Manajemen Proyek Penting untuk Departemen Pemasaran B2B 1 Orang.

Menjadi departemen pemasaran satu orang bukanlah tugas yang mudah. Anda menghadapi banyak tantangan: permintaan datang kepada Anda dari semua sisi, tenggat waktu yang singkat, rintangan politik yang harus dilalui, anggaran yang terbatas, dan banyak lagi. Terlepas dari tantangannya, Anda bekerja keras untuk menerapkan strategi, mengidentifikasi inisiatif, dan menyelesaikan sesuatu. Tetapi jika Anda ingin menjadi efektif—sangat efektif—Anda perlu memiliki keterampilan manajemen proyek yang gila.

Hal-hal apa yang perlu Anda lakukan agar efektif? Pertimbangkan hal berikut:

1. Tentukan dan Dokumentasikan Tujuan Anda

Jika Anda ingin sukses, Anda harus memiliki tujuan, tujuan yang terdefinisi dengan baik dan terdokumentasi dengan baik sehingga Anda tahu apa yang Anda tuju dan dapat kembali ke sana untuk menentukan kesuksesan Anda ketika Anda selesai.

Jangan berlebihan meskipun; jika Anda memiliki terlalu banyak tujuan, akan mudah kehilangan fokus. Pilih 3-4 sasaran yang akan memiliki dampak terbesar pada pemasaran B2B Anda. Baik sasarannya adalah meningkatkan prospek yang memenuhi syarat pemasaran (MQL), prospek yang memenuhi syarat penjualan (SQL), lalu lintas situs web atau yang lainnya, pastikan mereka SMART — spesifik, terukur, dapat ditindaklanjuti, realistis, dan terikat waktu. Setelah Anda menetapkan tujuan Anda, simpan daftarnya, karena itu akan menentukan arah untuk setiap proyek yang Anda ambil dan akan memengaruhi mana yang tidak.

2. Tetapkan Prioritas

Karena Anda adalah pertunjukan satu orang, waktu Anda sangat berharga—Anda tidak punya waktu untuk melakukan hal-hal yang tidak selaras dengan tujuan yang telah Anda tetapkan, tidak peduli seberapa hebat ide itu atau seberapa cemerlang objek baru adalah.

Pertama, Anda perlu memahami apa kebutuhan/peluang terbesar Anda. Jika posisi Anda masih baru, atau jika pemasaran telah lama diabaikan, mungkin Anda hanya perlu meletakkan dasar untuk inisiatif pemasaran berikutnya (misalnya, situs web baru, fotografi produk, wawancara pelanggan, dll.). Jika tidak, peluang terbesar Anda adalah mempromosikan peralatan yang tidak memenuhi potensi keuntungannya.

Saat Anda mengidentifikasi semua peluang proyek Anda, beri peringkat dari tinggi ke rendah dalam hal potensinya untuk menambah pertumbuhan bottom-line dan keselarasan dengan tujuan Anda. Selanjutnya, perkirakan jumlah waktu yang menurut Anda mungkin diperlukan setiap proyek dan, jika ada musim dalam bisnis Anda, identifikasi waktu dalam setahun yang paling tepat untuk dieksekusi. Atur daftar Anda ke dalam kampanye, yang sesuai, dan/atau bulan atau kuartal kalender di mana Anda merasa paling tepat.

3. Ketahui Sumber Daya Anda

Setelah Anda mengidentifikasi proyek yang ingin Anda ambil, Anda harus menentukan cara menyelesaikannya dalam hal anggaran, bakat, dan teknologi/alat.

Saat bekerja sebagai departemen 1 orang, tergoda untuk mencoba melakukan semuanya sendiri. Sebuah nasihat dari seseorang yang telah melalui jalan itu: jangan lakukan itu. Anda hanya akan menjadi musuh terburuk Anda sendiri.

Cepat belajar mendelegasikan tugas sehingga Anda tidak menghalangi kemajuan proyek. Cari tahu apa sumber daya bakat lain dapat mengambil tugas yang akan mendorong proyek Anda untuk diselesaikan, apakah itu pekerja lepas, agensi, magang, pakar materi pelajaran internal Anda, atau bantuan administrasi perusahaan.

