Bir e-Ticaret Çeyrek Sonu Raporunun Nasıl Oluşturulacağına İlişkin Kapsamlı Bir Kılavuz

Yayınlanan: 2022-03-28

e-Ticaret, mevsimsel dalgalanmalara, pazar eğilimlerine ve müşterilerin içerik ve pazarlama çabalarınıza verdiği tepkilere tabi olan akışkan bir yaratıktır. 2020'de pandeminin zirvesinde 4,2 trilyon doları aşan küresel e-ticaret satışlarıyla , sektör genişledikçe ve daha rekabetçi hale geldikçe performansı izlemek giderek daha önemli hale geliyor.

Çoğunlukla pandemi modelinden çıkıyor olsak da, çevrimiçi perakende yine de birçok tüketici için ilk tercih olmaya devam ediyor. Ancak, doğal ve doğal olmayan dalgalanmalar, tam bir mali yıl boyunca her önemli ölçümün izlenmesinin yeterli olmadığı anlamına gelir.

Bunun yerine, üç aylık sonuçlarınıza bakmalısınız. Faaliyet sonuçlarınızı daha kısa sürelerde takip etmek, nakit akışınızı takip etmenize yardımcı olur ve yatırımcı ilişkilerinde de yardımcı olabilir.

Yıl boyunca sağlam bir finansal performans çok önemlidir, ancak her üç ayda bir aynı derecede başarılı olmak zorunda değilsiniz (gerçi bu iyi olurdu). Bir işletme mali sonuçlarını incelediğinde, genellikle birinci ve ikinci çeyreğin düşük performans göstermesi, üçüncü çeyrek ve dördüncü çeyrek sonuçları ise sizi iyi bir duruma sokar.

Küçük işletmeler için yeni VoIP sistemleri gibi ekipman veya sistemlere yatırım yapmak da dahil olmak üzere, tüm yıl boyunca finansal performansı etkileyen birçok faktör vardır . Bu nedenle, yalnızca önemli ölçütlere değil, gider veya gelir yaratan her şeye bakmanız gerekir.

Ancak tüm bu önemli ölçütleri nasıl parçalara ayırıp bunları paydaşların kolayca anlayabileceği bir şekilde birleştirebilirsiniz? Aslında çok basit ve yönetim kurulunuz için yıllık rapor hazırlamaktan farklı değil. Tek fark, sonuçları daha kısa bir süre için harmanlıyor olmanızdır. Bunu nasıl yapacağınızı öğrenmek için okumaya devam edin.

Belgenize Dahil Edilecek Farklı Rapor Türleri

Elbette, bir işletmenin sağlığıyla ilgili raporlar yalnızca nakit akışına, tahakkuk eden faize, bilançolara ve gelire bakmaz. E-Ticaret organizasyonunuzun yıl boyunca nasıl performans gösterdiği hakkında iyi bir fikir edinmek için işletme faaliyetlerinizde bakmak istediğiniz birçok faktör vardır.

Bu karmaşık olabilir ve harcamalar, cari borçlar, uzun vadeli borçlar ve kiralama yükümlülükleri (yerlerinizden herhangi biri kiralanmışsa) gibi şeyleri ve ayrıca satışların temellerini ve diğer kısa vadeli finansal yönleri dikkate almanız gerekir. Kurumunuz.

Şunları dahil etmek isteyeceksiniz:

Envanter raporları

Görüntü kaynağı

E-Ticaret envanteri hakkında raporlama yapmak çok önemlidir ve tedarik zincirinizle ilgili sorunları belirlemenize yardımcı olur. Sonuçta, envanteriniz sattığınız şeydir ve bunun kötü yönetimi yalnızca gelirde düşüşe neden olmakla kalmaz, aynı zamanda marka itibarınızı da zedeler.

