Un ghid cuprinzător despre cum să creați un raport de sfârșit de trimestru pentru comerțul electronic
Publicat: 2022-03-28Comerțul electronic este o creatură fluidă, supusă fluctuațiilor sezoniere, tendințelor pieței și reacțiilor clienților la conținutul și eforturile dvs. de marketing. Cu vânzările globale de comerț electronic care depășesc 4,2 trilioane de dolari în apogeul pandemiei în 2020, monitorizarea performanței este din ce în ce mai importantă pe măsură ce sectorul se extinde și devine din ce în ce mai competitiv.
Deși în mare parte ieșim din modelul pandemic, comerțul cu amănuntul online rămâne totuși prima alegere pentru mulți consumatori. Cu toate acestea, fluctuațiile naturale și nenaturale înseamnă că nu este suficient să monitorizați fiecare măsură importantă pe parcursul întregului an fiscal.
În schimb, ar trebui să vă uitați la rezultatele trimestriale. Urmărirea rezultatelor operaționale pe perioade mai scurte vă ajută să urmăriți fluxul de numerar și vă poate ajuta și în relațiile cu investitorii.
O performanță financiară solidă pe parcursul anului este crucială, dar nu trebuie să ai la fel de succes în fiecare trimestru (deși ar fi bine). Atunci când o afacere își examinează rezultatele financiare, se întâmplă adesea ca primul și al doilea trimestru să arate performanțe slabe, în timp ce rezultatele din trimestrul trei și al patrulea vă pun bine pe negru.
Mulți factori afectează performanța financiară pe parcursul întregului an, inclusiv investițiile în echipamente sau sisteme, cum ar fi noi sisteme VoIP pentru întreprinderile mici . Deci, nu trebuie să vă uitați doar la valorile esențiale, ci și la orice lucru care creează cheltuieli sau venituri.
Dar cum defalci toate aceste valori importante și le combini în ceva ce părțile interesate pot înțelege cu ușurință? De fapt, este foarte simplu și nu este diferit de crearea unui raport anual pentru consiliul de administrație. Singura diferență este că colectați rezultatele pentru o perioadă mai scurtă. Citiți mai departe pentru a afla cum să faceți acest lucru.
Diferitele tipuri de rapoarte care trebuie incluse în documentul dvs
Desigur, rapoartele privind starea de sănătate a unei afaceri nu privesc doar fluxul de numerar, dobânda acumulată, bilanțurile și veniturile. Există mulți factori în activitățile dvs. de operare pe care doriți să vă uitați pentru a vă face o idee bună despre performanța organizației dvs. de comerț electronic pe parcursul anului.
Acest lucru poate fi complicat și trebuie să luați în considerare lucruri precum cheltuielile, datorii curente, datoria pe termen lung și datorii de leasing (dacă oricare dintre locațiile dvs. sunt închiriate), precum și elementele de bază ale vânzărilor și alte aspecte financiare pe termen scurt ale organizația dumneavoastră.
Veți dori să includeți:
Rapoarte de inventar
Sursa imaginii
Raportarea inventarului de comerț electronic este crucială și ajută la identificarea oricăror probleme cu lanțul dvs. de aprovizionare. La urma urmei, inventarul dvs. este ceea ce vindeți, iar gestionarea defectuoasă a acestuia nu poate doar să provoace o scădere a veniturilor, ci să vă dăuneze reputației mărcii.
Asigurați-vă că acoperiți:
- Inventar la îndemână. Poate cel mai esențial dintre rapoartele dvs. trimestriale de inventar, acesta vă spune exact câte unități de produse dețineți în prezent în depozitele sau magazinele fizice. De asemenea, ar trebui să vă spună valoarea totală a acestor SKU, care ar trebui să vă ajute cu orice previziuni sau planuri financiare pe termen scurt pe care doriți să le faceți.
- Stoc redus. Dacă rămâneți fără produse, puteți pierde bani și clienți pe măsură ce oamenii merg la concurenții dvs. Având o parte din raportul dvs. trimestrial concentrat pe articolele cu stoc redus înseamnă că puteți seta declanșatoare de reordonare pentru atunci când stocul atinge un anumit punct. Acest lucru poate ajuta la identificarea tiparelor privind produsele care sunt în mod regulat scăzute, astfel încât să puteți crește comenzile viitoare și să evitați potențialele întreruperi.
