Kompleksowy przewodnik po tworzeniu raportu eCommerce na koniec kwartału
Opublikowany: 2022-03-28Handel elektroniczny to istota płynna, podlegająca wahaniom sezonowym, trendom rynkowym i reakcjom klientów na Twoje treści i działania marketingowe. Z globalną sprzedażą eCommerce przekraczającą 4,2 biliona dolarów w szczytowym momencie pandemii w 2020 r., monitorowanie wyników jest coraz ważniejsze, ponieważ sektor rozwija się i staje się coraz bardziej konkurencyjny.
Chociaż w większości wychodzimy z modelu pandemicznego, sprzedaż internetowa nadal pozostaje pierwszym wyborem dla wielu konsumentów. Jednak naturalne i nienaturalne wahania oznaczają, że monitorowanie każdego ważnego wskaźnika przez cały rok podatkowy nie wystarczy.
Zamiast tego powinieneś patrzeć na wyniki kwartalne. Śledzenie wyników operacyjnych w krótszych okresach pomaga mieć oko na przepływy pieniężne, a także może pomóc w relacjach inwestorskich.
Solidne wyniki finansowe w ciągu roku są kluczowe, ale nie musisz odnosić takich sukcesów co kwartał (choć byłoby miło). Kiedy firma analizuje swoje wyniki finansowe, często zdarza się, że pierwszy i drugi kwartał wykazują słabe wyniki, podczas gdy wyniki za trzeci i czwarty kwartał dają dobre wyniki.
Na wyniki finansowe w ciągu całego roku wpływa wiele czynników, w tym inwestycje w sprzęt lub systemy, takie jak nowe systemy VoIP dla małych firm . Musisz więc nie tylko patrzeć na kluczowe wskaźniki, ale także na wszystko, co generuje wydatki lub dochody.
Ale jak podzielić te wszystkie ważne wskaźniki i połączyć je w coś, co interesariusze mogą łatwo zrozumieć? W rzeczywistości jest to bardzo proste i nie różni się od tworzenia rocznego raportu dla rady dyrektorów. Jedyna różnica polega na tym, że porównujesz wyniki przez krótszy okres. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak to zrobić.
Różne rodzaje raportów, które należy uwzględnić w dokumencie
Oczywiście raporty na temat kondycji firmy dotyczą nie tylko przepływów pieniężnych, narosłych odsetek, bilansów i przychodów. Istnieje wiele czynników w Twojej działalności operacyjnej, na które chcesz się przyjrzeć, aby uzyskać dobry obraz tego, jak Twoja organizacja eCommerce radzi sobie w ciągu roku.
Może to być skomplikowane i musisz wziąć pod uwagę takie rzeczy, jak wydatki, bieżące zobowiązania, zadłużenie długoterminowe i zobowiązania z tytułu dzierżawy (jeśli którakolwiek z twoich lokalizacji jest wynajmowana), a także podstawy sprzedaży i inne krótkoterminowe aspekty finansowe Twoja organizacja.
Będziesz chciał uwzględnić:
Raporty inwentaryzacyjne
Źródło obrazu
Raportowanie zapasów eCommerce ma kluczowe znaczenie i pomaga zidentyfikować wszelkie problemy z łańcuchem dostaw. W końcu sprzedajesz swoje zapasy, a złe zarządzanie nimi może nie tylko spowodować spadek przychodów, ale także zaszkodzić reputacji Twojej marki.
Pamiętaj, aby pokryć:
- Zapasy pod ręką. Być może najistotniejszy z Twoich kwartalnych raportów o zapasach, informuje dokładnie, ile jednostek produktów aktualnie przechowujesz w swoich magazynach lub sklepach fizycznych. Powinna również zawierać informacje o całkowitej wartości tych jednostek SKU, co powinno pomóc w opracowywaniu krótkoterminowych prognoz finansowych lub planów.