Kapsadığınızdan emin olun:

Eldeki stok. Üç aylık envanter raporlarınızın belki de en önemlisi, bu size şu anda depolarınızda veya fiziksel mağazalarınızda tam olarak kaç birim ürün tuttuğunuzu söyler. Ayrıca, yapmak istediğiniz kısa vadeli finansal tahminlere veya planlara yardımcı olması gereken bu SKU'ların toplam değerini de söylemelidir.
Az stok. Herhangi bir ürününüz biterse, insanlar rakiplerinize giderken para ve müşteri kaybedebilirsiniz. Üç aylık raporunuzun bir bölümünün düşük stoklu ürünlere odaklanması, stok belirli bir noktaya ulaştığında yeniden sıralama tetikleyicileri ayarlayabileceğiniz anlamına gelir. Bu, gelecekteki siparişleri artırabilmeniz ve olası kesintileri önleyebilmeniz için hangi ürünlerin düzenli olarak azaldığına ilişkin kalıpları belirlemenize yardımcı olabilir.
Ürün performansı. Farklı ürünlerin nasıl performans gösterdiğini izlemek, gelecekteki siparişleri tahmin etmek ve planlamak için çok önemlidir. Neyin iyi sattığını ve neyin olmadığını bilmenizi sağlar ve mevsimsel kalıpları tanımlayabilir, böylece buna göre plan yapabilir ve eski stokun amortismanını göz önünde bulundurabilirsiniz.

Perakende satış raporları

Görüntü kaynağı

Satışlar, geliri ve karlılığı yönlendirir. Bu nedenle, üç aylık raporunuzun bir kısmı, satışların ne kadar iyi performans gösterdiğine odaklanmalıdır. Ayrıca alacak cironuzu da (krediyle yapılan satışlar için ne kadar hızlı ödeme aldığınızı) dikkate almanız gerekir.

Şunları eklemeyi unutmayın:

Bir satış özeti. Raporunuzda bazı kesin ayrıntıları görmek isteseniz de, size genel bir bakış sağlamak için bir bakışta rakamlara da ihtiyacınız var. Satış özetiniz, toplam net satışlarınızın yanı sıra belirli bir dönemde toplam gelirinizin ne olduğunu görmenizi sağlar. Bu, önceki yılın aynı dönemi ile karşılaştırma yapmanızı sağlar ve orta ve uzun vadeli planlamaya yardımcı olabilir.
Ürün ve ürün tipine göre satış raporu. Geniş bir ürün yelpazeniz varsa, satış büyümesinin nasıl gittiğine dair daha fazla ayrıntı istiyorsunuz. Raporun bu bölümü, hangi ürünlerin iyi sattığını ve hangilerinin satmadığını görmenizi sağlar. Ayrıca, belirli ürün kategorilerinin iyi performans gösterip göstermediğini (veya kötü performans gösterdiğini) belirlemenizi sağlar.
Müşteri veya müşteri grubu bazında satış raporu. Bu bölüm, en yüksek AOV (ortalama sipariş değeri) ve CLV'ye (müşteri yaşam boyu değeri) sahip müşterileri belirleyerek, onları özel teklifler ve sadakat ödülleri ile hedeflemenize olanak tanır. Ayrıca, segmentasyona yardımcı olabilir ve fazladan bir pazarlama çabasına ihtiyaç duyabilecek grupları belirleyebilir.

Müşteri satın alma alışkanlıklarını izleyen davranış raporları

Görüntü kaynağı

Raporlar sadece satış ve stok rakamlarını kontrol etmekle kalmaz, müşterilerinizin sitenizde nasıl davrandığını ve sunduğunuz müşteri deneyimine yanıt olarak nasıl davrandığını kontrol eder. Bu, içerik ve pazarlama girişimlerini planlamanıza ve herhangi bir optimizasyon sorununu belirlemenize yardımcı olabilir.

Aşağıdakilerle ilgili raporları eklemelisiniz:

Cihaza göre oturumlar. İnsanlar sitenize ve/veya Amazon mağazanıza nasıl erişiyor ve alışverişlerini nasıl yapıyor? Bir raporun bu bölümünün ana avantajı, belirli bir cihaz türünde hemen çıkma oranlarının orantısız şekilde yüksek olup olmadığını görmenize yardımcı olabilmesidir. Eğer öyleyse, bu, düzeltmeniz gereken optimizasyon sorunlarınız olabileceğini gösterir.
En iyi çevrimiçi mağaza aramaları. Sitenizin arama aracı, güçlü dönüşüm oranlarının ayrılmaz bir parçasıdır. Ne kadar iyi performans gösterdiğini görerek, (varsa) hangi değişikliklerin yapılması gerektiğini belirleyebilir ve eşleşme sağlamayan ve dolayısıyla hemen çıkma oranınızı etkileyen tüm aramaları belirleyebilirsiniz. Eşleşmeyen arama oranınız yüksekse, muhtemelen daha iyi bir arama sistemine ihtiyacınız vardır.