- Performanța produsului. Urmărirea performanțelor diferitelor produse este esențială pentru prognoza și planificarea comenzilor viitoare. Vă permite să știți ce se vinde bine și ce nu și poate identifica modele sezoniere, astfel încât să puteți planifica în consecință și să luați în considerare deprecierea stocurilor vechi.
Rapoarte de vânzări cu amănuntul
Sursa imaginii
Vânzările generează venituri și profitabilitate. Prin urmare, o parte a raportului dvs. trimestrial trebuie să se concentreze pe cât de bine au funcționat vânzările. De asemenea, trebuie să luați în considerare cifra de afaceri a creanțelor (cât de repede sunteți plătit pentru orice vânzări efectuate pe credit).
Nu uitați să includeți:
- Un rezumat al vânzărilor. Deși doriți câteva detalii precise în raportul dvs., aveți nevoie și de cifre dintr-o privire pentru a vă oferi o imagine generală. Rezumatul vânzărilor vă permite să vedeți care este venitul dvs. total într-o anumită perioadă, precum și vânzările nete totale. Acest lucru vă permite să faceți comparații cu aceeași perioadă a anului precedent și vă poate ajuta la planificarea pe termen mediu și lung.
- Raport de vânzări pe produs și tip de produs. Dacă aveți o gamă extinsă de produse, doriți mai multe detalii despre cum a evoluat creșterea vânzărilor. Această parte a raportului vă permite să vedeți ce produse se vând bine și ce nu. De asemenea, vă permite să identificați dacă anumite categorii de produse au performanțe bune (sau nu).
- Raport de vânzări per client sau grup de clienți. Această secțiune poate identifica clienții cu cea mai mare AOV (valoarea medie a comenzii) și CLV (valoarea de viață a clientului), permițându-i să-i vizați cu oferte speciale și recompense de fidelitate. De asemenea, poate ajuta la segmentare și la identificarea grupurilor care ar putea avea nevoie de un efort de marketing suplimentar.
Rapoartele de comportament care monitorizează obiceiurile de cumpărare ale clienților
Sursa imaginii
Rapoartele nu sunt doar despre verificarea cifrelor de vânzări și stoc, ci despre modul în care clienții dvs. se comportă pe site-ul dvs. și ca răspuns la experiența clienților pe care o oferiți. Acest lucru vă poate ajuta să planificați inițiativele de conținut și de marketing, precum și să identificați orice probleme de optimizare.
Ar trebui să includeți rapoarte despre:
- Sesiuni pe dispozitiv. Cum accesează oamenii site-ul dvs. și/sau magazinul Amazon și își fac achizițiile? Principalul avantaj al acestei părți a unui raport este că vă poate ajuta să vedeți dacă ratele de respingere sunt disproporționat mai mari pe un anumit tip de dispozitiv. Dacă da, acest lucru indică că este posibil să aveți probleme de optimizare de remediat.
- Top căutări în magazine online. Instrumentul de căutare al site-ului dvs. este parte integrantă a ratelor de conversie puternice. Văzând cât de bine funcționează, puteți identifica cu exactitate ce modificări trebuie făcute (dacă există) și puteți identifica căutările care nu produc potriviri și, astfel, vă afectează rata de respingere. Dacă aveți un raport mare de căutări nepotrivite, probabil că aveți nevoie de un sistem de căutare mai bun.
Marje de profit și rapoarte financiare
Sursa imaginii
Aceasta este partea din raportul dvs. care este importantă nu numai pentru directorul financiar, ci și pentru companie în ansamblu. Știind că afacerea dvs. este stabilă financiar și generarea de profituri vă permite să mergeți mai departe cu încredere. Acest lucru este, de asemenea, esențial atunci când vine vorba de lucruri cum ar fi depunerea anuală a impozitelor pe venit și alte taxe.
Asigurați-vă că includeți:
- Un raport privind marjele de profit. Cunoașterea marjelor de profit pe produse vă poate ajuta să vă concentrați cheltuielile de marketing și publicitate. Nu are rost să cheltuiești sume mari pe produse care fac profit puțin. Această parte a raportului poate identifica și produsele care se vând foarte mult, dar au marje de profit mici, astfel încât să le puteți asocia în oferte pentru a promova produse cu marje mari care nu se vând la fel de bine.
- Un raport de sinteză financiară. Ca și în cazul rezumatului vânzărilor, acesta oferă o imagine de ansamblu ușor de digerat, care poate fi exportată în orice pachet de contabilitate pe care îl utilizați. Această parte a raportului vă poate oferi o idee despre diferitele aspecte financiare ale trimestrului, inclusiv vânzări, plăți externe, pasive, venitul net și profitul brut pentru trimestrul.
