Una guía completa sobre cómo crear un informe de fin de trimestre de comercio electrónico
Publicado: 2022-03-28El comercio electrónico es una criatura fluida, sujeta a fluctuaciones estacionales, tendencias del mercado y las reacciones de los clientes a su contenido y esfuerzos de marketing. Con las ventas globales de comercio electrónico superando los $ 4,2 billones en el punto álgido de la pandemia en 2020, vigilar el rendimiento es cada vez más importante a medida que el sector se expande y se vuelve cada vez más competitivo.
Si bien en su mayoría nos estamos alejando del modelo pandémico, el comercio minorista en línea sigue siendo la primera opción para muchos consumidores. Sin embargo, las fluctuaciones naturales y no naturales significan que no es suficiente monitorear cada métrica importante durante un año fiscal completo.
En su lugar, debería estar mirando sus resultados trimestrales. El seguimiento de sus resultados operativos durante períodos más cortos lo ayuda a controlar el flujo de efectivo y también puede ayudar con las relaciones con los inversores.
Un desempeño financiero sólido durante el año es crucial, pero no tiene que tener tanto éxito cada trimestre (aunque sería bueno). Cuando una empresa examina sus resultados financieros, a menudo ocurre que el primer y el segundo trimestre muestran un desempeño deficiente, mientras que los resultados del tercer y cuarto trimestre le otorgan buenos resultados.
Muchos factores afectan el desempeño financiero durante todo el año, incluida la inversión en equipos o sistemas, como los nuevos sistemas VoIP para pequeñas empresas . Por lo tanto, no solo debe observar las métricas cruciales, sino también cualquier cosa que genere gastos o ingresos.
Pero, ¿cómo desglosa todas esas métricas importantes y las combina en algo que las partes interesadas puedan entender fácilmente? En realidad, es muy simple y no es diferente de crear un informe anual para su junta directiva. La única diferencia es que está recopilando resultados para un período más corto. Siga leyendo para averiguar cómo hacer esto.
Los diferentes tipos de informes para incluir en su documento
Por supuesto, los informes sobre la salud de una empresa no solo analizan el flujo de caja, los intereses acumulados, los balances y los ingresos. Hay muchos factores en sus actividades operativas que desea observar para tener una buena idea de cómo se está desempeñando su organización de comercio electrónico durante el año.
Esto puede ser complicado y debe considerar cosas como gastos, pasivos corrientes, deudas a largo plazo y pasivos de arrendamiento (si alguna de sus ubicaciones está alquilada), así como los conceptos básicos de ventas y otros aspectos financieros a corto plazo de tu organización.
Querrás incluir:
Informes de inventario
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Los informes sobre el inventario de comercio electrónico son cruciales y ayudan a identificar cualquier problema con su cadena de suministro. Después de todo, su inventario es lo que vende, y una mala gestión del mismo no solo puede causar una caída en los ingresos, sino también dañar la reputación de su marca.
Asegúrese de cubrir:
- Inventario a la mano. Quizás el más esencial de sus informes de inventario trimestrales, esto le dice exactamente cuántas unidades de productos tiene actualmente en sus almacenes o tiendas físicas. También debe informarle el valor total de estos SKU, lo que debería ayudarlo con cualquier pronóstico o plan financiero a corto plazo que desee hacer.
- Stock bajo. Si se queda sin productos, podría perder dinero y clientes a medida que la gente acude a sus competidores. Si parte de su informe trimestral se enfoca en los artículos con existencias bajas, significa que puede establecer disparadores de reordenación para cuando las existencias alcancen un punto determinado. Esto puede ayudar a identificar patrones con respecto a qué productos se agotan regularmente para que pueda aumentar los pedidos futuros y evitar posibles interrupciones.
- Rendimiento del producto. El seguimiento del rendimiento de los diferentes productos es esencial para pronosticar y planificar pedidos futuros. Le permite saber qué se vende bien y qué no, y puede identificar patrones estacionales para que pueda planificar en consecuencia y considerar la depreciación de las existencias antiguas.
Informes de ventas minoristas
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Las ventas impulsan los ingresos y la rentabilidad. Por lo tanto, una parte de su informe trimestral debe centrarse en el desempeño de las ventas. También debe tener en cuenta la rotación de sus cuentas por cobrar (la rapidez con la que se le paga por las ventas realizadas a crédito).
Recuerda incluir:
- Un resumen de ventas. Si bien desea algunos detalles precisos en su informe, también necesita cifras de un vistazo para obtener una visión general. Su resumen de ventas le permite ver cuáles son sus ingresos totales en un período determinado, así como sus ventas netas totales. Esto le permite hacer comparaciones con el mismo período del año anterior y puede ayudar con la planificación a mediano y largo plazo.