Kar marjları ve finans raporları

Görüntü kaynağı

Bu, raporunuzun yalnızca CFO'nuz için değil, bir bütün olarak şirket için önemli olan kısmıdır. İşletmenizin mali açıdan istikrarlı olduğunu ve kâr elde ettiğini bilmek, güvenle ilerlemenize olanak tanır. Bu, gelir vergisi ve diğer aidatlar için yıllık beyannameleriniz gibi şeyler söz konusu olduğunda da önemlidir.

Dahil ettiğinizden emin olun:

Kar marjları raporu. Ürünlerdeki kar marjlarını bilmek, pazarlama ve reklam harcamalarınıza odaklanmanıza yardımcı olabilir. Az kâr sağlayan ürünlere büyük meblağlar harcamanın pek bir anlamı yoktur. Raporun bu kısmı aynı zamanda çok satan ancak küçük kar marjları olan ürünleri de belirleyebilir, böylece onları aynı zamanda satmayan yüksek marjlı ürünleri tanıtmak için tekliflerde eşleştirebilirsiniz.
Bir mali özet raporu. Satış özetinizde olduğu gibi, bu, kullandığınız herhangi bir muhasebe paketine aktarılabilen, kolayca sindirilebilir bir genel bakış sağlar. Raporun bu bölümü, satışlar, dış ödemeler, yükümlülükler, net geliriniz ve çeyreğe ilişkin brüt kârlar dahil olmak üzere, çeyreğin farklı finansal yönleri hakkında size bir fikir verebilir.

Net gelire alternatif olarak FAVÖK (faiz, vergi, amortisman ve amortisman öncesi kazanç) gibi GAAP dışı finansal ölçülere de bakmak isteyebilirsiniz.

Göz önünde bulundurulması gereken diğer bir faktör, tazminat giderleridir, yani maaşlar, işe alım maliyetleri ve yıllık karlılığı etkileyebilecek diğer şeyler.

Perakende Raporlama En İyi Uygulamaları

En iyi uygulamalar üzerine. İstediğiniz son şey, doğru bir çeyrek sonu raporu için gereken verileri bir araya getirmek için çok sayıda not ve kaynak arasında geçiş yapmaktır. Neyse ki, bu ipuçlarını takip etmek raporunuzu hazırlamayı çok daha az zahmetli ve yönetimi daha kolay hale getirecektir.

POS ve envanter yönetiminizi senkronize tutun

Görüntü kaynağı

Ne sattığınızı, stokta bulunanlarla ilgili olarak doğru bir şekilde takip etmek, yalnızca raporunuz için değil, genel işiniz için de çok önemlidir. İyi bir çok kanallı envanter yönetimi yazılım paketi, POS kayıtlarınızla bağlantı kurabilir.

Entegre verilere kolay erişime sahip olduğunuzda ve neyin satıldığını ve neyin kaldığını görebildiğinizde, yeniden sipariş verme sürecinde de yardımcı olur. Bu, envanter yönetiminizin genel verimliliğini artırır ve fazla ve eksik stok senaryolarını önler.

Kendinizi esnek bir perakende analitik çözümüyle donatın

Her türlü raporu derlemek için verileri toplamanız gerekir, ancak bu veriler, Affise tarafından sağlananlar gibi güvenilir bir analitik çözümü olmayan bir sayı listesi olabilir . İstediğiniz alanlara odaklanabilmeniz için segmentasyon ve raporlamayı özelleştirmenize olanak tanıyan bir çözüm seçin. Verilere farklı açılardan bakmak size daha anlayışlı bakış açıları sağlayacaktır.

Bulut seçeneklerini arayın

Tüm verilerinizi (ve raporlarınızı) ofis tabanlı sistemlerde bulundurmak artık yeterince iyi değil. Bulut tabanlı bir çözümü tercih etmek, nerede olursanız olun önemli verilere erişebileceğiniz anlamına gelir ve ofis dışındayken veya birden fazla konumunuz olduğunda eyleme geçirilebilir kararlar almanıza ve raporlar derlemenize olanak tanır.

