать следующего, чтобы увидеть, принесут ли ваши изменения результаты. Вот почему все больше и больше компаний рассматривают возможность использования информационных панелей и оценочных карт для постоянного мониторинга результатов. Это то, что доступно для малого бизнеса и просто в использовании.
Чего вы хотите от информационных панелей и табло, так это возможности определять и генерировать ключевые показатели эффективности, на которых вы хотите сосредоточиться, а затем создавать текущие сравнения, которые иллюстрируют, как ваши действия влияют на них. Визуализация является частью этого, но она излишня, если вы не визуализируете правильные KPI и другие данные.
Утопаете в данных? Позвольте Affise помочь вам!
Источник изображения
Если вы новичок в отчетах или даже в электронной коммерции в целом, вас можно простить за то, что вы чувствуете себя перегруженным всеми данными, которые вы отслеживаете и по которым составляете отчеты. Именно здесь Affise может помочь, поддерживая вас с помощью расширенной, но интуитивно понятной аналитики данных и простых для понимания отчетов. Вы можете настроить отслеживаемые данные и способ их представления в отчетах.
Affise признает, что вы можете использовать разные платформы для продажи и маркетинга своих продуктов, поэтому упрощает интеграцию существующих инструментов и платформ, таких как Google Ads, Facebook для бизнеса и TikTok для бизнеса. Он также позволяет визуализацию, которая вам подходит, от круговых или гистограмм до красочных линейных диаграмм и таблиц, которые показывают все ваши данные.
Еще одним большим преимуществом Affise является функция доставки данных Data Fusion в режиме реального времени , которая переносит всю необходимую информацию и данные из Affise непосредственно в ваши учетные записи Google или AWS, что означает, что вы можете сопоставлять информацию из всех источников в одном представлении. После интеграции вы можете экспортировать эти данные в инструмент BI по вашему выбору, такой как Google Data Studio или Tableau.
Вывод
Источник изображения
Ежеквартальные отчеты — это не только снимки того, как вы работали за определенный период, но и прогнозные заявления, которые позволяют вам планировать и предпринимать действия. Они должны формировать любую предполагаемую финансовую деятельность, если вы планируете расширение или рост, и позволять вам сравнивать свои результаты по сравнению с тем же периодом прошлого года.
Ваши акционеры или владельцы захотят увидеть подробные отчеты, которые позволят им принимать важные решения, такие как соглашения о выкупе. Они также захотят узнать итоговую сумму своей годовой прибыли на акцию (прибыль на акцию) и чистую наличность, удерживаемую бизнесом. Отчеты также важны, когда вы участвуете в маркетинге эффективности , чтобы вы могли получить представление о том, насколько хороши ваши партнеры.
Affise предлагает платформу электронной коммерции, которую легко и просто мигрировать на . Его функциональность и глубокая аналитика могут оказать огромную помощь не только в повседневной работе вашего бизнеса электронной коммерции, но и в создании подробных отчетов, которые позволят вашему исполнительному директору и другим руководителям высшего звена получать полезные данные для улучшения долгосрочных результатов. спектакль.