Un guide complet sur la façon de créer un rapport de fin de trimestre sur le commerce électronique
Publié: 2022-03-28Le commerce électronique est une créature fluide, soumise aux fluctuations saisonnières, aux tendances du marché et aux réactions des clients à votre contenu et à vos efforts de marketing. Avec des ventes mondiales de commerce électronique dépassant 4,2 billions de dollars au plus fort de la pandémie en 2020, il est de plus en plus important de garder un œil sur les performances à mesure que le secteur se développe et devient de plus en plus compétitif.
Alors que nous sortons pour la plupart du modèle pandémique, la vente au détail en ligne reste néanmoins le premier choix pour de nombreux consommateurs. Cependant, les fluctuations naturelles et non naturelles signifient qu'il ne suffit pas de surveiller chaque métrique importante sur un exercice complet.
Au lieu de cela, vous devriez regarder vos résultats trimestriels. Le suivi de vos résultats d'exploitation sur des périodes plus courtes vous aide à garder un œil sur les flux de trésorerie et peut également faciliter les relations avec les investisseurs.
Une performance financière solide au cours de l'année est cruciale, mais vous n'avez pas besoin d'avoir autant de succès chaque trimestre (même si ce serait bien). Lorsqu'une entreprise examine ses résultats financiers, il arrive souvent que les premier et deuxième trimestres affichent des performances médiocres, tandis que les résultats des troisième et quatrième trimestres vous mettent bien dans le noir.
De nombreux facteurs affectent les performances financières sur l'ensemble de l'année, notamment l'investissement dans des équipements ou des systèmes, tels que de nouveaux systèmes VoIP pour les petites entreprises . Ainsi, vous devez non seulement examiner les paramètres cruciaux, mais tout ce qui crée des dépenses ou des revenus.
Mais comment décomposer toutes ces mesures importantes et les combiner en quelque chose que les parties prenantes peuvent facilement comprendre ? C'est en fait très simple et pas différent de la création d'un rapport annuel pour votre conseil d'administration. La seule différence est que vous rassemblez les résultats pour une période plus courte. Lisez la suite pour savoir comment procéder.
Les différents types de rapports à inclure dans votre document
Bien sûr, les rapports sur la santé d'une entreprise ne se limitent pas aux flux de trésorerie, aux intérêts courus, aux bilans et aux revenus. Il existe de nombreux facteurs dans vos activités d'exploitation que vous souhaitez examiner pour avoir une bonne idée des performances de votre organisation de commerce électronique au cours de l'année.
Cela peut être compliqué et vous devez prendre en compte des éléments tels que les dépenses, les dettes à court terme, la dette à long terme et les dettes de location (si l'un de vos emplacements est loué), ainsi que les bases des ventes et d'autres aspects financiers à court terme de ton organisation.
Vous voudrez inclure :
Rapports d'inventaire
Source des images
Les rapports sur l'inventaire du commerce électronique sont cruciaux et aident à identifier tout problème avec votre chaîne d'approvisionnement. Après tout, votre inventaire est ce que vous vendez, et une mauvaise gestion de celui-ci peut non seulement entraîner une baisse des revenus, mais également nuire à la réputation de votre marque.
Assurez-vous de couvrir :
- Inventaire à portée de main. Peut-être le plus essentiel de vos rapports d'inventaire trimestriels, il vous indique exactement combien d'unités de produits vous détenez actuellement dans vos entrepôts ou magasins physiques. Il devrait également vous indiquer la valeur totale de ces SKU, ce qui devrait faciliter les prévisions financières à court terme ou les plans que vous souhaitez établir.
- Stock faible. Si vous manquez de produits, vous pourriez perdre de l'argent et des clients car les gens se tournent vers vos concurrents. Le fait qu'une partie de votre rapport trimestriel se concentre sur les articles à faible stock signifie que vous pouvez définir des déclencheurs de réapprovisionnement lorsque le stock atteint un certain point. Cela peut aider à identifier les modèles concernant les produits régulièrement épuisés afin que vous puissiez augmenter les commandes futures et éviter les perturbations potentielles.
- Performances du produit. Le suivi des performances des différents produits est essentiel pour prévoir et planifier les commandes futures. Il vous permet de savoir ce qui se vend bien et ce qui ne se vend pas et peut identifier les tendances saisonnières afin que vous puissiez planifier en conséquence et tenir compte de la dépréciation des anciens stocks.