- Niskie zasoby. Jeśli zabraknie Ci jakichkolwiek produktów, możesz stracić pieniądze i klientów, gdy ludzie kierują się do Twojej konkurencji. Skupienie części raportu kwartalnego na pozycjach o niskim stanie zapasów oznacza, że możesz ustawić wyzwalacze zmiany kolejności, gdy zapasy osiągną określony poziom. Może to pomóc w zidentyfikowaniu wzorców dotyczących regularnie wyczerpujących się produktów, dzięki czemu można zwiększyć przyszłe zamówienia i uniknąć potencjalnych zakłóceń.
- Wydajność produktu. Śledzenie wyników różnych produktów jest niezbędne do prognozowania i planowania przyszłych zamówień. Dzięki niemu dowiesz się, co się dobrze sprzedaje, a co nie, i może zidentyfikować wzorce sezonowe, dzięki czemu możesz odpowiednio zaplanować i rozważyć amortyzację starych zapasów.
Raporty sprzedaży detalicznej
Źródło obrazu
Sprzedaż napędza przychody i rentowność. Dlatego część raportu kwartalnego musi skupiać się na wynikach sprzedaży. Musisz również wziąć pod uwagę swój obrót należnościami (jak szybko otrzymujesz zapłatę za sprzedaż dokonaną na kredyt).
Pamiętaj, aby uwzględnić:
- Podsumowanie sprzedaży. Chociaż chcesz uzyskać szczegółowe informacje w swoim raporcie, potrzebujesz również szybkich danych, aby uzyskać ogólny przegląd. Twoje podsumowanie sprzedaży pozwala zobaczyć, jaki jest Twój całkowity przychód w danym okresie, a także całkowitą sprzedaż netto. Pozwala to na dokonanie porównań z tym samym okresem w poprzednim roku i może pomóc w planowaniu średnio- i długoterminowym.
- Raport sprzedaży według produktu i typu produktu. Jeśli masz szeroką gamę produktów, chcesz uzyskać więcej informacji na temat wzrostu sprzedaży. Ta część raportu pozwala zobaczyć, które produkty dobrze się sprzedają, a które nie. Pozwala także określić, czy poszczególne kategorie produktów mają dobrą (lub nie) skuteczność.
- Raport sprzedaży na klienta lub grupę klientów. Ta sekcja może identyfikować klientów z najwyższym AOV (średnią wartością zamówienia) i CLV (długa wartość klienta), umożliwiając kierowanie do nich ofert specjalnych i nagród lojalnościowych. Może również pomóc w segmentacji i identyfikacji grup, które mogą wymagać dodatkowego wysiłku marketingowego.
Raporty zachowań monitorujące nawyki zakupowe klientów
Źródło obrazu
W raportach chodzi nie tylko o sprawdzanie danych dotyczących sprzedaży i zapasów, ale także o zachowanie klientów w Twojej witrynie i reagowanie na dostarczane przez Ciebie doświadczenia klientów. Może to pomóc w planowaniu treści i inicjatyw marketingowych, a także w identyfikowaniu wszelkich problemów z optymalizacją.
Powinieneś dołączyć raporty dotyczące:
- Sesje według urządzenia. W jaki sposób ludzie uzyskują dostęp do Twojej witryny i/lub sklepu Amazon i dokonują zakupów? Główną zaletą tej części raportu jest możliwość sprawdzenia, czy współczynniki odrzuceń są nieproporcjonalnie wyższe na określonym typie urządzenia. Jeśli tak, oznacza to, że możesz mieć problemy z optymalizacją, które należy naprawić.
- Najpopularniejsze wyszukiwania w sklepach internetowych. Narzędzie wyszukiwania w Twojej witrynie ma kluczowe znaczenie dla wysokich współczynników konwersji. Widząc, jak dobrze działa, możesz określić, jakie zmiany należy wprowadzić (jeśli w ogóle) i zidentyfikować wyszukiwania, które nie przynoszą dopasowań, a tym samym wpływają na współczynnik odrzuceń. Jeśli masz wysoki współczynnik niedopasowanych wyszukiwań, prawdopodobnie potrzebujesz lepszego systemu wyszukiwania.