- Informe de ventas por producto y tipo de producto. Si tiene una amplia gama de productos, desea obtener más detalles sobre cómo ha ido el crecimiento de las ventas. Esta parte del informe le permite ver qué productos se venden bien y cuáles no. También le permite identificar si alguna categoría particular de productos está funcionando bien (o no).
- Informe de ventas por cliente o grupo de clientes. Esta sección puede identificar a los clientes con el AOV (valor promedio de pedido) y el CLV (valor de por vida del cliente) más altos, lo que le permite orientarlos con ofertas especiales y recompensas de lealtad. También puede ayudar con la segmentación e identificar grupos que pueden necesitar un esfuerzo de marketing adicional.
Informes de comportamiento que monitorean los hábitos de compra de los clientes
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Los informes no se tratan solo de verificar las cifras de ventas y existencias, sino también de cómo se comportan sus clientes en su sitio y en respuesta a la experiencia del cliente que ofrece. Esto puede ayudarlo a planificar iniciativas de marketing y contenido, así como a identificar cualquier problema de optimización.
Debe incluir informes sobre:
- Sesiones por dispositivo. ¿Cómo acceden las personas a su sitio y/o tienda de Amazon y realizan sus compras? La principal ventaja de esta parte de un informe es que puede ayudarlo a ver si las tasas de rebote son desproporcionadamente más altas en un tipo de dispositivo en particular. Si es así, esto indica que puede tener problemas de optimización que solucionar.
- Principales búsquedas de tiendas en línea. La herramienta de búsqueda de su sitio es parte integral de las altas tasas de conversión. Al ver qué tan bien funciona, puede identificar qué cambios deben realizarse (si corresponde) e identificar las búsquedas que no producen coincidencias y, por lo tanto, afectan su tasa de rebote. Si tiene una alta proporción de búsquedas sin coincidencias, probablemente necesite un mejor sistema de búsqueda.
Márgenes de beneficio e informes financieros
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Esta es la parte de su informe que no solo es importante para su CFO sino para la empresa en su conjunto. Saber que su negocio es financieramente estable y genera ganancias le permite avanzar con confianza. Esto también es esencial cuando se trata de cosas como las declaraciones anuales de impuestos sobre la renta y otras cuotas.
Asegúrese de incluir:
- Un informe de márgenes de beneficio. Conocer los márgenes de ganancia de los productos puede ayudarlo a enfocar sus gastos de marketing y publicidad. No tiene mucho sentido gastar grandes cantidades en productos que generan pocas ganancias. Esta parte del informe también puede identificar productos que se venden mucho pero que tienen pequeños márgenes de ganancia para que pueda combinarlos en ofertas para promocionar productos con altos márgenes que no se venden tan bien.
- Un informe resumen de finanzas. Al igual que con su resumen de ventas, esto proporciona una descripción general fácilmente digerible que se puede exportar a cualquier paquete de contabilidad que utilice. Esta parte del informe puede darle una idea de los diferentes aspectos financieros del trimestre, incluidas las ventas, los pagos externos, los pasivos, los ingresos netos y las ganancias brutas del trimestre.
También puede considerar las medidas financieras que no son GAAP, como el EBITDA (ganancias antes de intereses, impuestos, depreciación y amortización) como una alternativa a los ingresos netos.
Otro factor que debe tenerse en cuenta son los gastos de compensación, es decir, salarios, costos de contratación y otras cosas que pueden afectar la rentabilidad anual.
Mejores prácticas de informes minoristas
Sobre las mejores prácticas. Lo último que desea es buscar entre muchas notas y fuentes para recopilar los datos necesarios para un informe de fin de trimestre preciso. Afortunadamente para usted, seguir estos consejos hará que la producción de su informe sea mucho menos laboriosa y más fácil de administrar.
Mantenga su POS y la gestión de inventario sincronizados
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Hacer un seguimiento preciso de lo que vende en relación con lo que tiene en stock es esencial, no solo para su informe, sino también para su negocio en general. Un buen paquete de software de gestión de inventario multicanal puede vincularse con sus registros de POS.
Cuando tiene fácil acceso a los datos integrados y puede ver lo que se vende y lo que queda, también ayuda con el proceso de reordenación. Esto mejora la eficiencia general de la gestión de su inventario y evita escenarios de exceso y escasez de existencias.
Ármate con una solución de análisis minorista flexible
Para compilar cualquier tipo de informe, debe recopilar datos, pero esos datos pueden ser solo una lista de números sin una solución de análisis confiable como la que proporciona Affise . Elija una solución que le permita personalizar la segmentación y los informes para que pueda concentrarse en las áreas que desea. Mirar los datos desde diferentes ángulos le dará perspectivas más perspicaces.
