Gestione dei progetti essenziale per i reparti di marketing B2B di 1 persona.

Essere un reparto marketing di una sola persona non è un compito facile. Devi affrontare molte sfide: richieste che ti arrivano da tutte le parti, scadenze brevi, cerchi politici da superare, un budget limitato e altro ancora. Nonostante le sfide, stai lavorando sodo per mettere in atto strategie, identificare iniziative e portare a termine le cose. Ma se vuoi essere efficace, davvero efficace, devi avere delle capacità pazze di gestione dei progetti.

Quali cose devi fare per essere efficace? Considera quanto segue:

1. Definisci e documenta i tuoi obiettivi

Se hai intenzione di avere successo, devi avere obiettivi, obiettivi ben definiti e ben documentati in modo da sapere cosa stai mirando e poter tornare su di essi per determinare il tuo successo quando hai finito.

Non esagerare però; se hai troppi obiettivi, diventerà facile perdere la concentrazione. Scegli 3-4 obiettivi che avranno il maggiore impatto sul tuo marketing B2B. Che gli obiettivi siano aumentare i lead qualificati per il marketing (MQL), i lead qualificati per le vendite (SQL), il traffico del sito Web o qualcos'altro, assicurati che siano SMART : specifici, misurabili, attuabili, realistici e con scadenze temporali. Una volta stabiliti i tuoi obiettivi, tieni l'elenco a portata di mano, poiché imposterà il corso per qualsiasi progetto che intraprendi e influenzerà quelli che non dovresti.

2. Imposta le priorità

Dato che sei uno spettacolo per una sola persona, il tuo tempo è estremamente prezioso: non hai tempo per affrontare cose che non sono in linea con gli obiettivi che ti sei prefissato, non importa quanto grande sia l'idea o quanto brillante il nuovo oggetto è.

Innanzitutto, devi capire quali sono le tue maggiori esigenze/opportunità. Se la tua posizione è nuova di zecca, o se il marketing è stato a lungo ignorato, potrebbe essere che devi solo gettare le basi per iniziative di marketing successive (ad esempio, un nuovo sito Web, fotografie di prodotti, interviste con i clienti, ecc.). Altrimenti, la tua più grande opportunità potrebbe essere quella di promuovere un'apparecchiatura che non è all'altezza del suo potenziale di profitto.

Quando identifichi tutte le opportunità del tuo progetto, classificale dall'alto verso il basso in termini di potenziale da aggiungere alla crescita dei profitti e all'allineamento con i tuoi obiettivi. Quindi, stima la quantità di tempo che pensi possa richiedere ogni progetto e, se c'è una stagionalità nella tua attività, identifica il periodo dell'anno più appropriato per l'esecuzione. Organizza il tuo elenco in campagne, a seconda dei casi, e/o mesi o trimestri di calendario in cui ritieni siano più appropriati.

3. Conosci le tue risorse

Una volta identificati i progetti che vuoi intraprendere, dovrai determinare come portarli a termine in termini di budget, talento e tecnologia/strumenti.

Quando si lavora come reparto di una sola persona, si è tentati di provare a fare tutto da soli. Un consiglio da qualcuno che è stato su quella strada: non farlo. Diventerai solo il tuo peggior nemico.

Impara rapidamente a delegare le attività in modo da non ostacolare l'avanzamento del progetto. Scopri quali altre risorse di talento possono assumere in attività che porteranno i tuoi progetti al completamento, che si tratti di un libero professionista, un'agenzia, uno stagista, i tuoi esperti interni in materia o l'aiuto amministrativo dell'azienda.

Parte della delega ad altri talenti è avere una comprensione del budget complessivo di marketing. Se hai assegnato la priorità ai tuoi progetti, il budget per ciascuno sarà un po' più semplice in termini di assegnazione delle risorse e determinazione degli strumenti necessari per attuare il progetto. Tieni solo a mente che la velocità con cui il progetto deve essere realizzato e la sua complessità (ad esempio, la programmazione personalizzata) influirà sulla tua spesa.

4. Programmazione

Una volta che hai identificato obiettivi, priorità e risorse (e sono stati concordati dai poteri in carica), è il momento di impostare un programma e suddividere ogni progetto in attività specifiche con scadenze specifiche.

Se questo è il primo passaggio per un tipo specifico di progetto, è altamente consigliabile incontrare coloro che saranno coinvolti in modo che comprendano gli obiettivi del progetto e possano fornire input per le attività necessarie e la quantità di tempo che dovrebbe essere assegnata ad ogni compito. Da lì, puoi impostare una pianificazione del progetto, lavorando a ritroso dalla data di consegna in modo da poter rispettare la scadenza di consegna. Assicurati di includere un po' di "fattore fondente" nel programma per tenere conto di problemi o ritardi imprevisti. Una volta completato questo progetto iniziale e dopo aver analizzato il programma reale, puoi usarlo come modello per progetti simili in futuro.

5. Ottieni uno strumento

Per aiutarti a gestire la pianificazione del tuo progetto, individua uno strumento di gestione del progetto che ti aiuti a rispettare le scadenze e fornisca un quadro completo di tutto ciò che hai in movimento. I post-it e i fogli di calcolo Excel sono ottimi per un certo periodo, ma il loro potenziale di gestione dei progetti a lungo termine è limitato.

Tuttavia, non è necessario utilizzare tutto Microsoft Project: starai molto meglio con uno strumento meno rigido. Trova uno strumento adatto al funzionamento del tuo cervello, in grado di fornire una configurazione flessibile e di offrire una facile collaborazione e report sullo stato.

Alcuni strumenti che potresti voler valutare includono:

• Basecamp - Questo strumento fornisce una gestione delle attività semplice e facile da usare, comunicazione di progetto e condivisione di file per una tariffa mensile fissa. Tuttavia, iniziare con lo strumento è gratuito se hai solo un "campo base".
• Trello : questo strumento gratuito e altamente visivo fornisce una vista condivisa per qualsiasi tipo di progetto e ti consente di creare bacheche che includono elenchi. Puoi trascinare e rilasciare gli elementi tra gli elenchi per mostrare l'avanzamento.
• Apollo : assegna priorità alle attività, organizza progetti e mantieni tutti sulla stessa pagina con questo strumento. Con elenchi di attività, pietre miliari, programmi e la possibilità di tenere traccia del tempo, sarai sempre aggiornato.
• Freedcamp - Questo strumento gratuito fornisce una dashboard e un rapido accesso a ogni progetto. Lo strumento offre elenchi di attività, note online e un calendario.

6. Misura i risultati

Una funzione essenziale di gestione del progetto è imparare da ogni progetto. Questo è particolarmente importante per i dipartimenti di marketing individuali perché il tuo apprendimento ti aiuterà a migliorare l'efficienza dei progetti futuri. Pianifica il tempo nella pianificazione del tuo progetto per comprendere l'efficacia della tua sequenza temporale, come si è comportato il progetto stesso in termini di raggiungimento dei tuoi obiettivi di marketing, cosa non farai la prossima volta e cosa faresti di nuovo.

Un'efficace gestione dei progetti in un dipartimento di una sola persona significa avere meno risorse rispetto alla tipica azienda ma raggiungere comunque i tuoi obiettivi di marketing nei tempi e nel budget. Con alcune efficaci capacità di gestione dei progetti, integrate da un po' di tenacia e un po' di esperienza, sarai sicuramente all'altezza del compito.