Una guida completa su come creare un rapporto di fine trimestre eCommerce
Pubblicato: 2022-03-28L'eCommerce è una creatura fluida, soggetta alle fluttuazioni stagionali, alle tendenze del mercato e alle reazioni dei clienti ai tuoi contenuti e alle tue iniziative di marketing. Con le vendite globali di eCommerce che superano i 4,2 trilioni di dollari al culmine della pandemia nel 2020, tenere d'occhio le prestazioni è sempre più importante man mano che il settore si espande e diventa sempre più competitivo.
Sebbene ci stiamo principalmente allontanando dal modello pandemico, la vendita al dettaglio online rimane comunque la prima scelta per molti consumatori. Tuttavia, le fluttuazioni naturali e innaturali significano che non è sufficiente monitorare ogni parametro importante per un intero anno fiscale.
Invece, dovresti guardare i tuoi risultati trimestrali. Tenere traccia dei risultati operativi su periodi più brevi ti aiuta a tenere d'occhio il flusso di cassa e può anche aiutare con le relazioni con gli investitori.
Una solida performance finanziaria nel corso dell'anno è fondamentale, ma non è necessario avere lo stesso successo ogni trimestre (anche se sarebbe bello). Quando un'azienda esamina i suoi risultati finanziari, capita spesso che il primo e il secondo trimestre mostrino scarse prestazioni, mentre i risultati del terzo e del quarto trimestre ti mettono in cattiva luce.
Molti fattori influiscono sulla performance finanziaria durante l'intero anno, incluso l'investimento in apparecchiature o sistemi, come i nuovi sistemi VoIP per le piccole imprese . Quindi, non devi solo guardare le metriche cruciali, ma tutto ciò che crea spese o entrate.
Ma come scomporre tutte queste metriche importanti e combinarle in qualcosa che le parti interessate possono facilmente comprendere? In realtà è molto semplice e non è diverso dalla creazione di un rapporto annuale per il consiglio di amministrazione. L'unica differenza è che stai raccogliendo i risultati per un periodo più breve. Continua a leggere per scoprire come farlo.
I diversi tipi di report da includere nel documento
Naturalmente, i rapporti sullo stato di salute di un'azienda non considerano solo il flusso di cassa, gli interessi maturati, i bilanci e le entrate. Ci sono molti fattori nelle tue attività operative che vuoi considerare per avere una buona idea delle prestazioni della tua organizzazione di eCommerce nel corso dell'anno.
Questo può essere complicato e devi considerare cose come spese, passività correnti, debiti a lungo termine e passività di locazione (se una delle tue sedi è affittata), nonché le basi delle vendite e altri aspetti finanziari a breve termine di la tua organizzazione.
Ti consigliamo di includere:
Rapporti di inventario
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La creazione di report sull'inventario dell'e-commerce è fondamentale e aiuta a identificare eventuali problemi con la tua catena di approvvigionamento. Dopotutto, il tuo inventario è ciò che vendi e una cattiva gestione di esso non solo può causare un calo delle entrate, ma danneggiare la reputazione del tuo marchio.
Assicurati di coprire:
- Inventario a portata di mano. Forse il più essenziale dei tuoi rapporti trimestrali sull'inventario, ti dice esattamente quante unità di prodotti hai attualmente nei tuoi magazzini o negozi fisici. Dovrebbe anche dirti il valore totale di queste SKU, che dovrebbe aiutare con qualsiasi previsione finanziaria a breve termine o piano che desideri fare.
- Stock basso. Se esaurisci i prodotti, potresti perdere denaro e clienti mentre le persone si rivolgono ai tuoi concorrenti. Avere parte del tuo rapporto trimestrale incentrato sugli articoli in stock in esaurimento significa che puoi impostare trigger di riordino per quando lo stock raggiunge un certo punto. Questo può aiutare a identificare i modelli relativi a quali prodotti sono regolarmente in esaurimento, in modo da poter aumentare gli ordini futuri ed evitare potenziali interruzioni.
- Prestazioni del prodotto. Tenere traccia delle prestazioni dei diversi prodotti è essenziale per prevedere e pianificare gli ordini futuri. Ti consente di sapere cosa vende bene e cosa no e può identificare i modelli stagionali in modo da poter pianificare di conseguenza e considerare il deprezzamento delle vecchie azioni.