Busque opciones en la nube
Ya no es suficiente tener todos sus datos (e informes) en sistemas de oficina. Optar por una solución basada en la nube significa que puede acceder a datos cruciales sin importar dónde se encuentre, lo que le permite tomar decisiones procesables y compilar informes cuando está fuera de la oficina o tiene varias ubicaciones.
Cómo crear un informe de fin de trimestre de comercio electrónico
Entonces, ahora sabe lo que se necesita para un informe de fin de trimestre perspicaz, pero si es el primero, ¿cómo hace para crearlo?
1. Preparar informes financieros y de gestión
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No tiene sentido pretender que este es un proceso simple, aunque la automatización y los buenos sistemas pueden simplificarlo. Los datos que desea presentar deben consolidarse antes de agregarse a su informe, y esto es especialmente cierto para las organizaciones más grandes que tienen múltiples ubicaciones e incluso pueden trabajar con diferentes monedas.
Dentro de cualquier organización, es probable que tenga diferentes departamentos, como ventas y marketing, personal, cuentas y más. Reunir datos de cada uno es un desafío importante y puede ayudar si tiene un proceso continuo (no solo para informes) de consolidación de datos dentro de una base de datos central, idealmente ubicada en la nube.
Si bien los intentos de consolidación pueden ser bastante simples para una empresa de comercio electrónico más pequeña, es más complicado cuando se trata de organizaciones más grandes y complejas. Mejorar los sistemas existentes puede ser un proceso costoso, pero vale la pena cuando se trata de informes y eficiencia a largo plazo.
Busque sistemas que se integren fácilmente para obtener una vista de 360 grados de la información financiera y operativa necesaria para un buen informe y para mostrar ingresos netos o pérdidas netas.
2. Gestionar la distribución de informes a las partes interesadas
Otro factor a considerar es quién va a ver sus informes. Es posible que deba preparar diferentes versiones si hay problemas de seguridad o cumplimiento en torno a algunos de los datos.
Todos los accionistas querrán ver pruebas de salud financiera y un buen rendimiento de sus actividades de inversión, pero es posible que deba omitir algunos datos confidenciales de ese grupo. Esto es especialmente importante si emite un comunicado de prensa.
Este es un obstáculo que se supera fácilmente si tiene un buen sistema de informes. Con un sistema de este tipo, puede generar un solo informe inicial y luego tener una jerarquía de partes interesadas donde parte de la información se censura o elimina de acuerdo con esto. Esto simplifica el proceso de presentación de informes cuando diferentes partes interesadas tienen diferentes necesidades.
Es posible que algunas empresas deseen utilizar juntas generales de accionistas a la antigua para presentar sus informes. Sin embargo, en esta era moderna, la mayoría optará por compartir informes a través de un documento alojado en la nube, un webcast o una conferencia telefónica. Este tipo de presentación se puede mejorar con un sistema de troncales SIP con el equipo adecuado.
3. Utilice herramientas y consejos para analizar informes
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También debe pensar en quién está leyendo su informe desde la perspectiva de que comprendan los datos. Para algunos, esto podría ser como un idioma extranjero y podrían tener numerosas preguntas. Las herramientas de informes basadas en OLAP pueden ser de gran ayuda, ya que permiten a los espectadores ver los datos de diferentes maneras y filtrarlos en varios niveles.
Puede valer la pena agregar una sección de preguntas frecuentes a su informe para abordar las preguntas más frecuentes sobre los datos.
Su solución de informes debería permitir a los usuarios finales profundizar en los datos con facilidad, casi permitiéndoles generar "subinformes" que brinden mejores perspectivas.
Si va a utilizar una solución de informes, debe tener estas capacidades:
- Facilidad de uso para todos los usuarios finales y una interfaz simple.
- Capacidades OLAP.
- La capacidad de desglosar hacia arriba, hacia abajo, a través y a través de los datos.
- Analítica accesible para todos los espectadores.
- La capacidad de tomar instantáneas analíticas de diferentes secciones.
4. Incluir análisis de desempeño del primer trimestre
El análisis del desempeño de su primer trimestre también puede ser útil, proporcionando un punto de referencia según el tipo de negocio que tenga y cómo lo administre. Esto puede proporcionar una base sólida para trabajar durante el resto del año, especialmente cuando se trata de informes de tendencias o variaciones.
La mayoría de las soluciones las ofrecerán, pero desea poder personalizarlas según su modelo y necesidades. Debería poder elegir la profundidad y el nivel de detalle para poder hacer comparaciones que se adapten a su organización.
Si su primer trimestre suele tener un rendimiento particularmente alto o bajo, esto puede ofrecer una visión desequilibrada para el resto del año, así que tenga cuidado con cómo lo usa. A medida que avanza, los patrones en áreas como las tendencias y la variación pueden volverse más transparentes y comprensibles.