Bagian dari mendelegasikan ke talenta lain adalah memahami anggaran pemasaran Anda secara keseluruhan. Jika Anda telah memprioritaskan proyek Anda, penganggaran untuk masing-masing proyek akan sedikit lebih mudah dalam hal menetapkan sumber daya dan menentukan alat apa yang diperlukan untuk menjalankan proyek. Ingatlah bahwa kecepatan proyek yang perlu diselesaikan dan kerumitannya (misalnya, pemrograman khusus) akan memengaruhi pengeluaran Anda.

4. Penjadwalan

Setelah Anda memiliki tujuan, prioritas, dan sumber daya yang diidentifikasi (dan itu disetujui oleh kekuatan yang ada), inilah saatnya untuk menetapkan jadwal dan memecah setiap proyek menjadi tugas-tugas tertentu dengan tenggat waktu tertentu.

Jika ini adalah yang pertama dilakukan untuk jenis proyek tertentu, sangat disarankan untuk bertemu dengan mereka yang akan terlibat sehingga mereka memahami tujuan proyek dan dapat memberikan masukan ke dalam tugas yang dibutuhkan dan jumlah waktu yang harus dialokasikan untuk setiap tugas. Dari sana, Anda dapat mengatur jadwal proyek, bekerja mundur dari tanggal pengiriman sehingga Anda dapat memenuhi tenggat waktu pengiriman Anda. Pastikan untuk memasukkan sedikit "faktor fudge" dalam jadwal untuk memperhitungkan masalah atau penundaan yang tidak terduga. Setelah proyek awal ini selesai, dan Anda telah menganalisis jadwal sebenarnya, Anda dapat menggunakannya sebagai template untuk proyek serupa di masa mendatang.

5. Dapatkan Alat

Untuk membantu Anda mengelola jadwal proyek Anda, kenali alat manajemen proyek yang akan membantu Anda tetap di atas tenggat waktu dan memberikan gambaran lengkap tentang semua yang Anda lakukan. Catatan Post-It dan spreadsheet Excel sangat bagus untuk sementara waktu, tetapi potensi manajemen proyek jangka panjangnya terbatas.

Namun, Anda tidak perlu menggunakan semua Microsoft Project—Anda akan jauh lebih baik dengan alat yang tidak terlalu kaku. Temukan alat yang sesuai dengan cara kerja otak Anda, dapat menyediakan penyiapan yang fleksibel, serta menawarkan kolaborasi dan pelaporan status yang mudah.

Beberapa alat yang mungkin ingin Anda evaluasi meliputi:

• Basecamp - Alat ini menyediakan manajemen tugas yang sederhana dan mudah digunakan, komunikasi proyek, dan berbagi file dengan tarif bulanan tetap. Namun, memulai dengan alat ini gratis jika Anda hanya memiliki satu "basecamp."
• Trello - Alat gratis yang sangat visual ini memberikan tampilan bersama untuk semua jenis proyek dan memungkinkan Anda membuat papan yang menyertakan daftar. Anda dapat menarik dan melepas item di antara daftar untuk menunjukkan kemajuan.
• Apollo - Prioritaskan tugas, atur proyek, dan pertahankan semua orang di halaman yang sama dengan alat ini. Dengan daftar tugas, pencapaian, jadwal, dan kemampuan untuk melacak waktu, Anda akan tetap di atas segalanya.
• Freedcamp - Alat gratis ini menyediakan dasbor dan akses cepat ke setiap proyek. Alat ini menawarkan daftar tugas, catatan online, dan kalender.

6. Ukur Hasil

Fungsi manajemen proyek yang penting adalah belajar dari setiap proyek. Ini sangat penting untuk departemen pemasaran satu orang karena pembelajaran Anda akan membantu Anda meningkatkan efisiensi proyek masa depan. Jadwalkan waktu dalam jadwal proyek Anda untuk memahami efektivitas garis waktu Anda, bagaimana kinerja proyek itu sendiri dalam mencapai tujuan pemasaran Anda, apa yang tidak akan Anda lakukan di lain waktu dan apa yang akan Anda lakukan lagi.

Manajemen proyek yang efektif dalam departemen satu orang berarti memiliki sumber daya yang lebih sedikit daripada perusahaan biasa tetapi tetap mencapai tujuan pemasaran Anda tepat waktu dan sesuai anggaran. Dengan beberapa keterampilan manajemen proyek yang efektif, dilengkapi dengan sedikit keuletan dan sedikit pengalaman, Anda pasti akan siap untuk tugas itu.