Bir e-Ticaret Çeyrek Sonu Raporu Nasıl Oluşturulur

Şimdi, kapsamlı bir çeyrek sonu raporu için neyin gerekli olduğunu biliyorsunuz, ancak bu sizin ilkinizse, onu nasıl oluşturacaksınız?

1. Mali ve yönetim raporları hazırlayın

Görüntü kaynağı

Otomasyon ve iyi sistemler bunu daha basit hale getirebilse de, bunun basit bir süreç olduğunu iddia etmenin bir anlamı yok. Sunmak istediğiniz verilerin raporunuza eklenmeden önce konsolide edilmesi gerekir ve bu özellikle birden fazla konumu olan ve hatta farklı para birimleriyle çalışabilen daha büyük kuruluşlar için geçerlidir.

Herhangi bir kuruluşta satış ve pazarlama, personel, hesaplar ve daha fazlası gibi farklı departmanlarınız olabilir. Her birinden gelen verileri bir araya getirmek büyük bir zorluktur ve ideal olarak bulutta bulunan tek bir merkezi veritabanında verileri birleştirmek için (sadece raporlar için değil) devam eden bir süreciniz varsa bu yardımcı olabilir.

Birleştirme girişimleri, daha küçük bir e-ticaret işletmesi için oldukça basit olsa da, daha büyük ve daha karmaşık organizasyonlar söz konusu olduğunda, bu daha zorlayıcıdır. Mevcut sistemleri iyileştirmek maliyetli bir süreç olabilir - ancak uzun vadeli verimlilik ve raporlama söz konusu olduğunda buna değer.

İyi bir rapor için gereken finansal ve operasyonel bilgilerin 360 derecelik bir görünümünü elde etmek ve net geliri veya net zararı göstermek için kolayca entegre olabilen sistemler arayın.

2. Raporların paydaşlara dağıtımını yönetin

Göz önünde bulundurulması gereken bir diğer faktör de raporlarınızı kimlerin göreceğidir. Bazı verilerin çevresinde güvenlik veya uyumluluk sorunları varsa farklı sürümler hazırlamanız gerekebilir.

Her hissedar finansal sağlık kanıtı ve yatırım faaliyetlerinde iyi bir getiri görmek isteyecektir, ancak bu gruptan bazı hassas verileri çıkarmanız gerekebilir. Bu, özellikle bir basın bülteni yayınlarsanız önemlidir.

Bu, iyi bir raporlama sisteminiz varsa kolayca üstesinden gelinebilecek bir engeldir. Böyle bir sistemle, tek bir ilk rapor oluşturabilir, ardından bazı bilgilerin buna göre sansürlendiği veya kaldırıldığı bir paydaş hiyerarşisine sahip olabilirsiniz. Bu, farklı paydaşların farklı ihtiyaçları olduğunda raporlama sürecini basitleştirir.

Bazı işletmeler, raporlarını sunmak için eski moda AGM'leri kullanmak isteyebilir. Ancak bu modern çağda çoğu kişi raporları bulutta barındırılan bir belge, web yayını veya konferans görüşmesi aracılığıyla paylaşmayı seçecektir. Bu tür bir sunum , doğru ekipmana sahip bir SIP ana hat sistemi ile geliştirilebilir.

3. Raporları analiz etmek için araçları ve ipuçlarını kullanın

Görüntü kaynağı

Ayrıca, verileri anlamaları açısından raporunuzu kimin okuduğunu da düşünmelisiniz. Bazıları için bu bir yabancı dil gibi olabilir ve çok sayıda soruları olabilir. OLAP tabanlı raporlama araçları, görüntüleyenlerin verileri farklı şekillerde görmelerini ve birden çok düzeyde filtrelemelerini sağladıklarından çok yardımcı olabilir.

Verilerle ilgili sık sorulan soruları ele almak için raporunuza bir SSS bölümü eklemeye değer olabilir.