De asemenea, poate doriți să vă uitați la măsuri financiare non-GAAP, cum ar fi EBITDA (câștiguri înainte de dobândă, impozite, depreciere și amortizare) ca o alternativă la venitul net.
Un alt factor care trebuie luat în considerare sunt cheltuielile de compensare, adică salariile, costurile de recrutare și alte lucruri care pot afecta profitabilitatea anuală.
Cele mai bune practici de raportare cu amănuntul
Pe cele mai bune practici. Ultimul lucru pe care-l dorești este să răzbați între o mulțime de note și surse pentru a aduna datele necesare pentru un raport precis de sfârșit de trimestru. Din fericire pentru dvs., urmați aceste sfaturi va face ca elaborarea raportului dvs. să fie mult mai puțin laborioasă și mai ușor de gestionat.
Păstrați-vă POS-ul și gestionarea stocurilor sincronizate
Sursa imaginii
Urmărirea cu acuratețe a ceea ce vindeți în raport cu ceea ce aveți în stoc este esențială, nu numai pentru raportul dvs., ci și pentru afacerea dvs. generală. Un pachet software bun de gestionare a stocurilor multicanal se poate conecta cu înregistrările dvs. POS.
Când aveți acces ușor la datele integrate și puteți vedea ce este vândut și ce rămâne, vă ajută și la procesul de recomandare. Acest lucru îmbunătățește eficiența generală a gestionării stocurilor și evită scenariile de supra- sau sub stoc.
Înarmați-vă cu o soluție flexibilă de analiză a retailului
Pentru a compila orice fel de raport, trebuie să colectați date, dar acele date pot fi doar o listă de numere fără o soluție de analiză fiabilă, cum ar fi cea oferită de Affise . Alegeți o soluție care vă permite să personalizați segmentarea și raportarea, astfel încât să vă puteți concentra asupra zonelor dorite. Privirea datelor din diferite unghiuri vă va oferi perspective mai perspicace.
Căutați opțiuni de cloud
Nu mai este suficient să aveți toate datele (și rapoartele) pe sisteme bazate pe birou. Optarea pentru o soluție bazată pe cloud înseamnă că puteți accesa date esențiale indiferent unde vă aflați, permițându-vă să luați decizii utile și să compilați rapoarte atunci când sunteți departe de la birou sau aveți mai multe locații.
Cum să creați un raport de sfârșit de trimestru de comerț electronic
Deci, acum știți ce este necesar pentru un raport perspicace de sfârșit de trimestru, dar dacă este primul dvs., cum procedați pentru al crea?
1. Întocmește rapoarte financiare și de management
Sursa imaginii
Nu are rost să pretinzi că acesta este un proces simplu, deși automatizarea și sistemele bune îl pot face mai simplu. Datele pe care doriți să le prezentați trebuie să fie consolidate înainte de a fi adăugate în raportul dvs., iar acest lucru este valabil mai ales pentru organizațiile mai mari care au mai multe locații și pot chiar să funcționeze cu diferite valute.
În cadrul oricărei organizații, probabil că veți avea diferite departamente, cum ar fi vânzări și marketing, personal, conturi și multe altele. Adunarea datelor de la fiecare este o provocare majoră și poate ajuta dacă aveți un proces continuu (nu doar pentru rapoarte) de consolidare a datelor într-o bază de date centrală, situată ideal în cloud.
În timp ce încercările de consolidare pot fi destul de simple pentru o afacere de comerț electronic mai mică, este mai dificilă atunci când vine vorba de organizații mai mari și mai complexe. Îmbunătățirea sistemelor existente poate fi un proces costisitor, dar unul care merită atunci când vine vorba de eficiență și raportare pe termen lung.
Căutați sisteme care se integrează ușor, astfel încât să obțineți o vedere la 360 de grade a informațiilor financiare și operaționale necesare pentru un raport bun și pentru a afișa venitul net sau o pierdere netă.
2. Gestionați distribuirea rapoartelor către părțile interesate
Un alt factor de luat în considerare este cine vă va vedea rapoartele. Poate fi necesar să pregătiți versiuni diferite dacă există probleme de securitate sau de conformitate în jurul unora dintre date.
Fiecare acționar va dori să vadă dovada sănătății financiare și o rentabilitate bună a activităților lor de investiții, dar poate fi necesar să omiteți unele date sensibile din acel grup. Acest lucru este important mai ales dacă emiteți un comunicat de presă.