Rapports sur les ventes au détail
Source des images
Les ventes génèrent des revenus et de la rentabilité. Par conséquent, une partie de votre rapport trimestriel doit se concentrer sur la performance des ventes. Vous devez également prendre en considération le chiffre d'affaires de vos créances (la rapidité avec laquelle vous êtes payé pour toute vente effectuée à crédit).
N'oubliez pas d'inclure :
- Un récapitulatif des ventes. Bien que vous vouliez des détails précis dans votre rapport, vous avez également besoin de chiffres en un coup d'œil pour vous donner un aperçu général. Votre résumé des ventes vous permet de voir quel est votre revenu total sur une période donnée ainsi que vos ventes nettes totales. Cela vous permet de faire des comparaisons avec la même période de l'année précédente et peut aider à la planification à moyen et long terme.
- Rapport de ventes par produit et type de produit. Si vous avez une large gamme de produits, vous voulez plus de détails sur la façon dont la croissance des ventes s'est déroulée. Cette partie du rapport vous permet de voir quels produits se vendent bien et ceux qui ne se vendent pas. Il vous permet également d'identifier si des catégories particulières de produits fonctionnent bien (ou non).
- Rapport de ventes par client ou groupe de clients. Cette section peut identifier les clients avec l'AOV (valeur moyenne des commandes) et la CLV (valeur à vie du client) les plus élevées, vous permettant de les cibler avec des offres spéciales et des récompenses de fidélité. Cela peut également aider à la segmentation et identifier les groupes qui peuvent nécessiter un effort marketing supplémentaire.
Rapports de comportement surveillant les habitudes d'achat des clients
Source des images
Les rapports ne consistent pas seulement à vérifier les chiffres des ventes et des stocks, mais aussi le comportement de vos clients sur votre site et en réponse à l'expérience client que vous offrez. Cela peut vous aider à planifier des initiatives de contenu et de marketing, ainsi qu'à identifier les problèmes d'optimisation.
Vous devez inclure des rapports sur :
- Séances par appareil. Comment les gens accèdent-ils à votre site et/ou boutique Amazon et font-ils leurs achats ? Le principal avantage de cette partie d'un rapport est qu'elle peut vous aider à voir si les taux de rebond sont disproportionnellement plus élevés sur un type d'appareil particulier. Si tel est le cas, cela indique que vous avez peut-être des problèmes d'optimisation à résoudre.
- Top des recherches de boutiques en ligne. L'outil de recherche de votre site fait partie intégrante des taux de conversion élevés. En voyant ses performances, vous pouvez identifier les modifications à apporter (le cas échéant) et identifier les recherches qui ne produisent pas de correspondances et qui affectent ainsi votre taux de rebond. Si vous avez un taux élevé de recherches sans correspondance, vous avez probablement besoin d'un meilleur système de recherche.
Marges bénéficiaires et rapports financiers
Source des images
Il s'agit de la partie de votre rapport qui n'est pas seulement importante pour votre directeur financier, mais aussi pour l'entreprise dans son ensemble. Savoir que votre entreprise est financièrement stable et générer des profits vous permet d'avancer en toute confiance. Cela est également essentiel lorsqu'il s'agit de vos déclarations annuelles d'impôts sur le revenu et autres cotisations.
Assurez-vous d'inclure :
- Un rapport sur les marges bénéficiaires. Connaître les marges bénéficiaires sur les produits peut vous aider à concentrer vos dépenses de marketing et de publicité. Il ne sert à rien de dépenser de grosses sommes sur des produits qui font peu de profit. Cette partie du rapport peut également identifier les produits qui se vendent beaucoup mais qui ont de faibles marges bénéficiaires afin que vous puissiez les associer à des offres pour promouvoir des produits à marges élevées qui ne se vendent pas aussi bien.
- Un rapport de synthèse sur les finances. Comme pour votre résumé des ventes, cela fournit un aperçu facile à digérer qui peut être exporté vers n'importe quel progiciel de comptabilité que vous utilisez. Cette partie du rapport peut vous donner une idée des différents aspects financiers du trimestre, y compris les ventes, les décaissements, les passifs, votre revenu net et vos bénéfices bruts pour le trimestre.