Raporlama çözümünüz, son kullanıcıların verilere kolaylıkla daha derinlemesine bakmasına ve neredeyse daha iyi içgörüler sağlayan "alt raporlar" oluşturmalarına izin vermelidir.

Bir raporlama çözümü kullanacaksanız, şu yeteneklere sahip olmalıdır:

Tüm son kullanıcılar için kullanım kolaylığı ve basit bir arayüz.
OLAP yetenekleri.
Detaya inme, detaya inme, veriler arasında ve veriler arasında detaya inme yeteneği.
Tüm izleyiciler için erişilebilir analitik.
Farklı bölümlerin analitik anlık görüntülerini alma yeteneği.

4. İlk çeyrek performans analizini dahil edin

İlk çeyreğinizin performansının analizi de kullanışlı olabilir ve sahip olduğunuz işin türüne ve onu nasıl yürüttüğünüze bağlı olarak bir kıyaslama sağlar. Bu, özellikle trend veya varyans raporları gibi şeyler söz konusu olduğunda, yılın geri kalanında çalışmak için sağlam bir temel sağlayabilir.

Çoğu çözüm bunları sunar, ancak modelinize ve ihtiyaçlarınıza göre özelleştirebilmek istersiniz. Kuruluşunuza uygun karşılaştırmalar yapabilmek için derinliği ve ayrıntı düzeyini seçebilmelisiniz.

İlk çeyreğiniz genellikle özellikle yüksek veya düşük performans gösteriyorsa, bu yılın geri kalanı için dengesiz bir görünüm sunabilir, bu yüzden bunu nasıl kullandığınıza dikkat edin. İlerledikçe, trendler ve farklılıklar gibi alanlardaki kalıplar daha şeffaf ve anlaşılır hale gelebilir.

5. Varyans analizi yapın

Görüntü kaynağı

Büyük olasılıkla, belirli bir çeyreğin nasıl performans göstereceğini düşündüğünüze ilişkin bir tahmin (veya muhtemelen birden fazla) üretmiş olacaksınız. Bu, planlamanızın bir kısmını bilgilendirmiş olacak ve satışlar, gelir, karlar vb. gibi şeyleri içerebilir. Planlamanızın ne kadar başarılı olduğunu görmek için bu tahminleri gerçek sonuçlarınızla karşılaştırabilirsiniz.

Varyans analizinin avantajı, tahmin ve planlama metodolojinizin hangi bölümlerinin doğru olduğunu görmenize izin vermesidir; bu da, ilerledikçe daha da güçlü ve daha doğru planlama ve tahmin oluşturmanıza olanak tanır.

6. Yeniden tahmin senaryoları hazırlayın

Özellikle yeni işletmeler için, planlama ve tahmin, başarı açısından biraz öngörülemez olabilir. Etkili bir raporlama çözümü, tahmine dayalı analitiklerin karmaşıklığını ortadan kaldırmalı ve gerçek sonuçları planladığınızla karşılaştırmayı ve gerektiğinde ayarlamalar yapmayı kolaylaştırmalıdır.

Değişikliklerin gelecekteki sonuçları nasıl etkileyebileceğine bakmak, iyi bir raporlama aracı veya başka bir otomatik çözümle elde edilebilir. Fiyatlandırma seviyelerinizden işinizi nasıl pazarladığınıza kadar her şeyde değişiklikler yapılabilir. Neyin işe yarayıp yaramadığını anlamak, yeniden tahmin sürecinin önemli bir parçasıdır.

7. Yeniden tahmin edilen planınızı dağıtın ve onayı kesinleştirin

Görüntü kaynağı

Raporların yalnızca bilgilendirici olması değil, eyleme geçirilebilir olması da amaçlanmıştır. Bu, bir çeyrek sonu raporuna dayalı olarak alınan herhangi bir kararın, ilgili paydaşların ve karar vericilerin onayını karşılayan net planlara yol açması gerektiği anlamına gelir. Bu, ilgili herkese dağıtılmalıdır.

Gerçek anlamda, insanların yeniden tahmin edilen herhangi bir plandaki rollerini ve hedeflediğiniz sonuçlara ulaşmak için ne yapmaları gerektiğini bilmelerini sağlayın. Ayrıca, raporlarda olduğu gibi, hassas veriler ve güvenlik sorunları söz konusu olduğunda, bir insan hiyerarşisi olabileceğini unutmayın.