Marże zysku i raporty finansowe
Źródło obrazu
To jest część twojego raportu, która jest ważna nie tylko dla twojego dyrektora finansowego, ale dla całej firmy. Wiedza, że Twoja firma jest stabilna finansowo, a generowanie zysków, pozwala bez obaw iść naprzód. Jest to również niezbędne, jeśli chodzi o takie rzeczy, jak roczne rozliczenia z tytułu podatku dochodowego i innych opłat.
Pamiętaj, aby uwzględnić:
- Raport o marżach zysku. Znajomość marż zysku na produktach może pomóc w skoncentrowaniu wydatków na marketing i reklamę. Nie ma sensu wydawać dużych kwot na produkty, które przynoszą niewielkie zyski. Ta część raportu może również zidentyfikować produkty, które sprzedają się dużo, ale mają małe marże, dzięki czemu można je łączyć w oferty, aby promować produkty o wysokich marżach, które się nie sprzedają.
- Raport podsumowujący finanse. Podobnie jak w przypadku podsumowania sprzedaży, zapewnia to łatwy do przyswojenia przegląd, który można wyeksportować do dowolnego używanego pakietu księgowego. Ta część raportu może dać wyobrażenie o różnych aspektach finansowych kwartału, w tym sprzedaży, płatności wychodzących, zobowiązań, dochodu netto i zysku brutto za kwartał.
Możesz również spojrzeć na wskaźniki finansowe inne niż GAAP, takie jak EBITDA (zysk przed odliczeniem odsetek, podatków, amortyzacji i amortyzacji) jako alternatywę dla dochodu netto.
Kolejnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, są wydatki na wynagrodzenia, czyli pensje, koszty rekrutacji i inne rzeczy, które mogą wpłynąć na roczną rentowność.
Najlepsze praktyki w zakresie raportowania detalicznego
Do najlepszych praktyk. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest przeszukiwanie wielu notatek i źródeł w celu zebrania danych potrzebnych do uzyskania dokładnego raportu na koniec kwartału. Na szczęście przestrzeganie tych wskazówek sprawi, że tworzenie raportu będzie o wiele mniej pracochłonne i łatwiejsze w zarządzaniu.
Synchronizuj POS i zarządzanie zapasami
Źródło obrazu
Dokładne śledzenie tego, co sprzedajesz w stosunku do tego, co masz na stanie, jest niezbędne nie tylko dla raportu, ale także dla całej działalności. Dobry pakiet oprogramowania do wielokanałowego zarządzania zapasami może łączyć się z rekordami POS.
Gdy masz łatwy dostęp do zintegrowanych danych i możesz zobaczyć, co zostało sprzedane, a co pozostało, pomaga to również w procesie ponownego zamawiania. Poprawia to ogólną wydajność zarządzania zapasami i pozwala uniknąć scenariuszy przeładowania i niedoboru zapasów.
Uzbrój się w elastyczne rozwiązanie do analityki handlu detalicznego
Aby skompilować dowolny rodzaj raportu, musisz zebrać dane, ale te dane mogą być po prostu listą liczb bez niezawodnego rozwiązania analitycznego, takiego jak dostarczane przez Affise . Wybierz rozwiązanie, które pozwala dostosować segmentację i raportowanie, dzięki czemu możesz skoncentrować się na wybranych obszarach. Patrzenie na dane pod różnymi kątami da ci bardziej wnikliwe perspektywy.