Rapporti sulle vendite al dettaglio
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Le vendite guidano i ricavi e la redditività. Pertanto, una parte del rapporto trimestrale deve concentrarsi sull'andamento delle vendite. Devi anche prendere in considerazione il tuo fatturato a credito (la velocità con cui vieni pagato per qualsiasi vendita effettuata a credito).
Ricorda di includere:
- Un riepilogo delle vendite. Mentre desideri alcuni dettagli precisi nel tuo rapporto, hai anche bisogno di cifre a colpo d'occhio per darti una panoramica generale. Il riepilogo delle vendite ti consente di vedere quali sono le tue entrate totali in un determinato periodo e le tue vendite nette totali. Ciò consente di effettuare confronti con lo stesso periodo dell'anno precedente e può aiutare nella pianificazione a medio e lungo termine.
- Report sulle vendite per prodotto e tipo di prodotto. Se disponi di una vasta gamma di prodotti, desideri maggiori dettagli su come è andata la crescita delle vendite. Questa parte del rapporto ti consente di vedere quali prodotti vendono bene e quali no. Consente inoltre di identificare se alcune particolari categorie di prodotti stanno andando bene (o meno).
- Report sulle vendite per cliente o gruppo di clienti. Questa sezione può identificare i clienti con l'AOV (valore medio dell'ordine) e il CLV (valore della vita del cliente) più elevati, consentendoti di indirizzarli con offerte speciali e premi fedeltà. Può anche aiutare con la segmentazione e identificare i gruppi che potrebbero richiedere uno sforzo di marketing aggiuntivo.
Report sul comportamento che monitorano le abitudini di acquisto dei clienti
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I rapporti non riguardano solo il controllo delle vendite e dei dati sulle scorte, ma anche il comportamento dei tuoi clienti sul tuo sito e in risposta all'esperienza del cliente che offri. Questo può aiutarti a pianificare contenuti e iniziative di marketing, nonché a identificare eventuali problemi di ottimizzazione.
Dovresti includere rapporti su:
- Sessioni per dispositivo. In che modo le persone accedono al tuo sito e/o al negozio Amazon e fanno i loro acquisti? Il vantaggio principale di questa parte di un rapporto è che può aiutarti a vedere se le frequenze di rimbalzo sono sproporzionatamente più alte su un particolare tipo di dispositivo. In tal caso, ciò indica che potresti avere problemi di ottimizzazione a cui porre rimedio.
- Le migliori ricerche nei negozi online. Lo strumento di ricerca del tuo sito è parte integrante di forti tassi di conversione. Vedendo quanto bene si comporta, puoi individuare quali modifiche devono essere apportate (se presenti) e identificare eventuali ricerche che non producono corrispondenze e quindi influiscono sulla frequenza di rimbalzo. Se hai un alto rapporto di ricerche senza corrispondenza, probabilmente hai bisogno di un sistema di ricerca migliore.
Margini di profitto e rapporti finanziari
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Questa è la parte della tua relazione che è importante non solo per il tuo CFO, ma per l'azienda nel suo insieme. Sapere che la tua attività è finanziariamente stabile e generare profitti ti consente di andare avanti con fiducia. Questo è anche essenziale quando si tratta di cose come le tue dichiarazioni annuali per le tasse sul reddito e altre tasse.
Assicurati di includere:
- Un rapporto sui margini di profitto. Conoscere i margini di profitto sui prodotti può aiutarti a concentrare le tue spese di marketing e pubblicità. Non ha senso spendere grandi somme per prodotti che fanno poco profitto. Questa parte del rapporto può anche identificare i prodotti che vendono molto ma hanno margini di profitto ridotti, quindi puoi abbinarli a offerte per promuovere prodotti con margini elevati che non vendono altrettanto.
- Una relazione di sintesi delle finanze. Come per il riepilogo delle vendite, questo fornisce una panoramica facilmente digeribile che può essere esportata in qualsiasi pacchetto di contabilità utilizzato. Questa parte del report può darti un'idea dei diversi aspetti finanziari del trimestre, comprese le vendite, i pagamenti in uscita, le passività, il reddito netto e l'utile lordo del trimestre.
