Panduan Komprehensif tentang Cara Membuat Laporan Akhir Kuartal eCommerce

Diterbitkan: 2022-03-28

eCommerce adalah makhluk yang cair, tunduk pada fluktuasi musiman, tren pasar, dan reaksi pelanggan terhadap konten dan upaya pemasaran Anda. Dengan penjualan eCommerce global yang melampaui $4,2 triliun pada puncak pandemi pada tahun 2020, mengawasi kinerja semakin penting karena sektor ini berkembang dan menjadi semakin kompetitif.

Sementara sebagian besar kita keluar dari model pandemi, ritel online tetap menjadi pilihan pertama bagi banyak konsumen. Namun, fluktuasi alami dan tidak wajar berarti tidak cukup untuk memantau setiap metrik penting selama satu tahun fiskal penuh.

Sebaliknya, Anda harus melihat hasil kuartalan Anda. Melacak hasil operasi Anda selama periode yang lebih pendek membantu Anda mengawasi arus kas dan juga dapat membantu hubungan investor.

Kinerja keuangan yang solid sepanjang tahun sangat penting, tetapi Anda tidak harus sesukses setiap kuartal (walaupun akan menyenangkan). Ketika sebuah bisnis memeriksa hasil keuangannya, sering kali kuartal pertama dan kedua menunjukkan kinerja yang buruk, sementara hasil kuartal ketiga dan keempat menempatkan Anda dalam kegelapan.

Banyak faktor yang mempengaruhi kinerja keuangan selama setahun penuh, termasuk berinvestasi dalam peralatan atau sistem, seperti sistem VoIP baru untuk bisnis kecil . Jadi, Anda tidak hanya perlu melihat metrik penting tetapi juga segala sesuatu yang menghasilkan pengeluaran atau pendapatan.

Tetapi bagaimana Anda memecah semua metrik penting itu dan menggabungkannya menjadi sesuatu yang dapat dengan mudah dipahami oleh para pemangku kepentingan? Ini sebenarnya sangat sederhana dan tidak berbeda dengan membuat laporan tahunan untuk dewan direksi Anda. Satu-satunya perbedaan adalah Anda menyusun hasil untuk periode yang lebih singkat. Baca terus untuk mengetahui cara melakukannya.

Berbagai Jenis Laporan untuk Disertakan dalam Dokumen Anda

Tentu saja, laporan kesehatan bisnis tidak hanya melihat arus kas, bunga yang masih harus dibayar, neraca, dan pendapatan. Ada banyak faktor dalam aktivitas operasi Anda yang ingin Anda lihat untuk mendapatkan ide bagus tentang bagaimana kinerja organisasi eCommerce Anda sepanjang tahun.

Ini bisa rumit, dan Anda perlu mempertimbangkan hal-hal seperti pengeluaran, kewajiban lancar, utang jangka panjang, dan kewajiban sewa (jika ada lokasi Anda yang disewa), serta dasar-dasar penjualan dan aspek keuangan jangka pendek lainnya dari organisasi MU.

Anda ingin menyertakan:

Laporan inventaris

Sumber gambar

Pelaporan inventaris eCommerce sangat penting dan membantu mengidentifikasi masalah apa pun dengan rantai pasokan Anda. Bagaimanapun, inventaris Anda adalah apa yang Anda jual, dan pengelolaan yang buruk tidak hanya dapat menyebabkan penurunan pendapatan tetapi juga merusak reputasi merek Anda.

Pastikan untuk menutupi:

Persediaan di tangan. Mungkin yang paling penting dari laporan inventaris triwulanan Anda, ini memberi tahu Anda dengan tepat berapa banyak unit produk yang saat ini Anda simpan di gudang atau toko fisik Anda. Ini juga harus memberi tahu Anda nilai total SKU ini, yang akan membantu perkiraan atau rencana keuangan jangka pendek yang ingin Anda buat.
Stok sedikit. Jika Anda kehabisan produk, Anda bisa kehilangan uang dan pelanggan karena orang-orang beralih ke pesaing Anda. Memiliki bagian dari fokus laporan triwulanan Anda pada item dengan stok rendah berarti Anda dapat mengatur pemicu pemesanan ulang ketika stok mencapai titik tertentu. Ini dapat membantu mengidentifikasi pola mengenai produk mana yang secara teratur hampir habis sehingga Anda dapat meningkatkan pesanan di masa mendatang dan menghindari potensi gangguan.
Kinerja produk. Melacak bagaimana kinerja produk yang berbeda sangat penting untuk memperkirakan dan merencanakan pesanan di masa mendatang. Ini memungkinkan Anda mengetahui apa yang terjual dengan baik dan apa yang tidak dan dapat mengidentifikasi pola musiman sehingga Anda dapat merencanakannya dengan tepat dan mempertimbangkan depresiasi stok lama.

Laporan penjualan eceran

Sumber gambar

Penjualan mendorong pendapatan dan profitabilitas. Oleh karena itu, sebagian dari laporan triwulanan Anda harus fokus pada seberapa baik kinerja penjualan. Anda juga perlu mempertimbangkan perputaran piutang Anda (seberapa cepat Anda dibayar untuk setiap penjualan yang dilakukan secara kredit).

Ingatlah untuk menyertakan:

Ringkasan penjualan. Meskipun Anda menginginkan beberapa detail yang tepat dalam laporan Anda, Anda juga memerlukan angka sekilas untuk memberi Anda gambaran umum. Ringkasan penjualan Anda memungkinkan Anda melihat total pendapatan Anda dalam periode tertentu serta total penjualan bersih Anda. Hal ini memungkinkan Anda untuk membuat perbandingan dengan periode yang sama di tahun sebelumnya dan dapat membantu perencanaan jangka menengah dan panjang.
Laporan penjualan per produk dan jenis produk. Jika Anda memiliki rentang produk yang luas, Anda menginginkan detail lebih lanjut tentang bagaimana pertumbuhan penjualan telah berjalan. Bagian laporan ini memungkinkan Anda melihat produk apa yang laku dan mana yang tidak. Ini juga memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi apakah ada kategori produk tertentu yang berkinerja baik (atau tidak).
Laporan penjualan per pelanggan atau kelompok pelanggan. Bagian ini dapat mengidentifikasi pelanggan dengan AOV (nilai pesanan rata-rata) dan CLV (nilai umur pelanggan) tertinggi, memungkinkan Anda untuk menargetkan mereka dengan penawaran khusus dan imbalan loyalitas. Ini juga dapat membantu dengan segmentasi dan mengidentifikasi kelompok yang mungkin memerlukan upaya pemasaran ekstra.

Laporan perilaku yang memantau kebiasaan membeli pelanggan

Sumber gambar

Laporan bukan hanya tentang memeriksa angka penjualan dan stok tetapi bagaimana pelanggan Anda berperilaku di situs Anda dan sebagai tanggapan atas pengalaman pelanggan yang Anda berikan. Ini dapat membantu Anda merencanakan konten dan inisiatif pemasaran serta mengidentifikasi masalah pengoptimalan apa pun.

Anda harus menyertakan laporan tentang:

Sesi menurut perangkat. Bagaimana orang mengakses situs Anda dan/atau toko Amazon dan melakukan pembelian? Keuntungan utama dari bagian laporan ini adalah dapat membantu Anda melihat apakah rasio pentalan lebih tinggi secara tidak proporsional pada jenis perangkat tertentu. Jika demikian, ini menunjukkan bahwa Anda mungkin memiliki masalah pengoptimalan yang harus diperbaiki.
Pencarian toko online teratas. Alat pencarian situs Anda merupakan bagian integral dari tingkat konversi yang kuat. Dengan melihat seberapa baik kinerjanya, Anda dapat menentukan perubahan apa yang perlu dilakukan (jika ada) dan mengidentifikasi penelusuran apa pun yang tidak menghasilkan kecocokan dan dengan demikian memengaruhi rasio pentalan Anda. Jika Anda memiliki rasio pencarian tak tertandingi yang tinggi, Anda mungkin memerlukan sistem pencarian yang lebih baik.