Poszukaj opcji w chmurze
Nie wystarczy już mieć wszystkie dane (i raporty) w systemach biurowych. Wybór rozwiązania opartego na chmurze oznacza, że możesz uzyskać dostęp do kluczowych danych bez względu na to, gdzie się znajdujesz, co pozwala podejmować uzasadnione decyzje i kompilować raporty, gdy jesteś poza biurem lub przebywasz w wielu lokalizacjach.
Jak stworzyć raport eCommerce na koniec kwartału
Więc teraz wiesz, co jest potrzebne do wnikliwego raportu na koniec kwartału, ale jeśli jest to Twój pierwszy, to jak go utworzyć?
1. Przygotuj raporty finansowe i zarządcze
Źródło obrazu
Nie ma sensu udawać, że jest to prosty proces, chociaż automatyzacja i dobre systemy mogą to ułatwić. Dane, które chcesz przedstawić, muszą zostać skonsolidowane przed dodaniem do raportu, a dotyczy to zwłaszcza większych organizacji, które mają wiele lokalizacji i mogą nawet pracować z różnymi walutami.
W każdej organizacji prawdopodobnie będziesz mieć różne działy, takie jak sprzedaż i marketing, personel, księgowość i inne. Zebranie danych z każdego z nich jest poważnym wyzwaniem i może pomóc, jeśli masz ciągły proces (nie tylko raportów) konsolidacji danych w jednej centralnej bazie danych, najlepiej zlokalizowanej w chmurze.
Chociaż próby konsolidacji mogą być dość proste w przypadku mniejszych firm zajmujących się handlem elektronicznym, są trudniejsze w przypadku większych, bardziej złożonych organizacji. Ulepszanie istniejących systemów może być kosztownym procesem, ale opłacalnym, jeśli chodzi o długoterminową wydajność i raportowanie.
Szukaj systemów, które można łatwo integrować, aby uzyskać pełny wgląd w informacje finansowe i operacyjne potrzebne do dobrego raportu i wykazania dochodu netto lub straty netto.
2. Zarządzaj dystrybucją raportów do interesariuszy
Innym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, jest to, kto zobaczy Twoje raporty. Może być konieczne przygotowanie różnych wersji, jeśli istnieją problemy z bezpieczeństwem lub zgodnością niektórych danych.
Każdy akcjonariusz będzie chciał zobaczyć dowód dobrej kondycji finansowej i dobrego zwrotu z działalności inwestycyjnej, ale może być konieczne pominięcie niektórych wrażliwych danych z tej grupy. Jest to szczególnie ważne, jeśli wydajesz komunikat prasowy.
Jest to przeszkoda, którą łatwo pokonać, jeśli masz dobry system raportowania. Dzięki takiemu systemowi można wygenerować pojedynczy raport wstępny, a następnie utworzyć hierarchię interesariuszy, w której niektóre informacje są cenzurowane lub usuwane zgodnie z tym. Upraszcza to proces raportowania, gdy różni interesariusze mają różne potrzeby.
Niektóre firmy mogą chcieć wykorzystywać staromodne ZWZ do przedstawiania swoich raportów. Jednak w dzisiejszych czasach większość zdecyduje się udostępniać raporty za pośrednictwem dokumentu hostowanego w chmurze, transmisji internetowej lub połączenia konferencyjnego. Ten rodzaj prezentacji może być wzbogacony o system trunkingu SIP z odpowiednim wyposażeniem.
3. Korzystaj z narzędzi i wskazówek do analizy raportów
Źródło obrazu
Musisz także pomyśleć o tym, kto czyta Twój raport z perspektywy zrozumienia danych. Dla niektórych może to być język obcy i mogą mieć wiele pytań. Narzędzia raportowania oparte na OLAP mogą być bardzo pomocne, ponieważ umożliwiają przeglądającym przeglądanie danych na różne sposoby i filtrowanie ich na wielu poziomach.
Warto dodać do raportu sekcję FAQ, aby odpowiedzieć na najczęściej zadawane pytania dotyczące danych.