Vous pouvez également envisager des mesures financières non conformes aux PCGR telles que l'EBITDA (bénéfice avant intérêts, impôts, dépréciation et amortissement) comme alternative au bénéfice net.
Un autre facteur qui doit être pris en compte est les dépenses de rémunération, c'est-à-dire les salaires, les frais de recrutement et d'autres éléments pouvant affecter la rentabilité annuelle.
Meilleures pratiques en matière de rapports sur le commerce de détail
Sur les meilleures pratiques. La dernière chose que vous souhaitez est de parcourir de nombreuses notes et sources pour rassembler les données nécessaires à un rapport de fin de trimestre précis. Heureusement pour vous, suivre ces conseils rendra la production de votre rapport beaucoup moins laborieuse et plus facile à gérer.
Gardez votre point de vente et votre gestion des stocks synchronisés
Source des images
Garder une trace précise de ce que vous vendez par rapport à ce que vous avez en stock est essentiel, non seulement pour votre rapport, mais aussi pour votre entreprise dans son ensemble. Un bon progiciel de gestion des stocks multicanal peut établir un lien avec vos enregistrements de point de vente.
Lorsque vous avez un accès facile aux données intégrées et que vous pouvez voir ce qui est vendu et ce qui reste, cela facilite également le processus de réapprovisionnement. Cela améliore l'efficacité globale de votre gestion des stocks et évite les scénarios de surstockage et de sous-stockage.
Armez-vous d'une solution flexible d'analyse commerciale
Pour compiler n'importe quel type de rapport, vous devez récolter des données, mais ces données peuvent n'être qu'une liste de chiffres sans une solution d'analyse fiable telle que celle fournie par Affise . Choisissez une solution qui vous permet de personnaliser la segmentation et les rapports afin que vous puissiez vous concentrer sur les domaines que vous souhaitez. Regarder les données sous différents angles vous donnera des perspectives plus perspicaces.
Rechercher des options cloud
Il ne suffit plus d'avoir toutes vos données (et rapports) sur des systèmes de bureau. Opter pour une solution basée sur le cloud signifie que vous pouvez accéder à des données cruciales où que vous soyez, ce qui vous permet de prendre des décisions exploitables et de compiler des rapports lorsque vous n'êtes pas au bureau ou que vous avez plusieurs emplacements.
Comment créer un rapport de fin de trimestre sur le commerce électronique
Donc, vous savez maintenant ce qui est nécessaire pour un rapport de fin de trimestre perspicace, mais s'il s'agit de votre premier, comment procédez-vous pour le créer ?
1. Préparer les rapports financiers et de gestion
Source des images
Il ne sert à rien de prétendre qu'il s'agit d'un processus simple, bien que l'automatisation et de bons systèmes puissent le rendre plus simple. Les données que vous souhaitez présenter doivent être consolidées avant d'être ajoutées à votre rapport, et cela est particulièrement vrai pour les grandes organisations qui ont plusieurs emplacements et peuvent même travailler avec des devises différentes.
Au sein d'une organisation, vous aurez probablement différents départements, tels que les ventes et le marketing, le personnel, les comptes, etc. Rassembler les données de chacun est un défi majeur, et cela peut aider si vous avez un processus continu (pas seulement pour les rapports) de consolidation des données au sein d'une base de données centrale, idéalement située dans le cloud.
Alors que les tentatives de consolidation peuvent être assez simples pour une petite entreprise de commerce électronique, c'est plus délicat lorsqu'il s'agit d'organisations plus grandes et plus complexes. L'amélioration des systèmes existants peut être un processus coûteux, mais qui en vaut la peine en termes d'efficacité à long terme et de reporting.
Recherchez des systèmes qui s'intègrent facilement afin d'obtenir une vue à 360 degrés des informations financières et opérationnelles nécessaires pour un bon rapport et pour afficher un revenu net ou une perte nette.
2. Gérer la distribution des rapports aux parties prenantes
Un autre facteur à considérer est qui va voir vos rapports. Vous devrez peut-être préparer différentes versions s'il existe des problèmes de sécurité ou de conformité concernant certaines données.