Potresti anche prendere in considerazione misure finanziarie non GAAP come l'EBITDA (utili prima di interessi, tasse, deprezzamento e ammortamento) come alternativa all'utile netto.
Un altro fattore da considerare sono le spese di compensazione, ad esempio gli stipendi, i costi di reclutamento e altre cose che possono influire sulla redditività annuale.
Best practice per la segnalazione al dettaglio
Sulle migliori pratiche. L'ultima cosa che vuoi è raschiare tra molte note e fonti per raccogliere i dati necessari per un rapporto di fine trimestre accurato. Fortunatamente per te, seguire questi suggerimenti renderà la produzione del tuo rapporto molto meno laboriosa e più facile da gestire.
Mantieni sincronizzati il tuo POS e la gestione dell'inventario
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Tenere traccia con precisione di ciò che vendi in relazione a ciò che hai in magazzino è essenziale, non solo per il tuo rapporto ma anche per la tua attività generale. Un buon pacchetto software di gestione dell'inventario multicanale può collegarsi ai record POS.
Quando hai un facile accesso ai dati integrati e puoi vedere cosa viene venduto e cosa rimane, aiuta anche con il processo di riordino. Ciò migliora l'efficienza complessiva della gestione dell'inventario ed evita scenari di stock eccessivo e insufficiente.
Armati di una soluzione flessibile di analisi al dettaglio
Per compilare qualsiasi tipo di rapporto, è necessario raccogliere dati, ma tali dati potrebbero essere solo un elenco di numeri senza una soluzione di analisi affidabile come quella fornita da Affise . Scegli una soluzione che ti permetta di personalizzare la segmentazione e la reportistica in modo da poterti concentrare sulle aree desiderate. Guardare i dati da diverse angolazioni ti darà prospettive più approfondite.
Cerca le opzioni cloud
Non è più sufficiente avere tutti i tuoi dati (e rapporti) su sistemi basati sull'ufficio. Optare per una soluzione basata su cloud significa poter accedere a dati cruciali indipendentemente da dove ti trovi, consentendoti di prendere decisioni attuabili e compilare report quando sei lontano dall'ufficio o hai più sedi.
Come creare un report di fine trimestre eCommerce
Quindi, ora sai cosa è necessario per un rapporto approfondito di fine trimestre, ma se è il tuo primo, come fai a crearlo?
1. Preparare relazioni finanziarie e gestionali
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Non ha senso fingere che si tratti di un processo semplice, anche se l'automazione e buoni sistemi possono renderlo più semplice. I dati che desideri presentare devono essere consolidati prima di essere aggiunti al rapporto, e questo è particolarmente vero per le organizzazioni più grandi che hanno più sedi e possono anche lavorare con valute diverse.
All'interno di qualsiasi organizzazione, avrai probabilmente reparti diversi, come vendite e marketing, personale, account e altro. Riunire i dati di ciascuno è una sfida importante e può essere d'aiuto se si dispone di un processo in corso (non solo per i report) di consolidamento dei dati all'interno di un database centrale, idealmente situato nel cloud.
Mentre i tentativi di consolidamento possono essere abbastanza semplici per un'attività di eCommerce più piccola, è più complicato quando si tratta di organizzazioni più grandi e complesse. Il miglioramento dei sistemi esistenti può essere un processo costoso, ma utile quando si tratta di efficienza e reportistica a lungo termine.
Cerca sistemi che si integrino facilmente in modo da ottenere una visione a 360 gradi delle informazioni finanziarie e operative necessarie per un buon report e per mostrare l'utile netto o una perdita netta.
2. Gestire la distribuzione dei report agli stakeholder
Un altro fattore da considerare è chi vedrà i tuoi rapporti. Potrebbe essere necessario preparare versioni diverse in caso di problemi di sicurezza o conformità su alcuni dati.
Ogni azionista vorrà vedere la prova della salute finanziaria e un buon ritorno sulle proprie attività di investimento, ma potrebbe essere necessario omettere alcuni dati sensibili da quel gruppo. Ciò è particolarmente importante se si pubblica un comunicato stampa.