5. Realizar análisis de varianza
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Lo más probable es que haya producido un pronóstico (o probablemente más de uno) sobre cómo cree que se desempeñará un determinado trimestre. Esto habrá informado parte de su planificación y podría incluir cosas como ventas, ingresos, ganancias, etc. Puede comparar estos pronósticos con sus resultados reales para ver qué tan bien ha funcionado su planificación.
La ventaja del análisis de varianza es que le permite ver qué partes de su metodología de previsión y planificación fueron precisas, lo que le permite crear una planificación y una previsión aún más sólidas y precisas a medida que avanza.
6. Preparar escenarios de re-pronóstico
Especialmente para los nuevos negocios, la planificación y la previsión pueden ser un poco impredecibles en cuanto al éxito. Una solución de generación de informes efectiva debería eliminar la complejidad del análisis predictivo y simplificar la comparación de los resultados reales con lo que planeó y hacer los ajustes necesarios.
Observar cómo los cambios pueden afectar los resultados futuros se puede lograr con una buena herramienta de generación de informes u otra solución automatizada. Se pueden realizar cambios en todo, desde sus niveles de precios hasta la forma en que comercializa su negocio. Reconocer lo que funciona y lo que no es una parte importante del proceso de re-pronóstico.
7. Distribuya su plan re-pronosticado y finalice la aprobación
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Los informes están destinados no solo a ser informativos sino también procesables. Esto significa que cualquier decisión tomada en base a un informe de fin de trimestre debe conducir a planes claros que cumplan con la aprobación de las partes interesadas y los tomadores de decisiones relevantes. Esto debe ser distribuido a todos los involucrados.
En términos reales, asegúrese de que las personas conozcan su parte en cualquier plan re-pronosticado y lo que tienen que hacer para lograr los resultados que está buscando. También tenga en cuenta que, al igual que con los informes, puede haber una jerarquía de personas cuando se trata de datos confidenciales y problemas de seguridad.
8. Realice un seguimiento de los resultados continuos mediante cuadros de mando y paneles
No se va a quedar sentado después de un informe de fin de trimestre y esperar hasta el próximo para ver si sus cambios producen resultados. Es por eso que cada vez más empresas buscan el uso de tableros y cuadros de mando para monitorear los resultados de manera continua. Esto es algo que es asequible para las empresas más pequeñas y también es fácil de usar.
Lo que desea de los tableros y cuadros de mando es la capacidad de identificar y generar los KPI en los que desea centrarse y luego crear comparaciones continuas que ilustren cómo sus acciones los afectan. La visualización es una parte de esto, pero es redundante a menos que esté visualizando los KPI correctos y otros datos.
¿Ahogarse en datos? ¡Deja que Affise te ayude!
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Si es nuevo en los informes, o incluso en el comercio electrónico en general, se le puede perdonar que se sienta abrumado por todos los datos que está rastreando e informando. Aquí es donde Affise puede ayudar, apoyándolo con análisis de datos avanzados pero intuitivos e informes fáciles de entender. Puede personalizar los datos que rastrea y cómo se presentan en los informes.
Affise reconoce que puede usar diferentes plataformas para vender y comercializar sus productos, por lo que facilita la integración de herramientas y plataformas existentes, como Google Ads, Facebook for Business y TikTok for Business. También permite la visualización que más le convenga, desde gráficos circulares o de barras hasta gráficos de líneas coloridos y tablas que muestran todos sus datos.
Otra gran ventaja de Affise es su función de entrega de datos en tiempo real Data Fusion , que lleva toda la información y los datos pertinentes de Affise directamente a sus cuentas de Google o AWS, lo que significa que puede recopilar información de todas las fuentes en una sola vista. Una vez integrados, puede exportar estos datos a la herramienta de BI de su elección, como Google Data Studio o Tableau.
Conclusión
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Los informes trimestrales no son solo instantáneas de cómo se ha desempeñado en un período determinado, sino declaraciones prospectivas que le permiten planificar y tomar medidas. Deben dar forma a las actividades de financiación previstas si está considerando la expansión o el crecimiento y permitirle comparar su desempeño durante el mismo período del año pasado.
Sus accionistas o propietarios querrán ver informes detallados que les permitan tomar decisiones importantes, como acuerdos de recompra. También querrán conocer el resultado final de su EPS (ganancia por acción) anual y el efectivo neto que posee la empresa. Los informes también son importantes cuando participa en el marketing de rendimiento para obtener una visión general de lo buenos que son sus socios.
Affise ofrece una plataforma de comercio electrónico que es simple e indolora para migrar a . Su funcionalidad y análisis perspicaces pueden ser de gran ayuda, no solo en la operación diaria de su negocio de comercio electrónico, sino también en la producción de informes detallados que le permiten a su director ejecutivo y otros oficiales de la suite C obtener datos procesables para mejorar a largo plazo. actuación.