Chaque actionnaire voudra voir une preuve de sa santé financière et un bon retour sur ses activités d'investissement, mais vous devrez peut-être omettre certaines données sensibles de ce groupe. Ceci est particulièrement important si vous publiez un communiqué de presse.
Il s'agit d'un obstacle facile à surmonter si vous disposez d'un bon système de signalement. Avec un tel système, vous pouvez générer un seul rapport initial puis avoir une hiérarchie des parties prenantes où certaines informations sont censurées ou supprimées en fonction de cela. Cela simplifie le processus de reporting lorsque différentes parties prenantes ont des besoins différents.
Certaines entreprises voudront peut-être utiliser les assemblées générales à l'ancienne pour présenter leurs rapports. À l'ère moderne, cependant, la plupart choisiront de partager des rapports via un document hébergé dans le cloud, une diffusion Web ou une conférence téléphonique. Ce type de présentation peut être amélioré par un système de tronc SIP avec le bon équipement.
3. Utiliser des outils et des astuces pour analyser les rapports
Source des images
Vous devez également penser à qui lit votre rapport du point de vue de la compréhension des données. Pour certains, cela pourrait être comme une langue étrangère, et ils pourraient avoir de nombreuses questions. Les outils de création de rapports basés sur OLAP peuvent être d'une grande aide car ils permettent aux utilisateurs de voir les données de différentes manières et de les filtrer à plusieurs niveaux.
Il peut être utile d'ajouter une section FAQ à votre rapport pour répondre aux questions fréquemment posées concernant les données.
Votre solution de création de rapports doit permettre aux utilisateurs finaux d'approfondir facilement les données, leur permettant presque de générer des « sous-rapports » qui donnent de meilleures informations.
Si vous envisagez d'utiliser une solution de création de rapports, celle-ci doit disposer des fonctionnalités suivantes :
- Facilité d'utilisation pour tous les utilisateurs finaux et une interface simple.
- Capacités OLAP.
- La possibilité d'explorer vers le haut, vers le bas, à travers et à travers les données.
- Des analyses accessibles pour tous les téléspectateurs.
- La possibilité de prendre des instantanés analytiques de différentes sections.
4. Inclure l'analyse des performances du premier trimestre
L'analyse des performances de votre premier trimestre peut également être utile, fournissant une référence en fonction du type d'entreprise que vous avez et de la façon dont vous la gérez. Cela peut fournir une base solide sur laquelle travailler pour le reste de l'année, en particulier lorsqu'il s'agit de choses telles que les rapports sur les tendances ou les écarts.
La plupart des solutions les proposent, mais vous souhaitez pouvoir les personnaliser en fonction de votre modèle et de vos besoins. Vous devez être en mesure de choisir la profondeur et le niveau de détail afin de pouvoir effectuer des comparaisons adaptées à votre organisation.
Si votre premier trimestre est généralement particulièrement performant ou faible, cela peut offrir une vue déséquilibrée pour le reste de l'année, alors faites attention à la façon dont vous l'utilisez. Au fur et à mesure que vous avancez, les modèles dans des domaines tels que les tendances et la variance peuvent devenir plus transparents et compréhensibles.
5. Effectuer une analyse des écarts
Source des images
Il est probable que vous ayez produit une prévision (ou probablement plus d'une) sur la façon dont vous pensez qu'un certain trimestre se produira. Cela aura éclairé une partie de votre planification et pourrait inclure des éléments tels que les ventes, les revenus, les bénéfices, etc. Vous pouvez comparer ces prévisions avec vos résultats réels pour voir dans quelle mesure votre planification s'est bien déroulée.
L'avantage de l'analyse des écarts est qu'elle vous permet de voir quelles parties de votre méthodologie de prévision et de planification étaient exactes, ce qui vous permet, espérons-le, de créer une planification et des prévisions encore plus solides et plus précises à mesure que vous avancez.
6. Préparer des scénarios de re-prévision
Surtout pour les nouvelles entreprises, la planification et les prévisions peuvent être un peu imprévisibles en termes de succès. Une solution de reporting efficace doit simplifier l'analyse prédictive et simplifier la comparaison des résultats réels avec ce que vous avez prévu et apporter des ajustements si nécessaire.