Questo è un ostacolo che può essere facilmente superato se si dispone di un buon sistema di segnalazione. Con un tale sistema, puoi generare un unico rapporto iniziale, quindi avere una gerarchia di parti interessate in cui alcune informazioni vengono censurate o rimosse in base a ciò. Ciò semplifica il processo di rendicontazione quando diversi stakeholder hanno esigenze diverse.
Alcune aziende potrebbero voler utilizzare AGM vecchio stile per presentare i loro rapporti. In questa epoca moderna, tuttavia, la maggior parte sceglierà di condividere i report tramite un documento ospitato nel cloud, un webcast o una teleconferenza. Questo tipo di presentazione può essere migliorato da un sistema di linee SIP con l'attrezzatura giusta.
3. Utilizzare strumenti e suggerimenti per analizzare i report
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Devi anche pensare a chi sta leggendo il tuo rapporto dal punto di vista della comprensione dei dati. Per alcuni, potrebbe essere come una lingua straniera e potrebbero avere numerose domande. Gli strumenti di reporting basati su OLAP possono essere di grande aiuto in quanto consentono agli utenti di visualizzare i dati in modi diversi e di filtrarli su più livelli.
Potrebbe valere la pena aggiungere una sezione FAQ al tuo rapporto per rispondere alle domande più frequenti sui dati.
La tua soluzione di reporting dovrebbe consentire agli utenti finali di esaminare più a fondo i dati con facilità, consentendo loro quasi di generare "sottoreport" che forniscono informazioni migliori.
Se intendi utilizzare una soluzione di reporting, dovrebbe avere queste funzionalità:
- Facilità d'uso per tutti gli utenti finali e un'interfaccia semplice.
- Funzionalità OLAP.
- La possibilità di eseguire il drill-up, il down, e attraverso i dati.
- Analisi accessibili per tutti gli spettatori.
- La possibilità di scattare istantanee analitiche di diverse sezioni.
4. Includere l'analisi delle prestazioni del primo trimestre
Anche l'analisi della performance del tuo primo trimestre può essere utile, fornendo un benchmark a seconda del tipo di attività che hai e di come la gestisci. Ciò può fornire una solida base su cui lavorare per il resto dell'anno, soprattutto quando si tratta di rapporti di tendenza o varianza.
La maggior parte delle soluzioni li offrirà, ma tu vuoi essere in grado di personalizzare in base al tuo modello e alle tue esigenze. Dovresti essere in grado di scegliere la profondità e il livello di dettaglio in modo da poter fare confronti adatti alla tua organizzazione.
Se il tuo primo trimestre ha generalmente un rendimento particolarmente alto o basso, ciò potrebbe offrire una visione sbilanciata per il resto dell'anno, quindi fai attenzione a come lo usi. Man mano che avanzi, i modelli in aree come le tendenze e la varianza possono diventare più trasparenti e comprensibili.
5. Eseguire l'analisi della varianza
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È probabile che tu abbia prodotto una previsione (o probabilmente più di una) per come pensi che andrà un certo trimestre. Ciò avrà informato parte della tua pianificazione e potrebbe includere cose come vendite, entrate, profitti e così via. Puoi confrontare queste previsioni con i tuoi risultati effettivi per vedere quanto è andata bene la tua pianificazione.
Il vantaggio dell'analisi della varianza è che ti consente di vedere quali parti della tua metodologia di previsione e pianificazione erano accurate, il che ti consente, si spera, di creare una pianificazione e una previsione ancora più forti e accurate mentre vai avanti.
6. Preparare scenari di ri-previsione
Soprattutto per le nuove attività, la pianificazione e la previsione possono essere un po' imprevedibili in termini di successo. Una soluzione di reporting efficace dovrebbe eliminare la complessità dell'analisi predittiva e semplificare il confronto dei risultati effettivi con quanto pianificato e apportare le modifiche necessarie.
Osservare come le modifiche potrebbero influenzare i risultati futuri può essere ottenuto con un buon strumento di reporting o un'altra soluzione automatizzata. È possibile apportare modifiche a qualsiasi cosa, dai livelli dei prezzi al modo in cui commercializzate la vostra attività. Riconoscere ciò che funziona e ciò che non funziona è una parte importante del processo di ri-previsione.
