Gerenciamento de projetos essenciais para departamentos de marketing B2B de uma pessoa.

Ser um departamento de marketing de uma pessoa não é tarefa fácil. Você enfrenta muitos desafios: solicitações vindo de todos os lados, prazos curtos, obstáculos políticos para passar, um orçamento limitado e muito mais. Apesar dos desafios, você está trabalhando duro para implementar estratégias, identificar iniciativas e fazer as coisas acontecerem. Mas se você quer ser eficaz - realmente eficaz - você precisa ter algumas habilidades malucas de gerenciamento de projetos.

O que você precisa fazer para ser eficaz? Considere o seguinte:

1. Defina e documente seus objetivos

Se você vai ter sucesso, você precisa ter metas, metas bem definidas e bem documentadas para que você saiba o que está buscando e possa voltar a elas para determinar seu sucesso quando terminar.

Não exagere; se você tiver muitos objetivos, será fácil perder o foco. Escolha 3-4 metas que terão o maior impacto no seu marketing B2B. Se as metas são aumentar leads qualificados de marketing (MQLs), leads qualificados de vendas (SQLs), tráfego do site ou qualquer outra coisa, certifique-se de que eles sejam SMART – específicos, mensuráveis, acionáveis, realistas e com prazo determinado. Depois de estabelecer suas metas, mantenha a lista à mão, pois ela definirá o curso de qualquer projeto que você assumir e influenciará quais você não deve.

2. Defina Prioridades

Como você é um show de uma pessoa, seu tempo é extremamente valioso - você não tem tempo para fazer coisas que não se alinham com os objetivos que você definiu, não importa quão boa seja a ideia ou quão brilhante o novo objeto é.

Primeiro, você precisa entender quais são suas maiores necessidades/oportunidades. Se sua posição é nova em folha, ou se o marketing foi ignorado por muito tempo, pode ser que você só precise estabelecer as bases para iniciativas de marketing subsequentes (por exemplo, um novo site, fotografia de produto, entrevistas com clientes etc.). Caso contrário, sua maior oportunidade pode ser promover um equipamento que não esteja à altura de seu potencial de lucro.

À medida que você identifica todas as oportunidades do seu projeto, classifique-as de alto a baixo em termos de potencial para aumentar o crescimento dos resultados e o alinhamento com seus objetivos. Em seguida, estime o tempo que você acha que cada projeto pode levar e, se houver sazonalidade no seu negócio, identifique a época do ano mais apropriada para execução. Organize sua lista em campanhas, conforme apropriado, e/ou meses ou trimestres em que você acha que são mais apropriados.

3. Conheça seus recursos

Depois de identificar os projetos que deseja assumir, você precisará determinar como realizá-los em termos de orçamento, talento e tecnologia/ferramentas.

Ao trabalhar como um departamento de uma pessoa, é tentador tentar fazer tudo sozinho. Um conselho de quem já passou por isso: não faça isso. Você só vai se tornar seu pior inimigo.

Aprenda rapidamente a delegar tarefas para não impedir o progresso do projeto. Descubra quais outros recursos de talento podem assumir tarefas que levarão seus projetos à conclusão, seja um freelancer, uma agência, um estagiário, seus especialistas internos no assunto ou a ajuda administrativa da empresa.

Parte de delegar a outros talentos é ter uma noção do seu orçamento geral de marketing. Se você priorizou seus projetos, o orçamento de cada um será um pouco mais fácil em termos de atribuição de recursos e determinar quais ferramentas são necessárias para executar o projeto. Lembre-se de que a velocidade com que o projeto precisa ser feito e sua complexidade (por exemplo, programação personalizada) afetarão seus gastos.

4. Agendamento

Uma vez que você tenha metas, prioridades e recursos identificados (e eles são acordados pelos poderes), é hora de definir um cronograma e dividir cada projeto em tarefas específicas com prazos específicos.

Se este for o primeiro passo para um tipo específico de projeto, é altamente recomendável reunir-se com os envolvidos para que eles entendam os objetivos do projeto e possam fornecer informações sobre as tarefas necessárias e a quantidade de tempo que deve ser alocada a cada tarefa. A partir daí, você pode configurar um cronograma de projeto, retrocedendo a partir da data de entrega para cumprir o prazo de entrega. Certifique-se de incluir um pouco de “fator falso” no cronograma para contabilizar problemas ou atrasos imprevistos. Quando este projeto inicial estiver concluído e você tiver analisado o cronograma real, poderá usá-lo como modelo para projetos semelhantes no futuro.

5. Obtenha uma ferramenta

Para ajudá-lo a gerenciar o cronograma do seu projeto, identifique uma ferramenta de gerenciamento de projetos que o ajudará a manter os prazos e fornecer uma visão completa de tudo o que você tem em movimento. Post-it e planilhas do Excel são ótimos por um tempo, mas seu potencial de gerenciamento de projetos a longo prazo é limitado.

No entanto, você não precisa usar todo o Microsoft Project - você ficará muito melhor com uma ferramenta menos rígida. Encontre uma ferramenta que se adapte ao funcionamento do seu cérebro, que possa fornecer uma configuração flexível e que ofereça colaboração e relatórios de status fáceis.

Algumas ferramentas que você pode querer avaliar incluem:

• Basecamp - Esta ferramenta fornece um gerenciamento de tarefas simples e fácil de usar, comunicação de projetos e compartilhamento de arquivos por uma taxa mensal fixa. No entanto, começar a usar a ferramenta é gratuito se você tiver apenas um “basecamp”.
• Trello - Esta ferramenta gratuita e altamente visual fornece uma visão compartilhada para qualquer tipo de projeto e permite criar quadros que incluem listas. Você pode arrastar e soltar itens entre as listas para mostrar o progresso.
• Apollo - Priorize tarefas, organize projetos e mantenha todos na mesma página com esta ferramenta. Com listas de tarefas, marcos, agendas e a capacidade de controlar o tempo, você ficará por dentro de tudo.
• Freedcamp - Esta ferramenta gratuita fornece um painel e acesso rápido a todos os projetos. A ferramenta oferece listas de tarefas, notas online e um calendário.

6. Medir Resultados

Uma função essencial do gerenciamento de projetos é aprender com cada projeto. Isso é particularmente importante para departamentos de marketing de uma pessoa, porque seu aprendizado o ajudará a melhorar a eficiência de projetos futuros. Programe um tempo no cronograma do seu projeto para entender a eficácia de sua linha do tempo, como o projeto em si se saiu em termos de atingir suas metas de marketing, o que você não fará da próxima vez e o que faria novamente.

O gerenciamento eficaz de projetos em um departamento de uma pessoa significa ter menos recursos do que uma empresa típica, mas ainda atingir suas metas de marketing dentro do prazo e do orçamento. Com algumas habilidades eficazes de gerenciamento de projetos, complementadas por um pouco de tenacidade e um pouco de experiência, você certamente estará à altura da tarefa.