Margin keuntungan & laporan keuangan

Sumber gambar

Ini adalah bagian dari laporan Anda yang tidak hanya penting bagi CFO Anda tetapi juga perusahaan secara keseluruhan. Mengetahui bisnis Anda stabil secara finansial dan menghasilkan keuntungan memungkinkan Anda untuk bergerak maju dengan percaya diri. Ini juga penting ketika menyangkut hal-hal seperti pengajuan tahunan Anda untuk pajak penghasilan dan iuran lainnya.

Pastikan untuk menyertakan:

Sebuah laporan margin keuntungan. Mengetahui margin keuntungan pada produk dapat membantu Anda memfokuskan pengeluaran pemasaran dan iklan Anda. Tidak ada gunanya menghabiskan uang dalam jumlah besar untuk produk yang menghasilkan sedikit keuntungan. Bagian laporan ini juga dapat mengidentifikasi produk yang terjual banyak tetapi memiliki margin keuntungan kecil sehingga Anda dapat memasangkannya dalam penawaran untuk mempromosikan produk dengan margin tinggi yang juga tidak laku.
Laporan ringkasan keuangan. Seperti ringkasan penjualan Anda, ini memberikan gambaran umum yang mudah dicerna yang dapat diekspor ke paket akuntansi apa pun yang Anda gunakan. Bagian laporan ini dapat memberi Anda gambaran tentang berbagai aspek keuangan kuartal, termasuk penjualan, pembayaran keluar, kewajiban, pendapatan bersih Anda, dan laba kotor untuk kuartal tersebut.

Anda mungkin juga ingin melihat ukuran keuangan non-GAAP seperti EBITDA (laba sebelum bunga, pajak, depresiasi, dan amortisasi) sebagai alternatif untuk laba bersih.

Faktor lain yang perlu dipertimbangkan adalah biaya kompensasi yaitu gaji, biaya perekrutan, dan hal-hal lain yang dapat mempengaruhi profitabilitas tahunan.

Praktik Terbaik Pelaporan Ritel

Ke praktik terbaik. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah mengacak-acak di antara banyak catatan dan sumber untuk menyusun data yang dibutuhkan untuk laporan akhir kuartal yang akurat. Beruntung bagi Anda, mengikuti tips ini akan membuat pembuatan laporan Anda jauh lebih mudah dan lebih mudah untuk dikelola.

Jaga agar POS dan manajemen inventaris Anda tetap sinkron

Sumber gambar

Mencatat secara akurat apa yang Anda jual dalam kaitannya dengan apa yang Anda miliki dalam stok sangat penting, tidak hanya untuk laporan Anda tetapi juga bisnis Anda secara keseluruhan. Paket perangkat lunak manajemen inventaris multisaluran yang baik dapat terhubung dengan catatan POS Anda.

Ketika Anda memiliki akses mudah ke data terintegrasi dan dapat melihat apa yang terjual dan apa yang tersisa, ini juga membantu proses pemesanan ulang. Ini meningkatkan efisiensi keseluruhan manajemen inventaris Anda dan menghindari skenario kelebihan dan kekurangan persediaan.

Persenjatai diri Anda dengan solusi analitik ritel yang fleksibel

Untuk mengkompilasi laporan apa pun, Anda perlu mengumpulkan data, tetapi data itu mungkin hanya berupa daftar angka tanpa solusi analitik yang andal seperti yang disediakan oleh Affise . Pilih solusi yang memungkinkan Anda untuk menyesuaikan segmentasi dan pelaporan sehingga Anda dapat fokus pada area yang Anda inginkan. Melihat data dari sudut yang berbeda akan memberi Anda perspektif yang lebih berwawasan.

Cari opsi cloud

Tidak lagi cukup baik untuk memiliki semua data Anda (dan laporan) pada sistem berbasis kantor. Memilih solusi berbasis cloud berarti Anda dapat mengakses data penting di mana pun Anda berada, memungkinkan Anda membuat keputusan yang dapat ditindaklanjuti dan menyusun laporan saat Anda jauh dari kantor atau memiliki banyak lokasi.