7. Distribuisci il tuo piano ri-previsto e finalizza l'approvazione
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I rapporti non devono essere solo informativi ma anche attuabili. Ciò significa che qualsiasi decisione presa sulla base di un rapporto di fine trimestre dovrebbe portare a piani chiari che soddisfano l'approvazione delle parti interessate e dei responsabili delle decisioni. Questo dovrebbe essere distribuito a tutte le persone coinvolte.
In termini reali, assicurati che le persone conoscano la loro parte in qualsiasi piano riprogrammato e cosa devono fare per raggiungere i risultati che stai mirando. Tieni inoltre presente che, come per i rapporti, potrebbe esserci una gerarchia di persone quando si tratta di dati sensibili e problemi di sicurezza.
8. Tieni traccia dei risultati in corso utilizzando scorecard e dashboard
Non ti limiterai a sederti dopo un rapporto di fine trimestre e ad aspettare fino a quello successivo per vedere se le tue modifiche producono risultati. Ecco perché sempre più aziende stanno valutando l'utilizzo di dashboard e scorecard per monitorare i risultati su base continuativa. Questo è qualcosa che è conveniente per le piccole imprese ed è anche facile da usare.
Quello che desideri da dashboard e tabelloni di valutazione è la possibilità di identificare e generare i KPI su cui desideri concentrarti e quindi creare confronti continui che illustrino come le tue azioni influiscono su questi. La visualizzazione è una parte di questo, ma è ridondante a meno che tu non visualizzi i KPI corretti e altri dati.
Affogare nei dati? Fatti aiutare da Affise!
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Se non conosci i rapporti, o anche l'e-commerce nel suo insieme, potresti essere perdonato per sentirti sopraffatto da tutti i dati su cui stai monitorando e segnalando. È qui che Affise può aiutarti, supportandoti con analisi dei dati avanzate ma intuitive e rapporti di facile comprensione. Puoi personalizzare i dati che monitori e il modo in cui vengono presentati nei rapporti.
Affise riconosce che puoi utilizzare piattaforme diverse per vendere e commercializzare i tuoi prodotti, quindi semplifica l'integrazione di strumenti e piattaforme esistenti come Google Ads, Facebook for Business e TikTok for Business. Consente inoltre la visualizzazione adatta a te, da grafici a torta o a barre a grafici a linee colorate e tabelle che mostrano tutti i tuoi dati.
Un altro grande vantaggio di Affise è la sua funzione di consegna dei dati in tempo reale di Data Fusion , che prende tutte le informazioni e i dati pertinenti in Affise direttamente ai tuoi account Google o AWS, il che significa che puoi raccogliere informazioni da tutte le fonti in un'unica vista. Una volta integrati, puoi quindi esportare questi dati nello strumento BI di tua scelta, come Google Data Studio o Tableau.
Conclusione
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I rapporti trimestrali non sono solo istantanee di come ti sei comportato in un determinato periodo, ma dichiarazioni previsionali che ti consentono di pianificare e agire. Dovrebbero dare forma a qualsiasi attività di finanziamento prevista se stai considerando l'espansione o la crescita e consentirti di confrontare le tue prestazioni nello stesso periodo dell'anno scorso.
I tuoi azionisti o proprietari vorranno vedere rapporti dettagliati che consentano loro di prendere decisioni importanti come i contratti di riacquisto. Vorranno anche conoscere la linea di fondo del loro EPS annuale (guadagno per azione) e la liquidità netta detenuta dall'azienda. I rapporti sono importanti anche quando sei coinvolto nel marketing delle prestazioni in modo da avere una panoramica di quanto sono bravi i tuoi partner.
Affise offre una piattaforma di eCommerce semplice e indolore da migrare a . La sua funzionalità e analisi approfondite possono essere di grande aiuto, non solo nelle operazioni quotidiane della tua attività di e-commerce, ma anche nella produzione di report dettagliati che consentono al tuo amministratore delegato e ad altri dirigenti della C-suite di ottenere dati utilizzabili per migliorare a lungo termine prestazione.