Acesta este un obstacol care poate fi depășit cu ușurință dacă aveți un sistem de raportare bun. Cu un astfel de sistem, puteți genera un singur raport inițial, apoi aveți o ierarhie a părților interesate în care unele informații sunt cenzurate sau eliminate în funcție de aceasta. Acest lucru simplifică procesul de raportare atunci când diferite părți interesate au nevoi diferite.
Unele companii ar putea dori să folosească AGA de modă veche pentru a-și prezenta rapoartele. În această eră modernă, totuși, cei mai mulți vor alege să partajeze rapoarte printr-un document găzduit în cloud, un webcast sau un apel conferință. Acest tip de prezentare poate fi îmbunătățit de un sistem trunk SIP cu echipamentul potrivit.
3. Utilizați instrumente și sfaturi pentru a analiza rapoartele
Sursa imaginii
De asemenea, trebuie să vă gândiți cine vă citește raportul din perspectiva înțelegerii datelor. Pentru unii, aceasta ar putea fi ca o limbă străină și ar putea avea numeroase întrebări. Instrumentele de raportare bazate pe OLAP pot fi de mare ajutor, deoarece le permit spectatorilor să vadă datele în moduri diferite și să le filtreze pe mai multe niveluri.
Ar putea merita să adăugați o secțiune Întrebări frecvente la raportul dvs. pentru a răspunde întrebărilor frecvente referitoare la date.
Soluția dvs. de raportare ar trebui să permită utilizatorilor finali să caute mai adânc în date cu ușurință, permițându-le aproape să genereze „subrapoarte” care oferă informații mai bune.
Dacă intenționați să utilizați o soluție de raportare, aceasta ar trebui să aibă următoarele capabilități:
- Ușurință de utilizare pentru toți utilizatorii finali și o interfață simplă.
- capabilități OLAP.
- Abilitatea de a explora în sus, în jos, prin și peste date.
- Analize accesibile pentru toți spectatorii.
- Abilitatea de a face instantanee analitice ale diferitelor secțiuni.
4. Includeți analiza performanței din primul trimestru
Analiza performanței primului trimestru poate fi de asemenea utilă, oferind un punct de referință în funcție de tipul de afacere pe care o aveți și de modul în care o conduceți. Acest lucru poate oferi o bază solidă de care să lucrați pentru restul anului, mai ales când vine vorba de lucruri precum rapoartele privind tendințele sau variațiile.
Cele mai multe soluții vor oferi acestea, dar doriți să vă puteți personaliza în funcție de modelul și nevoile dvs. Ar trebui să puteți alege profunzimea și nivelul de detaliu, astfel încât să puteți face comparații care se potrivesc organizației dvs.
Dacă primul trimestru are de obicei performanțe deosebit de ridicate sau scăzute, aceasta poate oferi o viziune dezechilibrată pentru restul anului, așa că aveți grijă cum îl utilizați. Pe măsură ce avansați, modelele în domenii precum tendințele și variațiile pot deveni mai transparente și mai ușor de înțeles.
5. Efectuați analiza varianței
Sursa imaginii
Probabilitatea este că veți fi produs o prognoză (sau probabil mai multe) despre modul în care credeți că va funcționa un anumit trimestru. Acest lucru va informa o parte din planificarea dvs. și ar putea include lucruri precum vânzările, veniturile, profiturile și așa mai departe. Puteți compara aceste previziuni cu rezultatele reale pentru a vedea cât de bine s-a descurcat planificarea dvs.
Avantajul analizei varianței este că vă permite să vedeți ce părți ale metodologiei de prognoză și planificare au fost corecte, ceea ce vă permite să creați o planificare și prognoză și mai puternice și mai precise pe măsură ce avansați.
6. Pregătiți scenarii de re-prognoză
Mai ales pentru afaceri noi, planificarea și prognoza pot fi puțin imprevizibile din punct de vedere al succesului. O soluție eficientă de raportare ar trebui să elimine complexitatea analizei predictive și să simplifice compararea rezultatelor reale cu ceea ce ați planificat și efectuarea ajustărilor acolo unde este necesar.
Privirea modului în care modificările ar putea afecta rezultatele viitoare poate fi obținută cu un instrument bun de raportare sau altă soluție automată. Pot fi aduse modificări la orice, de la nivelurile de preț până la modul în care vă comercializați afacerea. Recunoașterea a ceea ce funcționează și a ceea ce nu este o parte majoră a procesului de re-prognoză.