Cara Membuat Laporan Akhir Kuartal eCommerce

Jadi, Anda sekarang tahu apa yang dibutuhkan untuk laporan akhir kuartal yang berwawasan luas, tetapi jika ini adalah laporan pertama Anda, bagaimana cara membuatnya?

1. Menyiapkan laporan keuangan dan manajemen

Sumber gambar

Tidak ada gunanya berpura-pura ini adalah proses yang sederhana, meskipun otomatisasi dan sistem yang baik dapat membuatnya lebih sederhana. Data yang ingin Anda sajikan perlu dikonsolidasikan sebelum ditambahkan ke laporan Anda, dan ini terutama berlaku untuk organisasi yang lebih besar yang memiliki banyak lokasi dan bahkan dapat bekerja dengan mata uang yang berbeda.

Dalam organisasi mana pun, Anda mungkin memiliki departemen yang berbeda, seperti penjualan dan pemasaran, personalia, akun, dan banyak lagi. Menyatukan data dari masing-masing adalah tantangan besar, dan ini dapat membantu jika Anda memiliki proses yang berkelanjutan (bukan hanya untuk laporan) konsolidasi data dalam satu database pusat, idealnya terletak di cloud.

Sementara upaya untuk mengkonsolidasikan mungkin cukup sederhana untuk bisnis eCommerce yang lebih kecil, itu lebih sulit jika menyangkut organisasi yang lebih besar dan lebih kompleks. Meningkatkan sistem yang sudah ada bisa menjadi proses yang mahal – tetapi proses yang bermanfaat dalam hal efisiensi dan pelaporan jangka panjang.

Cari sistem yang terintegrasi dengan mudah sehingga Anda mendapatkan pandangan 360 derajat dari informasi keuangan dan operasional yang diperlukan untuk laporan yang baik dan untuk menunjukkan laba bersih atau rugi bersih.

2. Mengelola distribusi laporan kepada pemangku kepentingan

Faktor lain yang perlu dipertimbangkan adalah siapa yang akan melihat laporan Anda. Anda mungkin harus menyiapkan versi yang berbeda jika ada masalah keamanan atau kepatuhan di sekitar beberapa data.

Setiap pemegang saham ingin melihat bukti kesehatan keuangan dan pengembalian yang baik atas aktivitas investasi mereka, tetapi Anda mungkin perlu menghilangkan beberapa data sensitif dari grup itu. Ini sangat penting jika Anda mengeluarkan siaran pers.

Ini adalah rintangan yang mudah diatasi jika Anda memiliki sistem pelaporan yang baik. Dengan sistem seperti itu, Anda dapat menghasilkan satu laporan awal kemudian memiliki hierarki pemangku kepentingan di mana beberapa informasi disensor atau dihapus sesuai dengan ini. Ini menyederhanakan proses pelaporan ketika pemangku kepentingan yang berbeda memiliki kebutuhan yang berbeda.

Beberapa bisnis mungkin ingin menggunakan RUPS model lama untuk mempresentasikan laporan mereka. Namun, di zaman modern ini, sebagian besar akan memilih untuk membagikan laporan melalui dokumen yang dihosting di cloud, webcast, atau panggilan konferensi. Presentasi semacam ini dapat ditingkatkan dengan sistem trunk SIP dengan peralatan yang tepat.

3. Gunakan alat dan tip untuk menganalisis laporan

Sumber gambar

Anda juga harus memikirkan siapa yang membaca laporan Anda dari sudut pandang mereka yang memahami data. Bagi sebagian orang, ini mungkin seperti bahasa asing, dan mereka mungkin memiliki banyak pertanyaan. Alat pelaporan berbasis OLAP dapat sangat membantu karena memungkinkan pemirsa melihat data dengan cara yang berbeda dan memfilternya di berbagai tingkat.

Mungkin ada baiknya menambahkan bagian FAQ ke laporan Anda untuk menjawab pertanyaan umum tentang data.