Il est possible d'examiner comment les changements pourraient affecter les résultats futurs avec un bon outil de reporting ou une autre solution automatisée. Des changements peuvent être apportés à tout, de vos niveaux de prix à la façon dont vous commercialisez votre entreprise. Reconnaître ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas est une partie importante du processus de révision des prévisions.
7. Distribuez votre plan révisé et finalisez l'approbation
Source des images
Les rapports sont censés être non seulement informatifs, mais exploitables. Cela signifie que toute décision prise sur la base d'un rapport de fin de trimestre doit conduire à des plans clairs qui rencontrent l'approbation des parties prenantes et des décideurs concernés. Celui-ci doit être distribué à toutes les personnes concernées.
En termes réels, assurez-vous que les gens connaissent leur rôle dans tout plan révisé et ce qu'ils doivent faire pour atteindre les résultats que vous visez. Sachez également que, comme pour les rapports, il peut y avoir une hiérarchie de personnes en ce qui concerne les données sensibles et les problèmes de sécurité.
8. Suivez les résultats en cours à l'aide de tableaux de bord et de tableaux de bord
Vous n'allez pas simplement vous asseoir après un rapport de fin de trimestre et attendre le suivant pour voir si vos changements produisent des résultats. C'est pourquoi de plus en plus d'entreprises envisagent d'utiliser des tableaux de bord et des tableaux de bord pour surveiller les résultats de manière continue. C'est quelque chose qui est abordable pour les petites entreprises et qui est également facile à utiliser.
Ce que vous attendez des tableaux de bord et des tableaux de bord, c'est la capacité d'identifier et de générer les KPI sur lesquels vous souhaitez vous concentrer, puis de créer des comparaisons continues qui illustrent comment vos actions les affectent. La visualisation en fait partie, mais elle est redondante à moins que vous ne visualisiez les bons KPI et autres données.
Noyé sous les données ? Laissez Affise vous aider !
Source des images
Si vous débutez dans les rapports - ou même dans le commerce électronique dans son ensemble - vous pourriez être pardonné de vous sentir submergé par toutes les données que vous suivez et rapportez. C'est là qu'Afmise peut vous aider, en vous aidant avec des analyses de données avancées mais intuitives et des rapports simples à comprendre. Vous pouvez personnaliser les données que vous suivez et la manière dont elles sont présentées dans les rapports.
Affise reconnaît que vous pouvez utiliser différentes plates-formes pour vendre et commercialiser vos produits, ce qui facilite l'intégration d'outils et de plates-formes existants tels que Google Ads, Facebook for Business et TikTok for Business. Il permet également une visualisation qui vous convient, des graphiques à secteurs ou à barres aux graphiques linéaires colorés et aux tableaux qui affichent toutes vos données.
Un autre grand avantage d'Afmise est sa fonction de livraison de données en temps réel Data Fusion , qui transmet toutes les informations et données pertinentes d'Affise directement à vos comptes Google ou AWS, ce qui signifie que vous pouvez rassembler des informations de toutes les sources dans une seule vue. Une fois intégrées, vous pouvez ensuite exporter ces données vers l'outil BI de votre choix, comme Google Data Studio ou Tableau.
Conclusion
Source des images
Les rapports trimestriels ne sont pas seulement des instantanés de vos performances au cours d'une période donnée, mais aussi des déclarations prospectives qui vous permettent de planifier et d'agir. Ils devraient façonner toutes les activités de financement envisagées si vous envisagez une expansion ou une croissance et vous permettre de comparer vos performances par rapport à la même période l'an dernier.
Vos actionnaires ou propriétaires voudront voir des rapports détaillés qui leur permettent de prendre des décisions importantes comme des accords de rachat. Ils voudront également connaître le résultat net de leur BPA annuel (bénéfice par action) et la trésorerie nette détenue par l'entreprise. Les rapports sont également importants lorsque vous êtes impliqué dans le marketing à la performance afin d'avoir un aperçu de la qualité de vos partenaires.
Affise propose une plateforme de commerce électronique simple et facile à migrer vers . Sa fonctionnalité et ses analyses perspicaces peuvent être d'une grande aide, non seulement dans le fonctionnement quotidien de votre entreprise de commerce électronique, mais aussi dans la production de rapports détaillés qui permettent à votre directeur général et aux autres dirigeants de la suite C d'obtenir des données exploitables pour améliorer à long terme performance.