Twoje rozwiązanie do raportowania powinno umożliwiać użytkownikom końcowym wgląd w dane z łatwością, prawie pozwalając im na generowanie „pod-raportów”, które dają lepszy wgląd w dane.
Jeśli zamierzasz korzystać z rozwiązania do raportowania, powinno ono mieć następujące możliwości:
- Łatwość obsługi dla wszystkich użytkowników końcowych i prosty interfejs.
- Możliwości OLAP.
- Możliwość drążenia w górę, w dół, przez i w poprzek danych.
- Dostępna analityka dla wszystkich widzów.
- Możliwość wykonywania analitycznych migawek różnych sekcji.
4. Uwzględnij analizę wyników za pierwszy kwartał
Przydatna może być również analiza wyników za pierwszy kwartał, zapewniająca punkt odniesienia w zależności od rodzaju prowadzonej działalności i sposobu jej prowadzenia. Może to zapewnić solidną podstawę do pracy przez pozostałą część roku, zwłaszcza jeśli chodzi o takie rzeczy, jak raporty trendów lub wariancji.
Większość rozwiązań je oferuje, ale chcesz mieć możliwość dostosowania do swojego modelu i potrzeb. Powinieneś być w stanie wybrać głębokość i poziom szczegółowości, aby móc dokonywać porównań, które pasują do Twojej organizacji.
Jeśli Twój pierwszy kwartał jest zwykle szczególnie dobry lub słaby, może to oznaczać niezrównoważony widok na resztę roku, więc uważaj, jak z niego korzystasz. W miarę postępów wzorce w obszarach takich jak trendy i wariancja mogą stać się bardziej przejrzyste i zrozumiałe.
5. Wykonaj analizę wariancji
Źródło obrazu
Prawdopodobieństwo jest takie, że sporządziłeś prognozę (lub prawdopodobnie więcej niż jedną) dotyczącą przewidywanych wyników w określonym kwartale. Poinformuje to niektóre z twoich planów i może obejmować takie rzeczy, jak sprzedaż, przychody, zyski i tak dalej. Możesz porównać te prognozy z rzeczywistymi wynikami, aby zobaczyć, jak dobrze poszło Twoje planowanie.
Zaletą analizy wariancji jest to, że pozwala zobaczyć, które części metodologii prognozowania i planowania były dokładne, co pozwala, miejmy nadzieję, tworzyć jeszcze silniejsze i dokładniejsze planowanie i prognozowanie w miarę postępów.
6. Przygotuj scenariusze ponownego prognozowania
Zwłaszcza w przypadku nowych firm planowanie i prognozowanie może być nieco nieprzewidywalne pod względem sukcesu. Skuteczne rozwiązanie do raportowania powinno wyeliminować złożoność analityki predykcyjnej i ułatwić porównywanie rzeczywistych wyników z planowanymi oraz wprowadzanie korekt w razie potrzeby.
Przyjrzenie się, jak zmiany mogą wpłynąć na przyszłe wyniki, można osiągnąć za pomocą dobrego narzędzia do raportowania lub innego zautomatyzowanego rozwiązania. Zmiany można wprowadzić we wszystkim, od poziomu cen po sposób marketingu firmy. Rozpoznanie, co działa, a co nie, jest główną częścią procesu ponownego prognozowania.
7. Roześlij ponownie prognozowany plan i sfinalizuj zatwierdzenie
Źródło obrazu
Raporty mają być nie tylko informacyjne, ale także użyteczne. Oznacza to, że wszelkie decyzje podjęte w oparciu o raport na koniec kwartału powinny prowadzić do jasnych planów, które uzyskają aprobatę odpowiednich interesariuszy i decydentów. Powinno to zostać rozdane wszystkim zaangażowanym.
W rzeczywistości upewnij się, że ludzie znają swoją rolę w każdym ponownie prognozowanym planie i co muszą zrobić, aby osiągnąć zamierzone wyniki. Należy również pamiętać, że podobnie jak w przypadku raportów, może istnieć hierarchia osób, jeśli chodzi o wrażliwe dane i kwestie bezpieczeństwa.