8. Puan kartlarını ve gösterge tablolarını kullanarak devam eden sonuçları izleyin

Değişikliklerinizin sonuç verip vermediğini görmek için sadece bir çeyrek sonu raporundan sonra arkanıza yaslanıp bir sonrakine kadar beklemeyeceksiniz. Bu nedenle, giderek daha fazla şirket, sonuçları sürekli olarak izlemek için gösterge tablolarını ve puan kartlarını kullanmayı düşünüyor. Bu, küçük işletmeler için uygun maliyetli ve kullanımı da kolay bir şeydir.

Gösterge tablolarından ve puan tablolarından istediğiniz, odaklanmak istediğiniz KPI'ları belirleme ve oluşturma ve ardından eylemlerinizin bunları nasıl etkilediğini gösteren sürekli karşılaştırmalar oluşturma yeteneğidir. Görselleştirme bunun bir parçasıdır ancak doğru KPI'ları ve diğer verileri görselleştirmediğiniz sürece gereksizdir.

Verilerde boğulmak mı? Affise'in sana yardım etmesine izin ver!

Görüntü kaynağı

Raporlama konusunda yeniyseniz - hatta bir bütün olarak e-ticarette - izlediğiniz ve rapor ettiğiniz tüm verilerden bunalmış hissettiğiniz için affedilebilirsiniz. İşte bu noktada Affise size yardımcı olabilir, gelişmiş ancak sezgisel veri analitiği ve anlaşılması kolay raporlama ile sizi destekler. İzlediğiniz verileri ve bunların raporlarda nasıl sunulacağını özelleştirebilirsiniz.

Affise, ürünlerinizi satmak ve pazarlamak için farklı platformlar kullanabileceğinizi bilir, bu nedenle Google Ads, Facebook for Business ve TikTok for Business gibi mevcut araçları ve platformları entegre etmeyi kolaylaştırır . Ayrıca pasta veya çubuk grafiklerden renkli çizgi grafiklere ve tüm verilerinizi gösteren tablolara kadar size uygun görselleştirmeye olanak tanır.

Affise'in bir diğer büyük avantajı, Affise'deki tüm ilgili bilgileri ve verileri doğrudan Google veya AWS hesaplarınıza götüren, yani tüm kaynaklardan gelen bilgileri tek bir görünümde toplayabileceğiniz Data Fusion gerçek zamanlı veri teslim işlevidir . Entegre edildikten sonra, bu verileri Google Data Studio veya Tableau gibi seçtiğiniz BI aracına aktarabilirsiniz.

Çözüm

Görüntü kaynağı

Üç aylık raporlar, yalnızca belirli bir dönemde nasıl performans gösterdiğinizin anlık görüntüleri değil, aynı zamanda planlamanıza ve harekete geçmenize olanak tanıyan ileriye dönük ifadelerdir. Genişlemeyi veya büyümeyi düşünüyorsanız, amaçlanan finansman faaliyetlerini şekillendirmeli ve geçen yılın aynı dönemindeki performansınızı karşılaştırmanıza izin vermelidirler.

Hissedarlarınız veya sahipleriniz, geri satın alma anlaşmaları gibi önemli kararlar almalarına olanak tanıyan ayrıntılı raporları görmek isteyecektir. Ayrıca, yıllık EPS'lerinin (hisse başına kazanç) alt satırını ve işletme tarafından tutulan net nakit miktarını bilmek isteyeceklerdir. Raporlar, performans pazarlamasına dahil olduğunuz yerlerde de önemlidir, böylece ortaklarınızın ne kadar iyi olduğuna dair bir genel bakış elde edersiniz.

Affise, geçişi basit ve zahmetsiz olan bir e-ticaret platformu sunar . İşlevselliği ve anlayışlı analitiği, yalnızca e-ticaret işinizin günlük işleyişinde değil, aynı zamanda genel müdürünüzün ve diğer üst düzey yöneticilerinizin uzun vadeli iyileştirme için eyleme geçirilebilir veriler elde etmesine olanak tanıyan ayrıntılı raporlar üretmede de büyük bir yardımcı olabilir. verim.