7. Distribuiți planul dvs. reprovisionat și finalizați aprobarea
Sursa imaginii
Rapoartele sunt menite nu numai să fie informative, ci și să poată acționa. Aceasta înseamnă că orice decizie luată pe baza unui raport de sfârșit de trimestru ar trebui să conducă la planuri clare care să îndeplinească aprobarea părților interesate relevanți și a factorilor de decizie. Aceasta ar trebui distribuită tuturor celor implicați.
În termeni reali, asigurați-vă că oamenii își cunosc rolul în orice plan reprovizat și ce trebuie să facă pentru a obține rezultatele pe care vi le doriți. De asemenea, rețineți că, la fel ca și în cazul rapoartelor, poate exista o ierarhie de oameni atunci când vine vorba de date sensibile și probleme de securitate.
8. Urmăriți rezultatele în curs de desfășurare folosind tabele de bord și tablouri de bord
Nu veți rămâne doar după un raport de sfârșit de trimestru și veți aștepta până la următorul pentru a vedea dacă modificările dvs. produc rezultate. De aceea, tot mai multe companii caută să folosească tablouri de bord și tabele de punctaj pentru a monitoriza rezultatele în mod continuu. Acesta este ceva care este accesibil pentru întreprinderile mai mici și este, de asemenea, ușor de utilizat.
Ceea ce doriți de la tablouri de bord și tablouri de bord este capacitatea de a identifica și genera KPI-uri pe care doriți să vă concentrați și apoi de a crea comparații continue care ilustrează modul în care acțiunile dvs. le afectează. Vizualizarea este o parte a acestui lucru, dar este redundantă, cu excepția cazului în care vizualizați KPI-urile potrivite și alte date.
Înecat în date? Lăsați Affise să vă ajute!
Sursa imaginii
Dacă sunteți nou în rapoarte – sau chiar în comerțul electronic în ansamblu – ați putea fi iertat că vă simțiți copleșit de toate datele pe care le urmăriți și pe care le raportați. Aici vă poate ajuta Affise, ajutându-vă cu analize avansate, dar intuitive, de date și rapoarte ușor de înțeles. Puteți personaliza datele pe care le urmăriți și modul în care acestea sunt prezentate în rapoarte.
Affise recunoaște că puteți folosi diferite platforme pentru a vă vinde și a vă comercializa produsele, astfel încât să faceți mai ușor integrarea instrumentelor și platformelor existente, cum ar fi Google Ads, Facebook for Business și TikTok for Business. De asemenea, permite vizualizarea care vi se potrivește, de la diagrame cu plăci sau cu bare până la diagrame cu linii colorate și tabele care vă arată toate datele.
Un alt mare avantaj al Affise este funcția de livrare a datelor în timp real Data Fusion , care preia toate informațiile și datele pertinente din Affise direct în conturile dvs. Google sau AWS, ceea ce înseamnă că puteți colecta informații din toate sursele într-o singură vizualizare. Odată integrat, puteți exporta aceste date în instrumentul BI ales de dvs., cum ar fi Google Data Studio sau Tableau.
Concluzie
Sursa imaginii
Rapoartele trimestriale nu sunt doar instantanee ale modului în care ați evoluat într-o anumită perioadă, ci și declarații prospective care vă permit să planificați și să luați măsuri. Acestea ar trebui să modeleze orice activități de finanțare intenționate dacă vă gândiți la extindere sau creștere și să vă permită să vă comparați performanța în aceeași perioadă a anului trecut.
Acționarii sau proprietarii dvs. vor dori să vadă rapoarte detaliate care le permit să ia decizii majore, cum ar fi acordurile de răscumpărare. Ei vor dori, de asemenea, să cunoască valoarea finală a EPS-ului lor anual (câștigul pe acțiune) și numerarul net deținut de companie. Rapoartele sunt, de asemenea, importante atunci când sunteți implicat în marketingul performanței, astfel încât să aveți o imagine de ansamblu asupra cât de buni sunt partenerii dvs.
Affise oferă o platformă de comerț electronic care este simplă și nedureroasă de migrat către . Funcționalitatea și analiza perspicace poate fi de mare ajutor, nu numai în funcționarea de zi cu zi a afacerii dvs. de comerț electronic, ci și în producerea de rapoarte detaliate care permit directorului dumneavoastră executiv și altor ofițeri C-suite să obțină date acționabile pentru a îmbunătăți pe termen lung. performanţă.