Solusi pelaporan Anda harus memungkinkan pengguna akhir untuk melihat lebih dalam ke data dengan mudah, hampir memungkinkan mereka untuk menghasilkan "sub-laporan" yang memberikan wawasan yang lebih baik.

Jika Anda akan menggunakan solusi pelaporan, solusi tersebut harus memiliki kemampuan berikut:

Kemudahan penggunaan untuk semua pengguna akhir dan antarmuka yang sederhana.
kemampuan OLAP.
Kemampuan untuk menelusuri ke atas, ke bawah, melalui, dan di seluruh data.
Analitik yang dapat diakses untuk semua pemirsa.
Kemampuan untuk mengambil snapshot analitis dari bagian yang berbeda.

4. Sertakan analisis kinerja kuartal pertama

Analisis kinerja kuartal pertama Anda juga dapat berguna, memberikan tolok ukur tergantung pada jenis bisnis yang Anda miliki dan bagaimana Anda menjalankannya. Hal ini dapat memberikan dasar yang kuat untuk bekerja selama sisa tahun ini, terutama dalam hal hal-hal seperti laporan tren atau varians.

Sebagian besar solusi akan menawarkan ini, tetapi Anda ingin dapat menyesuaikan sesuai dengan model dan kebutuhan Anda. Anda harus dapat memilih kedalaman dan tingkat detail sehingga Anda dapat membuat perbandingan yang sesuai dengan organisasi Anda.

Jika kuartal pertama Anda biasanya berkinerja sangat tinggi atau rendah, ini mungkin menawarkan tampilan yang tidak seimbang untuk sisa tahun ini, jadi berhati-hatilah dalam menggunakannya. Saat Anda bergerak maju, pola di area seperti tren dan varians dapat menjadi lebih transparan dan dapat dimengerti.

5. Lakukan analisis varians

Sumber gambar

Kemungkinannya adalah Anda telah membuat perkiraan (atau mungkin lebih dari satu) tentang bagaimana kinerja kuartal tertentu menurut Anda. Ini akan menginformasikan beberapa perencanaan Anda dan mungkin mencakup hal-hal seperti penjualan, pendapatan, keuntungan, dan sebagainya. Anda dapat membandingkan perkiraan ini dengan hasil aktual Anda untuk melihat seberapa baik perencanaan Anda telah dilakukan.

Keuntungan dari analisis varians adalah memungkinkan Anda melihat bagian mana dari perkiraan dan metodologi perencanaan Anda yang akurat, yang memungkinkan Anda semoga membuat perencanaan dan peramalan yang lebih kuat dan lebih akurat saat Anda bergerak maju.

6. Siapkan skenario peramalan ulang

Khususnya untuk bisnis baru, perencanaan dan peramalan bisa menjadi sedikit tidak terduga dari segi kesuksesan. Solusi pelaporan yang efektif harus menghilangkan kerumitan analitik prediktif dan membuatnya mudah untuk membandingkan hasil aktual dengan apa yang Anda rencanakan dan membuat penyesuaian jika diperlukan.

Melihat bagaimana perubahan dapat memengaruhi hasil di masa mendatang dapat dicapai dengan alat pelaporan yang baik atau solusi otomatis lainnya. Perubahan dapat dilakukan untuk segala hal mulai dari tingkat penetapan harga hingga cara Anda memasarkan bisnis Anda. Mengenali apa yang berhasil dan tidak merupakan bagian utama dari proses peramalan ulang.

7. Distribusikan rencana perkiraan ulang Anda dan selesaikan persetujuan

Sumber gambar

Laporan dimaksudkan untuk tidak hanya menjadi informasi tetapi juga dapat ditindaklanjuti. Ini berarti setiap keputusan yang dibuat berdasarkan laporan akhir kuartal harus mengarah pada rencana yang jelas yang memenuhi persetujuan pemangku kepentingan dan pembuat keputusan terkait. Ini harus didistribusikan kepada semua yang terlibat.