8. Śledź bieżące wyniki za pomocą kart wyników i pulpitów nawigacyjnych
Nie będziesz siedzieć spokojnie po jednym raporcie na koniec kwartału i czekać do następnego, aby zobaczyć, czy Twoje zmiany przyniosą rezultaty. Dlatego coraz więcej firm przygląda się wykorzystaniu dashboardów i kart wyników do bieżącego monitorowania wyników. Jest to coś, co jest przystępne cenowo dla mniejszych firm i jest również łatwe w użyciu.
To, czego oczekujesz od pulpitów nawigacyjnych i tablic wyników, to możliwość identyfikowania i generowania wskaźników KPI, na których chcesz się skoncentrować, a następnie tworzenia ciągłych porównań, które ilustrują, jak wpływają na nie Twoje działania. Wizualizacja jest jedną z części tego, ale jest zbędna, chyba że wizualizujesz właściwe kluczowe wskaźniki wydajności i inne dane.
Tonąc w danych? Niech Affise Ci pomoże!
Źródło obrazu
Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z raportów – a nawet całego handlu elektronicznego – możesz poczuć się przytłoczony wszystkimi danymi, które śledzisz i raportujesz. W tym miejscu Affise może pomóc, wspierając Cię zaawansowaną, ale intuicyjną analizą danych i łatwym do zrozumienia raportowaniem. Możesz dostosować śledzone dane i sposób ich prezentacji w raportach.
Affise zdaje sobie sprawę, że możesz korzystać z różnych platform do sprzedaży i marketingu swoich produktów, co ułatwia integrację istniejących narzędzi i platform, takich jak Google Ads, Facebook dla Firm i TikTok dla Firm. Umożliwia także wizualizację, która Ci odpowiada, od wykresów kołowych lub słupkowych po kolorowe wykresy liniowe i tabele, które pokazują wszystkie Twoje dane.
Kolejną wielką zaletą Affise jest funkcja dostarczania danych w czasie rzeczywistym Data Fusion , która przenosi wszystkie istotne informacje i dane z Affise bezpośrednio na konta Google lub AWS, co oznacza, że możesz zestawiać informacje ze wszystkich źródeł w jednym widoku. Po zintegrowaniu możesz wyeksportować te dane do wybranego narzędzia BI, takiego jak Google Data Studio lub Tableau.
Wniosek
Źródło obrazu
Raporty kwartalne to nie tylko migawki wyników osiągniętych w danym okresie, ale także stwierdzenia dotyczące przyszłości, które umożliwiają planowanie i podejmowanie działań. Powinny one kształtować wszelkie zamierzone działania finansowe, jeśli rozważasz ekspansję lub wzrost, i umożliwiać porównanie wyników w tym samym okresie ubiegłego roku.
Twoi udziałowcy lub właściciele będą chcieli zobaczyć szczegółowe raporty, które pozwolą im podejmować ważne decyzje, takie jak umowy odkupu. Będą również chcieli poznać wynik rocznego zysku na akcję (zysk na akcję) i gotówkę netto posiadaną przez firmę. Raporty są również ważne tam, gdzie zajmujesz się marketingiem efektywnościowym , dzięki czemu możesz uzyskać wgląd w to, jak dobrzy są Twoi partnerzy.
Affise oferuje platformę eCommerce, której migracja do eCommerce jest prosta i bezbolesna . Jego funkcjonalność i wnikliwe analizy mogą być ogromną pomocą, nie tylko w codziennej działalności Twojego biznesu eCommerce, ale także w tworzeniu szczegółowych raportów, które pozwalają Twojemu dyrektorowi naczelnemu i innym członkom zarządu uzyskać przydatne dane w celu poprawy długoterminowej występ.