Secara nyata, pastikan orang-orang mengetahui peran mereka dalam rencana yang diperkirakan ulang dan apa yang harus mereka lakukan untuk mencapai hasil yang Anda tuju. Perlu diketahui juga bahwa, seperti halnya laporan, mungkin ada hierarki orang dalam hal data sensitif dan masalah keamanan.

8. Lacak hasil yang sedang berlangsung menggunakan kartu skor dan dasbor

Anda tidak hanya akan duduk setelah satu laporan akhir kuartal dan menunggu sampai laporan berikutnya untuk melihat apakah perubahan Anda membuahkan hasil. Itulah sebabnya semakin banyak perusahaan yang menggunakan dasbor dan kartu skor untuk memantau hasil secara berkelanjutan. Ini adalah sesuatu yang terjangkau untuk bisnis kecil dan juga mudah digunakan.

Apa yang Anda inginkan dari dasbor dan papan skor adalah kemampuan untuk mengidentifikasi dan menghasilkan KPI yang ingin Anda fokuskan dan kemudian membuat perbandingan berkelanjutan yang menggambarkan bagaimana tindakan Anda memengaruhinya. Visualisasi adalah salah satu bagian dari ini tetapi berlebihan kecuali Anda memvisualisasikan KPI yang tepat dan data lainnya.

Tenggelam dalam data? Biarkan Affise membantu Anda!

Sumber gambar

Jika Anda baru mengenal laporan – atau bahkan eCommerce secara keseluruhan – Anda dapat dimaafkan karena merasa kewalahan oleh semua data yang Anda lacak dan laporkan. Di sinilah Affise dapat membantu, mendukung Anda dengan analitik data yang canggih namun intuitif dan pelaporan yang mudah dipahami. Anda dapat menyesuaikan data yang Anda lacak dan bagaimana hal ini disajikan dalam laporan.

Affise menyadari bahwa Anda dapat menggunakan platform yang berbeda untuk menjual dan memasarkan produk Anda sehingga memudahkan untuk mengintegrasikan alat dan platform yang ada seperti Google Ads, Facebook for Business, dan TikTok for Business. Ini juga memungkinkan visualisasi yang sesuai untuk Anda, dari diagram lingkaran atau batang hingga diagram garis berwarna-warni dan tabel yang menampilkan semua data Anda.

Keuntungan besar lainnya dari Affise adalah fungsi pengiriman data real-time Data Fusion , yang mengambil semua info dan data terkait di Affise langsung ke akun Google atau AWS Anda, yang berarti Anda dapat menyusun informasi dari semua sumber ke dalam satu tampilan. Setelah terintegrasi, Anda kemudian dapat mengekspor data ini ke alat BI pilihan Anda, seperti Google Data Studio atau Tableau.

Kesimpulan

Sumber gambar

Laporan triwulanan bukan hanya gambaran tentang kinerja Anda dalam periode tertentu, tetapi juga pernyataan berwawasan ke depan yang memungkinkan Anda merencanakan dan mengambil tindakan. Mereka harus membentuk setiap kegiatan pembiayaan yang dimaksudkan jika Anda mempertimbangkan ekspansi atau pertumbuhan dan memungkinkan Anda untuk membandingkan kinerja Anda selama periode yang sama tahun lalu.

Pemegang saham atau pemilik Anda ingin melihat laporan terperinci yang memungkinkan mereka membuat keputusan besar seperti perjanjian pembelian kembali. Mereka juga ingin mengetahui garis bawah dari EPS tahunan mereka (laba per saham) dan kas bersih yang dipegang oleh bisnis. Laporan juga penting di mana Anda terlibat dalam pemasaran kinerja sehingga Anda mendapatkan gambaran umum tentang seberapa baik mitra Anda.

Affise menawarkan platform eCommerce yang sederhana dan mudah untuk dimigrasikan . Fungsionalitas dan analitiknya yang mendalam dapat sangat membantu, tidak hanya dalam operasi sehari-hari bisnis eCommerce Anda, tetapi juga dalam menghasilkan laporan terperinci yang memungkinkan kepala eksekutif Anda dan petugas C-suite lainnya untuk mendapatkan data yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan jangka panjang. pertunjukan.